Ausschreibungen Datenverarbeitung
RV Bearbeitung/Digitalisierung von Posteingängen für das Feststellungsverfahren im Schwerbehindertenrecht
Landesamt für innere Verwaltung M-V, Abteilung Beschaffung/Dienstleistungen | Die Vergabekammern des Landes Mecklenburg-Vorpommern bei dem Ministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Tourismus und Arbeit | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Rostock, Mecklenburg-VorpommernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Landesamt für innere Verwaltung Mecklenburg-Vorpommern sucht einen Dienstleister, der die komplette Bearbeitung und Digitalisierung der eingehenden Post für das Feststellungsverfahren im Schwerbehindertenrecht übernimmt. Dazu gehören das Scannen von rund 171.000 Briefen (ca. 2,7 Mio. Seiten) pro Jahr, Kurierdienste zwischen vier Standorten, die Bearbeitung von ca. 65.000 E-Mails pro Jahr sowie die revisionssichere Bereitstellung der Daten.
Die Leistung umfasst eine Initialisierungsphase (bis zu 3 Monate) und eine Produktivphase (24 Monate, mit Option auf Verlängerung bis maximal 48 Monate Gesamtlaufzeit). Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung mit einem Teilnehmer. Angebote müssen elektronisch über den Vergabemarktplatz Mecklenburg-Vorpommern eingereicht werden, Frist: 05. August 2026, 10:00 Uhr MESZ.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung18. Juni 2026
Bieterfragen-Frist18. Juni – 29. Juli 2026
Angebotsfrist5. Aug. 2026
Angebotsöffnungca. 5. Aug. 2026
Bindefristca. 5. Aug. – 1. Dez. 2026
Nachfrist fehlende Unterlagenca. 5. Aug. – 11. Aug. 2026
Frist Bietergemeinschaft-Dokumentca. 5. Aug. – 11. Aug. 2026
Zuschlagca. 2. Dez. 2026
Vertragsabschlussca. 2. Dez. 2026
Ausführungsbeginnca. 16. Dez. 2026
Initialisierungsphaseca. 16. Dez. 2026 – 16. März 2027
Rahmenvertrag Laufzeitca. 16. Dez. 2026 – 16. März 2031bis 2031
Nachprüfungsverfahrenca. 17. Dez. 2026 – 1. Jan. 2027
Produktivphaseca. 17. März 2027 – 16. März 2029
Verlängerung 1ca. 17. März 2029 – 16. März 2030
Verlängerung 2ca. 17. März 2030 – 16. März 2031bis 2031
Kündigungsfristca. 16. Sep. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode6 Kriterien
- KHG A - Erfüllung der Leistungsbeschreibung100%
Mindestprüfung der Leistungsbeschreibung. Bei Nichterfüllung einer Forderung erfolgt Ausschluss (0 Punkte). 1.000 Mindestpunkte erforderlich.
- KHG B - Grobkonzept/Projektleitung600%
Bewertung des Grobkonzeptes inkl. Projektmanagement. 3.000 Mindestpunkte erforderlich.
- KHG C - Präsentation200%
Präsentation des Grobkonzeptes vor der Jury (die drei Bieter mit bestem Leistungs-Preis-Verhältnis nach KHG A und B). 1.000 Mindestpunkte erforderlich.
Einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018: Kennzahl = (Leistungspunkte / Preis) × 100.000. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl erhält den Zuschlag. Maximal 9.000 Leistungspunkte (900 GP × max. 10 Bewertungspunkte). Es handelt sich um ein Verhältnis von 50% Leistung zu 50% Preis.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (B1-B6), deren Gewichtungspunkte (insgesamt 900 GP), die Bewertungsschemata sowie die Bewertungsmethode (einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018) sind vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: Postbearbeitung und Digitalisierung
Der Auftragnehmer übernimmt den gesamten Prozess der Posteingangsbearbeitung an den vier Standorten des LAGuS M-V:
Abholung der eingehenden Postsendungen (Courierpost und reguläre Post) an den StandortenEingangsverarbeitung und Prüfung der Dokumente auf VollständigkeitVorbereitung der Belege für das Scannen (z. B. Entklammern, Sortieren)Digitalisierung durch Hochleistungsscanner (mind. 730 Seiten/Min., mind. 300 dpi, Duplex, Farbe mit Barcode-Leser)OCR-Texterkennung und Erstellung durchsuchbarer sowie barrierefreier PDF/A-DateienAutomatische Dokumententypenerkennung und -trennung (z. B. Antragsvordrucke, Arztberichte, Widersprüche, Befundscheine)Metadatenerfassung (Aktenzeichen, Name, Vorname, Geburtsdatum, PLZ, Ort)Nachbereitung und Qualitätskontrolle der ScansRevisionssichere Protokollierung als CSV mit allen relevanten MetadatenBereitstellung der digitalisierten Daten über einen Image-ServerLagerung der Originale (mind. 3 Monate nach Produktivstart, für Re-Scans) und ordnungsgemäße Vernichtung gemäß DIN ISO 66399 / ISO/IEC 21964E-Mail-Bearbeitung (ca. 65.000 Mails/Jahr): Eingangsverarbeitung, Kategorisierung, Anhang-Scanning, WeiterleitungEinrichtung und Betrieb eines GroßkundenpostfachsTaggleiche Bearbeitung: Courierpost bis spätestens 11:00 Uhr des Folgetages, reguläre Post bis 11:00 Uhr des nächsten Arbeitstages
Rechtssicherheit und technische Standards
Die Digitalisierung muss als ersetzendes Scannen gemäß BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) erfolgen und damit rechtsverbindlich sein. Der Auftragnehmer benötigt eine entsprechende Zertifizierung.
Anforderungen an die IT-Infrastruktur:
Hochverfügbare Verarbeitung, Speicherung und Bereitstellung der ScandatenMindestens Tier-3-Niveau nach Uptime Institute (≥ 99,9 % jährliche Verfügbarkeit)Mehrere redundante Rechenzentren mit mindestens einem Ausweichstandort in DeutschlandKeine Single Points of FailureNotbetriebswiederherstellung innerhalb von max. 4 Kalendertagen (inkl. Wochenenden/Feiertage)Verarbeitung erfolgt in Deutschland; Drittstaatenverarbeitung nur mit vorheriger Zustimmung
Mengengerüst (geschätzt über 4 Jahre Gesamtlaufzeit)
| Position | Leistung | Menge gesamt | Einheit |
|----------|----------|--------------|---------|
| 1 | Initialkosten (Initialisierungsphase) | 1 | pauschal |
| 2.1.1 | Posteingangs-Vorbereitung | 673.600 | Dokumente |
| 2.1.2 | Posteingangs-Scan (pro Blatt) | 4.649.600 | Blatt |
| 2.1.3 | Posteingangs-Nachbereitung | 673.600 | Dokumente |
| 2.1.4 | Lagerung und Vernichtung | 673.600 | Dokumente |
| 2.2 | Kurierdienst | 538.000 | Dokumente |
| 2.3 | E-Mail-Bearbeitung | 260.000 | E-Mails |
Hinweis: Bedarf sind Schätzungen; die Höchstmenge für die Preisgestaltung ergibt sich aus den geschätzten Bedarfen + 10 %.
Projektphasen und Zeitplan
Initialisierungsphase: max. 3 Monate ab Zuschlagserteilung. Aufbau der IT-Infrastruktur, Konzept, Tests, Personalrekrutierung und -schulung. Erst nach erfolgreicher Abnahme beginnt die Produktivphase.Produktivphase: 24 Monate ab Produktivstart, mit Option auf automatische Verlängerung um 12 Monate (Kündigung 6 Monate vor Ablauf). Maximale Gesamtlaufzeit 48 Monate.Meilensteine: Taggleiches Scannen der Courierpost bis 11:00 Uhr Folgetag; reguläre Post bis 11:00 Uhr des nächsten Arbeitstages.
Dokumententypen (Auszug der zu erkennenden Vorlagen)
Hauptdokumente:
Erstfeststellungsantrag, Neufeststellungsantrag, NachuntersuchungsantragBefundschein, Passbild/Ausweis, BeiblattSozialgerichtsschreiben, Sonstige Schreiben
Anlagen:
Arztbericht, Krankenhausbericht, Reha-Bericht, PflegegutachtenRechnung, Passbild, Wertmarke/Beiblatt
Diese Typen müssen automatisch erkannt, getrennt und dem richtigen Aktenzeichen zugeordnet werden.
Personal und Support
Personalstärke: Mindestens 20 Mitarbeiter für das Dokumentenmanagement inkl. Kurierdienste (darunter führt zum Ausschluss)Sprachkenntnisse: Alle eingesetzten Mitarbeiter benötigen mindestens Goethe-Zertifikat C1 in DeutschVertretungsregelung: Backuplösung bei Krankheit, Kündigung, Langzeiterkrankung; auch über ZeitarbeitVerpflichtungserklärungen: Alle Mitarbeiter müssen gemäß § 1 Verpflichtungsgesetz auf Vertraulichkeit verpflichtet werdenFührungszeugnisse: Polizeiliche Führungszeugnisse ohne Eintrag, nicht älter als 3 Monate zum ProduktionsstartSupportzeiten: Montag bis Freitag, 06:00–18:00 Uhr; fließend deutschsprachiger Kundensupport
Datenschutz und Datenverarbeitung
Verarbeitung personenbezogener Daten (Gesundheits-/Sozialdaten) erfordert besondere SchutzmaßnahmenE-Rechnungsstellung verpflichtend gemäß E-Rechnungsverordnung M-V über das OZG-RE-PortalBieter müssen benannte Personen gemäß Datenschutzhinweisen des LAiV M-V informieren und ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung im Vergabeverfahren erklärenTariftreue- und Vergabegesetz M-V (TVgG M-V) ist einzuhalten
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZertifizierungen (in Kopie vorzulegen)
BSI TR-03138 'Ersetzendes Scannen' (zwingend für rechtssicheres Scannen)DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder gleichwertigDIN ISO 27001 (Informationssicherheit) oder gleichwertigDIN ISO 50001 (Energiewirtschaft) oder gleichwertigDIN ISO 14001 (Umweltmanagement) oder gleichwertigDIN ISO 66399 bzw. ISO/IEC 21964 (Vernichtung, Schutzklassen) oder gleichwertig
Gleichwertige Nachweise sind zulässig und müssen in Textform erläutert werden. Präqualifizierungssysteme können genutzt werden.
Prüfungs- und Sicherheitsstandards (Eigenerklärung)
IDW PS 951 nF Typ 2 (interne Kontrollsysteme) oder gleichwertigIDW PS 981 Typ 2 (Risikomanagement) oder gleichwertigISO 22301 (Business Continuity Management) oder vergleichbarIT-Infrastruktur Tier-3-Niveau (Uptime Institute) oder gleichwertig, ≥ 99,9 % VerfügbarkeitMehrere redundante Rechenzentren mit Ausweichstandort in DeutschlandKeine Single Points of Failure
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:Personen- und Sachschäden: 5.000.000 € je SchadensfallVermögensschäden: 1.000.000 € je SchadensfallNachweis durch Kopie der Police/Bestätigung des Versicherers; andernfalls Eigenerklärung über Verpflichtung zum AbschlussE-Rechnungsstellung gemäß E-Rechnungsverordnung M-V über OZG-RE-Portal erforderlich
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen)
Mindestens 2 gleichartige Aufträge im Bereich Postdigitalisierung in den letzten 3 Jahren vor BekanntmachungNachweis per Liste mit: Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Projektstatus, Ausführungszeitraum, Ansprechpartner (Telefon + E-Mail)Auch Unterauftragnehmer-Referenzen können eingebracht werden
Personelle Anforderungen
Personalstärke: Mindestens 20 Mitarbeiter für Dokumentenmanagement inkl. Kurierdienste (Mindest-Muss-Anforderung, sonst Ausschluss)Sprachkenntnisse: Deutsch mindestens Goethe-Zertifikat C1Verpflichtungserklärungen aller eingesetzten Mitarbeiter gem. § 1 VerpflichtungsgesetzFührungszeugnisse ohne Eintrag, nicht älter als 3 Monate zum ProduktionsstartVertretungslösung bei Krankheit, Kündigung, Langzeiterkrankung
Rechtliche und tarifliche Anforderungen
Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB (zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe) sind zu erklären; ggf. Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB sind nachzuweisenRussland-Sanktionen gemäß Art. 5k Abs. 1 der VO (EU) 833/2014 i.V.m. Art. 1 Ziff. 23 VO (EU) 2022/576: Bieter und relevante Unterauftragnehmer/Lieferanten (>10 % Auftragswert) dürfen keinen Russland-Bezug aufweisenTariftreue und Mindestentlohnung nach TVgG M-V: entweder einschlägigen Tarifvertrag anwenden oder vergaberechtlichen Mindestlohn von 14,68 € brutto/Stunde zahlen; Pflichten müssen an Nachunternehmen weitergegeben und überwacht werdenGewerberechtliche Voraussetzungen müssen erfüllt sein
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: Letzte 3 Jahre vor BekanntmachungVolumen: nicht spezifiziert
Mindestens 2 gleichartige Aufträge im Bereich Postdigitalisierung
Liste mit Auftraggeber, Auftragsgegenstand (Kurzbeschreibung), Projektstatus, Ausführungszeitraum, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 45%4–10 · 28%11+ · 26%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt
Pflicht-Eigenerklärungen und Verpflichtungen
Preise und Leistungsverzeichnis
Eignungsnachweise
Fachliches Konzept und Personalanforderungen
Verlauf dieser Vergabe
5 Bekanntmachungen- 18.08.2026Ausschreibungauf dieser Seite
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Auftraggeber
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Anschrift
19059 Schwerin
Ort
18055 Rostock
Kategorie
Datenverarbeitung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.laiv-mv.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
18055 Rostock
Mecklenburg-Vorpommern
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