Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Wettbewerbsverfahren über die Bereitstellung und Einrichtung einer Software für das Führerscheinwesen im Bürgeramt
Stadt Mülheim an der Ruhr – Amt für Digitalisierung & ITMülheim an der Ruhr, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenGesucht wird eine neue Fachsoftware zur Bearbeitung von Führerschein- und Fahrlehrerangelegenheiten einschließlich Altdatenmigration, Schnittstellen, vier Onlinediensten, Schulungen und anschließender Pflege.
Das Angebot umfasst die Software, die vollständige Bereitstellung und Einrichtung, die erforderlichen Projekt- und Konzepte sowie die ausgefüllten Preisblätter. Die Angebote sind bis zum 02.12.2026 um 12:00 Uhr in Textform über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristNOV2026 MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Veröffentlichung13. Nov. 2026
Angebotsfrist2. Dez. 2026
Projektplan2. Dez. 2026
Leistungsbeginn1. Jan. 2027
Liefertermin1. Jan. 2027
Kostenberechnungszeitraumca. 1. Jan. 2027 – 1. Jan. 2031bis 2031
Gewährleistung1. Jan. 2027 – 1. Jan. 2028
Gewährleistung bei verschwiegenem Mangel1. Jan. 2027 – 1. Jan. 2028
Testzeitraum Rechtsänderungenca. 10. Sep. – 1. Okt. 2027
Testumgebungca. 1. Okt. 2027
Schulungenca. 1. Okt. 2027
Testmigrationslaufca. 1. Okt. 2027
Produktive Datenmigrationca. 1. Okt. 2027
Ausführungsbeginn1. Okt. 2027
Vertragslaufzeit1. Okt. 2027 – 30. Sep. 2029
Preisanpassung Dienstleistung1. Jan. 2028
Wirksamwerden Preisanpassungca. 1. Apr. 2028
Preisanpassung Pflege1. Okt. 2028
Wirksamwerden Preisanpassungca. 1. Jan. 2029
Folgende Preisanpassungca. 1. Apr. 2029
Verlängerung 11. Okt. 2029 – 30. Sep. 2030bis 2030
Folgende Preisanpassungca. 1. Jan. 2030
Nachforderung von UnterlagenDatum offenNachforderung nach § 56 Abs. 2 Satz 1 VgV; Beginn und Fristablauf sind nicht angegeben.
Nachreichungsfrist EigenerklärungDatum offenSechs Kalendertage ab Aufforderung; ohne Nachreichung erfolgt der Ausschluss von der weiteren Wertung.
AusschlussprüfungszeitraumDatum offenAusschlussgründe nach § 123 GWB sind für die letzten fünf Jahre ab dem Datum der Rechtskraft zu erklären.
Ausschlussdauer § 123 GWBDatum offenHöchstens fünf Jahre ab rechtskräftiger Verurteilung bei einem Ausschlussgrund nach § 123 GWB.
Ausschlussdauer § 124 GWBDatum offenHöchstens drei Jahre ab dem betreffenden Ereignis bei einem Ausschlussgrund nach § 124 GWB.
Löschintervall ProtokolleinträgeDatum offenDas konfigurierbare Löschintervall beträgt beispielsweise drei Monate für ältere Protokolleinträge.
Frist DruckvorlageDatum offenBeispielhafte Frist in Druckvorlagen: Datum der PZU zuzüglich 14 Tage.
Frist FehlerbeseitigungDatum offenVerfahrensfehler sind unverzüglich zu beseitigen; eine konkrete Frist ist nicht angegeben.
Frist SicherheitslückeDatum offenBekannt gewordene Sicherheitslücken in Drittherstellerkomponenten sind nach Bereitstellung eines Patches unverzüglich zu beheben.
Löschfristen StVGDatum offenDie gesetzlichen Löschfristen nach § 29 StVG sind automatisiert anzuwenden; konkrete Daten sind nicht angegeben.
Hotline-SupportDatum offenWiederkehrend Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr, ausgenommen bundeseinheitliche und gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen.
Reaktion betriebsverhindernder MangelDatum offenZwei Stunden Reaktionszeit ab Eingang der Störungs- oder Mängelmeldung innerhalb der Supportzeiten.
Wiederherstellung betriebsverhindernder MangelDatum offenVier Stunden Wiederherstellungszeit, die ausschließlich während der Supportzeiten läuft.
Reaktion betriebsbehindernder MangelDatum offenVier Stunden Reaktionszeit ab Eingang der Störungs- oder Mängelmeldung innerhalb der Supportzeiten.
Wiederherstellung betriebsbehindernder MangelDatum offenAcht Stunden Wiederherstellungszeit, die ausschließlich während der Supportzeiten läuft.
Reaktion leichter MangelDatum offen24 Stunden Reaktionszeit ab Eingang der Störungs- oder Mängelmeldung innerhalb der Supportzeiten.
Wiederherstellung leichter MangelDatum offen48 Stunden Wiederherstellungszeit, die ausschließlich während der Supportzeiten läuft.
ZahlungsfristDatum offenFällige Vergütung ist innerhalb von 30 Tagen nach Zugang einer prüffähigen Rechnung zu zahlen.
Fälligkeit PauschalfestpreisDatum offenDer Pauschalfestpreis ist nach Erbringung der Leistung fällig.
Fälligkeit AufwandsvergütungDatum offenDie Vergütung nach Aufwand wird monatlich nachträglich fällig.
Fällige PauschaleDatum offenWiederkehrende Pflegepauschalen sind jeweils zum 15. des auf den Leistungsmonat folgenden Monats fällig.
Kündigungsfrist DienstleistungDatum offenOrdentliche Kündigung mit drei Monaten zum Ablauf eines Kalendermonats, frühestens zum Ende der Mindestvertragsdauer.
Kündigungsfrist SoftwarepflegeDatum offenOrdentliche Kündigung mit sechs Monaten zum Ende eines Kalendermonats, sofern keine andere Frist vereinbart ist.
Kündigungsfrist Online-DiensteDatum offenKündigung während der Mindestvertragsdauer innerhalb eines Monats zum Monatsende.
Kündigung bei BetriebseinstellungDatum offenDie Kündigung wird zum Ende des Kalendermonats in der Mitte der Restlaufzeit wirksam.
NacherfüllungsfristDatum offenGemeldete Mängel sind unverzüglich, spätestens innerhalb einer vom Auftraggeber gesetzten angemessenen Frist, zu beheben.
Weitere NachfristDatum offenNach fruchtlosem Ablauf der Mängelbehebungsfrist setzt der Auftraggeber eine weitere angemessene Frist.
Verjährung bei MängelverhandlungenDatum offenDie Verjährung tritt frühestens drei Monate nach Ende der Hemmung ein.
Geltendmachung VertragsstrafeDatum offenDie Vertragsstrafe kann bis zwölf Monate ab ihrer Verwirkung geltend gemacht werden.
Vertragsstrafe LieferverzugDatum offenVertragsstrafe bei Überschreitung des Liefertermins um mehr als sieben Kalendertage, je Verzugstag 0,2 Prozent und insgesamt maximal 5 Prozent.
LeistungsnachweisDatum offenJe Abrechnungszeitraum ist ein Leistungsnachweis zu führen; der Abrechnungszeitraum ist nicht definiert.
UnterauftragnehmeranzeigeDatum offenEine Auslagerung ist dem Auftraggeber mindestens vier Wochen vor Beauftragung anzuzeigen.
Kontaktmitteilung DatenschutzDatum offenKontaktdaten der Weisungsempfänger und Datenschutzbeauftragten sind unverzüglich nach Vertragsabschluss mitzuteilen.
Bestätigung mündlicher WeisungDatum offenMündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.
Information zweifelhafte WeisungDatum offenDatenschutzrechtlich zweifelhafte Weisungen sind nach Kenntnisnahme unverzüglich zu melden.
Meldung DatenschutzvorfallDatum offenVerletzungen des Schutzes personenbezogener Daten sind nach Kenntnisnahme unverzüglich zu melden.
Unterrichtung KontrollmaßnahmeDatum offenKontrollhandlungen oder Maßnahmen einer Aufsichtsbehörde sind nach Kenntnisnahme unverzüglich zu unterrichten.
Weiterleitung BetroffenenanliegenDatum offenAnträge betroffener Personen sind nach Eingang unverzüglich an den Auftraggeber weiterzuleiten.
Datenlöschung und ÜbergabeDatum offenVerarbeitete Daten und Datenträger sind nach Abschluss der Arbeiten oder auf Aufforderung, spätestens mit Vertragsbeendigung, zu löschen oder zu übergeben.
Aufbewahrung NachweisdokumentationDatum offenDie Aufbewahrung erfolgt entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus; ein festes Enddatum ist nicht genannt.
FernwartungslaufzeitDatum offenDie Laufzeit richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags; konkrete Daten sind nicht angegeben.
Deaktivierung FernwartungszugängeDatum offenDie Fernwartungszugänge werden wiederkehrend jeden Abend automatisch deaktiviert.
ProtokollaufbewahrungDatum offenVerbindungs- und gegebenenfalls Änderungsprotokolle werden 36 Monate nach der Protokollierung aufbewahrt.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode6 Kriterien
- Generelle Anforderungen (Position 1)63%
Funktionsumfang des neuen Fahrerlaubnisverfahrens: Pflege und Weiterentwicklung, Altdatenübernahme, zentrale Verfahrenspflege, Benutzerverwaltung, Zugriffsprotokollierung, Wiedervorlage, Such- und Auskunftsfunktionen, Verfahrensaufbau und Navigation, Löschung der Daten. Punkte je Ja/Nein-Antwort gemäß Anlage 1 (LV_Software_FS).
- Automatisierung von Vorgängen (Position 3)55%
Automatisierte Abarbeitung von Routinevorgängen, Stammdatenverwaltung, Wartungs- und Konfigurationsbereich, Gebühren- und Kostenrechnung, Vorgangsverwaltung inkl. Vorlagen und Dokumente sowie Fehlerprotokoll-Bearbeitung (bis 30 Punkte nach Konzeptqualität).
- Auswertung und Statistik (Position 4)50%
Auswertungs- und Statistikfunktionen, flexible Auswertungskomponente, gespeicherte Abfragen, Sekundärdatenbestände, jobgesteuerte Auswertungen und Gebührenstatistik.
- eGovernment (Position 5)90%
Onlineleistungen und Entwicklungskonzept für Onlinedienste inklusive Zeitplan (90 Punkte bei nachvollziehbarem Konzept mit stetiger Weiterentwicklung, 50 Punkte bei überwiegender Weiterentwicklung, 0 Punkte sonst).
- Schnittstellen (Position 6)25%
Schnittstellen zu ZFER, FAER/RESPER, TÜV (Goethe), EWO, Kassenautomat, SAP-Haushalt, Archivverfahren d.velop (Webservice bevorzugt, 20 Punkte) und weiteren Systemen.
- Informationsdarstellung und Grundsätze der Dialoggestaltung (Position 9)729%
Ergonomie nach DIN EN ISO 9241-110, Aufgabenangemessenheit, Selbstbeschreibungsfähigkeit und weitere Dialogprinzipien. Größter Block der Wertung.
Einfache Richtwertmethode: Quotient aus den gewichteten Gesamtpunkten (Leistung) und dem Gesamtpreis, skaliert um 1000; das Ranking folgt dem Quotienten (Wertungsmatrix_FS, Tabellenblatt Auswertung). Die genaue Gewichtung zwischen Punkten und Preis ist nicht angegeben.
KI-Hinweis: Die Punktwerte je Wertungskriterium sind angegeben, die Gewichtung zwischen Leistungspunkten und Preis sowie die genaue Richtwertformel fehlen; Punkte je Antwort stehen in Anlage 1.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenFachsoftware und Fahrerlaubnisvorgänge
Bereitstellung der Software für Führerschein-, Fahrerlaubnis- und Fahrlehrerangelegenheiten einschließlich Benutzer-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung.Abbildung des örtlichen und zentralen Fahrerlaubnisregisters, automatischer und manueller Registerabgleiche sowie der Vorgänge für Erteilung, Umschreibung, Ersatzz, Erweiterung, Verlängerung, Entzug und Maßnahmen.Unterstützung von Vorgangslogik, Plausibilitätsprüfungen, Korrekturen, Listen, Wiedervorlagen, Suche und gebührenpflichtigen Auskünften.Bereitstellung von Fahrschul- und TÜV-Prüfstellenverzeichnissen, Bestellungen bei der Bundesdruckerei, TÜV-Prüfaufträgen und Rückläufern sowie Fahrerkarten und E-Akte-Unterlagen.Anbindung der Softwarepositionen für mindestens 20 Beschäftigte im Führerscheinwesen, Fahrerlaubniswesen und bei Fahrerkarten sowie eine Lizenzposition für die künftige Online-Schnittstelle.
Altdatenübernahme und Datenintegrität
Vollständige Migration des örtlichen Fahrerlaubnisregisters einschließlich offener Anträge, Arbeitsdaten, E-Akten und Zugriffsprotokollen.Bereitstellung der Transformations- und Ladeprogramme beziehungsweise Skripte, des Migrationsprozesses und der erforderlichen systemtechnischen Infrastruktur.Nachweis nicht übernommener Daten sowie Schutz vor Dateninkonsistenzen und konkurrierenden Änderungen.Korrektur fehlerhafter Datensätze und Fehlerkategorien einschließlich Massenkorrekturen ohne Programmierkenntnisse.Revisionssichere Protokollierung sowie automatisierte Löschroutinen nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Automatisierung, Verwaltung und Auswertung
Automatisierte Abarbeitung wiederkehrender Routinevorgänge mit Kontroll-, Korrektur- und Wiedereinreihungsfunktionen.Stammdatenverwaltung mit Import, Export und manueller Verarbeitung sowie ein Wartungs- und Konfigurationsbereich.Gebühren- und Kostenrechnungsverwaltung sowie Verwaltung von Dokumenten, Vorlagen und Fehlerprotokollen.Standardauswertungen und flexible Auswertungen ohne SQL-Kenntnisse, speicherbare Abfragen und Suchprofile, operative Datenexporte sowie jobgesteuerte Statistiken und Gebührenstatistiken.
Onlinedienste
Vollständige Bereitstellung der Onlinedienste Führerscheinumtausch, Führerscheinersatz, internationaler Führerschein und Ersterteilung mit der produktiven Übernahme.Identifizierung der Nutzenden über BundID oder Mein Unternehmenskonto sowie Bezahlung über GiroCheckout.Dauerhaft erreichbare URLs, mediendbruchfreie Datenübermittlung und selektive Abschaltung einzelner Onlinedienste bei Störungen oder Wartung.Anpassung an das Corporate Design der Stadt Mülheim an der Ruhr sowie barrierefreie Umsetzung nach BITV 2.0.Schutz gegen Hackerangriffe und Manipulation sowie regelmäßige Penetrationstests der Webanwendungen.
Schnittstellen und Systemanbindungen
Fachverfahrensunabhängige, dokumentierte Schnittstellen ohne direkte schreibende Datenbankzugriffe angeschlossener Systeme auf die Verfahrensdatenbank.Anbindung von ZFER über ZEVIS, FAER/RESPER, TÜV-System Goethe, SAP beziehungsweise Finanzbuchhaltung, Einwohnermeldewesen, Kassenautomaten einschließlich Maxi Pay und GEA, BQR/FQN-Online sowie Speed Capture Kiosk und Signaturpad signotec.Anbindung des Archivsystems d.velop documents platform edition public sector, ultimate, Annual 2025, On-Premises.Unterstützung von SAP S/4HANA mindestens 2023 SPS2.Einrichtung der Online-Schnittstelle gemäß Leistungsverzeichnis sowie Anbindung an das DMS d.3.
Einführung, Tests und Produktivbetrieb
Projektorganisation, Meilensteine und Projektplanung sowie Einrichtung und Customizing der Software.Aufbau einer Testumgebung und einer Produktivumgebung einschließlich Einbindung in das städtische Rechenzentrum.Durchführung abgestimmter Testfälle, mindestens eines Testmigrationslaufs und Dokumentation der Testergebnisse.Produktive Datenmigration nach erfolgreicher Testmigration.Produktive Übernahme und Betriebsbereitschaft bis zum 01.10.2027 sowie Unterstützung bei der Inbetriebnahme.
Schulung und Dokumentation
Zielgruppenorientierte Qualifizierung von Key Usern, allgemeinen Anwendern und Formularnutzern.Je Schulung ist eine Gruppengröße von 8 bis 12 Personen vorgesehen; Präsenz oder Videokonferenz sind nach Abstimmung möglich.Bereitstellung deutschsprachiger Schulungsunterlagen, Unterrichtsmaterialien und einer exemplarischen Schulungsunterlage als vollständig textdurchsuchbares PDF mit Inhaltsverzeichnis.Bereitstellung eines repräsentativen, den Daten der Fahrerlaubnisbehörde entsprechenden Schulungsdatenbestands.Erstellung und Übergabe der technischen und fachlichen Betriebsdokumentation.
Pflege und Support
Pflege und Weiterentwicklung des Verfahrens während der gesamten Vertragsdauer, einschließlich rechtlicher und technischer Änderungen sowie neuer Programmstände, Updates, Upgrades und Releases.Deutschsprachige fachliche und technische Support-Hotline montags bis freitags von 08:00 bis 16:00 Uhr ohne bundeseinheitliche und gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen; keine 0900-Rufnummer.Reaktion bei einem betriebsverhindernden Mangel innerhalb von 2 Stunden und Wiederherstellung innerhalb von 4 Stunden.Reaktion bei einem betriebsbehindernden Mangel innerhalb von 4 Stunden und Wiederherstellung innerhalb von 8 Stunden.Reaktion bei einem leichten Mangel innerhalb von 24 Stunden und Wiederherstellung innerhalb von 48 Stunden; die Zeiten laufen ausschließlich während der Supportzeiten.Fernwartungszugang für Fehleranalyse und Fehlerbehebung sowie Aktualisierung der Schnittstellen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFormale Zuverlässigkeit
Das Angebot ist nur mit der Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen vollständig.Bestehende Ausschlussgründe sind zu erläutern; bei Bedarf sind Selbstreinigungsmaßnahmen und gegebenenfalls die Darlegung der weiteren Leistungsfähigkeit gesondert beizufügen.Die Erklärung zum EU-Sanktionspaket ist elektronisch mit dem Angebot einzureichen.
Pflichtfunktionen des Fachverfahrens
Die als Ausschlusskriterien gekennzeichneten Funktionen des Leistungsverzeichnisses müssen vollständig umgesetzt werden.Gefordert sind insbesondere die vollständige Führung und Meldung des örtlichen und zentralen Fahrerlaubnisregisters, alle wesentlichen Fahrerlaubnisvorgänge, Registerabgleiche, Korrekturmechanismen, Gebühren- und Kostenrechnungsverwaltung, Statistik sowie die revisionssichere Protokollierung.Die Software muss während der Vertragsdauer gepflegt und bei rechtlichen oder technischen Änderungen unverzüglich angepasst werden; Verfahrensfehler und bekannt gewordene Sicherheitslücken sind unverzüglich zu beheben.
Migration, Rechte und Datenintegrität
Die Altdaten einschließlich offener Anträge, Arbeitsdaten, E-Akten und Zugriffsprotokollen müssen vollständig übernommen werden; nicht übernommene Daten sind nachzuweisen.Transformations- und Ladeprogramme beziehungsweise Skripte, der Migrationsprozess und die erforderliche Infrastruktur müssen bereitgestellt werden.Das Rollen-, Gruppen- und Berechtigungskonzept muss anwendungsfallbezogene Rechte abbilden, Benutzerdeaktivierung und Löschung ermöglichen sowie alle Rechteänderungen protokollieren.Korrekturen fehlerhafter Datensätze müssen ohne Programmierkenntnisse möglich sein; konkurrierende Änderungen und Dateninkonsistenzen sind zu verhindern.
Einführung und Betrieb
Mit dem Angebot ist ein verbindlicher Projektplan mit Testbetrieb und produktiver Übernahme bis zum 01.10.2027 vorzulegen.Der Anbieter muss Test- und Produktivumgebung einrichten, die Software implementieren und anbinden, Tests und mindestens einen Testmigrationslauf durchführen und die Produktivmigration vorbereiten.Erforderlich sind ferner technische und fachliche Dokumentation, Einrichtung der Benutzer- und Berechtigungsstrukturen sowie Unterstützung bei der Inbetriebnahme.
Onlinedienste und Schnittstellen
Die vier Onlinedienste müssen vollständig umgesetzt und mit der produktiven Übernahme bereitstehen.BundID oder Mein Unternehmenskonto, GiroCheckout, dauerhafte Erreichbarkeit und mediendbruchfreie Übermittlung sind zu unterstützen; Barrierefreiheit nach BITV 2.0 und Websicherheit einschließlich regelmäßiger Penetrationstests sind zu gewährleisten.Alle im Leistungsverzeichnis geforderten Schnittstellen müssen dokumentiert, standardkonform und fachverfahrensunabhängig angebunden werden, ohne unzulässige direkte Datenbankzugriffe.
Schulung und Support
Ein Schulungskonzept mit Kursen, Inhalten, Zielgruppen, Zielen, Multiplikatorenkonzept und wahlweise Einzelschulungen ist einzureichen.Schulungsunterlagen und ein geeigneter Schulungsdatenbestand müssen bereitgestellt werden.Die deutschsprachige fachliche und technische Hotline muss während der vereinbarten Supportzeiten ohne 0900-Rufnummer erreichbar sein.Die verbindlichen Reaktions- und Wiederherstellungszeiten für die drei Mängelklassen müssen eingehalten werden.
Ausführung und Sicherheit
Die eingesetzten Personen müssen mindestens die im Angebot angegebene Qualifikation besitzen und den Anforderungen der Ausschreibung entsprechen.Bei Leistungen vor Ort dürfen nur Personen eingesetzt werden, die zur Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz bereit sind.Die für Fernwartung eingesetzten Rechner müssen über einen eigenen Internetzugang, eine VPN-Verbindung, ein aktuelles Betriebssystem, aktuelle Sicherheits-Patches und ein aktuelles Antivirenprogramm verfügen.Fernwartungssitzungen sind authentifiziert, verschlüsselt und zweckgebunden durchzuführen; Zugriffsdaten dürfen nicht gespeichert oder weitergegeben werden.Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten sind nachweisbar umzusetzen und auf Anforderung zu dokumentieren.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 78%4–10 · 21%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Angebotsformalien
Projekt- und Umsetzungsnachweise
Preisblätter
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Auftraggeber
Stadt Mülheim an der Ruhr – Amt für Digitalisierung & IT
Anschrift
Mülheim an der Ruhr
Ort
Mülheim an der Ruhr, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
Mülheim an der Ruhr
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