Rahmenvertrag für Scan-Dienstleistungen von Akten

• Abholung, Verpackung und sicherer Transport der Aktenbestände im Raum Bonn (Eigenleistung, kein Subunternehmer)
• Nutzung verplombter, feuerhemmender Sicherheitsbehälter
• GPS-überwachte Fahrzeuge, Tür-zu-Tür-Transport ohne Beilagerung
• Übergabeprotokolle und Sicherheitsarchiv am Verarbeitungsstandort
• Rückführung der Originalakten innerhalb von 2 Werktagen nach Anforderung
• Zwischenlagerung in gesicherter Umgebung

• Entklammerung, Sortierung und Aufbereitung unterschiedlichster Dokumentenarten
• Belegscannen: Kleinstformate ab DIN A8, beschädigte Originale
• Schonendes Scannen: gebundene/fragile Dokumente via Flachbett-/Buchscanner
• Großformatscannen bis mindestens DIN A0 (auch Überlängen/Endlosformate)
• Farbiges Scannen mit OCR-Volltexterkennung
• Bereitstellung als durchsuchbare PDF/A-Dateien

• Qualitätskontrolle sämtlicher Scan- und Verarbeitungsprozesse
• Revisionssichere Nachvollziehbarkeit aller Prozessschritte
• Verarbeitung in einer geschlossenen Sicherheitszone für Aktendigitalisierung
• Durchführung gemäß EU-DSGVO und BDSG-neu

• Sichere Archivierung der Originalakten
• Optional: datenschutzkonforme Vernichtung der Originale
• Scan-on-Demand: kurzfristige Bereitstellung einzelner Akten auf Abruf
• Bearbeitung chargenweise über mehrere Jahre (Mengengerüst: ca. 40.000 Akten, ca. 16 Mio. Seiten)

Alle folgenden Punkte müssen erfüllt sein – Nichterfüllung führt zum Ausschluss:

• Fristgerechte Einreichung des Teilnahmeantrags
• Vollständige Formblätter T1 bis T9 (Erklärungen, Vertraulichkeit, Drittunternehmen, TVgG NRW, Russland, Antiterror, Handelsregister, Ausschlussgründe, Referenzen)
• Auskunft einer anerkannten Wirtschaftsauskunftei (z.B. Creditreform), nicht älter als 6 Monate (Stichtag: Abgabefrist)
• Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate ab Bekanntmachung
• Haftpflichtversicherung: Personenschäden ≥ 1,5 Mio. EUR, Sach-/Vermögensschäden ≥ 10 Mio. EUR (jeweils pauschal je Schadensfall, einfach maximiert)
• Keine Eintragungen im Vergaberegister NRW
• Akzeptanz der Integritätserklärung der SWB
• Verfahrenssprache Deutsch: alle eingesetzten Mitarbeiter müssen Deutsch fließend beherrschen

Folgende Anforderungen sind als K.O.-Kriterien definiert – Nichterfüllung auch nur eines Kriteriums führt zum Ausschluss:

• A.1 – Qualitätsmanagement: gültiges Zertifikat DIN EN ISO 9001:2015 mit Geltungsbereich Digitalisierung/Archivdienstleistungen
• A.2 – Informationssicherheit: gültiges Zertifikat DIN ISO/IEC 27001:2022 (oder 27001:2013 mit Transition) – muss Standorte, Dokumentenlogistik UND Scan-Dienstleistungen abdecken
• A.3 – Technische Ausstattung: Fähigkeit zur Verarbeitung des gesamten Formatspektrums (DIN A8 bis DIN A0), inkl. Flachbett-/Buchscanner
• A.4 – Mitarbeiterqualifikation: dokumentiertes Verfahren zur Schulung und Verpflichtung der Mitarbeitenden auf Datenschutzvorgaben
• A.5 – Datenschutz: Nachweis der Durchführung gemäß EU-DSGVO und BDSG-neu
• A.6 – Logistik: Eigenleistung mit firmeneigenem Fuhrpark, GPS-Überwachung, Sicherheitsbehältern und 2-Werktage-Rückführungsfähigkeit
• A.7 – Sicherheitszone: geschlossene Sicherheitszone mit geeigneten organisatorischen und technischen Maßnahmen

• Formblatt T9 – Referenzen: Projektreferenzen aus dem Bereich Scan-/Digitalisierungsleistungen als Eigenerklärung. Konkrete Mindestanzahl und -kriterien sind in der Eignungsmatrix (Teil 2) definiert; Unterschreitung = Ausschluss, weniger als gefordert = Punktabzug
• Subunternehmer-Referenzen sind zulässig, sofern die Leistung im Auftragsfall tatsächlich vom NU erbracht wird, Formblatt T3 vorliegt und der NU alle formellen Eignungskriterien erfüllt
• Antiterror-Screening: Bewerber darf nicht auf EU-Anti-Terror-Listen geführt werden (VO 753/2011, 881/2002, 2580/2001 i.V.m. Standpunkt 2001/931/GASP)