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Ausschreibungen IT-Dienstleistungen

Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung

Pfalzklinikum für Psychiatrie und Neurologie AdöR | Vergabekammer Rheinland-PfalzKlingenmünster, Rheinland-PfalzFrist:

Zusammenfassung

Das Pfalzklinikum für Psychiatrie und Neurologie (AdöR) in Klingenmünster beschafft ein integriertes System für Zeitwirtschaft und Dienstplanung inklusive Einführung, Datenmigration, Schulung sowie 5-jährigem Support und Wartung. Die Lösung soll für ca. 3.600 Mitarbeitende (davon 2.800 aktiv) über 15 Standorte und 5 IK-Nummern eingesetzt werden – on-premises, in der Cloud oder hybrid.

Das Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb mit zwei Stufen: Zunächst ist ein Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen und Referenzen einzureichen. Geeignete Bewerber werden dann zur Angebotsabgabe aufgefordert, bei der ein Leistungsverzeichnis, ein Implementierungs-, Projekt- und Supportkonzept, eine Teststellung sowie ein ausgefülltes Preisblatt erwartet werden. Der Zuschlag erfolgt nach einer Verhandlungsrunde voraussichtlich im Dezember 2026.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
2026202720282029203020312032
JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZ
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Aufforderung zur Angebotsabgabe
Angebotsfrist
Verhandlungsrunde
Zuschlag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Verlängerung max.
Datenbereitstellung bei Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität6 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Gesamtkosten (netto)50%

    Niedrigster Angebotspreis erhält 50 gewichtete Punkte (entspricht 100 GPK). Weitere Bieter werden über die Formel GPK = (niedrigster Preis × 100) / (Preis Bieter) bewertet.

  • Leistungsverzeichnis25%

    Beantwortung von Anforderungsspezifikationen (ja/nein) mit Prioritätsstufen A (3 Pkt.), B (2 Pkt.), C (1 Pkt.). Maximal 901 Punkte (PLVmax), Umrechnung in GPLV über PLV/PLVmax × 100, gewichtet mit 15 von 25 Punkten.

  • Teststellung13%

    5 Testfälle, bewertet durch 2 Juroren mit 0-5 Punkten je Testfall. Testfälle: Dienstplanung (4%), Personalvorgaben (3%), Mitarbeiterwünsche (2%), Systemadministration (2%), App (2%).

  • Implementierungskonzept7%

    Darstellung u.a. zu Migration, Integration, Datenflüssen, Interoperabilität, Arbeitsplatzfunktionalität. Bewertung 0-10 Punkte anhand von Plausibilität, Vollständigkeit und Innovationsgehalt.

  • Projektablaufplanung2.5%

    Projektplanung mit Meilensteinen, Ressourcen, Projektmanagement, Mitwirkungsleistung. Bewertung 0-10 Punkte anhand von Plausibilität, Abhängigkeiten und Innovation.

  • Supportkonzept2.5%

    Wartung/Support (SLA), Patches/Updates/Upgrades, Hotline-Verfügbarkeit, Supportanfragen, Mängelmanagement. Bewertung 0-10 Punkte anhand von Vollständigkeit und Innovationsgehalt.

Bewertungsformel

GPK (Bieter) = (niedrigster Preis × 100) / (Preis Bieter) — für Gesamtkosten; GPLV (Bieter) = (PLV Bieter × 100) / (PLVmax) — für Leistungsverzeichnis; Teststellung: Bewertung 0-5 Punkte je Testfall durch 2 Juroren; Konzepte: 0-10 Punkte je Konzept. Summe der gewichteten Punkte ergibt die Gesamtwertungspunktzahl.

Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen, Bewertungsformeln und Bewertungsmaßstäben sind vollständig in der Bewertungsmatrix dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Systemkern: Zeitwirtschaft und Dienstplanung

Zu liefern ist eine integrierte Software für Zeitwirtschaft und Dienstplanung, die folgende Bereiche abdeckt:

  • Dienstplanung / Schichtplanung mit Planungs- und Genehmigungsprozess, Berücksichtigung der Mitbestimmung der Arbeitnehmervertretung, Abbildung von Schichtdienstbesetzungen und Mitarbeiterqualifikationen, automatisierte Schicht-/Dienst-/Einsatzplanung
  • Arbeitszeiterfassung inkl. arbeitszeitrechtlicher Prüfungen, tariflicher Vorgaben (TVöD-K, TV-Ärzte), Arbeitszeitgesetz, Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV/PpBV) und PPR 2.0
  • Bedarfsermittlung und KI-gestützte Planung
  • Self-Service für Mitarbeitende (ESS) und Führungskräfte (MSS)
  • Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
  • Zeitkontenführung
  • Mobile App für Mitarbeitende und Führungskräfte
  • Vorbereitende Lohnabrechnung
  • Reporting und Statistiken
  • Mitarbeiterportal (webbasiert und mobil)
  • Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Teilzeitmodellen

Branchenspezifische Anforderungen Psychiatrie/Neurologie

Die Software muss die besonderen Vorgaben eines Psychiatrie- und Neurologie-Klinikums abbilden:

  • PPP-RL (Psychiatrie-Personalverordnung) und PPUGV
  • PEPP (diagnosebezogene Fallgruppen)
  • PpUGV / PpBV (Personalausstattung Pflege/Neurologie)
  • PsychKG (Psychisch-Kranken-Gesetz Rheinland-Pfalz)
  • PPR 2.0 (Pflegepersonalregelung)
  • Ausfallzeitenmanagement

Mengengerüst und Betriebsumgebung

  • 1 Träger/Mandant, 5 IK-Nummern, 15 Standorte
  • 3.600 Mitarbeitende gesamt (Lizenzbasis), davon 2.800 aktiv
  • ca. 100 gleichzeitige Zugriffe Dienstplaner/Administratoren
  • ca. 500–1.000 gleichzeitige Self-Service-Nutzer
  • Betriebsmodell: Cloud, On-Premises oder Hybrid – muss unterstützt werden
  • Mandantenfähigkeit
  • Mindestens 24 Monate produktive Einsatzzeit beim Referenzkunden wird vorausgesetzt

Schnittstellen und Integration

  • HIS (Sinfonie V8.2.33.30)
  • KIS (CGM Medico)
  • Schnittstellen zu HR- und Lohnabrechnungssystem
  • Schnittstelle zum ERP-System
  • IAM-Integration
  • Standardisierte APIs
  • Datenmigration vollständig aus dem Altsystem SP-Expert
  • DWH-Bereitstellung und Historisierung

Technische Plattform und IT-Sicherheit

  • Architektur, Plattform, Datenbank: vom Anbieter zu spezifizieren (Cloud und/oder On-Premises)
  • Performance, Hochverfügbarkeit, Backup, Disaster Recovery, Monitoring
  • Release- und Patch-Management
  • Verschlüsselung (TLS, at-rest)
  • Revisionssicheres Archiv, manipulationsgeschützte Audit-Logs
  • Rollen-/Berechtigungskonzept mit Least Privilege
  • MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) für Cloud-/privilegierte Zugriffe
  • Benutzerverwaltung, Protokollierung von Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten (Benutzer, Datum, Uhrzeit)
  • NIS-2-Konformität, ISO/IEC 27001 oder gleichwertig
  • DSGVO/AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag), Löschkonzept
  • Rechenzentrumsstandorte in EU/EWR, kein Drittlandtransfer
  • Fernwartungsprotokollierung
  • Entwicklungsleitung in Europa ansässig

Dienstleistungen: Implementierung, Schulung, Support

  • Implementierung/Customizing inkl. Anforderungsanalyse, Konzept, Installation, Parametrierung, Integrationstests, Produktivstartbegleitung
  • Projektmanagement während der Einführung
  • Datenmigration aus SP-Expert
  • Schulungen: Administratoren- und Key-User-Schulungen (Inhouse, deutschsprachig, deutsche Handbücher)
  • Support und Wartung für 5 Jahre (Pauschalmodell), inkl. Updates ohne Zusatzkosten
  • Hotline deutschsprachig in MEZ (First- und Second-Level-Support)
  • Individueller Support nach Aufwand (Tagessatz) außerhalb der Pauschalen
  • Reisezeiten und Reise-/Übernachtungskosten sind anzugeben
  • Datenexport bei Vertragsende in CSV/XML/JSON, Unterstützung Betriebsmodellwechsel, DSGVO-konforme Löschung
  • Software Bill of Materials (SBOM) nach BSI TR-03183-2 (SPDX oder CycloneDX) für On-Premises-Szenarien

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Finanzielle Eignung (Mindestumsatz)

Durchschnittlicher Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich (Einführung von Zeitwirtschafts- und Dienstplanungs-Systemen) muss über die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023–2025) mindestens 2,5 Mio. EUR netto betragen.

  • Angabe unternehmensbezogen (nicht Konzern-Umsätze)
  • Bei Bietergemeinschaft: für jedes Mitglied
  • Unterschreitung führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags

Persönliche Eignung und Personal

  • Projektleitung: mind. 2 Jahre Erfahrung in Projektleitung und Einführung von Zeitwirtschaftssystemen; während der gesamten Umsetzungsphase verfügbar (Angabe über Formblatt T12)
  • Fachkräfte: mind. 10 deutschsprachige Fachkräfte (Vollzeitäquivalente) aktuell angestellt

Fachliche Eignung – Referenzen

Mindestens 3 Referenzen (kumulativ) – bei weniger als 3 erfolgt der Ausschluss:

  • Leistungsumfang: Lieferung, Implementierung/Customizing, laufender Support/Wartung, laufende Betreuung inklusive Datenmigration und Schulung eines Zeitwirtschafts- und Dienstplanungssystems
  • Referenzkunde: Einrichtung der Gesundheitswirtschaft im deutschsprachigen Raum (Krankenhäuser, Klinikverbünde, Reha-Kliniken oder vergleichbar)
  • Größe Referenzkunde: mindestens 500 Vollzeitäquivalente (Mitarbeitende)
  • Betriebsdauer: System mindestens 24 Monate produktiv im Einsatz
  • Aktualität: Go-Live nach dem 01.01.2019
  • Maximal die 5 bestbewerteten Referenzen werden berücksichtigt
  • Mindestens eine Referenz sollte im Krankenhaus oder einer vergleichbaren medizinischen Einrichtung mit vergleichbarer Komplexität (gesetzliche/tarifliche Anforderungen, Schnittstellen zu HR-Systemen) erbracht worden sein (Anforderung aus dem Anschreiben)

Fachliche Eignung – Bewertung der Referenzen

Zuschlags-/Wertungspunkte aus den Referenzen (pro Referenz, max. 8 Punkte):

  • Anzahl Mitarbeiter im Referenzprojekt: ≤500 = 0 Pkt.; 501–1.500 = 1 Pkt.; 1.501–2.500 = 3 Pkt.; ≥2.501 = 5 Pkt.
  • Öffentlicher Auftraggeber in der Gesundheitswirtschaft: nicht vorhanden = 0 Pkt.; vorhanden = 3 Pkt.

Zusätzlich: Anzahl angestellter Fachkräfte (VZÄ) im eigenen Unternehmen: ≤10 = 0 Pkt.; 11–30 = 1 Pkt.; 31–60 = 3 Pkt.; >60 = 5 Pkt.

Zertifizierungen und Versicherungen

  • ISO/IEC 27001 oder vergleichbares Zertifikat (gültig)
  • Ausnahme: Mitglieder einer Bietergemeinschaft, die lediglich Dienstleistungen erbringen
  • Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung pro Schadensereignis:
  • 3.000.000 € Personenschäden
  • 1.000.000 € sonstige Schäden
  • Alternativ Eigenerklärung (Formblatt T14), dass Versicherung bei Zuschlag beigebracht wird

Rechtliche Eignung – Eigenerklärungen

  • Formblatt T3: Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB
  • Formblatt T4: Verpflichtungserklärung Mindestentgelt
  • Formblatt T5: Eigenerklärung Bezug zu Russland
  • Formblatt T15: Eigenerklärung Scientology (keine Anwendung der Technologie von L. Ron Hubbard)
  • Sprache: Teilnahmeantrag in deutscher Sprache
  • Form: Elektronische Abgabe in Textform über den **Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz

Nachunternehmer, Bewerbergemeinschaften, Eignungsleihe

  • Bewerbergemeinschaften: bevollmächtigter Vertreter erforderlich, gesamtschuldnerische Haftung; Austausch oder Wegfall von Mitgliedern während des Verfahrens ist unzulässig
  • Nachunternehmer: Umfang ist zu benennen; bei Berufung auf Referenzen des Nachunternehmers ist die Verpflichtungserklärung T7 beizufügen; Austausch ist unzulässig
  • Eignungsleihe: zulässig mit Erklärungen T8 (eigene) und T9 (Verpflichtungserklärung des eignungsleihenden Unternehmens); Austausch ist unzulässig
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: Go-Live nach dem 01.01.2019Volumen: Referenzkunde mit mind. 500 Vollzeitäquivalenten (Mitarbeitende)

Lieferung, Implementierung/Customizing, laufender Support/Wartung, laufende Betreuung eines Zeitwirtschafts- und Dienstplanungssystems inklusive Datenmigration und Schulung der Anwender

Einrichtungen der Gesundheitswirtschaft im deutschsprachigen Raum (Krankenhäuser, Klinikverbünde, Reha-Kliniken oder vergleichbar); System mind. 24 Monate produktiv im Einsatz; bei weniger als 3 nachgewiesenen Referenzen erfolgt der Ausschluss. Maximal die 5 am besten bewerteten Referenzen werden berücksichtigt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet
Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 57%4–10 · 30%11+ · 14%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Teilnahmeantrag – Formblätter und Eigenerklärungen10
  • Formblatt T1 – TeilnahmeantragPflicht
    Vollständig ausfüllen und unterzeichnen.
  • Formblatt T2 – Bewerbergemeinschaftserklärung (nur bei Bietergemeinschaft)Pflicht
    Von allen Mitgliedern zu unterzeichnen; bevollmächtigten Vertreter benennen.
  • Formblatt T3 – Eigenerklärung Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB)Pflicht
    Für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.
  • Formblatt T4 – Verpflichtungserklärung MindestentgeltPflicht
    Für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.
  • Formblatt T5 – Eigenerklärung Bezug zu RusslandPflicht
    Für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.
  • Formblatt T6 – Nachunternehmereinsatz (falls zutreffend)optional
    Nur ausfüllen, wenn Nachunternehmer eingesetzt werden.
  • Formblatt T7 – Verpflichtungserklärung Nachunternehmer (falls zutreffend)optional
    Pro Nachunternehmer, auf dessen Referenzen man sich beruft, separat ausfüllen.
  • Formblatt T8 – Eigenerklärung Eignungsleihe (falls zutreffend)optional
    Nur bei Inanspruchnahme anderer Unternehmen.
  • Formblatt T9 – Verpflichtungserklärung eignungsleihendes Unternehmen (falls zutreffend)optional
    Pro eignungsleihendes Unternehmen.
  • Formblatt T15 – Eigenerklärung ScientologyPflicht
    Für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.
Eignungsnachweise6
  • Formblatt T10 – MitarbeiterzahlenPflicht
    Für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft.
  • Formblatt T11 – Umsatzzahlen (2023–2025)Pflicht
    Durchschnittlicher Jahresumsatz mind. 2,5 Mio. € netto im Tätigkeitsbereich; sonst Ausschluss.
  • Formblatt T12 – ProjektleitungPflicht
    Benennung der Projektleitung inkl. Berufs- und Facherfahrung in Jahren.
  • Formblatt T13 – Referenzen (mind. 3)Pflicht
    Siehe Referenzanforderungen im Bereich Eignungskriterien.
  • ISO/IEC 27001-Zertifikat oder vergleichbarPflicht
    Gültig; Ausnahme nur für reine Dienstleistungsmitglieder einer Bietergemeinschaft.
  • Nachweis Berufshaftpflichtversicherung (oder Formblatt T14)Pflicht
    Mind. 3 Mio. € Personenschäden und 1 Mio. € sonstige Schäden pro Schadensereignis.
Angebotsabgabe – Fachliche Unterlagen6
  • Anlage B – Leistungsverzeichnis (Anforderungsspezifikation)Pflicht
    Jede Position mit Ja/Nein beantworten; geplante Bereitstellungstermine (MM/JJJJ) bei nicht erfüllten Punkten; Cloud/On-Premises-Zuordnung je Punkt. Max. 901 Punkte.
  • Implementierungskonzept (WORD)Pflicht
    Max. 30 DIN-A4-Seiten, Schriftgröße mind. 11, Zeilenabstand einfach. Inhalte: Umsetzung, Migration, Prozessunterstützung, Vorgehen, Applikationslandkarte, Interoperabilität, Arbeitsplatzfunktionalität.
  • Projektablaufplanung (WORD)Pflicht
    Max. 15 DIN-A4-Seiten, Schriftgröße mind. 11, Zeilenabstand einfach. Inhalte: Meilensteine, Ressourcen, Projektmanagement, Mitwirkungsleistung.
  • Supportkonzept (WORD)Pflicht
    Max. 15 DIN-A4-Seiten, Schriftgröße mind. 11, Zeilenabstand einfach. Inhalte: Wartung/SLA, Patches/Updates/Upgrades, Hotline, Supportanfragen, Mängelbearbeitung.
  • Preisblatt (PDF) inkl. Standard-HerstellerangebotPflicht
    Lizenzen (Miete und/oder Kauf), Dienstleistungen, Support/Wartung (5 Jahre), Aufwandsschätzungen in DT (8 h/Tag) und PT. Mit Firmenstempel, Datum, Unterschrift.
  • Teststellung / Praktische DemonstrationPflicht
    5 Testfälle: Dienstplanung, Personalvorgaben (PPUGV/PPP-RL), Mitarbeiterwünsche, Systemadministration, Mobile App.
Rückfragen und Fristen3
  • Rückfragen bis 09.07.2026 einreichenPflicht
    Spätere Rückfragen werden voraussichtlich nicht mehr beantwortet.
  • Teilnahmeantrag bis 20.07.2026, 14:00 Uhr einreichenPflicht
    Ausschlussfrist.
  • Indikatives Angebot bis 14.09.2026 (nach Aufforderung)optional
    Aufforderung zur Angebotsabgabe voraussichtlich am 11.08.2026.

Weitere Ausschreibungen IT-Dienstleistungen

Alle anzeigen

Abschluss eines Managed-Service-Vertrages über Cloud-, Betriebs- und Unterstützungsleistungen für den IT-Betrieb des AWB Bad Kreuznach

Eigenbetrieb Abfallwirtschaftsbetrieb des Landkreises Bad Kreuznach | Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau

Frist:

Rahmenvereinbarungen IT-Dienstleistungen 2027ff.

DFS Deutsche Flugsicherung GmbH | Vergabekammer des Bundes

Frist:

IT Professional Services Framework

SEFE Energy GmbH | hpm Henkel Projektmanagement GmbH | SEFE Securing Energy for Europe GmbH | 1. und 2. Vergabekammer bei dem Regierungspräsidium Darmstadt

Frist:

Externe IT-Dienstleistungen für den Unterrichtsbedarf für die staatlichen Schulen in Hamburg

BVC Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung | Vergabekammer bei der Behörde für Finanzen und Bezirke

Frist:

Computer-Hotline

Der Präsident des Landtags Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Nordrhein-Westfalen

Frist:

Serviceleistungen für Betrieb, Betreuung und technische Aktualisierung der bestehenden IT-Infrastruktur

Stiftung Haus der Geschichte Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Westfalen

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