Rahmenvertrag über die Lieferung von Multifunktionssystemen, ECA-2026-010

Gegenstand: Lieferung (Miete) von Multifunktionssystemen (Druck/Kopie/Scan) in Standardkonfiguration, ausschließlich Neugeräte und für den deutschen Markt zugelassen.

Umfang:

• Initialbeschaffung: 110 Geräte, alle spätestens 15.02.2027 funktionsbereit aufgestellt.
• Bedarfsplanung: ca. 50 weitere Drucker während der Vertragslaufzeit.
• Höchstmenge: 160 Geräte über die Gesamtlaufzeit.

Lieferung & Installation:

• Anlieferung an finale Standorte innerhalb der Gebäude des Auftraggebers (Anlieferung nur an Laderampe möglich).
• Transportrollen an den Geräten, max. Abmessungen 700 mm × 800 mm (B × T).
• Auspacken und lokale Inbetriebnahme durch den Auftragnehmer; netzwerkseitige Einrichtung durch den Auftraggeber.
• Lieferzeit: max. 20 Arbeitstage nach Bestellung.
• Ein Konfigurationsmuster ist innerhalb 5 Werktagen nach Vertragsschluss zu liefern; die Konfiguration wird unverändert auf alle weiteren Geräte gleichen Typs übertragen.
• Druckvolumen: bis zu 8.000 Farbseiten pro Gerät/Monat (Durchschnitt ca. 1.500 Farbseiten/Monat/Gerät).

• Netzwerk: RJ45 10/100/1000 Base-T, IEEE 802.1X, VLAN (802.1Q), DHCP/statische IP, Deaktivierbarkeit ungenutzter Dienste.
• Druck: mind. 40 Seiten/Min. A4, Auflösung 600 × 1200 dpi, Druckersprachen PCL6 und PS3, Universaldruckertreiber.
• Kopieren: SW/Farbe wählbar, Auflösung mind. 600 × 600 dpi, Zoom > 200 %, Geschwindigkeit mind. 40 Seiten/Min.
• Scannen: ICC-Farbmanagement, Auflösung mind. 600 × 600 dpi, Formate PDF/Mehrseiten-PDF/JPG/TIFF, mind. 60 Seiten/Min. A4, Dualscan-Stapelblatteinzug.
• Papier: mind. 3 einzeln ansteuerbare Fächer, je ≥ 500 Seiten, DIN A5/A4/A3, 60–300 g/m² gemäß DIN EN 12281, Duplexeinheit.
• Anzeige/Bedienung: TouchDisplay.
• Strom: 230 V ± 10 %, CEE 7/4, Netzkabel mind. 180 cm.
• Sicherheit: passwortgeschütztes Webinterface, SSL, deaktivierbare Ports/Protokolle, CE/GS, EN IEC 62368-1, EMV nach 2014/30/EU.
• Druckermanagement: zwingend kompatibel mit YSoft SafeQ Version 6.0 (OpenAPI SSL, TCP Socket SSL, FTP). Zugriff auf Geräte nur nach Autorisierung über SafeQ.
• Authentifizierung: intern verbauter kontaktloser Kartenleser (NFC).

• Instandhaltung zur Gebrauchstauglichkeit über die gesamte Mietzeit: Wartung gemäß Herstellerangaben, Reinigung/Justierung, Firmware-Updates, Austausch von Verschleißteilen vor Defekt.
• Vor-Ort-Service an allen Standorten.
• Reaktionszeit: max. 6 Stunden nach Störungsmeldung; Behebung innerhalb 72 Stunden vor Ort.
• Ersatzteile: Original-/zertifizierte Teile, Next Business Day Lieferung kritischer Teile.
• Verbrauchsmaterial (Toner/Tintenpatronen): Lieferung abrufbar innerhalb 3 Arbeitstagen; Ersatzlieferung nach Meldung innerhalb 72 Stunden kostenfrei; mind. 28.000 Seiten Schwarz und 26.000 Seiten Farbe Tonerergiebigkeit (ISO/IEC 29102/291103).
• Hotline: Mo–Fr 08:00–17:00 (außer bundeseinheitliche Feiertage), deutschsprachig, bundesdeutsche Festnetznummer, E-Mail mit automatischer Bestätigung; Rückruf spätestens am nächsten Arbeitstag.
• Service Manager: namentliche Benennung eines Service Managers + Stellvertreter nach Zuschlag (Kontaktdaten, Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–17:00, koordiniert Auftragsmanagement, Eskalationen, Inbetriebnahmen, Abrechnung).
• Treiber-Updates und unverzügliche Beseitigung von Schwachstellen (z.B. veröffentlicht über DFN-CERT, CERT-BUND, US-CERT).
• Optional: Post-Quanten-Kryptografie (PQC) gemäß NIST FIPS 203–205.

• Speichermedien (SSD, Festplatten) werden nicht zurückgeführt; sie müssen vor Ort entnehmbar sein und durch den Auftraggeber gemäß DIN 66399 Sicherheitsstufe H4 vernichtet werden.
• Auftragnehmer kann unter Aufsicht des Auftraggebers die Speichermedien überprüfen.
• Bei Modellwechsel: Ankündigung mind. 4 Wochen im Voraus, zustimmungspflichtig, kostenfreie Teststellung; neues Modell muss mindestens gleiche Funktionalität bieten.
• Ggf. Personal mit Sicherheitsüberprüfung Stufe 2 (SÜ2) bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten.

• Zertifizierung Blauer Engel oder gleichwertig (A-Kriterium).
• Schalldruckpegel < 60 dB(A).
• Toner/Tinten frei von Quecksilber, Cadmium, Blei, Nickel und Chrom-VI (Herstellererklärung erforderlich).
• RoHS 2 (2011/65/EU) inkl. RoHS 3 (2015/863).
• Keine krebserzeugenden, erbgutverändernden oder reproduktionstoxischen Stoffe (Kat. 1–3).
• Leistungsaufnahme Ready/Bereit ≤ 120 W.
• Kostenloses Hersteller-Rücknahmesystem für gebrauchte Toner.
• Verpackungsmaterial nach Möglichkeit refurbished oder 100 % Recycling mit Zertifizierung.

• Grundlaufzeit des Rahmenvertrags: 2 Jahre ab Zuschlag.
• Verlängerungsoption: 1 × 2 Jahre (max. Gesamtlaufzeit 4 Jahre); automatisch, wenn kein Widerspruch 3 Monate vor Ablauf.
• Initialer Einzelmietvertrag: 01.03.2027 – 01.03.2031 (48 Monate).
• Mengenmeldungen: unaufgefordert bei Erreichen von 60 %, 80 % und 100 % der Höchstmenge (160 Geräte), jeweils innerhalb 14 Tagen.
• Vertragsende: Abholung aller Geräte innerhalb 1 Monat nach Vertragsende (Ankündigung mind. 5 Arbeitstage vorher); Ausbau der Datenträger auf AG-Campus, Übergabe mit Seriennummer; Mitwirkung bei Vernichtung nach DIN 66399 H4.

• Eintragung im Handels- oder Berufsregister (Handelsregisterauszug, max. 3 Monate alt).
• Bieterselbstauskunft (I.2): u.a. Sitz, Steuernummer, USt-IdNr., gesetzliche Vertreter, Gesellschafter, wirtschaftlich Berechtigte, Konzernstruktur.
• Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (I.3).
• Überprüfung Wettbewerbsregister und Gewerbezentralregister durch den Auftraggeber.
• Bei Einsatz von Unterauftragnehmern / Eignungsleihe: zusätzliche Erklärungen (I.6, I.7) und ggf. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen je Drittunternehmen.
• Eignungsleihe ist für die berufliche Leistungsfähigkeit / einschlägige berufliche Erfahrung nicht zugelassen.

• Netto-Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
• Netto-Gesamtumsatz mit vergleichbaren Leistungen der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre: mindestens 400.000,00 € pro Jahr. Wird dieser Mindestumsatz in mindestens einem Jahr nicht erreicht, erfolgt Ausschluss vom Verfahren.
• Bei Unternehmen, die noch keine 3 Jahre bestehen: Angaben seit Unternehmensgründung.
• Nachweis einer Berufshaftpflicht-/Betriebshaftpflichtversicherung: Sach- und Personenschäden mind. 10 Mio. €, Vermögensschäden mind. 2,5 Mio. € (jeweils zweifach maximiert im Versicherungsjahr).

• Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren vor Angebotsfrist (18.06.2026).
• Mindestens 2 dieser 3 Referenzen müssen eine Vermietung von mindestens 80 Multifunktionssystemen umfassen.
• Referenzen müssen in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand entsprechen.
• Pro Referenz anzugeben: Leistungsbezeichnung, Leistungsbeschreibung, Auftraggeber (Name, Anschrift, Branche, Ansprechpartner), Auftragsvolumen, Anzahl Geräte, Leistungszeitraum, Eigenleistungsanteil.
• Formblatt Referenzerklärung (I.4) verwenden; Nachweis auch über Drittunternehmen (Eignungsleihe) möglich.

• Durchschnittliche Gesamtanzahl der Beschäftigten in den letzten 3 Kalenderjahren (2023, 2024, 2025).
• Anzahl der Beschäftigten im vergleichbaren Leistungsbereich in den letzten 3 Kalenderjahren.
• Zertifiziertes Fachpersonal für Wartung/Installation.
• Ggf. Personal mit Sicherheitsüberprüfung SÜ2 (bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten).
• Benennung eines Service Managers + Stellvertreter nach Zuschlag (Kontaktdaten, Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–17:00).

• Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 (Pflicht bei vorgesehenem Zuschlag).
• Fragebogen für Zulieferer (Anlage 10) zu Exportkontroll- und Zollrecht (EU/DE/US/CN).
• Verhaltenskodex (Anlage 3) einhalten.
• Lieferkettensorgfaltspflichten gemäß LkSG; Beschwerdemechanismus für Rechteinhaber/Hinweisgeber.
• Mindestlohngesetz (MiLoG) einhalten; Sicherheitsfreigabe bis max. 6 Monate nach vollständiger Abwicklung.
• ISO 14001 oder gleichwertiges Umweltmanagementsystem.
• Kein Einsatz von Unterauftragnehmern / Lieferanten mit Russland-Bezug gemäß Art. 5k EU-VO 833/2014, soweit Anteil > 10 % des Auftragswerts.
• Auf Anforderung: Nachhaltigkeitsbericht, CO2-Bilanz (Scope 1, 2, nach Möglichkeit 3), Product Carbon Footprint (EPD), Produktionsstättenliste Tier 1/Tier 2.
• Elektronische Rechnungsstellung: xRechnung über OZG-konforme Plattform (OZG-RE) mit Leitweg-ID.

Die Ausschreibung umfasst keine Losaufteilung – die Eignungsanforderungen gelten einheitlich für den gesamten Rahmenvertrag.