Externe IT-Dienstleistungen für den Unterrichtsbedarf für die staatlichen Schulen in Hamburg
Zusammenfassung
Die Freie und Hansestadt Hamburg (Behörde für Schule, Familie und Berufsbildung) beschafft externe IT-Fachkräfte für drei Lose: (1) Projekt IT-Endgerätestrategie für Lehrkräfte, (2) Projektleitung IT-Service-Management für Hamburger Schulen und (3) Projektmitarbeiter Prozesse, IT-Ausstattung und IT-Support. Es handelt sich um eine Rahmenvereinbarung mit Einzelabrufen (maximal 800 Beraterstunden pro Jahr über alle Lose, keine Mindestabnahme). Bieter können auf bis zu 3 Lose bieten. Zuschlag nach Preis (40 %) und Qualität (60 %). Angebote sind elektronisch über das Hamburger Vergabeportal einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
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Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen
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Zuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen
- Persönliche Referenzen Hauptansprechpartner25%
Persönliche Referenzen des Projektmitarbeiters über vergleichbare Beratungsleistungen im Bereich Prozesse, IT-Ausstattung und IT-Support anhand der im Kriterienkatalog (Reiter Los 3) dargestellten Wertungsmatrix.
- Ausgefüllter Anforderungskatalog5%
Bewertung des Anforderungskatalogs Los 3 (Verfügbarkeit Projektmitarbeiter, Projektmanagement-Qualifikation, IT-Erfahrung, Berufserfahrung).
- Konzept Herangehensweise30%
Konzept zur Herangehensweise bei der Leistungserbringung (max. 4 DIN-A4 Seiten). Bewertet werden: Einhaltung Termine/Kostenrahmen, Qualität/Verfügbarkeit Know-how, Zusammenarbeit mit AG, Stakeholder-Kommunikation, Schul-IT-Besonderheiten, Datenschutz, eigenverantwortliche Aufgabenbearbeitung. Bewertung nach modifiziertem Schulnotensystem (100/80/60/40/20/0).
- Preis Stundenhonorar40%
Stundenhonorar des Projektmitarbeiters. Formel: P = ((2 × Pmin − Pi) / Pmin) × 100.
Preiswertung: P = ((2 × Pmin − Pi) / Pmin) × 100. Leistungspunkte werden prozentual in Punkte umgerechnet: Prozentual erreichte LP = erreichte LP × 100 / maximal erreichbare LP. Konzeptbewertung nach modifiziertem Schulnotensystem (100/80/60/40/20/0).
Leistungsumfang
Aus den Vergabeunterlagen
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Leistungsumfang
Aus den Vergabeunterlagen
Rahmenbedingungen (gilt für alle Lose)
- EVB-IT-Rahmendienstvertrag mit Einzelabrufen nach Bedarf.
- Kein Anspruch auf Abruf, keine Mindestabnahmemenge.
- Höchstmenge: 800 Beraterstunden pro Jahr über alle 3 Lose zusammen (andere Quelle: 3.840 Stunden über gesamte Laufzeit).
- Vergütung nach Aufwand zu Festpreisen (Stundensätze); Reisekosten, Nebenkosten, Material und Reisezeiten sind nicht gesondert vergütungsfähig.
- Kernarbeitszeit 7:30–16:30 Uhr, längere Zeiten bei Arbeitsspitzen/Zeugnisphasen möglich.
- Arbeitsort: Räumlichkeiten der BSFB oder eigene Räume des Auftragnehmers (Remote möglich).
- Ferienzeiten: reduzierte Personalstärke, Basiserreichbarkeit bleibt erforderlich.
- Einarbeitungszeit je Mitarbeiter: 10 Arbeitstage kostenfrei.
- Auf Anforderung muss zusätzliches geeignetes Personal für bis zu 4 Wochen verfügbar sein (bei Arbeitsspitzen).
- Krankheitsvertretung durch den Auftragnehmer ist sicherzustellen.
- Strukturierter, kostenfreier Wissenstransfer ist zu gewährleisten.
- Vertragsbeginn voraussichtlich August 2026, Grundlaufzeit bis 31.07.2028, automatische Verlängerung um 1 Jahr bis max. 31.07.2030.
- Kündigungsfrist 4 Monate vor Ablauf eines Vertragsjahres.
- Erfüllungsort: Hamburg (diverse Standorte).
Übergreifende fachliche Anforderungen (für alle Lose)
- Arbeit nach BSI-IT-Grundschutz.
- Einhaltung der Datenschutz- und IT-Sicherheitsregelungen von FHH/BSFB.
- Nutzung ausschließlich vom Auftraggeber bereitgestellter Tools/Technik (Planung ausgenommen).
- Gute Kenntnisse in IT-Infrastruktur.
- Personalprofile müssen ein Studium ODER eine Ausbildung ODER mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im IT-Bereich nachweisen.
- Projektmanagement-Qualifikation (z. B. IPMA Level D, PRINCE2, ITIL v4/v5, PSM1 oder vergleichbar) ist je nach Los nachzuweisen.
- Verfügbarkeit: Einsatz spätestens 6 Wochen nach Vertragsbeginn (frühere Verfügbarkeit wird positiv bewertet).
Übergreifende Personalanforderungen (für alle Lose)
- Sozialversicherungspflichtig festangestelltes Fachpersonal.
- Deutsche Sprache in Wort und Schrift (vergleichbar C1).
- Gültige Arbeitspapiere bei ausländischen Mitarbeitenden.
- Namens- bzw. Firmenausweis sichtbar zu tragen.
- Striktes Alkohol-, Drogen- und Rauchverbot während der Arbeitszeit.
- Auf Verlangen nicht geeignete Mitarbeiter kostenfrei ersetzen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen
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Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen
Fachkunde, wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit
- Eintragung im Handelsregister oder vergleichbares Register (Auszug max. 6 Monate alt).
- Erklärung über wirtschaftliche und finanzielle Kapazitäten.
- Nachweis des Gesamtumsatzes und des Umsatzes mit vergleichbaren Leistungen in den Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025: durchschnittlich mindestens 1.000.000 EUR netto pro Jahr; in keinem Jahr 0 EUR.
- Nachweis der Mitarbeiterzahl: durchschnittlich mindestens 10 Vollzeit-Mitarbeitende pro Jahr (2023–2025); je Los mindestens 3 Vollzeit-Mitarbeitende.
- Erklärung über personelle und technische Mittel sowie ausreichende Erfahrung.
- Mindestens 1 Referenz mit vergleichbaren Leistungen je angebotener Rolle (personenbezogen).
- Eignungsleihe ist nach § 47 VgV grundsätzlich möglich, für kritische Aufgaben ausgeschlossen.
Ausschlussgründe und gesetzliche Pflichten
- Keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB (Straftaten wie Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel).
- Keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (Insolvenz, schwere Verfehlungen, Wettbewerbsverstöße, Interessenkonflikte, Täuschung).
- Keine Ausschlüsse nach § 21 AEntG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 98c AufenthG, § 22 LkSG.
- Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten (Nachweis auf Verlangen).
- Eigenerklärung zu EU-Russland-Sanktionen (Art. 5k VO EU 833/2014); betrifft auch Unterauftragnehmer >10 % Auftragswert.
- Tariftreue und Mindestlohn nach § 3 HmbVgG; Bereithaltung prüffähiger Entgeltabrechnungen.
Haftpflicht und sonstige Nachweise
- Betriebshaftpflichtversicherung: mind. 1.500.000 EUR Personen- + 1.500.000 EUR Sach-/Vermögensschäden oder 3.000.000 EUR pauschal, mind. zweifach maximiert pro Jahr, über die Vertragslaufzeit. Nachweis innerhalb 14 Kalendertagen nach Zuschlag.
- Präqualifizierung (PQ-VOL/PQ-Nord) optional als Alternative zur Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE).
- Auftragsverarbeitungsvertrag (Entwurf) ist dem Angebot beizufügen.
Angebots- und Verfahrensregeln
- Sprache: Deutsch.
- Nebenangebote: nicht zugelassen.
- Mehrfachangebote: Bieter kann maximal 3 Lose anbieten, je Los nur ein Angebot.
- Nachunternehmer grundsätzlich zulässig, für wesentliche Teile nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers.
- Bieter können für ein oder mehrere Lose bieten; Zuschlag kann auf alle Lose erteilt werden; Zusammenlegung von Losen ist möglich.
- Bietergemeinschaften sind zugelassen, jedes Mitglied füllt Anlage 3a aus.
1 Referenz Projektleiter + 1 Referenz Projektmitarbeiter im Bereich IT-Endgerätestrategien für Lehrkräfte/Schulen
Projektleiter: mind. 2 von 4 Tätigkeiten (Entscheidungsvorlagen, Ausschreibungsunterlagen, Lehrkräfte-IT-Bezug, strategische IT-Initiativen Bildung). Projektmitarbeiter: mind. 3 von 6 Tätigkeiten (Gefährdungsbeurteilungen, IT-Betriebsmodelle, Ticketsystem, externe Dienstleister, Personalvertretung, Teilprojektsteuerung). Referenzblatt pro Person (max. 1 DIN A4).
1 Referenz Projektleiter im Bereich IT Service Management für Schulen/öffentliche Verwaltung
Mind. 1 von 2 Tätigkeiten: Erstellung von Entscheidungsvorlagen/Berichten für Projektgremien ODER Multivendor Support mittels SIAM.
1 Referenz Projektmitarbeiter im Bereich Prozesse, IT-Ausstattung und IT-Support (Schul-IT/pädagogische IT-Infrastruktur)
Mind. 5 von 10 Tätigkeiten: Prozessdefinition/Dokumentation, RASCI-Matrizen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Schul-IT, IT-Ausstattung, IT-Support, Prozessanalyse, pädagogische IT-Infrastruktur.
Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben
Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)
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Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben
Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)
Checkliste zur Angebotsabgabe
Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen
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Checkliste zur Angebotsabgabe
Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen
- Anlage 3 – Bietererklärung ausfüllen und beifügenPflichtPflicht bei jedem Angebot
- Anlage 3a – Bietergemeinschaft (falls zutreffend)optionalPro Mitglied der Bietergemeinschaft erforderlich
- Anlage 3b – Nachunternehmer/Eignungsleiher (falls zutreffend)optionalJe Nachunternehmer ausfüllen
- Eigenerklärung EU-Russland-Sanktionen (Verordnung 833/2014)PflichtBetrifft auch Unterauftragnehmer mit >10% Auftragswert
- Eigenerklärung Tariftreue und Mindestlohn (§ 3 HmbVgG)PflichtBis Ablauf der Angebotsfrist abgeben
- Auftragsverarbeitungsvertrag (Entwurf) dem Angebot beifügenPflicht
- Ausgefüllter Kriterienkatalog (Anlage 2) je angebotenem LosPflichtEnthält Anforderungskatalog, Referenzblätter, Preisblatt, angebotene Mitarbeiter
- Lebensläufe der namentlich benannten MitarbeiterPflichtPro Los die vorgesehenen Personen benennen
- Referenzblätter je angebotenem Los (personenbezogen)PflichtMind. 1 Referenz je Rolle (Projektleiter/Projektmitarbeiter); nur die beste wird gewertet
- Konzept zur Herangehensweise (max. 4 DIN A4 Seiten, Arial 12)PflichtPro Los separat einreichen
- Ausgefülltes Preisblatt mit Stundensätzen (EUR netto)PflichtPro Los in eVergabe eintragen
- Mitarbeiterzahlen 2023, 2024, 2025 (Jahresdurchschnitt)PflichtMind. 10 Vollzeit-MA gesamt, mind. 3 je Los
- Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbaren Leistungen 2023–2025PflichtMind. 1.000.000 EUR netto/Jahr im Mittel, mind. 300.000 EUR je Los
- Haftpflichtversicherungs-NachweisPflicht1,5 Mio. P + 1,5 Mio. S/V oder 3 Mio. pauschal
- Handelsregisterauszug (max. 6 Monate alt) – auf Verlangenoptional
- Umsatznachweise und Referenzbestätigungen – auf VerlangenoptionalAuf gesonderte Aufforderung nachreichen
- Bescheinigung Berufsgenossenschaft (max. 12 Monate alt) – auf Verlangenoptional
- Bescheinigung in Steuersachen / Freistellungsbescheinigung § 48b EStG – auf Verlangenoptional
Weitere Ausschreibungen IT-Dienstleistungen
Alle anzeigenAbschluss eines Managed-Service-Vertrages über Cloud-, Betriebs- und Unterstützungsleistungen für den IT-Betrieb des AWB Bad Kreuznach
Eigenbetrieb Abfallwirtschaftsbetrieb des Landkreises Bad Kreuznach | Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Frist:
Rahmenvereinbarungen IT-Dienstleistungen 2027ff.
DFS Deutsche Flugsicherung GmbH | Vergabekammer des Bundes
Frist:
IT Professional Services Framework
SEFE Energy GmbH | hpm Henkel Projektmanagement GmbH | SEFE Securing Energy for Europe GmbH | 1. und 2. Vergabekammer bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Frist:
Computer-Hotline
Der Präsident des Landtags Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Nordrhein-Westfalen
Frist:
Serviceleistungen für Betrieb, Betreuung und technische Aktualisierung der bestehenden IT-Infrastruktur
Stiftung Haus der Geschichte Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Westfalen
Frist:
Beratungsleistung Aufbau IT-Infrastruktur und IT-Betrieb
Zentraler IT-Dienstleister der Justiz des Landes Brandenburg | Vergabekammer des Landes Brandenburg
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