Drucker und Scanner

Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die Lieferung von:

• Druckern (lokal und netzwerkfähig, Farbe und Schwarz-Weiß)
• Scannern (Basis, Einzugs- und Dokumentenscanner)
• Lokalen Multifunktionsgeräten (Druck/Scannen/Kopieren, ggf. mobil)
• Originalem Herstellerzubehör (z. B. zusätzliche Papierfächer)
• Originalen Verbrauchsmitteln (Toner, Tinte, Wartungskits)
• Garantieleistungen und Garantieerweiterungen

Alle Geräte müssen aktive Produkte im Herstellerportfolio (nicht abgekündigt), CE-gekennzeichnet und mit WHQL-zertifizierten Treibern für Windows 11 Pro 64 Bit ausgestattet sein. Bei Netzwerkdruckern zusätzlich Windows Server 2019/2022/2025. Linux-Kompatibilität (nativ) ist Voraussetzung. Die Geräte müssen DIN EN 12281 Recyclingpapier und Papiergewichte 80–160 g/m² verarbeiten können.

Die Lieferung erfolgt über den Mehrfach-Lieferanten-Integrator (MLI):

• Auftragnehmer schließt verpflichtend ein Operation Level Agreement (OLA) mit dem MLI ab (spätestens 31.12.2026; Nachweis zum 01.01.2027).
• Zwei Vertriebswege:
• MLI-Konstrukt (Managed Client): Hardware wird vom MLI bevorratet, ist Eigentum von Dataport.
• Handelsgeschäft: Lieferung direkt an dezentrale Kunden (Eigentum des Kunden).
• Auftragsbestätigung durch den Lieferanten: innerhalb 1 Arbeitstag nach Bestelleingang.
• Standard-Lieferfrist: 10 Arbeitstage nach Bestellabgang.
• DOA-Nachlieferung (Defekt bei Anlieferung): innerhalb 2 Arbeitstagen.
• Lieferung in vom Auftraggeber bezeichnete Räume inkl. Verpackung, Fracht und Speditionskosten – Nebenkosten trägt der Auftragnehmer.
• Lieferankündigung: mind. 3 Arbeitstage vor Anlieferung per E-Mail.
• DOA-Feststellungsfrist: 2 Arbeitstage nach Anlieferung durch den MLI.

• B2B-/OCI-Schnittstelle für den elektronischen Datenaustausch (Warenkorb, Bestellungen) ist bereitzustellen.
• Warenkorbmanagement: Änderungen am Warenkorb sind mit einer Vorlaufzeit von mindestens 4 Wochen anzukündigen.
• Management-Software-Lösung(en) für Netzwerkdrucker sind im Angebot gesondert zu benennen (mit Beschreibung des Leistungsumfangs).
• Technische Ansprechpartner sowohl aufseiten des Auftragnehmers als auch des Herstellers sind zu benennen.
• Nachfolgemodelle sind bei Abkündigung von Geräten rechtzeitig bekannt zu geben und im Warenkorb zu aktualisieren.

• Produktdatenblätter sind spätestens 3 Arbeitstage nach Bereitstellung der Vorlagen durch den Auftraggeber zu liefern – mit technischen Spezifikationen, Zertifizierungen (z. B. Blauer Engel, EPEAT), Garantie- und Supportleistungen.
• Aktuelle Treiber, Handbücher und Installationsanleitungen je Gerät sind als Download-Referenzen zur Verfügung zu stellen.
• Produktbilder sind im BMECat-Format (bevorzugt) oder als Excel/PIM-Datei beizubringen, mind. 600 Pixel (empfohlen 1.200 Pixel), PNG oder JPG.
• Systemdokumentation in deutscher Sprache gemäß DIN EN 62079 (für Dokumentenscanner).
• Löschzertifikate-Konzept für nichtflüchtige Speichermedien gemäß BSI-Vorgaben.

• Gesetzliche Gewährleistung: 24 Monate ab Inbetriebnahme/Auslieferung.
• Hersteller-Standard-Garantie: mindestens 12 Monate (im Lieferumfang enthalten).
• Vor-Ort-Garantie (optional): 36 Monate, teils auch 60 Monate für ausgewählte Geräte (im Angebot optional anbietbar).
• Managed-Client-Lieferung: 5 Arbeitstage Reaktionszeit im Garantiefall.
• Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern bei Garantie- und Gewährleistungsabwicklung ist vertraglich sicherzustellen.
• Ersatzteile und Verbrauchsmaterial sind mindestens 24 Monate nach Auslauf eines Modells lieferbar.
• Systemlaufzeit (Treibersupport): mindestens 60 Monate über die Vertragslaufzeit hinaus.

• Bewertungsmatrix „Konzept Zirkuläres Produktdesign" ist Bestandteil der Angebotswertung.
• Viele Geräte (insbesondere Netzwerkdrucker A3 und lokale Multifunktionsgeräte) müssen das Umweltzeichen „Blauer Engel" (DE-UZ 219) nachweisen.
• Energieverbrauchsberechnung (AEC) nach definierten Lastzuständen ist anzugeben.
• Modus zur Toner-/Tintenreduzierung ist Voraussetzung.
• Kompatibilität mit Recyclingpapier (DIN EN 12281).
• Schallleistungspegel bei Multifunktionsgeräten: ≤ 68 dB(A).
• Hardwarerücknahme gemäß Elektrogesetz 2022 ist sicherzustellen.

• Quartalsweise Reports an dataporteinkaufvertragsmanagement@dataport.de.
• Monatlicher Leistungsbericht durch MLI an Auftragnehmer (spätestens 3. AT des Folgemonats).
• Monatliche Garantiedaten-Übermittlung durch Auftragnehmer an MLI (spätestens 2. AT des Folgemonats).
• Monatliche Verkaufsstatistik durch Auftragnehmer an MLI (spätestens 3. AT des Folgemonats).
• 90 %-Schwellwert-Meldung: Bei Erreichen von 90 % des Höchstwertes ist der Auftraggeber vor Bestätigung des Abrufs zu informieren.
• Jahreswechsel-Abrechnung: 10 Arbeitstage nach Jahreswechsel.
• Rechnungsstellung: ausschließlich im PDF-Format per E-Mail, mit Bestellnummer im Betreff.
• Zahlungsziel: 45 Tage nach Rechnungseingang.
• Rechnungsstellung im Handelsgeschäft: spätestens 3. Arbeitstag nach Auslieferung.
• Verpackungsabholung im Handelsgeschäft: 5 Arbeitstage nach Anforderung.

• Vertragslaufzeit: 01.01.2027 – 31.12.2030 (4 Jahre, frühestens ab Zuschlag).
• Einseitige Verlängerungsoption durch den Auftraggeber um 3 Monate (bis 31.03.2031 möglich, Mitteilung bis 3 Monate vor Ablauf).
• Höchstwert des Rahmenvertrags: 150 % der bezuschlagten Gesamtangebotssumme.
• Erfüllungsort: Altenholz (und weitere), PLZ 24161, Rendsburg-Eckernförde.
• Vertragsgrundlage: EVB-IT Rahmenvereinbarung-Kauf + ergänzende Vertragsbedingungen (Teil D) + OLA.
• Auftraggeber: Dataport AöR (leitend), weitere Auftraggeber: Hamburg, Schleswig-Holstein, Bremen.

• Mindestumsatz: Mindestens 885.000 € netto pro Geschäftsjahr im Tätigkeitsbereich in den letzten 3 Geschäftsjahren.
• Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung:
• 5 Mio. € Personenschäden je Schadensfall (doppelte Jahreshöchstleistung)
• 5 Mio. € Sachschäden je Schadensfall (doppelte Jahreshöchstleistung)
• 2,5 Mio. € Vermögens-/Datenschutzschäden je Schadensfall (doppelte Jahreshöchstleistung)
• Die Versicherung ist für die gesamte Vertragsdauer aufrechtzuerhalten, Nachweis ist spätestens 14 Tage nach Zuschlag vorzulegen.

• Mindestens 1 vergleichbares Referenzprojekt (Details siehe Referenzprojekte).
• Zertifikat ISO 27001:2022 (oder gleichwertig) – Informationssicherheit. Alternativ: Eigendarstellung des unternehmensweiten IT-Sicherheitsmanagement-Systems (max. 4.000 Zeichen).
• Zertifikat DIN EN ISO 9001:2015 (oder gleichwertig) – Qualitätsmanagement. Alternativ: Eigendarstellung.
• Zertifikat DIN EN ISO 14001:2015 (oder gleichwertig) – Umweltmanagement. Alternativ: Eigendarstellung (max. 4.000 Zeichen).

• Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB.
• Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB.
• Keine Verfehlungen.
• Bewerber müssen entsprechende Eigenerklärungen abgeben.

• Deutsche Sprache bei der gesamten Auftragsdurchführung (Kommunikation, Dokumentation, Unterlagen).
• Verbot der Anwendung/Verbreitung der „Technologie von L. Ron Hubbard" – Verpflichtungserklärung erforderlich.
• Verbot der Übertragung personenbezogener Daten in die USA auf Basis des US Privacy Shield (gilt auch für Unterauftragnehmer).
• Einhaltung DSGVO und ggf. Auftragsverarbeitung (mit Standardvertragsklauseln SVK V.1 EU bzw. V.2 Drittländer).
• Einhaltung Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) – Erklärung erforderlich.
• Einhaltung EU-Verordnung 2022/576 (EU-Sanktionspaket) – Erklärung erforderlich.

• Vertraulichkeitserklärung ist abzugeben.
• Fremdfirmenordnung von Dataport ist zu beachten, falls Personal an Dataport-Standorten eingesetzt wird.
• Datenschutzerklärungen (Pos. 1.3.5/1.3.6 der Eigenerklärungen) sind bei Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich.
• Keine unzulässigen Absprachen, keine Interessenkonflikte – entsprechende Eigenerklärungen.

• Bietergemeinschaften: Es ist die ANLAGE „Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft" beizufügen. Federführendes Mitglied benennen; gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder; Eigenerklärungen gelten für jedes Mitglied einzeln. Max. 8 Mitglieder möglich.
• Unterauftragnehmer: ANLAGE „Angabe Unterauftragnehmereinsatz" und ggf. ANLAGE „Erklärung Unterauftragnehmer" beifügen.
• Privilegierte Unterauftragnehmer (Eignungsleihe): Eigene Erklärungen und Qualifikationsnachweise erforderlich; das Formular zur Qualitätssicherung (IT-Sicherheit/QM/UM) ist von jedem ausführenden Unternehmen einzureichen.

• Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU) gemäß VgV.
• Zuschlagskriterium: Preis (eforms_awarding_criterion_type: price).
• Bewertung: Gewichtete Punktesumme mit insgesamt 1.000 Punkten auf Basis des ausgefüllten Leistungsverzeichnisses und Preisblatts.
• SME-Eignung: Nein (nicht für Kleinstunternehmen/Mittelstand geeignet).
• Höchstwert des Rahmenvertrags: 150 % der bezuschlagten Gesamtangebotssumme.