Aufbau einer IT-Struktur für das Kooperationslabor RV/EGLV

Der Auftragnehmer übernimmt den Betrieb der gesamten eigenständigen IT-Umgebung des Kooperationslabors in einem regulierten Umfeld. Dazu gehören:

• Server, Storage und Netzwerk: Betrieb der Virtualisierungsplattform (VMware vSphere), der zentralen Netzwerkkomponenten (Extreme Networks) und der Storage-Systeme
• Sicherheit: Betrieb von Sophos XGS 2300 (Firewall/Endpoint/MDR), Cisco Umbrella, Microsoft Entra ID mit MFA, Microsoft Intune, SIEM (im Aufbau)
• Arbeitsplatz und Kollaboration: Microsoft 365 (Exchange Online, SharePoint, OneDrive), Microsoft Teams mit Cloud Connect (Telekom)
• Datenbanken und Fachanwendungen: Microsoft SQL Server, LIMS, Middleware und gerätespezifische Software (Laborgeräte)
• OT-/Laboranbindung: Betrieb der gerätenahen IT und Schnittstellen zu Laborgeräten

Zum Leistungsumfang gehört auch der technische First- und Second-Level-Support für diese Umgebung sowie die Verantwortung für die technische Funktionsfähigkeit der Schnittstellen.

Der Auftragnehmer stellt einen vollständigen, ITIL-orientierten Servicebetrieb sicher:

• Incident-, Problem-, Change- und Request-Management mit geregeltem Eskalationsverfahren
• Dokumentation und Reporting mit kontinuierlicher Serviceverbesserung
• Benennung eines zentralen Servicekoordinators als alleinigem Ansprechpartner
• 24/7-Multilevel-Service mit Service Desk für kritische Störungen
• Wiederherstellungsziel unter 8 Stunden für kritische Prio-1-Infrastruktur
• Reaktionszeiten: 1 h (betriebsverhindernd), 2 h (betriebsbehindernd), 8 h (leichte Störung)
• Rufbereitschaft außerhalb der Vor-Ort-Zeiten, an Wochenenden und Feiertagen rund um die Uhr
• Vor-Ort-Service in der Regel Mo–Fr 08:00–17:00

• Überwachung der Infrastruktur mit PRTG Network Monitor (Störungsfeststellung)
• Patch- und Update-Management, Wartung gemäß Wartungskonzept
• Hot­line (24/7) und Rufbereitschaft
• Datensicherung gemäß Datensicherungskonzept
• Lizenzmanagement (Beratung und Bestandsinformation)
• Mitwirkung an BSI IT-Grundschutz (Sicherheitskonzepte, Risikoanalysen)
• Zusammenarbeit mit den Informationssicherheitsbeauftragten der Mutterverbände
• Notfall- und Wiederherstellungsverfahren

• Dreimonatige Übergabe- und Einarbeitungsphase (Transition) zu Vertragsbeginn (01.03.2027 – 31.05.2027) gemeinsam mit dem bisherigen Dienstleister; Bestandsaufnahme inkl. Übergabebericht
• Exit-Phase am Vertragsende: mindestens 3 Monate Übergabe an einen Folge-Dienstleister oder den Auftraggeber
• Erfüllungsort: standortübergreifend für den Laborstandort Kronprinzenstraße 37, 45128 Essen und das Colocation-Rechenzentrum in Düsseldorf
• Leistungserbringung überwiegend remote; Vor-Ort-Einsätze nur bei zwingender technischer Erforderlichkeit (v. a. hardwarebezogene Maßnahmen)
• Der Auftragnehmer muss einen sicheren Fernzugriff bereitstellen
• Vertragslaufzeit: 48 Monate (01.03.2027 – 28.02.2031), einmalige Verlängerung um bis zu 24 Monate möglich

Im Leistungsumfang enthalten (im Rahmen der Servicepauschale):

• Kleinere Anpassungen im laufenden Betrieb, sofern sie keinen wesentlichen Einfluss auf Architektur oder Systemlandschaft haben
• Technische Analyse von Störungen im Zusammenhang mit der IT-Infrastruktur
• Modifikation oder Einrichtung von Systemkomponenten auf Anforderung des Auftraggebers (gesondert nach Aufwand vergütet)

Nicht im Leistungsumfang enthalten:

• Wesentliche Weiterentwicklungen, Systemeinführungen oder Projektleistungen (gesondert zu beauftragen)
• Ablösung/Substitution bestehender Systeme ohne ausdrückliche Zustimmung
• Fachliche bzw. anwendungsspezifische Verantwortung für die Fachanwendungen selbst (LIMS, Middleware, Auswertesoftware, gerätespezifische Software)
• Schulungen und eigenständige Lizenzbeschaffung

• Keine Verurteilungen/Geldbußen wegen schwerer Straftaten (u. a. Betrug, Bestechung, Terrorismus, Geldwäsche, Menschenhandel)
• Keine Verstöße gegen steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Pflichten
• Keine Insolvenz, Liquidation oder schwere Verfehlung, die die Integrität infrage stellt
• Keine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Anlage A) ist zwingend einzureichen

• Eigenerklärung zum Sanktionspaket 5 EU (Anlage D)
• Keine russische Staatsangehörigkeit/Niederlassung, keine 50%+-Beteiligung durch russische Personen/Unternehmen, kein Handeln im Namen russischer Personen
• Diese Anforderungen gelten auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit mehr als 10 % Auftragswert

• Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung: Personenschäden ≥ 2,5 Mio. €, Sach- und Vermögensschäden ≥ 10 Mio. €
• Angabe des Umsatzes im Tätigkeitsbereich Betrieb/Service-Dienstleistung in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren
• Handelsregisternummer und Sitz des zuständigen Amtsgerichts

Diese Nachweise sind Pflicht und müssen im Bewerberbogen erbracht werden – ansonsten erfolgt ein Ausschluss:

• Informationssicherheit: Zertifikat nach ISO/IEC 27001 oder gleichwertiger Nachweis
• Technologie-Erfahrung: Nachweis über den Betrieb von VMware vSphere, Extreme Networks, Sophos XGS 2300 + Cisco Umbrella, Microsoft Entra ID + MFA, Microsoft Intune, Microsoft Teams + Cloud Connect (Herstellerzertifizierung oder Referenzen)
• SIEM: Aufbau oder Betrieb eines SIEM (Herstellerzertifizierung oder Referenzen)
• 24/7-Service mit Vor-Ort und Wiederherstellung < 8 h für Prio-1-Infrastruktur inkl. Service Desk
• ITIL-Prozesse: Incident-, Problem-, Change- und Request-Management mit Eskalationsverfahren

Diese Kriterien werden im Bewerberbogen mit Punkten bewertet; insgesamt sind 45 Punkte Mindestgrenze zum Weiterkommen, die Plätze 1–5 werden zur Angebotsabgabe zugelassen.

Personelle Kapazitäten (Mittelwert Vollzeitäquivalente letzte 3 Jahre):

• Fest angestellte technische Mitarbeitende im IT-Betrieb/Service Level 1–3 (bis 11 Punkte)
• Davon IT-Projektkoordination (bis 3 Punkte)
• Davon IT-Netzwerke/IT-Sicherheit/KRITIS (bis 3 Punkte)
• Davon Microsoft 365 (bis 3 Punkte)

Referenzen:

• Zwei vergleichbare Referenzen mit Punktbewertung (u. a. Art der Leistungen, Vergleichbarkeit, Komplexität)