Ausschreibungen Grabpflege & Friedhofsdienstleistungen
Rahmenvertrag zur Durchführung von Bestattungsdienstleistungen für das Ordnungsamt der Stadt Essen
Stadt Essen, Zentrales Vergabemanagement | Vergabekammer WestfalenEssen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Essen sucht für ihr Ordnungsamt einen Rahmenvertragspartner, der ordnungsbehördlich veranlasste Bestattungen durchführt. Es geht um Verstorbene, deren Angehörige fehlen oder die Bestattung nicht selbst veranlassen können.
Was ist zu tun?
Überführung von Verstorbenen zum Krematorium bzw. FriedhofDurchführung von Erd- und Feuerbestattungen auf dem Hellweg-Friedhof in EssenErledigung aller Formalitäten (Standesamt, Friedhofsverwaltung, Kranken- und Rentenversicherung)Bereitschaftsdienst täglich 07:00–20:00 Uhr, Eintreffen am Sterbeort innerhalb von 90 MinutenGeschätzter Umfang: ca. 464 Bestattungen und 80 Überführungen pro Jahr
Was wird gefordert?
Zertifizierung nach DIN EN 15017 (Bestattungsdienstleistungen)Mindestens 2 Fahrzeuge nach DIN 75081Qualifikation „Geprüfter Bestatter" (VDB) oder gleichwertigZulassung der Essener FriedhofsverwaltungBerufs-/Haftpflichtversicherung mit hohen MindestdeckungenMindestens 1 Referenz einer Kommune >100.000 Einwohner
Rahmenbedingungen:
Vertragslaufzeit: 01.01.2027 – 31.12.2028 (2 Jahre), verlängerbar bis 31.12.2030Wertung: 100 % niedrigster PreisAngebotsabgabe bis 09.07.2026, 14:00 Uhr elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUL2023 JAN2024 JUL JAN2025 JUL JAN2026 JUL JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL
Referenzzeitraum1. Juni 2023 – 1. Juni 2026
Veröffentlichung7. Juni 2026
Veröffentlichung8. Juni 2026
Bieterfragen-Frist1. Juli 2026
Bieterfragen-Fristca. 2. Juli 2026
Angebotsfrist9. Juli 2026
Bindefrist9. Juli – 26. Aug. 2026
Zuschlagca. 26. Aug. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Rahmenvertrag Laufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Bereitschaftsdienst1. Jan. 2027
Abholfrist Verstorbene1. Jan. 2027
Bestattungsfrist Erdbestattung1. Jan. 2027
Beisetzungsfrist Urne1. Jan. 2027
Kündigungsfristca. 1. Juli 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030
Vertragsendeca. 31. Dez. 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis2 Kriterien
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Einziges Zuschlagskriterium ist der Preis. Zuschlag auf das Angebot mit dem niedrigsten Bruttogesamtpreis, der sich aus den Preisangaben im Preisblatt (Anlage 02) ergibt. Bei Preisgleichheit wird als weiteres Wertungskriterium der angebotene Skonto berücksichtigt (sofern Zahlungsziel mind. 14 Tage), bei erneuter Gleichheit entscheidet das Los.
KI-Hinweis: Vollständig: Zuschlagskriterien sind im Bieterleitfaden (Kapitel 4) und in der Angebotsaufforderung ('100 % Preis') eindeutig mit 'niedrigster Bruttogesamtpreis' als einzigem Zuschlagskriterium angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: Überführung und Bestattung
Überführung: Transport des Leichnams zum Krematorium (Hellweg 95, 45279 Essen) oder zum Hellweg-Friedhof. In Ausnahmefällen auf Veranlassung des Ordnungsamts auch zu anderen Friedhöfen im Stadtgebiet Essen.Beisetzung: Erdbestattungen und Feuerbestattungen auf dem Hellweg-Friedhof, wenn möglich direkt aus dem Leichenwagen.Einsargung: Sarg mit Decke, Kissen und Totenhemd auskleiden.Sargbeschaffung: Die in der Stadtschreinerei (Elisenstr. 76, 45139 Essen) gefertigten Särge werden abgeholt und verwendet.
Regelverfahren
Regelmäßig erfolgt eine Feuerbestattung im „gestreckten Verfahren".Reicht die reguläre Frist nicht, wird die Urne nach 6 Wochen ggf. als Ersatzvornahme beigesetzt.Erdbestattung nur bei nachweisbarem Willen des Verstorbenen oder zwingenden Gründen der Religionszugehörigkeit, dann in einem anonymen Reihenerdgrab auf dem Hellweg-Friedhof.
Fristen im laufenden Betrieb
Bereitschaft und Erreichbarkeit: Täglich 07:00–20:00 Uhr (Festnetz, Mobil, Fax, E-Mail).Reaktionszeit Überführung: Spätestens 90 Minuten nach fernmündlicher Beauftragung am Sterbe- bzw. Aufbewahrungsort eintreffen.Bestattung: Innerhalb von 10 Tagen nach Todeseintritt (Erd- und Feuerbestattung).Beisetzung der Urne: Innerhalb von 6 Wochen nach Einäscherung.
Formalitäten, Botengänge und Vermögensverwaltung
Standesamt und Friedhofsverwaltung: Abschließende Erledigung aller Formalitäten, Beschaffung aller Urkunden und Unterlagen.Abmeldungen: Kranken- und Rentenversicherungsträger abmelden.Sonstige Kosten: Vorlage der Kosten für Totenschein, 2. Leichenschau, Friedhofsgebühren und weiterer erforderlicher Kosten.Botengänge: Gesonderte Abholungen und Bringen von Unterlagen oder Vermögensgegenständen im Stadtgebiet (Polizei, Ordnungsamt, Heime, Krankenhäuser, Betreuer).Geldverwaltung: Bargeld einziehen, Versicherungsleistungen und Bankguthaben einfordern und abrechnen, ggf. städtische Verwaltungsgebühren und Überschüsse per bis zu drei Verrechnungsschecks überweisen.
Abrechnung und Mengen
Abrechnung: Jede Bestattung und Überführung wird separat abgerechnet (keine Sammelrechnung). Verrechnung untereinander ist unzulässig. Rechnungen gehen auch an Dritte, einschließlich Verwaltungsgebühren sowie Kosten von Grün und Gruga und Sarggestellung.Geschätzter Jahresumfang: ca. 464 Bestattungen und ca. 80 Überführungen.Preisblatt (Anlage 02):Pos. 1 – Erdbestattungen inkl. Nebenkosten: geschätzt 8 Stück (Basislaufzeit)Pos. 2 – Feuerbestattungen inkl. Nebenkosten: geschätzt 920 Stück (Basislaufzeit)Pos. 3 – Überführungsfahrten: geschätzt 160 Stück (Basislaufzeit)Mengen sind unverbindliche Schätzungen. Bis zu 10 % Mehrbeauftragung ist zu den angebotenen Konditionen zu garantieren.
Sonderfälle
Das Ordnungsamt behält sich vor, aus besonderen Gründen (z. B. bestehende Vorsorgevereinbarungen, Verstorbene der jüdischen Gemeinde) ein anderes Bestattungsunternehmen zu beauftragen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Mitgliedschaft in der zuständigen BerufsgenossenschaftEintragung im BerufsregisterEintragung im Handelsregister (bei Kaufleuten)Gewerbeanmeldung oder gleichwertige Bescheinigung
Persönliche Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe
Führungszeugnis (BZR, Belegart 0), nicht älter als 6 MonateAuszug aus dem Gewerbezentralregister (GZR, Belegart 9), nicht älter als 6 MonateEigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (u. a. Straftaten im Geschäftsverkehr, Verstöße gegen KorruptionsbG NRW, GWB, AEntG, MiLoG, SchwarzArbG)Eigenerklärung zur Preiskalkulation (PR Nr. 30/53)Eigenerklärung zu Steuer- und Sozialversicherungspflicht
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (bei Bietergemeinschaften als Summe aller Mitglieder)Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (Firmensitz/Wohnsitz)Unbedenklichkeitsbescheinigung der Gemeindekasse (Firmensitz/Wohnsitz)Auskunft aus dem InsolvenzregisterAuszug aus der Schuldnerkartei
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Zulassung der Essener Friedhofsverwaltung zum Ausführen der Tätigkeiten auf kommunalen Friedhöfen in Essen (Verlust = Kündigungsgrund)Zertifizierung gemäß DIN EN 15017 oder gleichwertigQualifikation „Geprüfter Bestatter" des Verbands Deutscher Bestatter (VDB) oder gleichwertig, inkl. Nachweis der Verbundenheit zu den VDB-LeitlinienMindestens 2 Fahrzeuge gem. DIN 75081 (oder vergleichbar), inkl. Kopien der Zulassungsbescheinigungen Teil IIAngabe der jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte der letzten 3 GeschäftsjahreMindestens 1 unternehmensbezogene Referenz (siehe Abschnitt „Referenzprojekte")
Berufs- und Haftpflichtversicherung
Nachweis einer Berufs- bzw. Haftpflichtversicherung mit Mindestdeckungen:
Personenschäden: ≥ 1.000.000 €Sachschäden: ≥ 100.000 €Vermögensschäden: ≥ 50.000 €
Tariftreue und Mindestlohn (TVgG NRW)
Eigenerklärung gemäß § 21 AEntG und § 19 MiLoGAnnahme der Besonderen Vertragsbedingungen zum Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (BVB TVgG), verpflichtend ab Nettoauftragswert 25.000 €Verpflichtung, auch Nachunternehmer an die Mindeststandards zu binden
Sanktionscompliance (EU-Sanktionen gegen Russland)
Eigenerklärung gemäß EU-Sanktionsverordnung 833/2014 (Art. 5k):
Keine russische Staatsangehörigkeit / Niederlassung in RusslandKeine russische Beteiligung > 50 %Kein Handeln im Auftrag russischer Personen/UnternehmenAuch Unterauftragnehmer mit > 10 % Auftragswert müssen diese Kriterien erfüllen
Datenschutz und Geheimhaltung
Datenschutzerklärung (Anlage 07) abgeben und Verpflichtung zur Einhaltung des Datenschutzgesetzes NRW sowie zur Geheimhaltung aller im Verfahren zugänglichen Betriebs- und Geschäftsvorgänge. Bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied einzeln.
Referenzprojekte
1 ReferenzenZeitraum: 01.06.2023 bis 01.06.2026 (max. 3 Jahre zurück, Stichtag 01.06.2026)Volumen: nicht spezifiziert
Mindestens eine unternehmensbezogene Referenzleistung, die mit den ausgeschriebenen Bestattungsdienstleistungen vergleichbar ist. Vergleichbarkeit gilt als erfüllt, wenn die Referenz mindestens zwei der in der Leistungsbeschreibung (Anlage 01) genannten Leistungsarten umfasst (z.B. Überführung, Erdbestattung, Feuerbestattung, Formalitäten).
Auftraggeber der Referenz muss eine Kommune mit mehr als 100.000 Einwohnern gewesen sein. Nachweis über Anlage 03 (Eigenerklärung zur Eignung).
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 32%4–10 · 42%11+ · 27%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)1Beerdigungsinstitut Karl Schumacher e.K.1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗2Friedhofsdienst Bielefeld GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗3Liesen GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4TRESEC Forensik GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5Tittelbach - Haus des Abschieds1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 34 erledigt
Angebotskern (Pflichtformulare & Preis)
Eignungsnachweise (Fachliche & persönliche Eignung)
Nur bei Bietergemeinschaften / Unteraufträgen / Eignungsleihe
Nur bei juristischen Personen
Formales zur Einreichung
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 20.10.2026Vergabebekanntmachung
- 07.06.2026Ausschreibungauf dieser Seite
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Auftraggeber
Stadt Essen, Zentrales Vergabemanagement | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
45127 Essen
Ort
45127 Essen
Kategorie
Bestattungsdienste
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.essen.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
45127 Essen
Nordrhein-Westfalen
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