Beschaffung eines digitalen Dienstplanmanagementprogramms inkl. digitaler Zeitenerfassung zur Unterstützung des Klinikbetriebes

Lieferung einer geeigneten Softwarelösung als integriertes Dienstplan- und Zeitwirtschaftssystem. Hosting wahlweise On-Premise oder Cloud.

Die Lösung muss mandantenfähig sein – also mehrere Mandanten organisatorisch und datentechnisch getrennt abbilden können.

• Erstellung, Verwaltung und Optimierung von Dienst- und Einsatzplänen
• Unterstützung komplexer Schichtmodelle
• Berücksichtigung unterschiedlicher Qualifikationsanforderungen
• Vollständige Verwaltung von Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit)
• Berücksichtigung von Auslastungs-, Kapazitäts- und Verfügbarkeitsdaten
• Automatisierte Planungsfunktionen
• Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten
• Einhaltung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben

• Installation der Software in der Umgebung des Auftraggebers
• Konfiguration und Anpassung an die spezifischen Anforderungen
• Inbetriebnahme einschließlich Funktionsprüfung
• Datenmigration der bestehenden Datenbestände in das neue System

Das System muss mit den bestehenden IT-Strukturen kompatibel sein und entsprechende Schnittstellen bereitstellen, insbesondere zu:

• P&I Loga (Personalwirtschaft)
• Orbis (Krankenhaus-Informationssystem)

• Schulungen für Anwender und Administratoren
• Bereitstellung einer umfassenden Dokumentation
• Support über die Vertragslaufzeit:
• Erreichbarkeit: Montag–Freitag, 08:00–17:00 Uhr (ausgenommen gesetzliche Feiertage am Sitz des Auftraggebers)
• Reaktionszeit: Anfragen werden innerhalb von max. 24 Stunden beantwortet

• Einhaltung der DSGVO
• Erfüllung der IT-Sicherheitsanforderungen des Auftraggebers

• Eintragung im Handelsregister (aktueller Auszug, nicht älter als 6 Monate; bei älterem Auszug Eigenerklärung zur fortbestehenden Gültigkeit)
• Eigenerklärung zu Insolvenzverfahren und Liquidationen
• Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
• Bestätigung der Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft
• Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (nicht älter als 3 Monate)
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen und der Sozialversicherung
• Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen von 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden, EU-Versicherer, Geltungsbereich über die Vertragslaufzeit

• Vorlage von Jahresabschlüssen der letzten 3 Geschäftsjahre
• Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens und zum Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags, bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre

• Referenzen: mindestens 5 vergleichbare, in Krankenhäusern erfolgreich abgeschlossene Projekte der letzten 3 Jahre (gewertet werden max. 3) – je Referenz Angabe von Projektwert und Erbringungszeitpunkt
• Angabe der technischen Fachkräfte oder Stellen, die für die Leistungserbringung eingesetzt werden
• Qualitätssicherung: Nachweis grundlegender Maßnahmen – ersetzbar durch Zertifikat DIN EN ISO 9001
• Umweltmanagement: Nachweis von Umweltmanagementmaßnahmen – ersetzbar durch Zertifikat DIN EN ISO 14001

• Verfahren: Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb (neg-w-call)
• Mindestanzahl Bewerber: 3
• Höchstanzahl Bewerber (Shortlisting): 3
• Nachforderung: Fehlende/unvollständige Unterlagen können nach § 56 VgV nachgefordert werden – es besteht kein Anspruch auf Nachforderung; nicht nachgereichte Unterlagen führen zum Ausschluss