Rahmenvereinbarung Scanner

Drei Scannertypen sind zu liefern:

• Produktionsscanner inkl. Standardsoftware – geschätzt 65 Stück (min. 50, max. 130)
• Abteilungsscanner inkl. Standardsoftware – geschätzt 26 Stück (min. 20, max. 52)
• Überformatscanner inkl. Standardsoftware – geschätzt 82 Stück (min. 63, max. 164)

Zusätzlich ist die Standardsoftware dauerhaft zu überlassen (Verkauf, keine reine Lizenzierung). Auch weitere Scan-Technologien aus dem Portfolio des Herstellers können über die Rahmenvereinbarung abgerufen werden.

Bestehende Geräte, für die eine Wartungsverlängerung benötigt wird (siehe Anlage B3):

• Produktionsscanner (Bestand): 161 Wartungspauschalen (u.a. Modelle FI-6400, fi-7480)
• Abteilungsscanner (Bestand): 298 Wartungspauschalen (u.a. Modell FI-7800)
• Überformatscanner (Bestand): 415 Wartungspauschalen (u.a. Modell ScanSnap SV600)

Lieferung:

• Lieferung frei Haus bis hinter die erste verschlossene Tür
• Lieferfrist: 28 Werktage (Mo–Fr, ohne Feiertage) ab Bestellung (Bestellungen bis 15:00 Uhr)
• Lieferanmeldung mindestens 2 Werktage vor Lieferung per E-Mail
• Auftragsbestätigung innerhalb von 5 Werktagen nach Bestelleingang per E-Mail

Inbetriebnahme am Erfüllungsort (Auftraggeberstandort Celle sowie ca. 147 Scanstellen bei Gerichten und Staatsanwaltschaften):

• Installation, Aufstellung und Anschluss
• Ersteinweisung für bis zu 3 Nutzer (ca. 2 Stunden)
• Ersteinweisung erfolgt in deutscher Sprache
• An- und Abreise sind im Preis enthalten

Es besteht kein Anspruch auf Mindestabnahmemenge und kein Anspruch auf das geschätzte Volumen.

Folgende Dokumentationen sind zu liefern:

• Installations- und Konfigurationsdokumentation in deutscher Sprache
• Nutzerhandbuch in deutscher Sprache
• Administratorhandbuch – in deutscher oder englischer Sprache
• Alle Dokumente sind digital zu übergeben (auf Anforderung des Auftraggebers auch in Papierform)

Umfang der Instandhaltung:

• Vorbeugende Wartung der Geräte (8 Wartungstermine pro Gerät: 12., 24., 36., 48., 60., 72., 84. und 96. Monat)
• Störungsbeseitigung vor Ort (Servicezeit Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr am Auftraggeberstandort)
• Bereitstellung einer Hotline und eines Ticketsystems
• Hilfesystem für Anwender
• Überlassung neuer Programmstände (Updates/Upgrades)

Mindestlaufzeit: 96 Monate pro Einzelgerät ab Lieferung. Eine vorzeitige Kündigung ist frühestens zum Ende der Mindestlaufzeit mit 3-monatiger Frist möglich. Eine Verlängerung nach Mindestlaufzeit im selben Turnus ist möglich.

Wartungspauschalen für Bestandsgeräte sind separat in den Positionen 3, 6 und 9 des Preisblatts zu kalkulieren.

Der Auftragnehmer muss während der Servicezeit (werktags Mo–Fr, 08:00–17:00 Uhr) folgende Zeiten einhalten:

| Störungsklasse | Reaktionszeit | Wiederherstellungszeit |

|---|---|---|

| Betriebsverhindernde Störung | 4 Stunden | 8 Stunden |

| Betriebsbehindernde Störung | 8 Stunden | 16 Stunden |

| Leichte Störung | 8 Stunden | 80 Stunden |

• Kein Mindestbestellwert / keine Mindestbestellmenge pro Einzelauftrag
• Mängelhaftung: 24 Monate Sachmangelvermutung ab Gefahrübergang
• Entsorgung von Altgeräten: unentgeltliche Mitnahme und fachgerechte Entsorgung im Zuge der Lieferung neuer Geräte
• Lieferadresse: Auftraggeberstandort Celle sowie ca. 147 weitere Standorte (Gerichte und Staatsanwaltschaften in Niedersachsen)
• Teststellung: Für das bestplatzierte Angebot ist vor Zuschlag eine Teststellung beim ZIB in Celle im Zeitraum 06.08.2026 bis 20.08.2026 vorgesehen

Der Bieter darf nicht verurteilt oder mit einer Geldbuße belegt worden sein wegen:

• Bildung krimineller oder terroristischer Vereinigungen (§§ 129, 129a, 129b StGB)
• Terrorismusfinanzierung (§ 89c StGB)
• Geldwäsche (§ 261 StGB)
• Betrug zum Nachteil des EU-Haushalts (§ 263 StGB)
• Subventionsbetrug (§ 264 StGB)
• Bestechung und Bestechlichkeit im geschäftlichen Verkehr (§§ 299, 299a, 299b StGB)
• Bestechung von Mandatsträgern (§ 108e StGB)
• Vorteilsgewährung/Bestechung (§§ 333, 334 StGB)
• Verstöße gegen das Internationale Bestechungsbekämpfungsgesetz
• Menschenhandel, Zwangsarbeit, Ausbeutung (§§ 232–233a StGB)

Zusätzlich darf der Bieter in den letzten 3 Jahren nicht nach § 21 Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz oder § 23 Arbeitnehmerentsendegesetz verurteilt worden sein (Freiheitsstrafe >3 Monate, Geldstrafe >90 Tagessätze oder Geldbuße >2.500 €).

Folgende Gründe können zum Ausschluss führen:

• Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Zahlungsunfähigkeit oder Insolvenz
• Schwere Verfehlung mit Integritätsfrage
• Wettbewerbsverzerrende Absprachen
• Interessenkonflikt
• Wesentliche Mängel bei früheren Aufträgen
• Täuschung oder Auskunftsverweigerung
• Unzulässige Einflussnahme auf die Vergabeentscheidung

• Steuern und Abgaben: Erfüllung der Zahlungsverpflichtungen für Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge
• Gewerbliche Voraussetzungen: Erfüllung der gewerblichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung
• Selbstreinigung: Ggf. Vorlage von Maßnahmen nach § 125 GWB zur Wiederherstellung der Zuverlässigkeit

Der Bieter muss sich zur Einhaltung der Mindestentgeltregelung verpflichten:

• Mindestlohn nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)
• Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG)
• Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)
• Kontroll- und Nachweispflichten sind einzuhalten

Eigenerklärung, dass gegen den Bieter keine relevanten Sanktionen oder Handelsbeschränkungen verhängt wurden (z.B. EU-Sanktionslisten, Embargos).

Der Auftragnehmer muss die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) einhalten – auch in der gesamten Lieferkette. Dies umfasst u.a.:

• Verbot von Zwangsarbeit (ILO 29, 105)
• Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen (ILO 87, 98)
• Diskriminierungsverbot und Gleichheit des Entgelts (ILO 100, 111)
• Verbot von Kinderarbeit (ILO 138, 182)
• Arbeitsschutz (ILO 155, 170)
• Mindestlohn und Begrenzung der Arbeitszeit (ILO 102, 131)

Lieferkettenverpflichtung:

• Stufe 1: Endproduktionsstätte und direkte Zulieferer (bei reiner Produktveredelung)
• Stufe 2: Alle direkten Zulieferer der Stufe 1
• Stufe 3: Nur bei Aufträgen >50 Mio. € brutto bzw. >25 Mio. € pro Los

Nach Auftragserteilung muss der Bieter je nach gewählter Variante einen Dokumentenkatalog oder Zertifikate eines unabhängigen Dritten vorlegen (Frist: 6 Monate nach Auftragserteilung). Audits dürfen nicht älter als 3 Jahre sein. Verletzungen können mit einer Vertragsstrafe von bis zu 250.000 € pro Vorfall (max. 5 % des Auftragswertes) geahndet werden.

• Datenschutz: Einhaltung der DSGVO; Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO
• Drittlandübermittlung: Bei Datenübermittlung in Drittländer sind EU-Standardvertragsklauseln (SCC) inkl. Transfer Impact Assessments erforderlich
• Sicherheit: Anlage 3 regelt Sabotageschutz, Geheimschutz, Informationssicherheit und Vertraulichkeit
• Mitarbeiter sind über ihre Rechte in verständlicher Form und Sprache zu informieren

Die Leistungen müssen durch fachlich qualifiziertes und erfahrenes Personal erbracht werden. Das Personal muss die angebotene Lösung bereits zuvor bei anderen Kunden installiert, konfiguriert, geschult und unterstützt haben. Im Rahmen des Unternehmensprofils ist eine Eignungsprüfung gemäß § 42 Abs. 1 VgV i.V.m. § 122 Abs. 2 GWB durch den Auftraggeber vorzunehmen.