RV Digitalisierung Archiv Berlin

Der Auftragnehmer stellt die für die Digitalisierung benötigten Materialien, Maschinen und Geräte – Kamerasysteme, Auflichtscanner oder Einzugsscansysteme – bereit. Dazu gehören Antransport zum Archiv, Aufbau, Abbau und Abtransport nach Abschluss der Arbeiten. Das MPG-Archiv stellt mindestens zwei verdunkelbare Räume (ca. 20 m² und 11 m²) mit Strom- und Internetanschluss zur Verfügung.

Das Scannen erfolgt bestandsschonend direkt vor Ort im Archiv der MPG in Berlin-Dahlem (Boltzmannstraße 16, 14195 Berlin) – also 'in house' und nicht durch Auslagerung. Die Digitalisate müssen mindestens 300 dpi Auflösung und 24 Bit Farbtiefe (RGB) aufweisen. Die Scan-OperatorInnen arbeiten die Bestände in der physisch vorgegebenen Reihenfolge ab; eine Foliierung oder Paginierung wird nicht vorgenommen. Bestimmte Dokumenttypen erhalten eine separate Behandlung mit abweichenden Parametern (z.B. Negative und Röntgenbilder mit 660 dpi, Faltkarten, Fotos, Durchschlagspapier, Leerseiten, Doppelseiten, Überformate).

Pro Archivsignatur werden zwei Dateiarten erstellt:

• Master-Dateien: Format Baseline TIFF mit verlustfreier LZW-Komprimierung
• Derivat-Dateien: Format PDF/A-2 mit OCR-Texterkennung (eine PDF-Datei pro Archivsignatur)

Die Lieferung erfolgt viermal jährlich quartalsweise auf einer vom Auftraggeber leihweise gestellten externen USB-Festplatte per versichertem Postversand. Vor Quartalsende muss der Auftragnehmer die Bereitstellung zur Abnahme melden (Textform, 6 Wochen vor Quartalsende).

• Geschätztes Jahresvolumen: ca. 320.000 Images
• Geschätztes Gesamtvolumen über maximale Vertragslaufzeit: ca. 1.920.000 Images
• Höchstmenge über maximale Vertragslaufzeit: ca. 2.340.000 Images
• Anzahl zu erstellender PDF-Dateien: ca. 18.000 (eine je archivalischer Verzeichnungseinheit)

Es handelt sich um eine Abrufrahmenvereinbarung ohne Abnahmeverpflichtung – die tatsächlichen Mengen richten sich nach dem Abruf durch den Auftraggeber.

Folgende Archivbestände sind u.a. zur Digitalisierung vorgesehen (Auswahl):

• II. Abt. Rep. 66 – Institutsbetreuung (Anschlussdigitalisierung)
• II. Abt. Rep. 67 – Personalakten
• II. Abt. Rep. 19 – MPI für Plasmaphysik (IPP)
• III. Abt. Rep. 16, 20A, 45, 94, 111, 155, 167, 220, 233 – diverse Nachlässe (u.a. Kornmüller, Nachtsheim, Paneth, E. Fischer, C.F. von Weizsäcker, Aschoff, Goldschmidt, H.-P. Dürr, Gottstein)
• Va. Abt. Rep. 166 – Sammlung Harald Sioli
• Vc. Abt. Rep. 8 – Sammlung Plakate, Poster, Broschüren, Flyer

Weitere Bestände werden nach Bedarf durch den Auftraggeber nominiert. Die Bestände stammen überwiegend aus dem späten 19. bis frühen 21. Jahrhundert (Nachlass- und Verwaltungsschriftgut).

Der Auftragnehmer stellt eine zentrale E-Mail-Adresse für die Korrespondenz zur Verfügung und ist zu den üblichen Bürozeiten (Mo–Fr, 9:00–17:00 Uhr) per Telefon oder E-Mail erreichbar. Für Vertretungsfälle ist eine Erreichbarkeit sicherzustellen. Die Kommunikation mit dem Auftraggeber erfolgt in deutscher Sprache.

Die Digitalisierungsarbeiten (Scannen) müssen durch den Bieter selbst oder – im Fall einer Bietergemeinschaft – durch ein Mitglied der Bietergemeinschaft ausgeführt werden. Eignungsleihe (also das 'Leihen' der Eignung eines anderen Unternehmens) und der Einsatz von Subunternehmern für die Scanleistung sind nicht zulässig. Subunternehmer dürfen nur für nicht-wesentliche Leistungen mit Zustimmung des Auftraggebers eingesetzt werden.

Der Auftragnehmer muss geschultes Personal (Scan-OperatorInnen) bereitstellen, das vor Ort im MPG-Archiv eingesetzt wird. Jedes Teammitglied muss:

• Deutschkenntnisse mindestens Niveau B2 nachweisen
• über grundlegende Kenntnisse archivarischer Fachbegriffe verfügen
• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich haben

Das Projektteam muss mindestens 1 Projektleitung und 2 Scan-OperatorInnen umfassen.

Alle vor Ort eingesetzten Scan-OperatorInnen müssen vor Arbeitsbeginn eine Vertraulichkeitsverpflichtung unterzeichnen (Anlage B.3). Die Geheimhaltungspflicht gilt über das Vertragsende hinaus für 2 Jahre fort.

Der Auftragnehmer muss eine Berufshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen nachweisen:

• Personen- und Sachschäden: mindestens 1.000.000 € pauschal (pro Versicherungsjahr 2-fach maximiert)
• Vermögensschäden: mindestens 250.000 € (pro Versicherungsjahr 2-fach maximiert)