Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Eine CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management) für die Hochschulkooperation bwIT-AW/bwCAFM in Baden-Württemberg. Damit können Hochschulen ihre Gebäude, Flächen und technischen Anlagen digital verwalten – inklusive Flächenmanagement, Instandhaltung, Schließanlagen, Helpdesk, Reinigung und weiteren Modulen.
Umfang:
Ablauf: Zweistufiges Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Zuerst Teilnahmeantrag, dann (max. 5 Bewerber) Erstangebot mit Preisblatt, Kriterienkatalog, Einführungskonzept und Systemvorführung.
Wer kann mitmachen?
Geeignete CAFM-Anbieter mit Erfahrung, Mindestumsatz 5 Mio. €/Jahr, mind. 50 Mitarbeitenden, GEFMA-444-Zertifizierung und drei vergleichbaren Referenzen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenLeistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenPflicht- und Erweiterungsmodule
Die Software muss mehrere Module abdecken. Für alle Hochschulen verpflichtend sind Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement. Optional wählbar sind Schließanlagenmanagement, Raum- und Asset-Reservierung, Help- und Service-Desk, Sicherheits- und Arbeitsschutz, Workplace-Management, Inventarmanagement, Vertragsmanagement, Umzugsmanagement sowie Reinigungsmanagement.
Weitere optionale Module nach Bedarf: BIM-Datenverarbeitung, Energiecontrolling, Umweltschutzmanagement und Budgetmanagement / Kostenverfolgung.
Bereitstellung und Inbetriebnahme
Der Auftragnehmer liefert die Software, lizenziert die erforderlichen Module, passt sie an die Anforderungen der Hochschulen an und stellt die Betriebsfähigkeit her. Die Software läuft On-Premises auf Servern des HSZ-BW (Linux/Windows, bevorzugt PostgreSQL-Datenbank, kein Oracle). Jede Hochschule erhält eine eigene, getrennte Mandanten-Instanz. Lizenzmodell: dauerhafte Nutzungsrechte nach EVB-IT (Concurrent-User- oder Campuslizenz).
Schnittstellen und Integration
Folgende Schnittstellen sind bereitzustellen bzw. nachzuweisen: IFC (gemäß CAFM-Ring-Standard, Version 4.3), REST-APIs, SOAP-Webservices, LDAP/AD- oder SSO-Anbindung (z.B. bwIDM/Shibboleth), Schnittstellen zu HISinOne, Vorlesungsplanungssoftware, SAP S/4HANA Finance / HR, MS Office (Word, Excel, Outlook), Regelwerks-/Normen-Systemen (RegIs, MAQSIMA), IoT-Systemen (Sensoren, elektronische Türschilder, Raumbelegung) und Prüfgeräten.
Mobile Instandhaltung
Eine mobile App (Android, Windows, iOS) mit Offline-Funktion muss verfügbar sein, damit Störmeldungen vor Ort erfasst und später synchronisiert werden können.
Einführung und Datenmigration
Der Auftragnehmer übernimmt die Altdaten aus den vorhandenen Flächenstammdaten- und CAD-Systemen der Hochschulen. Eine automatische Massenmigration von Flächen-, CAD- und Anlagendaten ist erforderlich. Der Bieter muss ein Migrations- und Customizing-Konzept vorlegen.
Schulungen und Dokumentation
Durchführung von Schulungen für verschiedene Nutzergruppen gemäß einem abgestimmten Schulungskonzept. Lieferung einer vollständigen Dokumentation: Projektdokumentation, Programmdokumentation und Benutzerdokumentation.
Wartung, Pflege und Support
1st-Level-Support durch den CAFM-Anbieter für 12 Monate ab Erstinstallation, danach Übernahme durch das HSZ-BW. 2nd- und 3rd-Level-Support durch den Auftragnehmer über die gesamte Vertragslaufzeit. Reaktions- und Wiederherstellungszeiten:
Hotline: Montag–Freitag während Geschäftszeiten. Pflege (Updates, Patches, Upgrades) im Rahmen der EVB-IT Pflege S über maximal 60 Monate, optional 2× 24 Monate verlängerbar.
Phasen und Zeitplan
Systemvorführung: voraussichtlich November 2026 an der Hochschule Reutlingen.
Technische und organisatorische Anforderungen
Vertragslaufzeit
EVB-IT-Rahmenvereinbarung mit einer festen Laufzeit von 60 Monaten, optional zweimalige Verlängerung um je 24 Monate (maximale Gesamtlaufzeit 108 Monate).
Konzeptionelle Mitarbeit der Bieter
Die Aufgabenstellung lässt sich nicht abschließend beschreiben. Die Bieter müssen ein Einführungskonzept vorlegen, das die funktionalen, technischen und organisatorischen Aspekte der Einführung eigenständig ausarbeitet.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlusskriterien (Pflicht – Nichterfüllung führt zum Ausschluss)
Bewertete Eignungskriterien
Rechtliche und organisatorische Anforderungen
Hinweise zu Bewertung und Auswahl
Die Bewertung der Eignung erfolgt zusammen mit den Angebotskriterien; max. 1.000 Punkte sind erreichbar. Die fünf am besten geeigneten Bewerber werden zur Angebotsabgabe (Stufe 2) aufgefordert.
Zuschlagskriterien der Angebotswertung (insgesamt 1.000 Punkte):
Drei geeignete Referenzen über Lieferung und Implementierung eines CAFM-Systems; das System muss beim Referenzkunden bereits eingeführt und noch im Einsatz sein; drei verschiedene Kunden
Kundenfreigabe erforderlich (keine Vertraulichkeitshinweise als Ersatz); Ansprechpartner beim Referenzkunden mit Name, E-Mail und Telefon angeben; Auftraggeber darf beim Referenzkunden prüfen. Pro Referenz max. 240 Punkte (insgesamt bis 720 von 1.000 Punkten); bewertet werden z.B. Hochschulimmobilie, enthaltenes Flächen- und Instandhaltungsmodul, Instandhaltungs-App, Datenmigration und Schulungen.