Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Landeshauptstadt Düsseldorf beschafft eine cloud- und webbasierte Fachsoftware als Full-Managed-Service für das Bauaufsichtsamt und das Institut für Denkmalschutz und Denkmalpflege. Die Software soll sämtliche Verfahren – von der Online-Antragstellung über die interne Bearbeitung und Beteiligung bis hin zur Bescheidung und Zustellung – volldigital und medienbruchfrei abbilden. Sie umfasst Funktionen für Bauanträge, denkmalrechtliche Erlaubnisse, Baulasten, wiederkehrende Prüfungen, Brandverhütungsschauen, Gebührenberechnung, ein integriertes Controlling-Modul sowie Schnittstellen zu DMS, SAP, GIS und dem Bauportal.NRW.
Das Verfahren ist ein EU-weites, zweistufiges Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. In Stufe 1 bewerben sich Unternehmen mit Eignungsnachweisen; max. 5 Bieter werden zur Angebotsabgabe in Stufe 2 zugelassen. Zuschlagskriterien: Preis 30 %, Konzept 25 %, technische Qualifikation 35 %, personelle Qualifikation 5 %, Organisation/Schulung 5 %.
Vertragslaufzeit: 4 Jahre, mit Option auf Verlängerung um bis zu 4 weitere Jahre (2×2 Jahre).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung
Teilnahmefrist
Angebotsfrist
Bindefrist
Vertragslaufzeit
Migrationskonzept
Betriebskonzept
Nachprüfungsfrist
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Vertragsende max.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Angebotspreis gemäß Preisblatt inkl. optionaler Positionen und Nachlass
- Personaleinsatz5%
Personaleinsatz hinsichtlich Qualifikation und Erfahrung
- Konzept25%
Konzeptvorstellung zur Projektabwicklung der geplanten Lieferung, Datenmigration, Einführung und Pflege der Fachsoftware
- Technische Qualifikation35%
Technische Qualifikation für Betrieb und Software hinsichtlich der geforderten IT-Dienstleistungen und Softwarelösungen entsprechend des Kriterienkatalogs
- Organisation und Schulung5%
Vorgesehene Organisation und Schulungskonzept
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen sind vollständig in den Vergabeunterlagen dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBereitstellung & Betrieb (Full Managed Service)
Bereitstellung der Fachsoftware als cloud- und webbasierte Lösung (SaaS / Full Managed Service)Installation, Einrichtung von Test-, Integrations- und Produktivumgebung inkl. Grundkonfiguration, Rollen-/Rechte- und AktenstrukturBetrieb, Wartung, Support und Pflege über die gesamte Vertragslaufzeit (4 Jahre, optional +2+2 Jahre)Monitoring, Backup/Restore, Patchmanagement, Incident- und Problem-ManagementLizenz- und Nutzungskosten (Fachanwender, Zugriffe, Arbeitsplätze) inkl. kontinuierlicher ReleaseumsetzungRechenzentrum: Tier-3-Standard (Uptime Institute, TÜV, EN 50600 oder ISO/IEC 22237)Geordnete Exit-Unterstützung am Vertragsende (Daten, Dokumente, Quellcode, Konfigurationen)
Einführung, Migration & Schulung
Einführung Kernverfahren inkl. Projektmanagement und Implementierungsunterstützung für Bauaufsicht und DenkmalbehördeMigration von Stamm-, Bewegungs- und Dokumentendaten aus dem Altsystem; Migrationskonzept 3 Monate nach ZuschlagVollständiges Betriebskonzept 4 Wochen nach ZuschlagTest-, Abnahme- und Go-Live-Unterstützung; 2–3 Tage Präsenz-Trainer vor Ort zum Go-LiveSchulungen unterteilt nach Rolle (Administrator, Anwender), Erfahrungsstufen und Modulen; Methodik: Präsenz, Remote, Selbstlern-VideosSchulungssprache Deutsch (Fachsprache Bauwesen); separate Schulungsinstanz (Sandbox) oder spiegelbare TestumgebungAktuelle Handbücher im Fachverfahren oder Verweis auf anbieterseitiges Wiki
Funktionale Anforderungen – Verfahrensbearbeitung
Vollständig digitale Antragstellung, Erfassung, Bearbeitung und VerwaltungAntragsportal mit Formularassistenz, Uploadfunktion (PDF/PDF/A bis 50 MB) und Übernahme von Bauportal.NRW-DatenMedienbruchfreie interne Bearbeitung aller Verfahrensschritte (kein Medienbruch)Elektronische Bescheiderstellung und rechtssichere Zustellung inkl. qualifizierter elektronischer SignaturFristenmanagement mit Erinnerungs- und EskalationsfunktionenRollen- und zuständigkeitsbasierte Bearbeitung mit Vertretungsregelungen und 4-Augen-PrinzipBenutzerfreundliche, intuitive Bedienoberfläche, Multi-Monitor-fähig, SSO/MS Entra ID, MFA (innerhalb 6 Monate)
Hinweis: Die folgenden Inhalte gehören thematisch zu 'Funktionale Anforderungen' und sind hier aus Platzgründen separat aufgeführt.
Funktionale Anforderungen – Fachverfahren
Abzubildende Verfahrensarten: Anzeigeverfahren, Antragsverfahren, Überwachungsverfahren, Beteiligungsverfahren, Ordnungsbehördliche Verfahren, DenkmalschutzverfahrenBearbeitung von Baulasten (Eintragung, Fortführung, Löschung, Auskunft)Fliegende Bauten (Gebrauchsabnahme), Bauüberwachung nach BauO NRW/BauPrüfVO NRWWiederkehrende Prüfungen (PrüfVO NRW) inkl. Mängelnachverfolgung und Schnittstelle zu BegehungssoftwareBrandverhütungsschau, Gefahrenstellenüberwachung, Standsicherheits- und BrandschauenDenkmäler: Führung Denkmalliste nach DenkmalVO NRW, INSPIRE-Veröffentlichung, Anbindung Denkmalist.NRW, OZG-konformes Angebot, optional KI-gestützte Arbeitsschritte, Altdatenimport
Funktionale Anforderungen – Workflow & Beteiligung
Vordefinierte 'best practice' Workflows nach gesetzlichen Vorgaben NRW (BauO NRW, SBauVO, BauPrüfVO, DSchG NRW, DenkmalVO NRW)Frei konfigurierbare Workflows mit Anzeige des aktuellen Prozessschritts, assistenzgestützter Bearbeitung und Eskalation an Leitung bei FristüberschreitungOnline-Beteiligungsverfahren mit rollenbasierter Registrierung, Stellungnahmen mit Datum/Ergebnis/Referenznummer, Upload bis 500 MB, Erinnerung 3 Werktage vor FristablaufWiedervorlagesystem mit Schnittstelle zu Outlook; Listen ausstehender Beteiligungen je FachamtVorgangsverknüpfung (Koordinatensystem, Baugrundstück, Gemarkung/Flur/Flurstück), gemeinsame Projektnamen, 'Abos' für Änderungsbenachrichtigungen
Datenmanagement & Dokumentenmanagement
Elektronische Akte (eAkte) mit bidirektionaler Schnittstelle zum DMS 'd.velop', revisionssichere Speicherung gemäß DOWV-StandardAutomatische und manuelle Veraktung; Integration Träger öffentlicher Belange (TÖB); Aufbewahrungs- und AussonderungsfristenAdressdatenübernahme aus ALKIS, Flurstücksdaten mit Plausibilitätsprüfung, Koordinatenverarbeitung (ETRS89/UTM32N)X-Bau-Standard-Konformität, XBau-Updates innerhalb 3 Monaten, XTA 2, IFC-Format (BIM)Volltextsuche inkl. Freitextfelder, historische Adressen, GIS-Integration via OGC-Standard, DMS-übergreifende SucheDrag-&-Drop-Import, integrierter Viewer für Office/PDF/Bilder, Barcode-Identifikation, Textbausteinverwaltung, Serienbrieffunktion
Gebühren, Controlling & Schnittstellen
Automatisierte Gebührenberechnung nach AVerwGebO NRW, GebG NRW; Gebührenkatalog mit städtischen RichtlinienKassenzeichenvergabe, Sollstellung/Freigabe für SAP, ePayment (ePayBL), Aufteilung auf KostenträgerIntegriertes Controlling- und Reporting-Modul: Verfahrensbestände, Durchlaufzeiten, Kennzahlen; Export Excel/CSV; grafische Darstellung; Schnittstelle ISA für LandesberichteSAP-Integration (doppische Buchhaltung, bidirektionale Schnittstelle für Ist-Zahlungen, Personen-/Adressdaten, Produkthaushalt-Zuordnung)Schnittstellen zu Bauportal.NRW, Geoinformations-/Katastersystemen, DMS/Archiv, E-Mail, Authentifizierungsdiensten, FachportalenAnbindung Vermessungs- und Katasteramt (XPlanung-Standard)
Mobile Bearbeitung, Bürgerauskunft & Ticketsystem
Mobile Bearbeitung: Online-Zugriff via WLAN/Internet, Offline-Bereitstellung von Vorgängen, schreibender Zugriff (Protokolle, Fotos), Synchronisierung ohne DateninkonsistenzenBürgerauskunft / Online-Komponente: digitale Akteneinsicht (IFG, Gerichtsverfahren), webbasierte Einsicht für berechtigte Antragsteller, Kommissionierungssystem (Ampelsystem), Terminbuchungskalender, Zugriffsberechtigung auf DokumentenebeneZentrales Ticketsystem für Fehlermeldungen, automatische Nutzer-/Zeitübernahme, Screenshots, Auswertungen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche & finanzielle Leistungsfähigkeit
Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: mind. 1,5 Mio. EUR Personenschäden, 1,5 Mio. EUR Sachschäden, 0,7 Mio. EUR sonstige SchädenIT-Haftpflicht-/Vermögensschadenshaftpflicht: mind. 5 Mio. EURCyber-Versicherung: mind. 5 Mio. EURVersicherungen müssen für die gesamte Vertragszeit unterhalten werdenGesamtumsatz: Erklärung für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023–2025)Mindestjahresumsatz: ≥ 800.000 EUR (nur Tätigkeitsbereich des Auftrags, Netto)Bilanzen zur wirtschaftlichen LageBewertung (Stufe 1): Netto-Dienstleistungsumsatz Fachsoftware Ø letzte 3 Jahre – >10 Mio. EUR = 30 Pkt., >5–10 Mio. EUR = 20 Pkt., 2–5 Mio. EUR = 10 Pkt.
Technische & berufliche Leistungsfähigkeit
ISO 9001 Zertifizierung (Qualitätsmanagement) – PflichtnachweisISO 27001 Zertifizierung (Informationssicherheit) – Pflichtnachweis, alternativ C5-Zertifikat oder vergleichbares SicherheitskonzeptBei externem Hosting/Cloud: Sicherheitsnachweis nach BSI C5 oder gleichwertig (ISAE 3000, SOC 2, IDW PS 860)Handelsregistereintragung (aktuell gültig zum Submissionstermin)Studien- und Ausbildungsnachweise der Inhaber und FührungskräfteBeschreibung der technischen Ausrüstung und Maßnahmen zur QualitätssicherungAngabe Lieferkettenmanagement- und -überwachungssystemAngabe UmweltmanagementmaßnahmenEigenerklärung zur Informationssicherheit und zum Datenschutz (vom Bieter und vom Softwarehersteller)Bewertung (Stufe 1): Beschäftigtenzahl Ø letzte 3 Jahre – >100 = 30 Pkt., 50–100 = 20 Pkt., 20–50 = 10 Pkt.Bewertung (Stufe 1): Anzahl Fach-/Führungskräfte für das Projekt – >10 = 60 Pkt., 5–10 = 40 Pkt., ≤5 = 20 Pkt.
Personalanforderungen (Rollenprofile)
Senior Solution Architect/Designer: ≥5 Jahre Berufserfahrung; Bachelor (Informatik/Wirtschaftsinformatik/IT) ODER Fachinformatiker + Weiterqualifizierung ODER ≥7 Jahre Erfahrung; Deutsch C1Junior Solution Architect/Designer: ≥2 Jahre Berufserfahrung; Bachelor (Informatik/Wirtschaftsinformatik/IT) ODER Fachinformatiker + Weiterqualifizierung ODER ≥4 Jahre Erfahrung; Deutsch C1Projektmanager: ≥3 Jahre Leitung/Steuerung von IT-Projekten; Hochschulstudium (Informatik, BWL, Verwaltungswissenschaften) ODER Ausbildung + Weiterbildung (PMI, IPMA, PRINCE2, Scrum, ITIL) ODER ≥5 Jahre Erfahrung; Deutsch C1Tabellarische Lebensläufe je Rolle und Qualifikationsnachweise sind mit dem Angebot einzureichen
Referenzen (Mindestanforderung)
Mindestens 5 vergleichbare ProjektreferenzenInbetriebnahme nicht vor dem 01.01.2020Software-Einführung muss unter Berücksichtigung öffentlicher Vergabevorschriften abgewickelt worden seinProjektstand mindestens im Testbetrieb oder abgeschlossenBei mind. 2 Referenzen: Beginn in den letzten 4 abgeschlossenen GeschäftsjahrenBei mind. 2 Referenzen: Dauer der Leistungserbringung mind. 5 Jahre (Bestandskunden mit Programmneuerungen werden anerkannt)Bewertung (Stufe 1): Ø über 3 Referenzen mit max. 480 Pkt. (User-Anzahl, Einwohnerzahl Körperschaft, Bauaktenzahl)
Ausschlussgründe & formale Anforderungen
Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB (Vorstrafen, Wirtschaftsdelikte)Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB (schwere Verstöße)Keine Verstöße gegen arbeitsrechtliche Vorschriften (MiLoG, AEntG, AufenthG, SchwArbG, LkSG)Russlandbezogenes Zuschlagsverbot (Art. 5k EU-VO 833/2014): kein Russlandbezug des Bewerbers, von Unteraufternehmern/Lieferanten/Eignungsverleihern mit >10 % AuftragswertEigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket (Bietererklärung)Bei Bietergemeinschaften: ZV3 erforderlich; gesamtschuldnerische HaftungBei Nachunternehmern: ZV4 erforderlich; Befähigung, keine AusschlussgründeBei Eignungsleihe: ZV5 erforderlich; wirtschaftliche/finanzielle Eignungsleihe nur mit gesamtschuldnerischer HaftungPräqualifikation über amtliches-verzeichnis.ihk.de, pq-verein.de oder pq-vol.de wird anerkanntAusschluss bei Nichtvorlage der geforderten Nachweise
Referenzprojekte
Mindestens 5 (Bewerbung 1–5) ReferenzenZeitraum: Inbetriebnahme nicht vor 01.01.2020Volumen: Mindestauftragswerte: 700.000 EUR (Bauaufsicht) bzw. 1.500.000 EUR (Denkmalbehörde) bzw. 1.500.000 EUR (beide zusammen)
Vergleichbare Projektreferenzen über Einführung und Betrieb von Fachsoftware für Bauaufsichtsbehörden oder vergleichbare Verwaltungssoftware (idealerweise als Full Managed Service/Cloud). Mind. 2 Refs. mit Inbetriebnahme in den letzten 4 Geschäftsjahren, mind. 2 Refs. mit Dauer ≥ 5 Jahre. Software-Einführung muss unter Berücksichtigung öffentlicher Vergabevorschriften erfolgt sein.
Pro Referenz anzugeben: Auftraggeber mit Ansprechpartner + Telefon, Auftragswert, Liefer-/Erbringungszeitpunkt, Umfang/Art, Anzahl User (Verwaltungsmitarbeitende), Einwohnerzahl der Körperschaft, Anzahl Bauakten im System
Bewertung über 3 Referenzen (Durchschnitt), max. 100 Pkt. pro Referenz ReferenzenZeitraum: —Volumen: —
Bewertung der Referenzen anhand von User-Anzahl (≥100 / 50–<100 / <50), Einwohnerzahl (≥500.000 / 100.000–<500.000 / <100.000) und Bauaktenzahl (≥250.000 / 50.000–<250.000 / <50.000)
Max. 480 Punkte im Teilnahmewettbewerb
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 45%4–10 · 33%11+ · 22%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 33 erledigt
Teilnahmeantrag (Stufe 1) – Formulare & Eigenerklärungen
Wirtschaftliche & finanzielle Eignung
Technische & berufliche Eignung
Referenzen
Personalkonzepte (Stufe 2)
Technische & sicherheitsrelevante Nachweise (Stufe 2)
Angebot – Fachliche & preisliche Unterlagen (Stufe 2)
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Landeshauptstadt Düsseldorf, Der Oberbürgermeister, Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen, Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
40227 Düsseldorf
Ort
40227 Düsseldorf
Kategorie
Software-Pflege & -Entwicklung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Auftraggeber-Website
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