Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Aachen (vertreten durch die regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbH) sucht einen Anbieter für ein cloud-basiertes Bewerber*innenmanagementsystem (SaaS), das den gesamten Recruiting-Prozess digital und medienbruchfrei abbildet.
Was geliefert werden soll: Eine moderne Software-Lösung, die alle Schritte von der Stellenausschreibung über die Bewerbung und Vorauswahl bis hin zum Onboarding abdeckt – inklusive KI-gestützter Funktionen wie Matching, Lebenslauf-Parsing und Interviewanalyse. Das System soll ca. 550 interne Nutzer*innen bedienen und jährlich rund 10.000 Bewerbungen verarbeiten.
Was noch dazugehört: Support mit garantierten Reaktionszeiten, dauerhafte Wartung, Schulungen, Dokumentation und die Anbindung an diverse Bestandssysteme (z.B. SAP HCM, Microsoft Outlook, Allris).
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Zuschlag nach dem niedrigsten Preis.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristMAI2026JUNJULAUGSEPOKTNOVDEZ
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Vertragslaufzeit
Ausführungsbeginn
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität4 Kriterien
- Technische Erfüllung der Anforderungen50%
Erfüllung der technischen Anforderungen, Schnittstellen, Systemintegration und Performance
- Konzept und Funktionalität30%
Konzept für Prozessoptimierung, Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und KI-Einsatz
- Schulung und Implementierung10%
Schulungskonzept, Implementierungsplan und Support
- Datenschutz und Sicherheit10%
DSGVO-Konformität, Datensicherheit und Datenschutzvereinbarung
KI-Hinweis: Gewichtungen der Kriterien sind nicht explizit in den Unterlagen angegeben; die genannten Werte sind beispielhafte Annahmen basierend auf typischen Vergaben für IT-Systeme.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSystemlösung und Kernfunktionen
Gegenstand: SaaS-Bewerber*innenmanagementsystem für die Stadtverwaltung Aachen und ihre Eigenbetriebe – bestehende Software wird abgelöst.
Kernfunktionen:
Stellenausschreibungen: Erstellung, Freigabe-Workflow mit mindestens 10 anpassbaren Stati, interne/externe Veröffentlichung, Mustervorlagen, KI-gestützte Attraktivitätsgestaltung, Mitbestimmungsverfahren mit Personalrat.Bewerbungsmanagement: Online-Bewerbungen über Karriereportal, Initiativbewerbungen, E-Mail-/Postbewerbungen, automatisiertes Parsen von Lebensläufen, anpassbare Formulare mit Pflichtfeldern, Dokumenten-Upload, Zusammenführung zur PDF-Akte.**Bewerber*innencockpit:** Übersichten für Recruiter, Mehrfachbewerbungen erkennen, anpassbare Dashboards, Filterfunktionen.Kommunikation: Systemgestützter Schriftverkehr (Vorlagen, Serienbriefe), Kommentarfunktion, Terminvereinbarung, Nachforderungen über Einmal-Link.Vorauswahl und Ranking: KI-gestütztes Matching, Scoring nach Qualifikationen, NLP-Analyse von Lebensläufen, automatisierte Vollständigkeitsprüfung mit OCR.Interviewmanagement: Automatische Erstellung von Interviewleitfäden und Bewertungsbögen, digitale Bewertungserfassung, KI-gestützte Analysen, Ranking-Übersichten.Talentpool: Aufnahme abgelehnter Bewerber*innen, Matching, automatische Benachrichtigungen.Controlling: Automatisierte Kennzahlenerhebung, Auswertungen als csv/xlsx.**Bewerber*innenfreundlichkeit:** One-Click-Bewerbung, LinkedIn-Profilimport, Video-Upload, Statusverfolgung, Feedbackfunktion, Onboarding-Unterstützung.
Technische Anforderungen und Schnittstellen
Authentifizierung: Windows-Anmeldung über LDAP, differenzierte Rollen- und Berechtigungskonzepte (Recruiter, Vorgesetzte, Personalrat, JAV, SBV, Gleichstellung u.a.).
Zwingende Schnittstellen:
SAP HCM/H4S4 (Mitarbeitendenimport inkl. Personalnummer, Organisationseinheiten, Export Mitarbeitendenneuanlage)SAP FührungskräftecockpitMicrosoft Outlook (Schriftverkehr)Allris (Personalratsvorlagen)NSCALE DMS (Veraktung)GroupWise (E-Posteingang)Internes Mitarbeitendenportal (Stellenausschreibungen intern)Externes Karriereportal (https://karriere.aachen.de/)Generative KIXFT PersonalakteBewerbungsportale (z.B. Interamt)Künftig: Kompetenzmanagementsoftware
Technische Eckwerte:
Verfügbarkeit 24/7, Ausfallsicherheit mindestens 98 %Nutzung gemäß VDIAltdatenübernahme aus Engage/HCM One (möglichst automatisiert)Historie mit Benutzendendaten und Datum, skalierbare LöschfristenSSL/HTTPS-VerschlüsselungDouble-Opt-In-VerfahrenMandantenfähigkeit nicht erforderlich (anders als ursprünglich beschrieben)
Datenschutz, Betrieb und Service
Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung, Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung gem. Art. 28 DSGVO.
Service und Support:
Support durch den Anbieter mit definierten Reaktions- und BearbeitungszeitenDauerhafte Wartung und Updates (vorab testbar durch Key-User)
Inbetriebnahme:
Vollständige, angepasste Dokumentation bei ProduktivstellungSchulungskonzept (Admin-Schulung, IT-Koordinatoren-Schulung) nach erfolgreichem SystemtestTestphase vor EchtbetriebProjektstart geplant ab Q4 2026
Mengengerüst (Ist-Situation):
ca. 80 Recruiter*innenca. 400 Vorgesetzteca. 70 weitere Nutzer*innen (insgesamt ca. 550 Nutzer*innen)ca. 450 Stellenbesetzungsverfahren/Jahr (~6.700 Bewerbungen) – Personalgewinnung/Personalserviceca. 25 Auswahlverfahren/Jahr (~1.200 Bewerbungen) – Ausbildungca. 80+ Verfahren/Jahr (~2.200 Bewerbungen) – Eigenbetriebe
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage und Ausschlussgründe
Ausschlussgründe: Keine schwerwiegenden beruflichen oder sonstigen Verstöße (keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB). Ggf. erfolgreiche Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB anerkannt.Registereintragung: Eintragung im Handelsregister, Handwerksrolle oder vergleichbarem Register des Herkunftslandes.Steuern und Abgaben: Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben, Beiträgen zur Berufsgenossenschaft, Kranken- und Sozialkassen.Russland-Sanktionen: Keine Beteiligung von Personen oder Unternehmen gemäß Art. 5k) EU-VO 833/2014 i.d.F. EU-VO 2025/395 – gilt auch für Unterauftragnehmer mit mehr als 10 % Auftragswert.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatznachweis: Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbaren Leistungen für die letzten 3 Geschäftsjahre (2022–2025).Berufshaftpflichtversicherung: Mindestdeckungssummen von jeweils 1.000.000 EUR pauschal je Schadenereignis für Sach-, Vermögens- und Personenschäden – mit mindestens zweifacher Maximierung pro Versicherungsjahr. Im Auftragsfall nachzuweisen oder abzuschließen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Referenzprojekte: Mindestens 3 vergleichbare Projekte (maximal 3 Jahre alt, ca. 550 Nutzer*innen, davon mindestens eine mit Behörde vergleichbarer Größe zur Stadt Aachen). Die Kriterien sind Bewertungskriterien im Ranking, keine Muss-Kriterien.QM-System: Zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001:2015 oder gleichwertig.IT-Sicherheit: ISO 27001-Zertifizierung oder gleichwertig.KI-Konformität: Konformitätserklärung gemäß Art. 43 KI-VO oder gleichwertig.CE-Kennzeichnung: Nachweis gemäß Art. 31 KI-VO oder gleichwertig.Projektsprache: Deutsch als verbindliche Projektsprache für Verfahren und Vertragslaufzeit.
Verfahrensspezifische Regelungen
Verfahrensart: EU-weites Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (zweistufig).Zuschlagskriterium: Niedrigster Preis.Mindestanzahl Bewerber 2. Stufe: 3 – der Auftraggeber berücksichtigt die 3 aus seiner Sicht besten Bewerber.Nachforderung von Unterlagen: Nachforderung gemäß § 56 VgV möglich, jedoch kein Rechtsanspruch.Eignungsleihe: Nutzung von Kapazitäten Dritter möglich, Verpflichtungserklärung gemäß § 47 VgV erforderlich.Bewerbergemeinschaften: Werden als Ganzes betrachtet; gesamtschuldnerisch haftende ARGE mit bevollmächtigtem Vertreter.Keine EU-Förderung: Verfahren wird ohne EU-Mittel finanziert.
Rechtsschutz und Rügepflichten
Rügefrist: Verstöße gegen Vergabevorschriften sind innerhalb von 10 Kalendertagen nach Erkennen beim Auftraggeber zu rügen.Nachprüfungsantrag: Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Mitteilung, dass die Rüge nicht abgeholfen wird.Zuständige Stelle: Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 3 JahreVolumen: ca. 550 Nutzer*innen im Produktivsystem (vergleichbar)
Mindestens 3 Referenzprojekte für ein Bewerber*innenmanagementsystem oder vergleichbare HR-/Recruiting-Software
Mindestens eine Referenz mit einer Behörde vergleichbarer Größe oder größer als die Stadt Aachen; Angabe Auftraggeber-Kontakt, Auftragssumme, Leistungsbeschreibung, Nutzer*innenzahl, Leistungszeitraum, Eigenleistungsanteil. Hinweis: Referenzkriterien sind Bewertungskriterien, keine Muss-Kriterien.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 31%11+ · 14%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Teilnahmeerklärungen & Formblätter
Wirtschaftliche & finanzielle Eignung
Technische & berufliche Eignung
Plattform & Einreichung
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
Erhalten Sie ähnliche Vergabeverfahren, sobald sie veröffentlicht werden.
Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
regio iT gesellschaft für informationstechnologie mbh, vertreten durch die E.V.A. Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen | Vergabekammer Rheinland bei der Bezirksregierung Köln
Anschrift
52070 Aachen
Ort
52070 Aachen
Kategorie
IT-Dienstleistungen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.regioit.de ↗Weitere Ausschreibungen IT-Dienstleistungen
Alle anzeigen →IT-Dienstleistungen (allgemein)