Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) sucht einen Dienstleister für Managed Print Services. Geliefert, installiert und gewartet werden rund 81 neue Multifunktionsdrucker (groß, klein, inkl. Fax-Variante) inklusive zentraler Management- und Pull-Printing-Software. Die Geräte werden über 72 Monate gemietet (Full-Service inklusive Wartung, Verbrauchsmaterial und Support). Geplanter Betriebsstart: 01.09.2026, Standort u.a. Stuttgart (Albstadtweg 11). Eine Teststellung der Geräte ist Teil des Verfahrens. Das Angebot ist bis spätestens 02.07.2026 um 11:00 Uhr ausschließlich digital über das Vergabeportal Baden-Württemberg einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis50%
Angebotspreis (Bruttopreis) für die ausgeschriebene Leistung gemäß Leistungsverzeichnis. Niedrigster Preis erhält 50 Punkte.
- Kriterien (Gesamt)50%
Zusammenfassung aller qualitativen Bewertungskriterien
Wertungskennzahl = Preiskennzahl + Kriterienkennzahl. Preiskennzahl = Gewicht Preis (50) × (Niedrigster Angebotspreis / Preis des Angebots). Kriterienkennzahl = Gewicht Kriterien (50) × (Summe der einzelnen Kriterien / Maximale Gesamtpunktzahl). Qualitative Bewertung nach Stufen: 100%/80%/60%/40%/20%/0% der Maximalpunkte.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGeräte- und Mengenrahmen (KVBW gesamt)
Insgesamt ca. 81 neue Multifunktionsgeräte eines einheitlichen Herstellers (kein Mischangebot) als Mietmodell über 72 Monate. Aufteilung in Geräte 'KVBW groß' (z.B. für Etagen, höheres Druckvolumen), 'KVBW klein' (Arbeitsplatz) und 'KVBW-Fax'. Die genauen Stückzahlen, monatlichen Druckvolumina und technischen Mindestanforderungen pro Gerätetyp sind in der Leistungsbeschreibung (Punkte 4.x) und im Preisblatt hinterlegt. In den Gerätepool integriert sind auch 6 Geräte für die ARGE WP an den Standorten Stuttgart und Freiburg (mit besonderen Anforderungen, u.a. OCR-Stapelscan und PDF/A-Ablage).
Lieferung, Roll-out und Inbetriebnahme
Lieferung der Geräte frei Verwendungsstelle, inklusive Roll-out-Konzept, Montage, Installation und Grundkonfiguration. Inbetriebnahme der Hard- und Software. Standortveränderungen: bis zu 3 gebäudeübergreifende Umzüge je Vertragsjahr und Standort sind einzukalkulieren. Geplante Inbetriebnahme: 01.09.2026.
Software, Funktionen und Integration
Universaldruckertreiber mit Microsoft-WHQL-Zertifizierung. Zentrale Managementsoftware mit Monitoring und Patch-Management. Pull-Printing mit Benutzerauthentifizierung (Legic-Key RM32 MIM 256 Bytes oder Active-Directory-Benutzername). Funktionen: regelbasiertes Drucken, Vertreter-/Delegiertes Drucken, Scan-to-Mail (nur LDAP-Empfänger), Scan-to-Folder auf definiertem Netzwerkshare. Netzwerkfähigkeit mit IEEE 802.1X (zertifikatsbasiert, mindestens 4096 Bit), Integration in Microsoft-PKI, Kompatibilität mit Windows Server 2022/2025, Windows 11 x64 und Microsoft SQL Server 2022/2025.
Sicherheit und Datenlöschung
Festplattenverschlüsselung, End-to-End-Verschlüsselung, sicheres Datenlöschverfahren, Druckauftrags-Komprimierung und Signatur bei Scan-to-Mail. Patch-Management und Monitoring der Drucksysteme. Mögliche Beschränkung auf Schwarz-Weiß-Druck.
Service, Support und Schulung
Full-Service-Mietmodell inkl. Wartung, Reparaturen, Verbrauchsmaterial (ohne Papier), Garantie, Vor-Ort-Service (Reaktionszeit 2 Stunden, Wiederherstellung spätestens am nächsten Arbeitstag). Telefonischer Support in Deutsch, Mo–Fr 07:00–17:00 Uhr. Schulung von ca. 4 Drucker-Operatoren pro Standort (Handhabung, Toner-Wechsel, Fehlerbehebung) sowie 4 IT-Administratoren für die Managementsoftware. Mindestens halbjährliche Service-Level-Reviews.
Besonderheiten ARGE WP
Kein Pull-Printing (keine Authentifizierung erforderlich). Leistungsfähige OCR-Erkennung für Stapelscan, Ablage der Dokumente im PDF/A-Format auf definiertem Fileverzeichnis, gewünschte Verknüpfung mit OCR-Spezialsoftware über das Display.
Qualitätsanforderungen und Nachweise
Neugeräte mit Herstellergarantie. Nachweise: ISO/IEC 27001:2022 oder BSI-Grundschutz (oder vergleichbar), Blauer Engel/Energy Star, GS-Zertifikat, EMVG, DGUV Vorschrift 3. Tariftreue und Mindestlohn nach LTMG Baden-Württemberg. Vertragliche Grundlage: EVB-IT-Systemvertrag und AGB.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Eintragung im Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- oder Vereinsregister (oder vergleichbarer Nachweis, nicht älter als 12 Monate, deutschsprachig). Erklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (u.a. keine schweren Verfehlungen, keine Berufsverbote, keine Verstöße gegen einschlägige Strafvorschriften). Keine Einschränkung der Unternehmensform.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Jährlicher Gesamtumsatz ≥ 800.000 € netto in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren ist anzugeben. Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 5.000.000 € pauschal (Personen-, Sach- und Vermögensschäden) pro Versicherungsfall und -jahr.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Angaben zu Gesamtpersonal und Personal für vergleichbare Dienstleistungen (letzte 3 Jahre). Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren über vergleichbare Managed-Print-Aufträge (≥ 80 Drucker, ≥ 2 Standorte, zentraler Help-Desk, Vertragslaufzeit ≥ 12 Monate). Nachweis einer ISO/IEC 27001:2022- oder BSI-Grundschutz-Zertifizierung (oder vergleichbar).
Tariftreue, Mindestlohn und Datenschutz
Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des Mindestlohns nach MiLoG und LTMG Baden-Württemberg (auch für Nachunternehmen). Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW. Bereitschaft zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO.
Eignungsleihe und Bietergemeinschaften
Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung ist bereits mit dem Angebot vorzulegen. Bei Bietergemeinschaften: Bietergemeinschaftserklärung erforderlich. Nachunternehmer: Verpflichtungserklärung auf Verlangen der Vergabestelle, sofern keine Eignungsleihe vorliegt.
Vergleichbarer Managed-Print-Services-Auftrag mit mindestens 80 Druckern, Betrieb über mindestens 2 Standorte, zentralem Help-Desk und Vertragslaufzeit von mindestens 12 Monaten
Pro Referenz separater Referenzbogen mit Auftraggeber, Ansprechpartner inkl. Telefonnummer, Ausführungszeitraum, Vertragslaufzeit, Anzahl Drucker, Anzahl Standorte, HelpDesk-Betreuung (Ja/Nein)