Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Rahmenvereinbarung Scanner

Land Niedersachsen vertreten durch IT.Niedersachsen FG 24 - Zentrale Vergabestelle IT | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Bauen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Hannover, NiedersachsenVeröffentlicht: 14. Juli 2026

Angebotsfrist: 28. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Land Niedersachsen (IT.Niedersachsen) schreibt eine Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Scan-Technologien inklusive Instandhaltungs- und Pflegeleistungen aus.

Beschafft werden drei Scannertypen – Produktionsscanner, Abteilungsscanner und Überformatscanner – jeweils inklusive Standardsoftware, mit jährlicher Wartungspauschale über 8 Jahre sowie Pflegeverlängerung für vorhandene Bestandsgeräte. Ziel ist der Aufbau von rund 110 Scanstellen in 160 Justizbehörden für die elektronische Aktenführung.

Bieter müssen u.a. Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen, Sanktionen, Tariftreue und ITK-Sozialstandards abgeben sowie ein ausgefülltes Preisblatt und eine detaillierte Leistungsbeschreibung einreichen. Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot (Leistungs-Preis-Verhältnis).

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 28. Juli 2026

Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI

Veröffentlichung22. Mai 2026

Bieterfragen-Frist9. Juni 2026

Angebotsfrist9. Juli 2026

Angebotsöffnungca. 9. Juli 2026

Bindefrist9. Juli – 30. Nov. 2026

Teststellung14. Aug. – 28. Aug. 2026

Information nicht berücksichtigter Bieter5. Okt. 2026

Zuschlag16. Okt. 2026

Sicherheitsüberprüfung bisca. 16. Okt. – 11. Dez. 2026

Vertragsbeginnca. 17. Okt. 2026

Rahmenvertrag Laufzeitca. 17. Okt. 2026 – 17. Okt. 2028

Instandhaltung Laufzeitca. 17. Okt. 2026 – 17. Okt. 2034

Gewährleistungca. 17. Okt. 2026 – 17. Okt. 2028

Plausibilitätsprüfung Unterlagenca. 16. Apr. 2027

Verlängerung 1ca. 17. Okt. 2028 – 17. Okt. 2029

Verlängerung 2ca. 17. Okt. 2029 – 17. Okt. 2030

Verlängerung max.ca. 17. Okt. 2030

Aufbewahrungsfrist Unterlagenca. 17. Okt. 2034 – 17. Okt. 2044bis 2044

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode20 Kriterien

A) Anforderungen an die Software30%
B) Anforderungen an die Hardware60%
C) Allgemeine Anforderungen10%

Z = L / P, wobei L = Gesamtsumme der Leistungspunkte (Bewertungspunkte × Gewichtung) und P = Gesamtpreis in Euro gemäß Preisblatt. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Alle B-Bewertungskriterien mit prozentualer Gewichtung und Bewertungsmaßstab sind vollständig aus der Leistungsbeschreibung extrahiert; es handelt sich um die einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018 (Z = L/P).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übergeordnete Leistungsbestandteile

Die Rahmenvereinbarung umfasst folgende übergreifende Leistungen, die für alle drei Scannertypen gelten:

Lieferung der Hardware (Scanner) inkl. StandardsoftwareHerbeiführung der Betriebsbereitschaft: Installation, Inbetriebnahme, Demonstration der Funktionsfähigkeit, Ersteinweisung für bis zu 3 Nutzer/Administratoren (ca. 2 Stunden)Bereitstellung von Dokumentation: Installations- und Konfigurationsdokumentation, Nutzerhandbuch, Administrationshandbuch (jeweils vor der Demonstration der Betriebsbereitschaft)Instandhaltung und Pflege der Hardware über mindestens 96 Monate ab LieferungPflege der StandardsoftwareEntsorgung von Altgeräten gemäß ElektroG sowie Abholung und Entsorgung von Transportverpackungen

Servicezeiten: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr

Lieferfrist: 28 Werktage nach Bestellung (bei Eingang bis 15:00 Uhr; danach am nächsten Werktag)

Auftragsbestätigung: innerhalb von 5 Werktagen

Lieferankündigung: spätestens 2 Werktage vor Liefertermin an den Endkunden

Gewährleistung: 24 Monate ab Gefahrübergang

Anforderungen an die Clientsoftware (gilt für alle Scanner)

Die mitgelieferte Standardsoftware muss folgende technische Anforderungen erfüllen:

Lauffähig unter Windows 11 Enterprise (auch 32-Bit-Architektur)Installation in Program Files, ohne Änderung von StandardberechtigungenKeine Online-Registrierung erforderlichNutzung mit Windows-Standardbenutzerrechten (kein Admin für Erst-Anmeldung nötig)Automatisierte Softwareverteilung (Silent-Installation) möglichKennwortschutz für Konfigurationen und ProfileKeine pauschalen eingehenden Windows-Firewall-RegelnSchreibzugriffe nur auf Benutzerprofil und HKCU-RegistryUpdate-Download komplett abschaltbarKeine zusätzlichen zentralen Komponenten (Application-Server, Backend-Datenbanken)Bereitstellung von Sicherheitsupdates und KompatibilitätsupdatesDeutschsprachige Benutzeroberfläche und technische Dokumentation in deutscher SpracheTWAIN-Treiber (Microsoft-zertifiziert)Browserkompatibilität: Microsoft Edge (Chromium)Lokales Logging zur FehleranalyseFirmware-Updates automatisiert verteilbarZentrales Management für alle Scanner (Download optional)

Fachliche Anforderungen an die Scan-Software (gilt für alle Scanner)

Ablage der Scans als PDF3-stufige Ablagestruktur: Scanclient → Stapelbezeichnung → EingangsbezeichnungEindeutige Dateinamen (mit Zeitstempeln)XML-Metadaten pro gescannter SeiteBarcode-Trennblätter (ausfiltern, Lesezone definierbar)Nachbearbeitung: Drehen, Leerseiten entfernenManuelle Stapelergänzung externer ScansOCR-Texterkennung (einstellbar, oberstes PDF-Layer wird nicht verändert)Lizenzierung ohne individuelle Einzellizenzkeys

Instandhaltung und Pflege (gilt für alle Scanner)

Jährliche Instandhaltungs- und Pflegepauschale pro System (12-Monats-Pauschale, wird mind. 8× bestellt = 96 Monate)Inhalt der Pauschale:Funktionsfähigkeit der Hardware sicherstellenVerschleißteile (Einzugsrollen, Bremsrollen etc.) nach Herstellervorgaben austauschen – nicht gesondert abrechenbarProaktive Wartung (1× pro Jahr)8 vorbeugende Wartungstermine pro Gerät im Abstand von 12 Monaten (nach Aufstellung)Nicht enthalten: Sicherheitsupdates (diese sind separat unter Ziffer 1.12 der Leistungsbeschreibung geregelt)Gesondert abrechenbar: Andere Ersatzteile (außer Verschleißteile)Kalkulationshinweis: Standardisierte Durchschnittswerte verwenden, da keine individuellen Nutzungsdaten vorliegenPflegeverlängerung für Bestandsgeräte (separate Positionen im Preisblatt)

Support-Anforderungen (gilt für alle Scanner)

Hotline für StörungsmeldungenTicketsystem zur Bearbeitung von AnfragenStörungsbeseitigung vor Ort mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (gestaffelt nach Störungsklasse)Zugriff auf ein Hilfesystem (Onlinehilfe, Knowledge Base, Forum)Überlassung neuer Programmstände (Patches, Updates, Upgrades, Releases)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen

Die Eignungsprüfung erfolgt nach § 42 VgV auf Grundlage der Eignungskriterien nach § 122 GWB. Geprüft werden das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 und 124 GWB. Es besteht die Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB.

Ausschlusskriterien (A) – führen bei Nichterfüllung zum Ausschluss:

Verspätete, unvollständige oder geänderte AngeboteÄnderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen durch den BieterBeifügen oder Verweis auf AGB des Bieters oder DritterNebenangebote (nicht zugelassen)Fehlende Preisangaben bei wesentlichen PositionenNicht fristgerechte Bereitstellung einer geforderten TeststellungNicht erfüllte Ausschlusskriterien in der Leistungsbeschreibung

Anforderungen an Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

Bietergemeinschaften sind zugelassen (gesamtschuldnerische Haftung, jede Rechtsform möglich). Erforderliche Unterlagen: Anlage I (Erklärung Bietergemeinschaft), Anlage III, IV, VUnterauftragnehmer sind für wesentliche Teilleistungen zulässig (nicht für reine Lieferungen, Rechnungslegung etc.). Erforderliche Unterlagen: Anlage II (Verpflichtungserklärung), Anlage III, VMehrfache Beteiligung (Einzelangebot + Bietergemeinschaftsangebot) ist nicht zulässig

Persönliche und fachliche Anforderungen

Qualifikation des eingesetzten Personals: Fachlich qualifiziertes, erfahrenes Personal, das die angebotene Lösung bereits bei anderen Kunden installiert, konfiguriert, geschult und unterstützt hatLieferfähigkeit: Fähigkeit, die ausgeschriebenen Scan-Technologien zu liefern; bei Wegfall eines Modells ggf. Lieferung eines Ersatzprodukts auf Wunsch des AuftraggebersTechnische Kompatibilität: Systeme müssen der TR-RESISCAN (BSI TR-03138) entsprechen

Rechtliche und organisatorische Anforderungen

Datenschutz: Einhaltung von DSGVO, BDSG und NDSG; ggf. Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)Sozialstandards / Mindestentgelt: Verpflichtung zur Einhaltung von MiLoG, AEntG, AÜG und NTVergG (Eigenerklärung Tariftreue und Mindestlohn)ILO-Kernarbeitsnormen: Eigenerklärung ITK-Beschaffung (ILO-Normen Nr. 1, 102, 131, 155, 170); Nachweispflicht per Plausibilitätsprüfung (Audit max. 3 Jahre alt)EU-Sanktionen (Russland): Keine russische Staatsangehörigkeit, keine Niederlassung in Russland, keine >50 % russische Beteiligung, kein Handeln im Auftrag Russlands; gilt auch für Subunternehmer >10 % des AuftragswertsIT-Sicherheit: Anlage Sabotageschutz, Geheimschutz, Informationssicherheit und Vertraulichkeit; ggf. Sicherheitsüberprüfung nach Nds. SÜG (Dauer mind. 8 Wochen)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 46%4–10 · 43%11+ · 11%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1SAFETEC IT-SYSTEME Vertriebs GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2Bechtle GmbH & Co. KG2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3TecService Reparatur elektronischer Systeme Leipzig GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4REISSWOLF Digital Services GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5ARKTIS IT solutions GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 18 erledigt

Angebotsschreiben und Eignungsnachweise

Fachliche Angebotsunterlagen

Optionale / auf Verlangen einzureichende Unterlagen

Verlauf dieser Vergabe

8 Bekanntmachungen

19.10.2026Vergabebekanntmachung
14.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 23.07.2026 → 28.07.2026
08.07.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 09.07.2026 → 23.07.2026
- Frist für Fragen: 09.06.2026 → 09.07.2026
02.07.2026Ausschreibung
29.06.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 30.06.2026 → 09.07.2026
23.06.2026Ausschreibung
21.05.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 23.06.2026 → 30.06.2026
21.05.2026Ausschreibung