DBS - Dynamisches Beschaffungssystem der Max-Planck-Gesellschaft

Das Dynamische Beschaffungssystem (DBS) ist ein zweistufiges Vergabeverfahren für marktübliche Waren:

Stufe 1 – Zulassung: Interessierte Unternehmen bewerben sich um die Zulassung zum DBS und werden nach Eignungsprüfung zugelassen. Die initiale Bewerbungsfrist endet am 30.06.2026 um 12:00 Uhr; danach sind laufende Beitrittsanträge jederzeit möglich.

Stufe 2 – Einzelaufträge: Innerhalb der zugelassenen Unternehmen einer Leistungskategorie werden Einzelaufträge über Mini-Wettbewerbe auf dem MPG-Marktplatz vergeben. Die Plattform wird von der Unite Procurement Deutschland AG betrieben; zivilrechtlicher Vertragspartner ist Unite, vergaberechtlich wird die Beschaffung der MPG zugerechnet.

Eine Abnahmepflicht der MPG besteht nicht. Die initialen Leistungskategorien können während der Laufzeit sukzessive erweitert werden.

Das DBS umfasst folgende Kategorien (geschätzte Jahresvolumina, netto, nicht inflationsindexiert):

| Kategorie | Volumen/Jahr |

|---|---|

| Elektro und Haustechnik | 4.500.000 EUR |

| EDV-Verbrauchsmaterial | 2.500.000 EUR |

| Büromaterial | 1.800.000 EUR |

| Werkzeug | 1.600.000 EUR |

| Fluidsysteme | 1.600.000 EUR |

| Gastrobedarf | 500.000 EUR |

| Hygienepapier | 500.000 EUR |

| Gesamt | ca. 13.000.000 EUR |

Die konkrete Produktliste jeder Kategorie ergibt sich aus der jeweiligen Anlage A.4 (a–g). Die Produkte sind nach eClass-Version 5.1.4 zu klassifizieren. Ausgeschlossen sind u.a. Arzneimittel, Tabakwaren, Waffen, Pyrotechnik, erotische/pornografische Artikel, Pflanzenschutzmittel, Tiere, pfandpflichtige Einweg-Getränkeverpackungen und gesetzlich verbotene Artikel.

Zugelassene Lieferanten müssen einen elektronischen Katalog auf dem MPG-Marktplatz bereitstellen und jederzeit aktuell halten. Der Katalog ist im Unite-XML- oder Unite-CSV-Format (BMEcat 1.2) zu erstellen und muss folgende Daten enthalten:

• Artikelnummer, Beschreibungen, tagesaktuelle Preise
• Verfügbarkeiten und quantitative Warenbestandsanzeige
• Lieferzeiten (Standard: 48 Stunden ab Bestelleingang bei Bestellung bis 12:00 Uhr, sonst 72 Stunden)
• Produktbilder, Datenblätter, Sicherheitsdatenblätter (als ZIP über SFTP)
• eClass-5.1.4-Klassifikationsschlüssel

Nach Aufforderung durch den Auftraggeber ist zunächst ein Katalogmuster mit 100 Artikeln einzureichen. Nach Freischaltung ist der vollständige Katalog per SFTP hochzuladen. Der Auftraggeber prüft das Muster innerhalb von 10 Arbeitstagen; zwei Nachbesserungen sind möglich.

• Lieferbedingung: DDP (Delivered Duty Paid) Incoterms® 2020 deutschlandweit an die im Einzelauftrag genannte Lieferadresse.
• Lieferzeit: Vorrätige Artikel müssen am übernächsten Werktag geliefert werden, wenn die Bestellung bis 12:00 Uhr eingeht; bei späterer Bestellung am drittnächsten Werktag. Abweichende Angaben im Katalog haben Vorrang.
• Lieferfenster: 08:00–15:30 Uhr.
• Preisbindung: Die im Wettbewerb abgegebenen Preise sind 7 Tage ab Durchführung des Wettbewerbs verbindlich.
• Wertung: Die Vergabe erfolgt nach wirtschaftlichen Kriterien unter Berücksichtigung der Total Cost of Ownership (TCO).

Lieferanten müssen die folgenden elektronischen Schnittstellen für die Abwicklung bereitstellen:

• Purchase Order (PO): Eingehende Bestellungen
• Order Response (OR): Auftragsbestätigung inkl. Liefertermin und ggf. Preisabweichung
• Delivery Note / Dispatch Notification: Lieferavis inkl. Versanddatum, Spediteur, Paketnummer, Seriennummern
• Invoice: Rechnung inkl. Lieferdatum und Seriennummern

Bestellbestätigungen sind unverzüglich nach Bestelleingang zu versenden. Bei Verfügbarkeitsverlust ist der nächstmögliche Lieferzeitpunkt mitzuteilen. Verfügbarkeitsverluste sind zudem unverzüglich im Katalog zu aktualisieren.

• Laufzeit des DBS: 6 Jahre, vom 01.10.2026 bis 30.09.2032.
• Verlängerungsoption: Bis zu 10 Verlängerungen möglich.
• Erster Wettbewerb um Einzelaufträge: geplant 01.10.2026 (Voraussetzung: Katalogfreischaltung bis 18.09.2026).
• Zivilrechtlicher Rahmen: Anerkennung der Vertragsbedingungen der Unite Procurement Deutschland AG (Single-Creditor-Modell).

Bei geringfügigen Verstößen wird der Lieferant zur Bereinigung aufgefordert; bis zur Korrektur wird der Katalog gesperrt. Bei wiederholten oder schweren Verstößen kann der Katalog für 2 Wochen bis 3 Monate gesperrt werden.

Bewerber dürfen keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB aufweisen (z.B. Verurteilungen wegen Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug zu Lasten des EU-Haushalts, Bestechung, Zwangsarbeit, Menschenhandel) und keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB (z.B. Verstöße gegen Arbeits- oder Umweltrecht, Insolvenz, schwere Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikte, Täuschung). Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge müssen ordnungsgemäß entrichtet worden sein.

• Registereintrag: Eintragung im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslands oder gleichwertige Erlaubnis.
• Qualitätssicherung: Vorhandensein geeigneter Maßnahmen zur Qualitätssicherung (über Anhang 2 zu D.1 darzulegen).
• Umweltmanagement: Vorhandensein geeigneter Maßnahmen zum Umweltmanagement.
• B2B-Online-Shop-Qualität: Fähigkeit zur Bereitstellung eines qualitativ hochwertigen Online-Shops mit hoher Produktdatenqualität (Verfügbarkeitsaktualität, Vollständigkeit, Genauigkeit, klare Beschreibungen), E-Procurement-Anbindung, Kundenservice, Datenschutz und Datensicherheit (über Anhang 2 zu D.1 darzulegen).
• Bevorratung und Lieferorganisation: Fähigkeit zur bundesweiten Lieferung innerhalb von 48 Stunden bei Bestellung bis 12:00 Uhr, mit flächendeckender Versorgung in Deutschland (über Anhang 1 zu D.1 darzulegen).

Der Bewerber muss in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren einen Mindestumsatz im Tätigkeitsbereich (B2B Online-Handel) nachweisen. Bei Bewerbung für mehrere Leistungskategorien ist je Kategorie eine separate Umsatztabelle einzureichen. Die kategoriespezifischen Mindestumsätze betragen:

| Leistungskategorie | Mindestumsatz (netto/Jahr) |

|---|---|

| Elektro und Haustechnik | 450.000 EUR |

| EDV-Verbrauchsmaterial | 250.000 EUR |

| Büromaterial | 180.000 EUR |

| Werkzeug | 160.000 EUR |

| Fluidsysteme | 160.000 EUR |

| Gastrobedarf | 50.000 EUR |

| Hygienepapier | 50.000 EUR |

Bei Bewerbergemeinschaften werden die Einzelumsätze addiert.

Selbsteinstufung des Bewerbers nach der EU-KMU-Empfehlung (Kleinst-, Klein-, Mittel- oder Großunternehmen).

• Russland-Sanktionen: Es darf kein Zuschlags- oder Erfüllungsverbot gem. Art. 5k VO (EU) 833/2014 bestehen. Weder das Unternehmen noch beteiligte Personen/Organisationen dürden auf den Sanktionslisten gem. Art. 2 VO (EU) 269/2014 stehen. Eingesetzte Unterauftragnehmer und Lieferanten dürfen keinen Russlandbezug von mehr als 10 % des Auftragswerts aufweisen.
• Sanktionslisten allgemein: Kein beteiligtes Unternehmen darf auf Sanktionslisten der UN, OSZE, EU, Schweiz, UK oder USA stehen.
• Marktplatzbedingungen: Anerkennung der Vertragsbedingungen der Unite Procurement AG (Anlage B.1).

• Katalogformat: Fähigkeit zur Erstellung und Pflege eines elektronischen Katalogs im Unite-XML- oder Unite-CSV-Format (BMEcat 1.2 Standard).
• IT-Sicherheit: Erfüllung der IT-Sicherheitsanforderungen von Unite (TLS 1.2+, AES-256-Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Incident-Management).
• Schnittstellen: Bereitstellung der PO-, OR-, Delivery-Note- und Invoice-Schnittstellen.
• Datenschutz: Einhaltung der DSGVO und anwendbarer Datenschutzvorschriften.
• Datenübertragung: Einrichtung SFTP-Zugang für Katalog-Updates.

Abschluss und Aufrechterhaltung einer allgemeinen Haftpflichtversicherung einschließlich Produkthaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme von 5.000.000 EUR pro Personen- und Sachschaden. Nachweis auf Anforderung von Unite.

• Eignungsleihe (Verwendung von Ressourcen Dritter): Der Bewerber reicht Anlage D.1 sowie Teil A der Eignungsleih-Erklärung in Anlage D.2 ein; jedes leihgebende Unternehmen reicht ebenfalls D.1 sowie Teil B der D.2 ein.
• Bewerbergemeinschaften: Jedes Mitglied reicht D.1 und D.2 ein; die Einzelumsätze werden für die Mindestumsatz-Prüfung addiert. Eine Bewerbergemeinschaft darf nur einen Katalog pflegen und fungiert als eine Anlaufstelle für Bestellungen.
• Unterauftragnehmer: Nachunternehmer sind grundsätzlich nicht zugelassen; Eignungsleihe ist möglich. Einzubindende Dritte müssen ebenfalls D.1 und D.2 einreichen.

Verpflichtung zur Einhaltung des Unite-Verhaltenskodex (Arbeitsrechte, Umweltschutz, geschäftliche Integrität). Jährliche Audits durch Unite sind zu dulden.