Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Zustelldienstleistungen von Beitragsbescheiden und Mahnungen
Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Mannheim, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Die Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik (BGHW) sucht einen Dienstleister für den Postversand von Beitragsbescheiden und Mahnungen an ihre Mitgliedsunternehmen – als Briefsendungen in den Formaten Standardbrief, Kompaktbrief und Großbrief, überwiegend national, ein kleiner Teil weltweit.
Was ist zu tun?
Der Auftragnehmer holt die fertigen Briefe beim Druckdienstleister in Rheinberg ab, frankiert sie, befördert und stellt sie zu. Pro Jahr geht es um rund 314.000 Beitragsbescheide (Versand im April) und rund 53.000 Mahnungen in zwei Aktionen.
Wie läuft das Verfahren?
EU-weites offenes Verfahren mit elektronischer Angebotsabgabe über die Vergabeplattform. Zuschlag nach dem niedrigsten Preis.
Was müssen Bieter einreichen?
Neben dem Preisblatt sind ein Qualitäts- und ein Reklamationskonzept, Eigenerklärungen zur Eignung, zu Referenzen, zu Russland-Sanktionen und zum Einsatz sauberer Fahrzeuge sowie ggf. Erklärungen zu Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmern erforderlich.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung16. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist8. Okt. 2026
Angebotsfrist16. Okt. 2026
Angebotsöffnung16. Okt. 2026
Bindefrist16. Okt. – 16. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. – 31. Dez. 2027
Preisgarantie1. Jan. – 31. Dez. 2027
Testsendung 2027ca. 1. Feb. – 28. Feb. 2027
1. Mahnaktion 2027ca. 1. Feb. – 28. Feb. 2027
Beitragsbescheide Versand 2027ca. 1. Apr. – 15. Apr. 2027
2. Mahnaktion 2027ca. 1. Juni – 30. Juni 2027
Vertragsende31. Dez. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2028
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 3ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030bis 2030
RügefristDatum offenInnerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis eines Vergabeverstoßes, vor Einreichung eines Nachprüfungsantrags.
NachprüfungsantragDatum offen15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, dass der Rüge nicht abgeholfen wird.
Versicherungsnachweis nach ZuschlagDatum offenBinnen 2 Wochen nach Zuschlagserteilung: Aufstockung der Betriebshaftpflicht auf geforderte Mindestdeckung.
Preisanpassung frühestensDatum offenErstmalig ab dem 13. Vertragsmonat (ca. Januar 2028) zulässig.
Preisänderung bei TarifänderungenDatum offen12 Monate nach Vertragsabschluss wirksam; geänderte Vergütung zum 1. des Folgemonats der Antragstellung.
ZahlungszielDatum offen21 Tage rein netto nach Eingang der prüfungsfähigen (E-)Rechnung.
Terminabstimmung VersandDatum offenVerbindliche Terminabstimmung Produktions-/Einlieferungs-/Versandtermine bis 31. Januar (jährlich).
Bereitstellung PostboxenDatum offenBereitstellung der Postboxen für die Beitragsbescheidaktion bis 31. März (jährlich).
Einlieferung nach ÜbernahmeDatum offenSpätestens am nächsten Werktag (E) nach Übernahme bis 14:00 Uhr; bei Übernahme Mo spätestens Di, Di → Mi, Mi → Do, Do → Fr, Fr → Mo.
Zustellfrist E+3Datum offenMindestens 95% der Sendungen müssen innerhalb von 3 Werktagen nach Einlieferung zugestellt sein.
Zustellfrist E+4Datum offenMindestens 99% der Sendungen müssen innerhalb von 4 Werktagen nach Einlieferung zugestellt sein.
Rückgabe unzustellbarer SendungenDatum offenRichtwert: Rücksendung unzustellbarer Sendungen an Auftraggeberin innerhalb von 3 Werktagen nach Feststellung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
- Preis (Gesamtkosten)60%
Bewertung anhand des niedrigsten Gesamtpreises gemäß Anlage D Preisblatt. Maximal 100 Punkte; niedrigster Preis erhält 100 Punkte, übrige Angebote entsprechend der Formel Px = (niedrigster Gesamtpreis × 100) / Gesamtpreis Unternehmen X.
- Qualität40%
Bewertung anhand zweier Konzepte (Qualitätskonzept und Reklamationskonzept) gemäß Anlage G Bewertungsmatrix. Maximal 100 Punkte. Das Qualitätskonzept kann max. 14 Punkte pro Wertungsaspekt (Q1–Q5) erreichen, das Reklamationskonzept max. 10 Punkte pro Wertungsaspekt (R1–R3). Die Gesamtpunktzahl Qualität ergibt sich aus der Summe der Bewertungen der einzelnen Wertungsaspekte. (Aspekte: Qualitätskonzept, Reklamationskonzept)
Px = (niedrigster Gesamtpreis x 100) / Gesamtpreis Unternehmen X; G = (Px x 0,40) + (Lx x 0,60). Maximale Gesamtpunktzahl: 200 (Preis max. 100 Punkte, Qualität max. 100 Punkte).
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 60 %, Qualität 40 %) mit Bewertungsformel und Unterkriterien sind vollständig in Anlage A (Punkt 11) und Anlage G (Bewertungsmatrix) enthalten.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAbholung und Einlieferung
Abholort: beim Druckdienstleister Michael Schiffer Dialog GmbH, Industriestraße 6, 47495 Rheinberg (oder im Umkreis von 10 km).Sendungen werden dort bis 14:00 Uhr übernommen; spätestens am darauffolgenden Werktag müssen sie in das Zustellnetz eingeliefert werden.Übernimmt der Auftragnehmer die Sendung z. B. am Montag, ist der späteste Einlieferungstag Dienstag; bei Freitag-Übernahme ist der Montag der späteste Einlieferungstag.
Sendungsbearbeitung und Versand
Zählen, Sortieren und Frankieren der Sendungen.Sendungsformate: Standardbrief, Kompaktbrief und Großbrief – national und international, überwiegend im DIN-lang-Format kuvertiert.Die Briefe werden vorab postleitzahlenoptimiert bereitgestellt.Beförderung und Zustellung (Einwurf in den Briefkasten oder persönliche Übergabe) bundesweit und weltweit, auch an Postfachadressen und Großempfänger, an allen Werktagen einschließlich Samstag.
Zustellqualität und Laufzeiten
Mindestens 95 % der Sendungen müssen innerhalb von E+3 Werktagen zugestellt sein.Mindestens 99 % der Sendungen müssen innerhalb von E+4 Werktagen zugestellt sein.Unzustellbare Sendungen: Adressrecherche und erneuter Zustellversuch am folgenden Werktag.Rücksendung unzustellbarer Sendungen an die Auftraggeberin (Richtwert: innerhalb von 3 Werktagen nach Feststellung).Quartalsweise Berichterstattung über Brieflaufzeiten, Zustellquoten und Rücklaufquoten – nach EN 13850:2020 oder gleichwertig.
Mengengerüst 2027
Beitragsbescheide: ca. 314.000 Sendungen, Versand in KW 15/2027.Mahnungen gesamt: ca. 53.000 Sendungen, aufgeteilt in zwei Aktionen:1. Mahnaktion im Februar 2027 (ca. 3.000 Mahnungen).2. Mahnaktion im Juni 2027 (ca. 50.000 Mahnungen).Eine Testsendung von ca. 3.000 Sendungen im Februar 2027 dient der Überprüfung der operativen Abläufe.Genaue Versandtermine werden vom Auftraggeber zu gegebener Zeit bekannt gegeben.
Transportbehältnisse und Schnittstellen
Bereitstellung aller Transportbehältnisse (z. B. Postboxen) ohne gesonderte Vergütung.Postboxen für die Beitragsbescheidaktion müssen jährlich bis spätestens 31. März bereitstehen.Verbindliche Abstimmung der Produktions-, Einlieferungs- und Versandtermine jährlich bis spätestens 31. Januar.Nach Zuschlag: unverzügliche Kontaktaufnahme mit dem Druckdienstleister zur Abstimmung der Abholzeiten und des Abholorts.
Vertraulichkeit und Datenschutz
Schriftliche Verpflichtung aller eingesetzten Mitarbeiter und Nachunternehmer zur Wahrung des Brief- und Postgeheimnisses.Auf Verlangen: Nachweis darüber, dass Erfüllungsgehilfen über den Vertrag und die Leistungsbeschreibung informiert wurden.
Hinweis zum Abnahmeumfang
Es wird keine Mindestabnahme vereinbart.Der Auftragnehmer trägt das Risiko, dass die tatsächlichen Mengen von den Schätzwerten abweichen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAnmeldung und Registrierung
Gewerberechtlich ordnungsgemäße Anmeldung.Eintragung im Anbieterverzeichnis Post der Bundesnetzagentur – Kopie ist mit dem Angebot einzureichen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angabe des Gesamtjahresumsatzes und des vergleichbaren Umsatzes für die Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025.Angabe der durchschnittlichen Beschäftigtenzahlen für 2023–2025.Bankauskunft: kann von den zwei erstplatzierten Bietern angefordert werden, wenn Zweifel an der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit bestehen.
Versicherungsnachweis (Betriebshaftpflicht)
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung:1,5 Mio. € Personenschäden,2 Mio. € Sachschäden,2 Mio. € Vermögensschäden.Einzureichen ist eine Kopie des Versicherungsscheins – alternativ eine schriftliche Zusage, den Nachweis binnen zwei Wochen nach Zuschlagserteilung nachzureichen (ggf. mit Aufstockung).Die Versicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden.
Technische Leistungsfähigkeit (Referenzen)
Mindestens drei vergleichbare, bereits abgeschlossene Referenzprojekte aus den letzten Geschäftsjahren.Nachweis über Anlage F2 'Eigenerklärung Referenzen'.Gilt für alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft.
Tariftreue
Einhaltung des Bundestariftreuegesetzes (BstBG) bzw. der jeweils aktuellen Mindesttariflöhne.Geeignete Unterlagen zur Dokumentation der Tariftreue sind auf Verlangen vorzulegen (entfällt bei Zertifizierung nach § 10 Abs. 1 S. 1 BstBG).
Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, u. a.:Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation.Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten.Keine Schwarzarbeit / illegale Arbeitnehmerüberlassung.Keine schweren Verfehlungen, keine wettbewerbswidrigen Absprachen.Keine Verstöße gegen Mindestlohn-, AEntG- oder LkSG-Regelungen.Keine Einträge in EU-Finanzsanktionslisten.Nachweise zur Selbstreinigung nach § 125 GWB können verlangt werden.
Sanktionen / internationale Anforderungen
Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 833/2014):Keine russische Staatsangehörigkeit oder Niederlassung in Russland.Keine Anteilseigner (> 50 %) mit Russland-Bezug.Kein Handeln im Namen oder auf Anweisung russischer Personen/Unternehmen.Unterauftragnehmer/Lieferanten mit > 10 % Auftragswert ebenfalls ohne Russland-Bezug.Einhaltung auch während der gesamten Vertragslaufzeit.Eigenerklärung über Anlage F1.1.
Saubere Fahrzeuge
Erklärung über den Einsatz von Fahrzeugen im Sinne des SaubFahrzeugBeschG (Anlage F1.2).
Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Einsatz von Unterauftragnehmern ist möglich; Zustimmung gilt mit Vertragsschluss als erteilt, vorbehaltlich einer Eignungsprüfung.Nachträglicher Austausch von Unterauftragnehmern nur mit schriftlicher Einwilligung der Auftraggeberin.Bei Eignungsleihe: Firmenname und Sitz des leihenden Unternehmens sind verpflichtend anzugeben; Nachweise sind auch von diesem Unternehmen vorzulegen.
Bietergemeinschaften
Benennung eines bevollmächtigten Vertreters für das Vergabeverfahren.Gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder.Fachkunde und Leistungsfähigkeit werden kumulativ beurteilt.Ausschlussgründe sind von jedem Mitglied einzeln nachzuweisen.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte Geschäftsjahre
Vergleichbare, bereits abgeschlossene Zustell-/Postdienstleistungs-Projekte
Einreichung über Anlage F2 'Eigenerklärung Referenzen'; gilt für alle Mitglieder von Bietergemeinschaften; personenbezogene Daten können nachgereicht werden
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 66%4–10 · 32%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Pflicht-Anlagen und Formblätter
Konzepte
Bedingt erforderliche Anlagen (bei Bedarf)
Formale Hinweise
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Auftraggeber
Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
68161 Mannheim
Ort
68161 Mannheim
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bghw.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
68161 Mannheim
Baden-Württemberg
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