Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Rahmenvereinbarung über Druck und Versandvorbereitungen der SVLFG

Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG) | Bundeskartellamt Vergabekammer des BundesKassel, HessenFrist: 16. Juni 2026(in 7 Tagen)

Zusammenfassung

Die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau (SVLFG) sucht einen Dienstleister, der Briefe und Massensendungen druckt, kuvertiert und versandfertig aufbereitet.

Was ist zu tun?

Übernahme der Druckdaten aus verschiedenen Formaten
Sortierung und Portooptimierung (Standard-, Kompakt-, Groß-, Maxibriefe)
Druck in Schwarz-Weiß und teilweise Farbe
Maschinelle Kuvertierung und digitale Freimachung
Beilagenhandling (z. B. Organspendeausweise, Krebsfrüherkennungs-Broschüren)
Übergabe der versandfertigen Sendungen an einen Versanddienstleister

Rahmenbedingungen:

Rahmenvereinbarung mit verbindlichem Höchstwert von ca. 5,94 Mio. € netto
Laufzeit: 13.05.2027 bis 12.05.2031 (ca. 4 Jahre)
Tagessendungen: ca. 4.000–15.000 Briefe pro Tag
Massensendungen: mehrere Aktionen mit bis zu mehreren Hunderttausend Sendungen
Zwingend: Backup-Standort und strenge Datenschutz- sowie IT-Sicherheitsanforderungen (Gesundheitsdaten)

Wichtig: Die eigentlichen Versanddienstleistungen sind NICHT Bestandteil dieser Ausschreibung und werden separat vergeben.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 7 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

202620272028202920302031

MAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAI

Veröffentlichung

Bieterfragen-Frist

Veröffentlichung Fragen-/Antwortkatalog

Angebotsfrist

Angebotsöffnung

Bindefrist

Zuschlag

Vertragsbeginn

Vorbereitende Tätigkeiten abgeschlossen

Ausführungsbeginn

Rahmenvertrag Laufzeit

Preisanpassung möglich

Vertragsende

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotspreises bzw. Wertungspreises (P) auf Grundlage der Bruttopreise; Grundlage ist der im Preisblatt ausgewiesene kalkulatorische Gesamtangebotspreis.

Zuschlagskriterium Preis mit 100% Gewichtung explizit angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Datenübernahme und Aufbereitung

Übernahme der Druckdaten in unterschiedlichen Formaten: AFP-INVARIS, AFP-Einzel, AFP-LSVText, PDF/A und Word-Serienbrief
Vorsortierung der Sendungen nach Versanddienstleister und Leitzone (1. Stelle der Postleitzahl)
Portooptimierung: Auswahl der günstigsten Versandart (Standard-, Kompakt-, Groß-, Maxibrief oder Dialogpost)

Druck und Kuvertierung

Druck in Schwarz-Weiß (300/600 dpi) und teilweise in Farbe (z. B. Word-Serienbriefe)
Maschinelle Kuvertierung in verschiedenen Formaten
Digitale Freimachung per DataMatrix-Code inkl. Erstellung der Einlieferungsunterlagen, Entgeltabrechnung und des Versandplans

Beilagen und Lagerhaltung

Verarbeitung von Beilagen, z. B. Organspendeausweise (ca. 200/Monat) und Broschüren zur Gesundheitsvorsorge (ca. 12.000–16.000 pro Quartal)
Lagerung und Vorhaltung bestimmter Beilagen beim Auftragnehmer (ca. 54.000 Stück pro Jahr)
Beilagen werden vom Auftraggeber geliefert

Service-Level und Produktionszeiten

AFP-INVARIS Tagespost: Daten bis 10:15 Uhr, Übergabe an Versanddienstleister bis 20:00 Uhr
AFP-LSVText Tagespost: Daten bis 08:45 Uhr, Übergabe bis 20:00 Uhr
AFP-INVARIS_Einzel: Daten bis 09:30 Uhr, Übergabe bis 20:00 Uhr
PDF Entgelt: Daten bis 12:00 Uhr (2× pro Monat), Übergabe bis 20:00 Uhr
Word-Serienbriefe: Produktion innerhalb 1–2 Arbeitstagen
Massendruckaktionen: Produktion und Übergabe nach Terminplan

Material, Mengen und Volumina

Versandhüllen: DIN C6/5 (Standard/Kompakt) und DIN C4 (Groß/Maxi), Recyclingpapier mit Blauer Engel/FSC/PEFC
Papier: DIN A4, 75–80 g/m², Recyclingpapier
Jährliches Mengengerüst: ca. 5,69 Mio. Standardbriefe, 828.000 Kompaktbriefe, 100.000 Großbriefe, ca. 67.000 Farb-Sonderdrucke
Tagespost: ca. 4.000–15.000 Briefe pro Tag

Backup, Datenschutz und IT-Sicherheit

Zwingender Backup-Standort mit Angabe der Umstellungszeit in Stunden
Strenge Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit (hoher Schutzbedarf, Verarbeitung von Gesundheitsdaten)
Pflichtenheft ist zu erstellen
Erfüllungsort: Standort des Auftragnehmers (Kassel)

Abgrenzung zur Versanddienstleistung

Die eigentliche Zustellung/Beförderung der Sendungen ist NICHT Bestandteil dieser Ausschreibung
Die Versanddienstleistungen werden separat vergeben (voraussichtlich ab Anfang 2027, in ein Fachlos Massendruck und 10 Regionallose nach Leitzonen 0–9)
Aufgabe des Auftragnehmers: Übergabe der versandfertig aufbereiteten Sendungen an den Versanddienstleister

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung im Handelsregister (oder vergleichbarer Nachweis), nicht älter als 12 Monate ab Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung
Auf Verlangen nachzureichen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Angabe des Gesamtjahresumsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025)
Erklärung zur Betriebs-/Berufs-/Industriehaftpflichtversicherung: mindestens 1.000.000 € Deckung für Sach- und Vermögensschäden sowie mindestens 3.000.000 € für Personenschäden (Bestätigung des Bestehens oder Abschluss im Zuschlagsfall)
Eigenerklärung, dass ausreichende finanzielle Eigenmittel für die vertragsgemäße Leistungserbringung vorhanden sind

Fachliche Eignung (Referenzen)

Bis zu 3 Referenzprojekte für Druck und Versandvorbereitung von Massensendungen
Vergleichbarkeit: Tagessendungen UND größere Massensendungen
Mindestvolumen: ≥ 2,7 Mio. Tagessendungen pro Jahr und ≥ 1,8 Mio. Massensendungen pro Jahr
Leistungsende darf nicht mehr als 3 Jahre zurückliegen (Stichtag ca. 12.05.2023)
Projekt muss abgeschlossen sein; Ausnahme bei Unternehmensneugründung (< 3 Jahre): alternative Nachweise vergleichbarer Erfahrung möglich

Technische und personelle Leistungsfähigkeit

Erklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl und zur Zahl der Führungskräfte (2023–2025)
Zwingend: Vorhaltung eines Backup-Standorts mit Angabe der Umstellungszeit in Stunden
Bereitschaft zur Erstellung eines Pflichtenhefts

Ausschlussgründe und Sanktionen

Zwingende und fakultative Ausschlussgründe gemäß §§ 123–126 GWB (Eigenerklärung und ggf. Maßnahmen zur Selbstreinigung)
Eigenerklärung zu Art. 5k EU-VO 833/2014 (Russland-Sanktionen), auch für Unterauftragnehmer und Lieferanten mit > 10 % des Auftragswerts, für die gesamte Vertragslaufzeit

Referenzprojekte

bis zu 3 ReferenzenZeitraum: Leistungsende darf nicht mehr als 3 Jahre zurückliegen ab Veröffentlichung (Stichtag ca. 12.05.2023)Volumen: Tagessendungen ≥ 2,7 Mio./Jahr UND Massensendungen ≥ 1,8 Mio./Jahr

Druck und Versandvorbereitung für Tagessendungen UND zusätzliche größere Massensendungen (Einmal-/Aktionssendungen)

Abgeschlossenes Projekt. Nicht abgeschlossenes Projekt genügt nur, wenn das Mindestvolumen innerhalb eines Jahres bereits erbracht wurde. Pflichtangaben: Referenzbezeichnung, Art/Inhalt der Leistung, Zeitraum, Referenzgeber mit Kontaktdaten, Auftragswert (netto, ca.-Angaben zulässig), Volumen pro Jahr. Bei Unternehmensneugründung (< 3 Jahre) alternative Nachweise möglich.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

Details

11+Angebote erwartet

Hohe Konkurrenz

Median rund 15 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 16%4–10 · 27%11+ · 57%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Pflichtformulare und Erklärungen16

Inhalts- und Nachweisliste (01 - INH) einreichenPflicht
Regelungen zum Datenschutz (02 - RDS) einreichenPflicht
Angebotsaufforderung (03 - AAF) berücksichtigenPflicht
Bewerbungsbedingungen (04 - BEW) berücksichtigenPflicht
Angebotsschreiben (05 - ANG) ausfüllen und einzeln hochladenPflicht
Pflichtfelder: Backup-Standort mit Umstellungszeitraum in Stunden, Adresse Hauptdruck-Standort, Adresse Backup-Standort, Erklärung zu Mehrfachbeteiligungen.
Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und Selbstreinigung (06 - EAU) abgebenPflicht
Auch für Unterauftragnehmer, Eignungsverleiher und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft – wenn zutreffend.
Eigenerklärung zur Eignung (06a – EEI) abgebenPflicht
Pflichtfelder: bis zu 3 Referenzen, Jahresumsätze 2023–2025, Beschäftigtenzahlen 2023–2025, Führungskräfte 2023–2025, Erklärung Betriebshaftpflicht, Erklärung finanzielle Eigenmittel.
Eigenerklärung Datenschutz & Informationssicherheit (07 - EDS) abgebenPflicht
Hoher Schutzbedarf, da Gesundheitsdaten verarbeitet werden.
Eigenerklärung Sanktionen Art. 5k EU-VO 833/2014 (11 - ESA) abgebenPflicht
Vereinbarung nach § 80 SGB X / Art. 28 DS-GVO (16.0 - VDS) einreichenPflicht
Ansprechpartner/Verzeichnis Standorte (16.2 – AN2) einreichenPflicht
IT-Sicherheitskonzept (16.1 – AN1) einreichenPflicht
Bereits in 07 EDS referenziert.
Erklärung Bietergemeinschaft (08 - BIG) – wenn zutreffendoptional
Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (09 - VNU) – wenn zutreffendoptional
Verpflichtungserklärung andere Unternehmen (10 - VPF) – wenn zutreffendoptional
Angaben zu Unterauftragnehmern (16.3 – AN3) – wenn zutreffendoptional

Preisblatt1

Preisblatt (15 - PBL) vollständig ausfüllenPflicht
Nur gelb markierte Zellen ausfüllen. Änderungen, Ergänzungen oder Kürzungen führen zum Ausschluss. Preise nach VO PR 30/53 bilden. Kalkulatorischen Angebotspreis in das Angebotsschreiben übertragen.

Vertrags- und Leistungsunterlagen3

Rahmenvereinbarung/Vertrag (13 - VER) prüfen und ggf. unterzeichnenPflicht
Leistungsbeschreibung inkl. Anhänge 1–4 (14 - LB) durchsehenPflicht
Zuschlagskriterien und Bewertung (12 - WER) beachtenPflicht

Auf Verlangen nachzureichen (nach Zuschlagserteilung)4

Handelsregisterauszug bereithaltenPflicht
Nicht älter als 12 Monate ab Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung.
ISMS-Zertifizierung (ISO 27001 oder IT-Grundschutz) nachweisenPflicht
Vertragsregelungen mit Unterauftragnehmern nach Art. 28 Abs. 2–4 DS-GVO vorlegenPflicht
Haftungserklärung Eignungsverleiher – wenn zutreffendoptional

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