Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) sucht einen Dienstleister, der rund 210 bestehende Drucksysteme durch neue digitale Multifunktionsgeräte ersetzt und den kompletten Druckbetrieb über 72 Monate übernimmt.
Was zu tun ist:
Lieferung, Installation und Anbindung von rund 81 neuen Multifunktionsgeräten (groß, klein, mit Fax) an den Standorten Stuttgart, Karlsruhe, Reutlingen und FreiburgEinrichtung einer zentralen Managementsoftware mit Pull-Printing (Druckjobs werden erst nach Anmeldung am Gerät freigegeben)Vollständige Integration in die bestehende IT-Infrastruktur (Active Directory, Zertifikate, Netzwerk)Wartung, Tonerversorgung, Helpdesk-Support und Vor-Ort-Service über 6 JahreSchulung der Administratoren und EndnutzerVerpflichtende Teststellung von Geräten vor Zuschlag
Wichtigste Rahmenbedingungen:
Angebotsfrist: 09.07.2026, 11:00 UhrVertragslaufzeit: 01.10.2026 bis 30.09.2032 (72 Monate)Vergabe als offenes Verfahren, nicht in Lose aufgeteilt
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Ankündigung Durchführung der Testphase
Teststellung
Inbetriebnahme
Zuschlag
Vertragsbeginn
Lieferung Roll-out
Vertragslaufzeit
Reduzierung Mietgeräte möglich
Kündigungsfrist Mietverhältnis
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität10 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Preis50%
Angebotspreis (Bruttopreis) für die ausgeschriebene Leistung gemäß Leistungsverzeichnis. Das Angebot mit dem geringsten Bruttopreis erhält 50 Punkte.
- Kriterien (Gesamt)50%
Qualitative Bewertungskriterien, insgesamt 100 Punkte innerhalb des Wertungsanteils Kriterien.
Wertungskennzahl = Preiskennzahl + Kriterienkennzahl; Preiskennzahl = Gewicht Preis × (Niedrigster Angebotspreis / Preis des Angebots); Kriterienkennzahl = Gewicht Kriterien × (Leistungszahl des Angebotes / Maximale Gesamtpunktzahl)
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen (Preis 50%, Kriterien 50%) und Bewertungsformel (Preis-Quotienten-Methode) sind vollständig im Dokument angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGeräte und Mengen
Beschafft werden ausschließlich fabrikneue Geräte eines einheitlichen Herstellers (Laserdruck, Farbe, mit Duplex-Funktion):
Multifunktionsgeräte groß (KVBW groß): 49 Stück – für Stuttgart (14, davon 1 für ARGE WP), Karlsruhe (16), Reutlingen (9), Freiburg (10, davon 3 für ARGE WP)Multifunktionsgeräte klein (KVBW klein): 27 Stück – für Stuttgart (15), Karlsruhe (7), Reutlingen (3), Freiburg (2)Multifunktionsgeräte mit Fax (KVBW-Fax): 5 Stück – für Stuttgart (1), Reutlingen (2), Freiburg (2, davon 1 für ARGE WP)
Insgesamt rund 81 Geräte an 4 Standorten. Kalkuliertes Druckvolumen: 272.000 Seiten/Monat (70% schwarz-weiß, 30% Farbe).
Lieferung, Rollout und Inbetriebnahme
Lieferung frei Verwendungsstelle, inkl. Aufstellung, Montage, Installation und GrundkonfigurationAnbindung als Netzwerkdrucker (IEEE 802.1X, LDAP/Active Directory, Microsoft-PKI-Zertifikate)Roll-out-Planung und -Durchführung im Zeitraum 01.10.2026 bis 31.12.2026Vor der Vergabe: verpflichtende Teststellung mit 2 Geräten (je 1 pro Leistungsklasse) am Standort Stuttgart in KW 33–36/2026
Software und Sicherheit
Universaldruckertreiber, der alle Geräte einheitlich ansteuertZentrale Managementsoftware inkl. Monitoring und ReportingPull-Printing-System: Druckjobs werden zentral gesammelt, verschlüsselt zwischengespeichert (max. 120 Stunden haltbar) und erst nach Authentifizierung am Gerät (per Legic oder Benutzername/Kennwort) ausgedrucktFestplattenverschlüsselung, sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Druckdaten, sichere Datenlöschung, Patch-Management und ProtokollierungAlle erforderlichen Lizenzen für Geräte, Pull-Printing und Managementsoftware sind im Angebot enthalten
Technische Pflichtfunktionen
Folgende Funktionen müssen verfügbar sein (Ja/Nein-Nachweis im Fragebogen):
OCR-Erkennung für Stapelscan (insbesondere für die ARGE-WP-Geräte zwingend)Regelbasiertes Drucken mit KostenvorschauEinstellbare Vertreterfunktion pro DruckauftragKompression der Druckaufträge sowohl Server→Drucker als auch Client→DruckserverSignierung bei Scan-to-MailMöglichkeit, Farbdruck zu sperren und nur Schwarz-Weiß-Druck zu erzwingen
Schulungen
AdministratorenschulungEndanwender-Einweisung pro Drucksystem (ca. 30 Minuten je Standort)Schulungsunterlagen in deutscher Sprache
Service und Support
Telefonischer Support in deutscher Sprache, Mo–Fr 07:00–17:00 UhrVor-Ort-Service mit Reaktionszeit von 2 Stunden und Wiederherstellung spätestens am nächsten ArbeitstagTonerlieferung innerhalb von 2 Arbeitstagen ab MeldungHalbjährliche Service-Level-ReviewsQualifizierte Wartungstechniker (geschult in IT-Sicherheit und Datenschutz/DSGVO)Servicestellen in Baden-Württemberg, Eskalationsweg zum Hersteller
Sicherheits- und Umweltanforderungen
Hersteller mit ISO/IEC 27001, BSI-Grundschutz oder vergleichbarer ZertifizierungUmweltzertifizierung: Blauer Engel, Energy Star oder vergleichbarGeräte: GS-Zeichen, EMVG, DGUV Vorschrift 3Sichere Datenlöschung bei Vertragsende und Weitergabe; Abholung der Geräte nach MietendeKompatibilität mit Windows Server 2022/2025 und Windows 11 x64
Besonderheit ARGE WP
Für 6 Geräte der ARGE WP (Arbeitsgemeinschaft Wirtschaftlichkeitsprüfung) an den Standorten Stuttgart und Freiburg gilt:
Kein Pull-Printing – Druckaufträge werden ohne Authentifizierung direkt ausgedrucktLeistungsfähige OCR-Software für Stapelscan ist zwingend erforderlichGerätetypen entsprechen KVBW klein bzw. KVBW-Fax
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Eintragung im Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- oder Vereinsregister (oder vergleichbarer Existenznachweis, nicht älter als 12 Monate, in deutscher Sprache)Erklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (u.a. keine Verurteilungen wegen Bestechung, Betrug, Geldwäsche, Insolvenzstraftaten)Eigenerklärung zu EU-Sanktionen (kein Russland-Bezug gemäß EU-VO 2022/576)Bei Bietergemeinschaften: BietergemeinschaftserklärungBei Nachunternehmereinsatz: Nachunternehmererklärung und Verpflichtungserklärung
Wirtschaftliche und finanzielle Eignung
Mindestumsatz: Gesamtumsatz mindestens 800.000 € netto pro Jahr (letzte 3 Geschäftsjahre)Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen: Betrag der letzten 3 Geschäftsjahre ist anzugebenBetriebshaftpflichtversicherung: Mindestdeckung 5.000.000 € pauschal pro Versicherungsfall und Versicherungsjahr für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (Nachweis nach Zuschlag)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zur Personalstärke (gesamt und für vergleichbare Dienstleistungen, letzte 3 Geschäftsjahre)Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Managed-Print-Aufträge aus den letzten 3 Kalenderjahren – jede Referenz muss erfüllen:mind. 80 Drucker beim ReferenzgeberBetrieb über mind. 2 Standortezentraler Helpdesk für SupportMindestvertragslaufzeit 12 Monate (zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe bereits erfüllt)Zertifizierung des Herstellers: ISO/IEC 27001:2022, BSI-Grundschutz oder vergleichbar
Pflichten und besondere Teilnahmebedingungen
Bereitschaft zur verpflichtenden Teststellung (Bestätigung im Angebotsblatt, sonst Ausschluss)Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach LTMG Baden-WürttembergDatenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBWBieterfragen sind bis 30.06.2026, 23:59 Uhr über die Vergabeplattform einzureichenFür Nachunternehmer ab 30.000 € Auftragssumme: Auszug aus dem Wettbewerbsregister
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene KalenderjahreVolumen: mind. 80 Drucker je Referenz
Managed Print Services: Lieferung, Installation und Wartung von mind. 80 Drucksystemen, Betrieb über mind. 2 Standorte, zentraler Helpdesk-Support, Vertragslaufzeit mind. 12 Monate (muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe erfüllt sein)
Je Referenz ein Referenzbogen mit Auftraggeber, Auftragsvolumen, Ausführungszeitraum, Ansprechpartner inkl. Telefonnummer
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: k. A.
Vergleichbare Managed-Print-Dienste oder Druckservice-Lösungen
Referenzbogen gemäß Angebotsunterlagen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 49%4–10 · 35%11+ · 16%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Angebotsblatt & Preisblatt
Eignungsnachweise (Befähigung & Finanzkraft)
Technische Nachweise & Zertifikate
Referenzen
Konzepte für die Wertung
Verpflichtungserklärungen
Falls zutreffend: Nachunternehmer / Bietergemeinschaft
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
70567 Stuttgart
Ort
70567 Stuttgart
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.kvbawue.de/ ↗Weitere Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
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