Gruppenrahmenvertrag für die Lead-Buyer-Category „IT-Hardware - Miete Multifunktionsgeräte“

Lieferung fabrikneuer digitaler Multifunktionsgeräte (Drucken, Kopieren, Scannen) mit optionaler Faxfunktion in verschiedenen Leistungsklassen:

• Typ A: A3-Hochleistungs-Farb-Multifunktionsgerät, 10.000–20.000 Seiten/Monat, ≥30 S./Min. Farbe
• Typ B: A4-Farb-Multifunktionsgerät, 2.000–4.000 Seiten/Monat, ≥20 S./Min. S/W
• Typ C: A4-Farb-Multifunktionsgerät (kompakt), 100–500 Seiten/Monat, ≥10 S./Min. S/W
• Typ D: A4-S/W-Drucker, 1.000–5.000 Seiten/Monat (optional bis 20.000), ≥20 S./Min. S/W
• Typ E: A4-Farb-Drucker, 1.000–5.000 Seiten/Monat, ≥20 S./Min.
• Typ F: A3-Farb-Drucker, 1.000–5.000 Seiten/Monat, ≥15 S./Min.
• Typ G (optional): Großformat-Farb-Plotter A0/A1, 1.000–5.000 Seiten/Monat

Zusätzlich optional: Finisher (Heften, Lochen), Großraumkassetten, Unterschrank, Faxmodul (analog/IP/Internet), Großformat-Scanner.

• Feste Gerätemiete (monatlich oder quartalsweise, vorschüssig), gestaffelt nach Geräteanzahl pro Partnerunternehmen (0–50, 51–100, 101–200, >200 Stück)
• Seiten-/Klickpreis für S/W und Farbe (nachschüssig, quartalsweise) – als Festpreis über die gesamte Vertragslaufzeit
• Im Seitenpreis enthalten: Service, Wartung, Verschleißteile, Toner/Tinte inkl. Lieferung, Störungsbehebung, An-/Rückreise, Rücknahme leerer Kartuschen
• Nicht enthalten: Papier, Folien, Heftklammern (optional hinzubuchbar)
• Einzel-Mietverträge: wählbare Grundlaufzeit 36, 48 oder 60 Monate; Verlängerung 12 oder 24 Monate (mit mind. 4 Wochen Vorlauf)
• Rahmenvertrag (übergeordnet): Grundlaufzeit 60 Monate ab Vertragsbeginn; Verlängerungsoption 3 × 12 Monate (einseitig durch Auftraggeber)

Zwingend bereitzustellen:

• Kartensystem (MiFare/Legic) mit LDAP-Abgleich für Authentifizierung und Follow-Me-Druck (mind. 10.000 Karten)
• Abrechnungssoftware (intern/extern) mit Auslesung der Seitenzähler
• Zugangssystem (gesperrte Geräte, Personal- und Gastkarten)
• Wartungssoftware (Fehlercodes, Ticketanbindung)
• Monitoring-/Analysefunktion mit Dashboard, Auslastungs- und Fehlerhistorien-Anzeige
• Toner-/Tintenstandsmeldung mit automatischer Bestellauslösung
• Schnittstellen: XML, LDAP/ADSI, SNMP (verschlüsselt), ODBC (Oracle/SQL Server), CSV/Excel-Export
• Online-Portal für Störungsmeldung (per Seriennummer), Standortverwaltung und Verbrauchsmittelbestellung
• Verwaltungsserver (keine Cloud) – alle Daten EU/EWR

• Lieferung und Installation an Standorten der Thüga-Beteiligungen (Lieferbedingung: DDP gem. Incoterms 2020)
• Workshop zur Inbetriebnahme-Vorbereitung (1 Tag, vor Ort oder remote; im Preis enthalten)
• Schulungen: Techniker-, Administrator- und Endanwender-Schulungen; Quick-Guides und Erklärvideos
• Dokumentation: deutschsprachig, elektronisch, vor Produktivsetzung (inkl. Bedienungsanleitung, Installationsprotokoll, Wiederanlaufplan)
• Servicezeiten: Mo–Fr 07:00–16:00 Uhr (Arbeitstage); optional 24/7-Hotline
• Telefon-Hotline: Mo–Fr 07:30–16:00 Uhr, kostenfrei
• Reaktionszeit: Störungsmeldung bis 11:00 Uhr → gleicher Arbeitstag Vor-Ort-Service
• Instandsetzungszeit: max. 24 Stunden, nächster Arbeitstag
• Firmware-/Treiber-Updates: alle 3 Monate (kritische Updates unverzüglich); auch KRITIS-taugliche Umgebungen
• Toner-Lieferung mit Sendungsverfolgung; Tonereinbau durch Auftraggeber, Rücknahme leerer Kartuschen durch Auftragnehmer
• Rollout-Protokoll und Installationsprotokoll: 2 Monate nach Inbetriebnahme

• Abrufberechtigt: Thüga AG, ihre Mehrheitsbeteiligungen, definierte Minderheitsbeteiligungen und Unternehmen aus Einkaufskooperationen (ca. 100 Unternehmen)
• Abruf: jedes Beteiligungsunternehmen schließt eigene Einzel-Mietverträge auf eigenen Namen und eigene Rechnung
• Maximal 3 Rahmenvertragspartner decken gemeinsam den Bedarf
• Gerätepool: bis zu 10 % Rückgabe während der Laufzeit möglich
• Upgrades (Gerätetyp oder Zusatzausstattung) und Nachlieferungen weiterer Geräte mit gleichen Eigenschaften sind möglich
• Nach 3 Jahren: Gebrauchtgeräte zulässig
• Exit-Phase: nach Vertragsende 6 Monate nachlaufende Leistungspflicht zur Sicherstellung des Übergangs

Im Rahmen der Bietergespräche (KW 33/2026) ist eine 60-minütige Live-Demo in der Thüga-Umgebung verpflichtend zu absolvieren; Ablehnung führt zum Ausschluss.

Zu demonstrieren sind 8 Szenarien:

1. Neueinrichtung eines Geräts mit Verwaltungssoftware (keine Cloud), Follow-Me-Druck per Kartenleser

2. Workflow-Zuordnung über Active-Directory-Gruppen (rollenbasiert)

3. Manuelles Auslesen von Zählerständen mit Excel-Export

4. Fernzugriff auf Maschinen (Steuerung, Fehlerauslesung)

5. Firmware- und Software-Updates differenziert nach Gerätegruppen (KRITIS-relevant)

6. Abfrage Verbrauchsmittel und Gerätestatus

7. Online-Portal für Störungsmeldung und manuelle Verbrauchsmittelbestellung

8. Druckauftrag aus SAP

Folgende Erklärungen und Nachweise sind zwingend mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Fehlende oder unvollständige Angaben führen zum Ausschluss aus dem Verfahren:

• Bietererklärung (rechtsverbindlich unterschrieben)
• Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gem. § 123, 124 GWB (gegebenenfalls Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB)
• Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen
• Bestätigung Deutsch als Projektsprache und deutschsprachiges Schlüsselpersonal
• Anerkennung deutschen Rechts (ohne UN-Kaufrecht)
• Mindestlohn-Bestätigung (MiLoG) inkl. Formular
• Eigenerklärung Russland (kein Bezug gem. Art. 5k EU-VO 833/2014)
• Vertraulichkeitsvereinbarung (unterschrieben)
• Anerkenntniserklärung zum Umgang mit Ausschreibungsunterlagen
• Formular 'Grundsätze Verantwortungsvolle Beschaffung'
• Anerkennung Gruppenrahmenvertrag inkl. Anlagen
• Anerkennung Vereinbarung zur Informationssicherheit
• Anerkennung Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inkl. technisch-organisatorischer Maßnahmen
• Erklärung zu § 5 SchwarzArbG / § 6 AEntG (keine illegalen Beschäftigungsverstöße, auch für Nachunternehmer)
• Erklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (inkl. Nachunternehmer-Verpflichtung)
• Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (auf Verlangen)

Bewertet mit maximal 50 von 150 Gesamtpunkten:

• Wirtschaftsauskunft (20 Punkte): Creditreform, Creditsafe, Bisnode o. ä.
• Umsatz (10 Punkte): der letzten 3 Geschäftsjahre, mit vergleichbaren Leistungen
• Berufsgenossenschafts-Mitgliedschaft (10 Punkte): Nachweis beifügen
• Haftpflichtversicherung (10 Punkte): Deckungssumme mindestens 2.500.000 € pro Schadensfall, oder Verpflichtung zur entsprechenden Deckung

Bewertet mit maximal 100 von 150 Gesamtpunkten:

• Personelle Ausstattung (10 Punkte): Servicetechniker und Administration im Durchschnitt der Jahre 2023–2025
• Liefermengen (5 Punkte): Anzahl vermieteter Geräte 2023–2025 (MFP Typen A–C, Drucker Typen D–F)
• Niederlassungen/Standorte (15 Punkte): Servicestandorte in Deutschland
• Referenzen (60 Punkte = 3 × 20): drei vergleichbare Referenzen mit >750.000 € Jahresumsatz; K.O.-Kriterium bei weniger als 3 oder unvollständigen Angaben
• Nachhaltigkeit (10 Punkte): ökologische, ökonomische und soziale Aspekte (max. 3 Seiten DIN A4)

• Anzahl: genau 3 Referenzen (K.O.-Kriterium – weniger Referenzen oder mehr als 3 ergeben keine Zusatzpunkte)
• Mindestwert: > 750.000 € Jahresumsatz je Referenz
• Zeitraum: in den letzten 4 Jahren bedient
• Vergleichbarkeit: in Art und Größe mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar (Miete Multifunktionsgeräte inkl. Support)
• Nachweisbarkeit: vom Referenzgeber bestätigt, mit benanntem Ansprechpartner (Name, Telefon, E-Mail)
• Pflichtangaben je Referenz: Projektbezeichnung, Referenzquelle, Auftraggeber, Ansprechpartner, Ausführungszeiten (Leistungsbeginn und Fertigstellung), Auftragswert (Jahresumsatz), Anzahl Gerätestandorte, eingesetzte Gerätetypen, Volumen und Dienstleistungsanteil
• Bewertung je Referenz (max. 20 Punkte): Auftragswert 4 Pkt., Gerätestandorte (Thüga-konform) 6 Pkt., Gerätetypenvielfalt 4 Pkt., Volumen und Dienstleistungsanteil 6 Pkt.

• Zugelassen: Einzelunternehmen, Bewerbergemeinschaften (müssen im Teilnahmeantrag benannt werden) und Unterauftragnehmer (Eignungsleihe mit Verpflichtungserklärung)
• Verfahrenssprache: Deutsch
• Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach SektVO
• Begrenzung: max. 5 Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert; max. 3 erhalten den Zuschlag als Rahmenvertragspartner
• Abschichtung bei Punktegleichheit: Losentscheid; Auftraggeber kann alle punktgleichen Bewerber zulassen
• Kein Ausschluss von Nachunternehmerleistungen – Eigenleistung oder Nachunternehmereinsatz möglich
• KMU: nicht bevorzugt berücksichtigt
• Ausschlussgründe: unvollständige/fehlende Unterlagen, nicht fristgerechte Einreichung, unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen, fehlende Bürgschaft nicht relevant (keine gefordert), kein Nachweis der Solvenz, Verstoß gegen gesetzliche Pflichten

Zuschlag erfolgt nach Qualität (Zuschlagskriterium: Qualität). Das Bewertungsformblatt umfasst max. 210 Punkte 'ohne PoC' plus max. 400 Punkte aus dem PoC. Der Gesamtpreis fließt mit Faktor 0,40 und das PoC-Ergebnis mit Faktor 0,25 in die Wertung ein. Die detaillierte Bewertungsmatrix ist im Formblatt 'Bewertungskriterien' hinterlegt.