Ausschreibungen Bayern
Weiterentwicklung AIS.chat
FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH | Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Grünwald, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum es geht: Das FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH (Grünwald) sucht einen Auftragnehmer für die Weiterentwicklung, den Betrieb und die Pflege der Softwareplattform AIS.chat bis 31.12.2028.
AIS.chat ermöglicht Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern die datenschutzkonforme Nutzung generativer KI-Modelle.
Was gefordert wird:
Entwicklung neuer Funktionen und UX/UI-Verbesserungen in agilen Scrum-TeamsEntwicklung bildungsspezifischer AnwendungsfälleBetrieb, Monitoring und 3rd-Level-Support der Anwendung auf der vom Auftraggeber bereitgestellten InfrastrukturDokumentation und regelmäßige Berichte
Team: 5 VZÄ Fullstack-Entwicklung (wahlweise auf 5 oder 6 Personen, davon 2 mit DevOps-Schwerpunkt und 3 bzw. 4 mit Schwerpunkt KI & Bildung) sowie 0,5 VZÄ UX/UI-Design. Die Product-Owner-Position besetzt der Auftraggeber selbst.
Vergabe: Offenes Verfahren, Zuschlag laut Stammdaten nach Preis. Die Profile werden laut Anlage 3 zusätzlich über Mindestanforderungen (A) und Wertungspunkte (B) bewertet.
Hinweis zur Vertragsform: Die Anforderungsbeschreibung nennt einen Rahmenvertrag. Die Rahmenvereinbarung hat ein Höchstvolumen von 1.800.000,00 Euro netto, ohne Abnahme- oder Mindestabrufpflicht. Die Leistungen werden über Einzelaufträge abgerufen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Referenzzeitraum (ab 01.01.2020)1. Jan. 2020
Umsatznachweis Geschäftsjahre1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Referenzzeitraum (ab 01.10.2023)1. Okt. 2023
Veröffentlichung28. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist28. Okt. – 23. Nov. 2026
Veröffentlichung Antwortkatalog24. Nov. 2026
Angebotsfrist30. Nov. 2026
Rügeobliegenheit Unklarheitenca. 30. Nov. 2026
Bindefristca. 30. Nov. 2026 – 30. Mai 2027
Vertragslaufzeit4. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Früheste ordentliche Kündigung31. Dez. 2027
Verlängerungsmitteilung Anlage 131. Okt. 2028
Verlängerungsmitteilung Rahmenvertrag30. Nov. 2028
Verlängerungsoptionca. 1. Jan. 2029
HandelsregisterauszugDatum offenDer Auszug darf bei Abgabe des Teilnahmeantrags nicht älter als 6 Monate sein.
Produktivbetrieb ReferenzDatum offenJede Referenz muss mindestens 6 Monate im Produktivbetrieb gewesen sein.
ZuschlagDatum offenDas Zuschlagsdatum ist im Ausschnitt nicht angegeben; der Zuschlag erfolgt nach Preis.
Nachweis BerufshaftpflichtDatum offenNur bei Verpflichtungsvariante, 2 Wochen nach Zuschlag.
Versicherungsschutz VertragslaufzeitDatum offenVersicherungsschutz ab Zuschlag während der gesamten Vertragsdauer, bis zur Verjährung der Mängelansprüche.
Notfall- und EskalationsplanDatum offenVorlage spätestens 4 Wochen nach Zuschlag.
Aufbewahrungsfrist VergabedokumentationDatum offenMindestens 3 Jahre ab Zuschlag, bzw. bis Ende der Vertragslaufzeit; das Zuschlagsdatum ist nicht bekannt.
Rügefrist nach NichtabhilfeDatum offen15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung, dass einer Rüge nicht abgeholfen wird (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bestätigung EinzelauftragDatum offen1 Woche ab Zugang des Einzelauftrags in Textform, vorher auf Höchstvolumen prüfen.
Funktionsprüfung AbnahmeDatum offen30 Tage ab Bereitstellung zur Abnahme, bei Teilabnahme 14 Tage (laut EVB-IT Erstellungs-AGB).
GewährleistungDatum offen24 Monate ab Abnahme für Sach- und Rechtsmängel, 36 Monate bei Rechtsmängeln an Individualsoftware.
ZahlungsfristDatum offen30 Tage ab Zugang einer prüffähigen Rechnung, elektronisch an die angegebene Adresse.
Mitteilung HöchstvolumenDatum offenUnverzügliche Mitteilung bei 50, 75 und 100 Prozent des Höchstvolumens von 1.800.000 Euro netto.
ServicezeitenDatum offenLaut Anlage 1 täglich 07:30 bis 16:00 Uhr, laut Rahmenvereinbarung Mo bis Fr – die Angaben widersprechen sich.
Monatlicher TätigkeitsnachweisDatum offenJe Teammitglied für jeden Monat, bezogen auf Monatsbeginn bis Monatsende.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität65 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Tagessatz des gesamten angebotenen Teams; die Tagessätze aller Teammitglieder werden entsprechend ihrer gemittelten täglichen Arbeitszeit gewichtet und summiert.
- Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals60%
Die Leistung wird anhand der B-Kriterien in den Profilbögen bewertet. Die WP je Teammitglied werden mit dem Einsatzumfang beziehungsweise dem Faktor Wochenstunden / 40 gewichtet; A-Kriterien sind Mindestanforderungen und keine Zuschlagskriterien.
Erweiterte Richtwertmethode: Gesamtpunktzahl = 0,60 × (Leistungspunktzahl des Angebots / höchste Leistungspunktzahl im Verfahren) × 100 + 0,40 × (niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis des Angebots) × 100. Die Leistungspunktzahl L ist die Summe der WP jedes Teammitglieds, gewichtet mit ωn = Wochenstunden / 40; je Profil sind maximal 300 WP möglich. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit der größeren Leistungspunktzahl den Zuschlag, danach entscheidet das Los. Preis ist der Tagessatz des gesamten Teams, gewichtet nach der gemittelten täglichen Arbeitszeit.
KI-Hinweis: Für das B-Kriterium mehr als 6 Jahre Berufserfahrung wird in sämtlichen Profilen auf Zusatzpunkte verwiesen, ohne dass ein konkreter Punktwert angegeben ist.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenWeiterentwicklung der Anwendung
Neue Funktionen umsetzen und bestehende Funktionen verbessernUX/UI-Verbesserungen umsetzenSprachverarbeitung ausbauen und stärker auf Schülerinnen und Schüler ausrichten (Epics für Schülerinnen und Schüler)Agile Umsetzung nach ScrumUnit- und UI-Tests sicherstellenDie Anwendung basiert auf Next.js bzw. React mit TypeScript
Bildungsspezifische Konzeption und KI-Entwicklung
Bildungsspezifische Anwendungsfälle identifizieren und ausarbeiten (Fächer, Schulstufen, pädagogische Szenarien)Verantwortung für das UI/UX-Konzept übernehmenUserfeedback strukturiert einholen und auswertenNeue KI-Entwicklungen beobachten, bewerten und integrieren, z. B. Guard Rails und Retrieval-Augmented GenerationAnforderungen an Barrierefreiheit (WCAG 2.2 AA), Nachhaltigkeit, EU AI Act, DSGVO, BSI-Grundschutz und ISO 27001 umsetzen
Betrieb, Monitoring und Support
Betrieb und Pflege der Anwendung auf der vom Auftraggeber bereitgestellten Infrastruktur (Managed Kubernetes, ArgoCD, OpenTofu, Managed Databases, In-Memory-Datenspeicher)Betrieb der Bifrost-Instanz (LLM-Gateway)Monitoring, Logging, Alerting und Sicherheitsüberwachung3rd-Level-SupportFailover-Strategie weiterentwickeln, Serverressourcen dynamisch anpassen, Warnsystem für Engpässe einrichtenNotfall- und Eskalationsplan innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlag vorlegenServicezeiten: 7:30 bis 16:00 Uhr (laut Rahmenvereinbarung Montag bis Freitag)
Dokumentation und Berichte
Dokumentation in deutscher Sprache: Code-Dokumentation, Installations- und Deploymentdokumentation, fachliche Spezifikation, Architekturdokumentation, Testkonzept, GlossarRegelmäßige Berichte zu Betriebskennzahlen, Vorfällen und durchgeführten MaßnahmenMonatliche Tätigkeitsnachweise je TeammitgliedAktuellen Stand der Software einschließlich Quellcode im vom Auftraggeber bereitgestellten Repository ablegen
Team und Zusammenarbeit
Gesamtvergabe mit 5 VZÄ Fullstack-Entwicklung, wahlweise auf 5 oder 6 Personen aufgeteilt: 2 mit DevOps-Schwerpunkt, 3 (optional 4) mit Schwerpunkt KI & Bildung0,5 VZÄ UX/UI-Design für Softwareentwicklung und BetriebDie Position der Product-Ownerin besetzt der Auftraggeber (nicht Teil des Auftrags)Leistungsort: Grünwald (82031). Vor-Ort-Termine höchstens einmal monatlich bei BedarfArbeitsplatzausstattung des Teams gewährleistenNicht Teil des Auftrags: VIDIS (Identitätsdienst) und die Bereitstellung der LLMs selbst
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschluss- und Compliance-Anforderungen
Keine Ausschlussgründe nach § 123 oder § 124 GWB sowie keine Verstöße nach AEntG, AufenthG, MiLoG, SchwarzArbG oder LkSGKeine Zugehörigkeit zu den in Art. 5k VO (EU) 833/2014 genannten Personen oder OrganisationenTariftreue- und ILO-Kernarbeitsnormen einhalten; Nachunternehmen schriftlich verpflichtenMindestlohn seit 01.01.2026: 13,90 Euro brutto je StundeScientology-Schutzerklärung abgeben
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Berufs- bzw. Betriebshaftpflicht: je 3.000.000 Euro für Personenschäden sowie für Vermögens-, Sach- und sonstige Schäden je Schadensereignis, zweifach maximiert pro VersicherungsjahrDurchschnittlicher Umsatz 2023 bis 2025 mit vergleichbaren Leistungen von mindestens 1.000.000 Euro netto pro JahrVergleichbar sind nur Leistungen zur Entwicklung, Bereitstellung und Weiterentwicklung von KI-Anwendungen für Endnutzende. Bei nicht-kommerzieller F&E kann das abgerufene Projektbudget angerechnet werden.Handelsregisterauszug nicht älter als 6 Monate
Team-Mindestanforderungen (Anlagen 2 und 3)
Laut Anlage 2: mindestens 30 VZÄ, davon mindestens 18 Entwickler und 3 UX/UI-Designer. Hinweis: Diese Angabe passt nicht zu dem in der Leistungsbeschreibung genannten Team von 5 VZÄ Entwicklung und 0,5 VZÄ UX/UI. Bei Unklarheit vorab nachfragen.Mindestens zwei Senior-Entwickler mit mehr als 6 Jahren Erfahrung in vergleichbaren ProjektenDeutsch: Entwickler mindestens B2, UX/UI mindestens C2 oder MutterspracheEinsatzumfang: Entwickler mindestens 50 %, UX/UI 50 %Berufserfahrung: Entwickler mindestens 3 Jahre, UX/UI mindestens 2 JahreEntwickler KI & Bildung: praktische Erfahrung mit Next.js/React und TypeScript sowie modulare ArchitekturDevOps: eigenverantwortliches CI/CD, containerisierte Deployments, Kubernetes-Netzwerk und IngressUX/UI: Figma-Projekterfahrung, User Research, interaktive Prototypen, PortfolioFehlt eine Mindestanforderung, erfolgt ein zwingender Ausschluss
Bewertung der Profile
Zusätzliche Wertungspunkte (B) für Hochschulabschluss, Berufserfahrung über 6 Jahre, Erfahrung mit Bildungs- und Minderjährigenprojekten, KI-/LLM-Know-how, Tooling, Betriebserfahrung und PortfolioDas Portfolio wird mit 0 bis 100 Punkten bewertetLaut Stammdaten erfolgt der Zuschlag nach Preis
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: nach dem 01.10.2023 erbracht (ein Referenzblatt nennt abweichend ab 01.01.2020)Volumen: mindestens 5.000 registrierte aktive Nutzende je Referenz, mindestens 6 Monate Produktivbetrieb
Entwicklung, Weiterentwicklung und Bereitstellung einer generativen KI-Anwendung auf Basis von Large Language Models (LLMs) für die interaktive Nutzung durch Endnutzende. Pflicht: mindestens 6 Monate Produktivbetrieb und mindestens 5.000 registrierte aktive Nutzende je Referenz.
Referenzblatt mit Bezeichnung, Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung (max. 500 Wörter, inkl. Eigenanteil und Leistungen Dritter), Auftraggeber mit Name und Anschrift, optional Ansprechpartner
mindestens 1 der 2 Referenzen ReferenzenZeitraum: wie obenVolumen: mindestens 2.000 DAU
Zusatzkriterium: Mindestens eine der beiden Referenzen muss mindestens 2.000 täglich aktive Nutzende (DAU) haben oder ein Projekt aus dem Bereich Schule oder Bildung für Minderjährige sein.
Referenzblatt mit Angaben zu den Nutzungszahlen bzw. zum Bildungs- oder Minderjährigenbezug
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 42%4–10 · 39%11+ · 20%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Formale Nachweise und Eigenerklärungen
Referenzen
Personal (Anlage 3, Profilbögen)
Preisangebot (Anlage 4, Preisblatt)
Fristen, Fragen und Abgabe
Mit TendiGo
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Auftraggeber
FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH | Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
82031 Grünwald
Ort
82031 Grünwald
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
fwu.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
82031 Grünwald
Bayern
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