Rahmenvertrag für Druck-, Kuvertier- und Versanddienstleistungen

Die BG-Phoenics GmbH (IT-Dienstleister der Berufsgenossenschaften und der DGUV) schreibt einen Rahmenvertrag für Druck-, Kuvertier- und Versanddienstleistungen aus. Der Auftragnehmer übernimmt ab dem 01.01.2027 für vier Jahre (mit Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr) die komplette Produktion von Massen-, Office- und Sammeldrucken inklusive Material, Portooptimierung und Versand.

Volumen: ca. 12,8 Mio. Sendungen pro Jahr, maximal 56,5 Mio. EUR über die Gesamtlaufzeit.

Wichtigste Anforderungen:

Angebotsfrist: 27.07.2026, 15:00 Uhr (elektronisch über die Deutsche eVergabe-Plattform).

• Zertifizierung ISO 2000040%

  Der Auftragnehmer besitzt eine aktuell gültige Zertifizierung nach dem Standard ISO 20000 (40 Punkte: zertifiziert, 0 Punkte: nicht zertifiziert).

• Zertifizierung ISO 900140%

  Der Auftragnehmer besitzt eine aktuell gültige Zertifizierung nach dem Standard ISO 9001 (40 Punkte: zertifiziert, 0 Punkte: nicht zertifiziert).

• Referenz Deutsche Sozialversicherung30%

  Der Auftragnehmer kann eine Referenz aus der deutschen Sozialversicherung vorweisen (vergleichbarer/größerer Umfang mind. 80% des Mengengerüsts, Massenverarbeitung förmliche Zustellung, max. 5 Jahre alt).

• Referenz öffentlicher Bereich – Sonderzustellformen20%

  Der Auftragnehmer kann eine Referenz aus dem öffentlichen Bereich benennen mit vergleichbarem/größerem Umfang (mind. 80% des Mengengerüsts) und den definierten Sonderzustellformen, max. 5 Jahre alt.

• Materialverwaltung und Lieferantenmanagement20%

  Beschreibung, wie Materialbeschaffung und -bevorratung organisiert wird, um Versorgungsengpässe und Kostensteigerungen zu vermeiden sowie Mindestbestände einzuhalten. Bewertung in 5 Stufen (1/5/10/15/20 Punkte).

• Produktionsinfrastruktur und Kapazitäten30%

  Darstellung der Produktionskapazitäten zur sicheren Abdeckung der laufenden Produktion sowie Unterstützung möglicher Mengengerüsterweiterungen (flexible Reaktion auf steigende Druckvolumina). Bewertung in 5 Stufen (1/5/10/15/20 Punkte).

• Gleichbleibende Druckqualität20%

  Beschreibung des Vorgehens und der Maßnahmen zur Sicherstellung einer gleichbleibenden, reproduzierbaren Druckqualität über alle Briefe eines Druckjobs. Bewertung in 5 Stufen (1/5/10/15/20 Punkte).

• Prozessbeschreibung sicherer Umgang mit Datenträgern20%

  Dokumentierte Prozessbeschreibung für den sicheren Umgang mit Datenträgern (Einlieferung per CD/USB-Stick durch Boten). Bewertung in 5 Stufen (1/5/10/15/20 Punkte).

• Freimachungsverfahren und Postdienstleister20%

  Offenlegung der einzusetzenden Freimachungsverfahren und Postdienstleister inkl. Bezeichnung der Serviceleistung (z.B. Adressprüfung). Bewertung in 4 Stufen (0/5/10/20 Punkte).

• Automatisierte Paketverarbeitung30%

  Beschreibung der automatisierten Paketverarbeitung mit wenig manuellen Eingriffen, insbesondere bei großen Akten (W89, W13, S13) mit mehreren tausend Blättern. Bewertung in 5 Stufen (1/5/10/15/20 Punkte).

• Verarbeitung Postzustellungsaufträge > 10.000 Briefe40%

  Beschreibung des Verfahrens zur Verarbeitung von Postzustellungsaufträgen in Mengen > 10.000 Briefen (förmliche Zustellung). Bewertung in 5 Stufen (1/10/20/30/40 Punkte).

• Elektronische Sendungsverfolgung / Rückmeldung Sonderzustellformen30%

  Beschreibung der technischen Services zur Rückmeldung/Sendungsverfolgung von Briefen (Standard- und Sonderzustellformen). Bewertung in 5 Stufen (1/5/10/20/30 Punkte).

• Infrastruktur/Zuführeinheiten Beilagen30%

  Beschreibung der Infrastruktur/Zuführeinheiten zum automatisierten Zuführen von bis zu vier Beilagen. Bewertung in 4 Stufen (1/10/20/30 Punkte).

• Verarbeitungs-Monitoring – technische Lösung40%

  Beschreibung der technischen Lösung des Verarbeitungs-Monitorings inkl. Schnittstellen und Zugriffsmöglichkeiten des Auftraggebers (manuell oder per Software). Bewertung in 4 Stufen (1/10/20/40 Punkte).

• Regelmäßige Qualitätskontrollen20%

  Beschreibung der regelmäßigen Qualitätskontrollen bei der Auftragsausführung (Bewertungstext abgeschnitten im Dokument).

• Preis

  Preis als Zuschlagskriterium (Gewichtung im Dokument nicht explizit beziffert).