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Donau-Iller-Nahverkehrsverbund-GmbH - Einführung einer EAV-Software

Donau-Iller-Nahverkehrsverbund-GmbH | bbt Rechts- und Steuerkanzlei | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheUlm, Baden-WürttembergFrist:

Zusammenfassung

Die Donau-Iller-Nahverkehrsverbund-GmbH (DING) sucht einen Dienstleister, der eine Cloud-Software (SaaS) für die Einnahmenaufteilung (EAV) bereitstellt und betreibt. Damit soll das bisherige MS-Access-Verfahren abgelöst werden. Der Auftragnehmer übernimmt als Managed Service Provider Bereitstellung, Betrieb, IT-Sicherheit und Projektmanagement. Verkehrsunternehmen aus Baden-Württemberg und Bayern werden als datenliefernde Partner eingebunden.

Das Verfahren ist ein EU-weites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Zunächst ist ein Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen und Referenzen einzureichen. Geeignete Bewerber werden danach zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die geplante Betriebsbereitschaft ist für 2028 vorgesehen, die Vertragslaufzeit beträgt mindestens 4 Jahre mit Verlängerungsoption.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
20262027202820292030203120322033203420352036
MAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOV
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Versendung Absagen / Aufforderung Angebotsabgabe
Angebotsfrist
Präsentationen / Verhandlungen / Bemusterung
Aufforderung Überarbeitung Angebote
Abgabe überarbeiteter Angebote
Bieterinformation § 134 GWB
Zuschlag
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Rahmenvertrag Laufzeit
Rügefrist
Nachprüfungsantrag-Frist
Exit-Strategie erstellt
Ausführungsbeginn
Vollständige Betriebsbereitschaft
Verlängerung 1
Verlängerung max.
Verlängerung 2
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode4 Kriterien
  • Lfd. Nr. 10.10 – Darstellung Rechnungsweg und Systematik der Einnahmenaufteilung (Ergänzung zu Nr. 10.9)5%

    Detaillierte Beschreibung der Systematik des Rechnungsweges mit Einzeldaten je VU: Darstellungsart, Detaillierungsgrad, Sicherstellung der VU-individuellen Darstellung unter Ausschluss der Daten Dritter. Bewertung in 4 Wertungsbereichen (0–10 Punkte).

  • Lfd. Nr. 10.13 – Simulation von Aufteilungsverfahren (Ergänzung zu Nr. 10.12)5%

    Beschreibung der Möglichkeiten zur Simulation von Aufteilungsverfahren durch unterschiedliche Aufteilungslogiken und Strukturdaten: Grad der Flexibilität, Parametrisierbarkeit durch Anwender, Transparenz der Ergebnisdarstellung. Bewertung in 4 Wertungsbereichen (0–10 Punkte).

  • Lfd. Nr. 10.21 – Systematik der Abschlagsermittlung und unterjähriger Veränderungen (Ergänzung zu Nr. 10.20)5%

    Detaillierte Beschreibung der Systematik der monatlichen Abschlagsermittlung: Darstellung der Ermittlung der unterjährigen Abschläge, Art der Berücksichtigung unterjähriger Veränderungen, Abgleich zwischen Abschlägen und finaler Einnahmenaufteilung. Bewertung in 4 Wertungsbereichen (0–10 Punkte).

  • Lfd. Nr. 10.23 – Rechenwege der Einnahmenaufteilung und Umsetzung in der Software (Ergänzung zu Nr. 10.22)5%

    Detaillierte Beschreibung der Rechenwege der Einnahmenaufteilung und deren Abbildung in der Anwendung: Systematik der Einnahmenaufteilung, etwaige Herausforderungen, Möglichkeiten der Anlage durch Anwender. Bewertung in 4 Wertungsbereichen (0–10 Punkte).

Bewertungsformel

Z = L (Leistungspunkte) / P (Gesamtangebotspreis als Wertungspreis) – Einfache Richtwertmethode nach UfAB V. Die Leistungspunkte ergeben sich aus dem Leistungsverzeichnis (Anlage 2), der Gesamtangebotspreis aus dem Wertungspreis des Preisblattes (Anlage 5).

Die Vergabeart (einfache Richtwertmethode, Z = L/P) und die einzelnen Bewertungskriterien mit Gewichtungspunkten (GP je 5, MP je 4) sind in der Anlage 2 (Auszug) erkennbar; es fehlt jedoch die Einsicht in die übrigen Teile des Leistungsverzeichnisses (weitere Abschnitte mit Bewertungskriterien) sowie eine vollständige Übersicht über die Summe der Gewichtungspunkte (GP-Gesamt) und die exakte Mindestpunktzahl (MP) der Kriteriengruppe.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Bereitstellung und Betrieb der EAV-Cloud-Lösung (SaaS)

  • Bereitstellung und Betrieb einer EAV-Software als Cloud-Gesamtlösung (Software as a Service)
  • Übernahme der Rolle als Managed Service Provider (MSP)
  • Erbringung der erforderlichen Managed Cloud Services (MCS) für sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb
  • Betrieb einer Public Cloud (mindestens) – Private/Hybrid-Cloud zulässig, sofern alle Anforderungen erfüllt sind
  • Webbasiertes Endgerät (HTTPS), keine Plug-Ins/Add-Ons erforderlich, mobil optimiert
  • Dynamische Skalierung von Speicher und Kapazitäten im laufenden Betrieb
  • Self-Service-Identitäts- und Berechtigungsmanagement für den Auftraggeber
  • Integration der datenliefernden Verkehrsunternehmen (derzeit ca. 26–28 Unternehmen in Baden-Württemberg und Bayern, u. a. agilis, DB Regio, SWEG, SWU Verkehr)
  • Schnittstellenanbindung an die Systemlandschaft des Auftraggebers

Funktionaler Leistungsinhalt

  • Ablösung des bisherigen MS-Access-basierten EAV-Verfahrens
  • Eigenständige Durchführung der Einnahmenaufteilung beim Auftraggeber (ohne Drittanbieter)
  • IT-gestützte Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung der Eingangsdaten zur Verbesserung der Datenqualität
  • Erhöhung der Transparenz für Verbundpartner (Gesellschafter: Stadt Ulm, Stadt Neu-Ulm, Alb-Donau-Kreis, Landkreis Biberach, Landkreis Neu-Ulm, Land Baden-Württemberg; beratend: Freistaat Bayern)
  • Bereitstellung von Support und Mitwirkung an Branchenentwicklungen
  • Change Requests, funktionale Erweiterungen und Schnittstellenanpassungen durch den Auftraggeber
  • Anforderungsmanagement und Produktstrategie/Roadmap

Projektmanagement und Einführung

  • Projektmanagement zur Einführung der EAV-Lösung beim Auftraggeber, inkl. initialer Konfiguration
  • Initiale Bereitstellung mit Customizing, Integration und Datenmigration der Bestandsdaten
  • Detaillierte Exit-Strategie innerhalb von 3 Monaten nach Vertragsbeginn
  • Umfassende Tests vor Betriebsbereitschaft (Last-, Sicherheits-, Funktionstests)
  • Incident- und Problem-Management, Release- und Patch-Management
  • Schulungen und Einweisungen für Beschäftigte des Auftraggebers

Service-Level und IT-Sicherheit

  • Verfügbarkeit mindestens 98 % während der Kernbetriebszeit (06:00–22:00 Uhr, Werktage Baden-Württemberg)
  • RTO und RPO jeweils maximal 24 Stunden
  • Reaktions- und Wiederherstellungszeiten je Störungsklasse (4h/8h, 8h/24h, 24h/240h)
  • Backup mindestens täglich, mind. 3 logisch getrennte Kopien, mind. 1 geo-redundant, geschützt gegen unbefugte Veränderung
  • IT-Sicherheit nach BSI-C5-Basiskriterien; ISMS nach ISO 27001 und/oder BSI IT-Grundschutz; Notfall-Management nach BSI 100-4/200-4 oder ISO 22301
  • Sicherheits-Patches: kritisch (CVSS 9.0–10.0) innerhalb 3 Stunden; hoch (7.0–8.9) innerhalb 3 Tagen; mittel (4.0–6.9) innerhalb 1 Monats; niedrig (0.1–3.9) innerhalb 3 Monaten
  • Mindestens jährliche Penetrationstests durch unabhängige Externe
  • Revisionssichere Protokollierung für mind. 6 Monate
  • Regelmäßiger Exit-Test alle 24 Monate

Datenmanagement und Vertragsende

  • Datenexport mindestens maschinenlesbar (CSV), inkl. Metadaten und Konfigurations-/Parametrierungsdaten
  • Datenbereitstellung innerhalb 10 Kalendertagen auf Anforderung, spätestens 30 Kalendertage nach Vertragsende
  • Migration inkl. Schnittstellenverfügbarkeit bis 3 Monate nach Vertragsende, Migrationsunterstützung bis 6 Monate
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO

Personal für auftragsbezogene Dienstleistungen

Folgende Rollen mit Mindest-Berufserfahrung werden nach Aufwand (Tagessatz = 8 Stunden) abgerechnet:

  • Softwareentwickler: mind. 3 Jahre
  • Softwarearchitekt: mind. 5 Jahre
  • Senior-Berater: mind. 7 Jahre
  • Berater: mind. 3 Jahre
  • Projektleiter: mind. 7 Jahre
  • Trainer (inkl. Schulungsunterlagen)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage / Ausschlussgründe

  • Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (z. B. Verurteilungen wegen krimineller Vereinigung, Bestechung, Betrug)
  • Keine Verstöße gegen Russland-Sanktionen gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014
  • Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich, falls einschlägig
  • Keine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung
  • Keine Mehrfachbeteiligung (Nachunternehmer nur bei gewahrtem Geheimwettbewerb)
  • Bereitschaft zur Vertraulichkeitsverpflichtung
  • Verzicht auf eigene AGB als Vertragsbestandteil

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

  • Bestehende Haftpflichtversicherung mit:
  • mind. 1,5 Mio. EUR Personenschäden
  • mind. 1,0 Mio. EUR Sach- und Vermögensschäden
  • jährliche Ersatzleistung mind. 2-fach der Deckungssummen
  • Bei Bietergemeinschaft: Nachweis für alle Mitglieder in voller Höhe
  • Erklärung zum Gesamtumsatz im Bereich Bereitstellung und Betrieb von EAV-Lösungen für die Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025 (für 2025 sind vorläufige Zahlen zulässig)
  • Bei Bietergemeinschaft: Gesamtumsätze werden addiert

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

  • Deutsche Sprache in Wort und Schrift in Kundenkorrespondenz, Konzepten, Beratungen, Schulungen, Dokumentationen, Handbüchern, Softwareanwendungen, Betriebsanleitungen, technischen Vorschriften, Zeichnungen, Schaltplänen sowie bei Beschäftigten mit direktem Kontakt (auch bei Nachunternehmern)
  • Personalstärke jahresdurchschnittlich 2023–2025, gegliedert nach Geschäftsführung/Inhaber, Beschäftigte im auftragsrelevanten Bereich, sonstige Beschäftigte
  • Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte ab 01.01.2023 (siehe Referenzprojekte) – der Auftraggeber behält sich telefonische Überprüfung vor

Ausführungsbedingungen / Tariftreue

  • Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt gemäß LTMG (Anlage A8)
  • Gilt auch für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und jeden Nachunternehmer

Hinweise zum Verfahren

  • Formlose Eigenerklärungen sind ausreichend; die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ist ebenfalls möglich
  • Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung erforderlich; werden Kapazitäten für berufliche Erfahrung geliehen, muss der Eignungsverleiher die Leistung auch als Nachunternehmer erbringen
  • Nachunternehmer sind vor Zuschlagserteilung namentlich mit Kontaktdaten zu benennen
  • Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung, alle Erklärungen durch jedes Mitglied
  • Verhandlungen können entfallen; Zuschlag ggf. auf Erstangebote; Präsentation der Angebote erforderlich; Bemusterung/verifizierende Teststellung möglich (Aufwandsentschädigung 2.500 EUR netto, ausgenommen Zuschlagsempfänger)
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: ab 01.01.2023 (letzte 3 Jahre)Volumen: nicht spezifiziert

Mindestens 2 Referenzprojekte innerhalb der letzten 3 Jahre (ab 01.01.2023): Implementierung und/oder Betrieb einer EAV-Lösung, bei der die Einnahmenverteilung auf Basis tatsächlicher oder abgeleiteter Nachfrage-, Vertriebs- oder Nutzungsdaten erfolgt – NICHT ausschließlich auf statischen Bestandsschutz-, Pauschal- oder Alteinnahmensicherungsmodellen. Mindestens eines der Projekte muss zwingend in einem Verkehrsraum mit Anforderungen aus Bayern ODER Baden-Württemberg nachgewiesen werden.

Angaben je Projekt: Auftraggeber, Ansprechpartner, kurze Leistungsbeschreibung, eigene Rolle/Anteil an Gesamtleistung, Leistungszeitraum, Beschreibung der eingesetzten EAV-Logik, regionaler/regulatorischer Bezug. Optional: Referenzschreiben des Auftraggebers. Formular Anlage A7 (aktualisierte Fassung) verwenden.

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Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Angaben zum Bewerber / Bietergemeinschaft4
  • Anlage A – Teilnahmeantrag vollständig ausfüllen (Firmendaten, Gründungsdatum, Gesellschaftsform, Ust-IdNr., Registereintrag)Pflicht
    Bei Bietergemeinschaft für jedes Mitglied separat
  • Bei Bietergemeinschaft: Bietergemeinschaftserklärung (Anlage A1) von allen Mitgliedern unterzeichnen lassenPflicht
  • Bei Nachunternehmern: Verpflichtungserklärung (Anlage A2b) je NachunternehmerPflicht
    Mit Angabe von Art und Umfang der Teilleistungen
  • Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung (Anlage A2a) des leihgebenden UnternehmensPflicht
Erklärungen zur persönlichen Lage / Zuverlässigkeit5
  • Erklärung Nichtvorliegen Ausschlussgründe nach § 123 GWB (Anlage A3)Pflicht
  • Erklärung Nichtvorliegen Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Anlage A3)Pflicht
  • Erklärung zur Selbstreinigung nach § 125 GWB (Anlage A3), falls einschlägigoptional
  • Erklärung zu Russland-Sanktionen (Art. 5k EU-VO 833/2014) – Anlage A4Pflicht
    Bei Bietergemeinschaft für jedes Mitglied
  • Erklärung zur Kenntnisnahme der Verfahrensregeln und Folgen falscher AngabenPflicht
Wirtschaftliche und finanzielle Eignung3
  • Erklärung zur Haftpflichtversicherung (Anlage A6) – mind. 1,5 Mio. EUR Personenschäden, 1,0 Mio. EUR Sach-/Vermögensschäden, 2-fache Deckungssumme pro JahrPflicht
    Bei Bietergemeinschaft für alle Mitglieder in voller Höhe
  • Erklärung zum Gesamtumsatz im Bereich EAV-Lösungen für 2023, 2024 und 2025 (Anlage A5)Pflicht
    Für 2025 dürfen vorläufige Zahlen angegeben werden, sofern noch nicht final
  • Aktuelle Fassung der Anlage A5 verwenden (über das Portal bereitgestellt)Pflicht
    Ältere Versionen werden nicht akzeptiert
Technische und berufliche Eignung5
  • Erklärung zur deutschen Sprache in Wort und SchriftPflicht
  • Übersicht Personalzahlen (jahresdurchschnittlich 2023–2025), gegliedert nach Geschäftsführung, auftragsrelevanter Bereich, sonstige Beschäftigte (Anlage A5)Pflicht
  • Referenzdatenblatt (Anlage A7) mit mind. 2 Referenzprojekten ab 01.01.2023Pflicht
    Aktualisierte Fassung der Anlage A7 verwenden
  • Nachweis EAV-Referenz: Verteilung auf Basis tatsächlicher oder abgeleiteter Nachfrage-/Vertriebs-/Nutzungsdaten (nicht nur statische Modelle)Pflicht
  • Nachweis regionale Referenz: mind. 1 Projekt mit Bezug zu Bayern ODER Baden-WürttembergPflicht
Tariftreue / Ausführungsbedingungen1
  • Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt nach LTMG (Anlage A8)Pflicht
    Auch für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und jeden Nachunternehmer
Form und Frist4
  • Alle Dokumente als maschinenlesbares PDF einreichen; Scans mit OCRPflicht
  • Unterschriften/Stempel bzw. elektronische Signatur gemäß § 126b BGBPflicht
  • Bieterfragen und Änderungsvorschläge bis spätestens 18.06.2026 über das Vergabeportal einreichenoptional
    Freiwillig, aber empfohlen
  • Teilnahmeantrag bis spätestens 30.06.2026, 10:00 Uhr (MESZ) elektronisch abgebenPflicht
    Späterer Eingang führt zum Ausschluss

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Frist:

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