Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Max-Planck-Gesellschaft (MPG) sucht einen Dienstleister, der ihre Archivbestände in Berlin bestandsschonend digitalisiert. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung und den Transport von Scansystemen, das Scannen vor Ort im Archiv (mind. 300 dpi, 24 Bit Farbtiefe) sowie die Lieferung von Master-TIFF-Dateien und PDF/A-2-Dateien mit OCR.
Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung mit Abrufcharakter über ca. 2,34 Mio. Images. Die Angebotsabgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.tender24.de bis zum **30.06.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Leistung100%
Bewertung der Qualität der Leistung anhand von Konzepten, ermittelt durch Leistungspunktzahl L.
Z = (L / P) * Skalierungsfaktor, wobei Z die Wirtschaftlichkeitskennzahl, L die Leistungspunktzahl und P der Wertungspreis ist.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenScansysteme und Logistik
Der Auftragnehmer stellt die für die Digitalisierung benötigten Materialien, Maschinen und Geräte – Kamerasysteme, Auflichtscanner oder Einzugsscansysteme – bereit. Dazu gehören Antransport zum Archiv, Aufbau, Abbau und Abtransport nach Abschluss der Arbeiten. Das MPG-Archiv stellt mindestens zwei verdunkelbare Räume (ca. 20 m² und 11 m²) mit Strom- und Internetanschluss zur Verfügung.
Digitalisierung der Archivbestände
Das Scannen erfolgt bestandsschonend direkt vor Ort im Archiv der MPG in Berlin-Dahlem (Boltzmannstraße 16, 14195 Berlin) – also 'in house' und nicht durch Auslagerung. Die Digitalisate müssen mindestens 300 dpi Auflösung und 24 Bit Farbtiefe (RGB) aufweisen. Die Scan-OperatorInnen arbeiten die Bestände in der physisch vorgegebenen Reihenfolge ab; eine Foliierung oder Paginierung wird nicht vorgenommen. Bestimmte Dokumenttypen erhalten eine separate Behandlung mit abweichenden Parametern (z.B. Negative und Röntgenbilder mit 660 dpi, Faltkarten, Fotos, Durchschlagspapier, Leerseiten, Doppelseiten, Überformate).
Datenlieferung und Dateiformate
Pro Archivsignatur werden zwei Dateiarten erstellt:
Die Lieferung erfolgt viermal jährlich quartalsweise auf einer vom Auftraggeber leihweise gestellten externen USB-Festplatte per versichertem Postversand. Vor Quartalsende muss der Auftragnehmer die Bereitstellung zur Abnahme melden (Textform, 6 Wochen vor Quartalsende).
Geschätzte Mengen
Es handelt sich um eine Abrufrahmenvereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung – die tatsächlichen Mengen richten sich nach dem Abruf durch den Auftraggeber.
Bereits nominierte Bestände
Folgende Archivbestände sind u.a. zur Digitalisierung vorgesehen (Auswahl):
Weitere Bestände werden nach Bedarf durch den Auftraggeber nominiert. Die Bestände stammen überwiegend aus dem späten 19. bis frühen 21. Jahrhundert (Nachlass- und Verwaltungsschriftgut).
Kommunikation und Erreichbarkeit
Der Auftragnehmer stellt eine zentrale E-Mail-Adresse für die Korrespondenz zur Verfügung und ist zu den üblichen Bürozeiten (Mo–Fr, 9:00–17:00 Uhr) per Telefon oder E-Mail erreichbar. Für Vertretungsfälle ist eine Erreichbarkeit sicherzustellen. Die Kommunikation mit dem Auftraggeber erfolgt in deutscher Sprache.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenSelbstausführungsgebot und Subunternehmer
Die Digitalisierungsarbeiten (Scannen) müssen durch den Bieter selbst oder – im Fall einer Bietergemeinschaft – durch ein Mitglied der Bietergemeinschaft ausgeführt werden. Eignungsleihe (also das 'Leihen' der Eignung eines anderen Unternehmens) und der Einsatz von Subunternehmern für die Scanleistung sind nicht zulässig. Subunternehmer dürfen nur für nicht-wesentliche Leistungen mit Zustimmung des Auftraggebers eingesetzt werden.
Personalanforderungen
Der Auftragnehmer muss geschultes Personal (Scan-OperatorInnen) bereitstellen, das vor Ort im MPG-Archiv eingesetzt wird. Jedes Teammitglied muss:
Das Projektteam muss mindestens 1 Projektleitung und 2 Scan-OperatorInnen umfassen.
Vertraulichkeit
Alle vor Ort eingesetzten Scan-OperatorInnen müssen vor Arbeitsbeginn eine Vertraulichkeitsverpflichtung unterzeichnen (Anlage B.3). Die Geheimhaltungspflicht gilt über das Vertragsende hinaus für 2 Jahre fort.
Versicherungsnachweis (Berufshaftpflicht)
Der Auftragnehmer muss eine Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen nachweisen:
Unternehmensreferenzen: Digitalisierung von Archivschriftgut vergleichbar in Art und Umfang bei einem fachlich hauptamtlich geführten Archiv (z.B. Staats- oder Landesarchiv)
Kurztitel, Name/Anschrift Referenzgeber, Kontaktdaten, Bestätigung fachlich hauptamtlich geführtes Archiv, Auftragsdauer, Auftragsende, Auftragsvolumen, Gegenstand/Beschreibung
Persönliche Referenzen der Scan-OperatorInnen: vergleichbare Digitalisierung von Archivschriftgut
Kurztitel, Referenzgeber, Anschrift, Kontaktdaten, Bestätigung Archivtyp, Auftragsdauer, Auftragsende, Gegenstand/Beschreibung