Outputmanagement / KDF-Systeme

Insgesamt 216 Geräte + 76 Chipkartenleser, verteilt auf 5 Leistungsklassen:

• Drucker A4 schwarz/weiß: 138 Stück (Richtwert 3.000 Seiten/Monat)
• Drucker A4 Farbe: 2 Stück (bis 5.000 Seiten/Monat)
• Multifunktionsgerät A4 schwarz/weiß: 62 Stück (bis 6.000 Seiten/Monat)
• Multifunktionsgerät A4 Farbe: 11 Stück (bis 6.000 Seiten/Monat)
• Multifunktionsgerät A3 Farbe: 3 Stück (bis 12.000 Seiten/Monat)
• Chipkartenleser (RFID, MIFARE DESFire oder gleichwertig): 76 Stück

Für jedes Gerät ist ein funktionell gleichwertiges Ersatzgerät vorzuhalten.

10 Standorte in Bad Lippspringe und Umgebung (NRW), u. a.:

• Auguste-Viktoria-Allee 25 (Klinik am Park)
• Kurparkstr. 21 (Teutoburger-Wald-Klinik)
• Lindenstr. 26 (Cecilien-Klinik)
• Antoniusstr. 17 (Ambulanter Intensiv-Pflegedienst)
• An der Martinusquelle 10 (Klinik Martinusquelle)
• Antoniusstr. 21 (Therapiezentrum)
• Schanzenstr. 23, Horn-Bad Meinberg (Klinik Schanzenberg)
• Peter-Hartmann-Allee 1 (Verwaltung)
• Antoniusstr. 19 (Karl-Hansen-Klinik)
• Burgstr. 12 (Schleppersche Villa)

Erfüllungsort: Auguste-Viktoria-Allee 25, 33175 Bad Lippspringe und weitere Standorte.

• Neugeräte mit deutscher Marktzulassung
• Mindest-Papierkapazität 500 Blatt, erweiterbar; 5 Papierfächer
• Duplex-Druck; PCL6 und PostScript3
• Drucken, Kopieren, Scannen (Farbe), Faxen; Scan-to-Mail/SMB; ADF mit Duplex
• Gigabit-Ethernet; Festplatte; LDAP/AD-Anbindung
• Drucken aus SAP; Kompatibilität mit RemoteApp/Citrix
• Authentifizierung zentral über LDAP/Active Directory; Chipkarten (RFID MIFARE DESFire); Fallback ohne Karte
• Geräte mindestens 6 Monate nach Zuschlag am Markt verfügbar; Nachfolgemodell-Regelung
• Sicherheit: AES-128-Verschlüsselung, BSI-konforme Löschung, IEEE 802.1X, IPsec; optional Common Criteria (mind. EAL 3) oder ISO 27001
• Software: BSI TR-03138 (TR-RESISCAN), deutsche Menüführung/Treiber
• Umwelt: Blauer Engel (RAL-UZ 205) oder gleichwertig, ENERGY STAR, Energiesparfunktionen

• Zentrale Webplattform für Flottenmanagement (SaaS)
• Zählerstandsabruf, automatisierte Tonernachbestellung
• Toner-/Bildtrommel-Vorrat: mind. 3 Stück je Typ vor Ort einlagern
• Netzwerk- und Störungsüberwachung; automatisierte Benachrichtigungen
• Ticketsystem, Service-Hotline, Reporting (Quartals- und Monatsberichte)
• Druckmanagement-Lösung, Webshop, Follow-Me-Printing
• Scan-Lizenz inklusive Softwarepflege über die gesamte Vertragslaufzeit

• Reparatur, Wartung, Austausch von Verschleißteilen – alle Ersatzteile inklusive
• Verbrauchsmaterial (Toner, Bildtrommeln) automatisiert liefern; kostenfreie Entsorgung von Leer- und Altmaterial
• Servicebereitschaft: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (außer Feiertage NRW)
• Reaktionszeit auf Störungen: 8 Arbeitsstunden
• Wiederherstellungszeit: max. 48 Stunden
• 1st-Level-Support durch den Auftragnehmer (keine Verlagerung an die IT-Abteilung der AG)
• Deutschsprachige Hotline, Ticket- und Dokumentationssystem
• Quartalsberichte (Druckkosten, Ausdrucke, Serviceeinsätze); monatliche Statistik bis 10. Werktag des Folgemonats
• Vor-Ort-Service

• Roll-out-Frist: 6 Wochen ab Zugang der vollständigen Bestellung
• Umfasst: Anlieferung, Installation, Konfiguration, betriebsbereite Übergabe und Abnahme
• Lückenloser/unterbrechungsfreier Übergang von der Bestandsinfrastruktur
• Migrations- und Übergangskonzept ist Bestandteil des Angebots

• Einweisung der Anwenderinnen und Anwender vor Ort in deutscher Sprache (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen, E-Mail-Versand, Verbrauchsmaterialtausch, Papierstaubehebung)
• Administratorenschulung durch kundiges Personal
• Schulungsunterlagen als PDF und in editierbarem Format

• Lieferung frei Verwendungsstelle inkl. Transport, Verpackung, Installation, Anbau von Optionen
• Transportrisiko beim Auftragnehmer
• Kostenfreie Verpackungsentsorgung
• Rücktransport und Entsorgung der Altgeräte nach Vertragsende im Angebotspreis enthalten
• Liefer-Tracking über eine deutschsprachige Webseite
• Auftragsbestätigung spätestens 2 Werktage nach Zugang der Bestellung

• Mietpreise monatlich je Geräteklasse inkl. Authentifizierung, Scan-Lizenz, Softwarepflege, Flottenmanagement, Lieferpauschale, UHG
• Druckpreise pro Seite (SW und Farbe), verbrauchsabhängig
• DIN A3 zählt als 2 × DIN A4
• Erhöhungsmöglichkeit des Volumens um max. 50 % des geschätzten Auftragsvolumens (positionsspezifisch)
• Kalkulationssumme Brutto: ca. 202.840 € (netto ca. 170.454 €) – nur Orientierung

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DS-GVO ist verpflichtend
• Datenverarbeitung ausschließlich in der EU
• Sichere, BSI-konforme Löschung der Geräte bei Austausch/Entsorgung – schriftlicher Nachweis
• Allgemeine Vertragshaftpflichtversicherung mind. 3 Mio. € pro Versicherungsjahr
• Einhaltung gesetzlicher Mindestarbeitsbedingungen (MiLoG)

Kein Unternehmen darf teilnehmen, das einen der folgenden Ausschlussgründe erfüllt:

• Zwingende Ausschlüsse (z. B. Verurteilung wegen Bestechung, Betrug, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel, schwere Verstöße gegen Lieferkettensorgfalt) – nachzuweisen per Eigenerklärung.
• Fakultative Ausschlüsse wie Verstoß gegen Arbeitsrecht, Insolvenz, schwere Verfehlung im Wettbewerb, Täuschung der AG.
• Verstöße gegen das Mindestlohngesetz, das Arbeitnehmer-Entsendegesetz, das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder das Aufenthaltsgesetz.
• Russland-Bezug: keine russischen Staatsangehörigen, keine in Russland ansässigen Personen/Unternehmen als Unterauftragnehmer mit mehr als 10 % Auftragswert, keine Unternehmen mit mehr als 50 % russischer Beteiligung.

Falsche Eigenerklärungen führen zum Ausschluss.

• Handelsregisterauszug oder gleichwertiger Nachweis (nicht älter als 6 Monate zur Teilnahmefrist).
• Eigenerklärung Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (netto, pro Jahr getrennt).
• Eigenerklärung Umsatz im Tätigkeitsbereich Outputmanagement/KDF-Systeme der letzten 3 Jahre (netto, pro Jahr). Dieser Wert wird für die Auswahl gewertet:
• über 4.000.000 €: 20 Punkte
• über 3.200.000 €: 16 Punkte
• über 2.400.000 €: 12 Punkte
• über 1.600.000 €: 8 Punkte
• über 800.000 €: 4 Punkte
• darunter: 0 Punkte

Hinweis: Bei Bietergemeinschaften werden die Umsätze addiert.

• Mindestens 3 Referenzen der letzten 3 Jahre – max. 10 werden gewertet (je 5 Punkte, max. 50 Punkte).
• Pro Referenz müssen kumulativ vorhanden sein: Lieferung von Druckern/Multifunktionsgeräten, Inbetriebnahme, Roll-out, Wartung/Pflege, Betriebsunterstützung mit Integration in Kundenprozesse.
• Mindestvolumen je Referenz: 300.000 € netto (bezogen auf den vergleichbaren Leistungsanteil).
• Angaben je Referenz: Name Auftraggeber, Ansprechperson (Tel./E-Mail), Projektbeschreibung, Volumen, Erbringungszeitpunkt.

• Alle Unterlagen in deutscher Sprache (einzelne englische Fachbegriffe zulässig).
• Einreichung ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.dtvp.de.
• Bewerbergemeinschaften müssen eine Gemeinschaftserklärung abgeben; jedes Mitglied muss Ausschlusserklärungen und Handelsregister vorlegen. Eignungsleihe ist möglich (mit Verpflichtungserklärung). Unterauftragnehmer sind namentlich vor Zuschlag zu benennen und benötigen die Zustimmung der AG.
• Keine Aufwandsentschädigung für die Teilnahme.

• Nachgewiesene Erfahrung als IT-Dienstleister in der Bereitstellung von Dokumentenverarbeitungsgeräten und Full-Service-Dienstleistungen.
• Fähigkeit zur Integration in die bestehende EDV-Landschaft (Windows Server 2022, Windows 11 64-bit, MS 365, KIS ORBIS, Meditec, SAP-Anbindung, Citrix/RemoteApp).
• Bereitstellung von SaaS-Lösungen (Flottenmanagement, Monitoring, Ticketing, Service-Hotline).
• Bereitschaft zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DS-GVO).
• Nachweis einer Betriebs- und Produkthaftpflichtversicherung von mind. 3.000.000 € pro Versicherungsjahr.
• Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen und der gesetzlichen Mindestarbeitsbedingungen.