Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht's?
Der IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) beschafft eine cloudbasierte Software (SaaS), mit der Kommunen ihre Gremiensitzungen hybrid durchführen können – also mit Teilnehmenden vor Ort und per Video zugeschaltet. Die Lösung muss rechtskonforme digitale Abstimmungen, Protokollierung und Anbindung an kommunale Fachverfahren ermöglichen.
Was ist zu tun?
Bieter liefern ein vollständiges Angebot inklusive Preisblatt, sechs Fachkonzepten (Sicherheit, Datenverfügbarkeit, Test, Rollout, Betrieb, Schulungen), mindestens zwei vergleichbaren Referenzen sowie Eignungsnachweisen (Umsatz, Haftpflicht, Personal). Das Angebot wird elektronisch über das Dataport-Vergabeportal eingereicht.
Vertrag:
EVB-IT Rahmenvereinbarung mit bis zu 31.12.2028, Verlängerungsoption bis 31.12.2030. Zuschlag nach Preis und Konzeptqualität.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- B - Soll-Kriterien300%
Soll-Anforderungen an die Softwarelösung, bewertet mit 0, 5 oder 10 Punkten je Kriterium (max. 30 Kriterien möglich, 3 im Auszug enthalten). Die Leistungspunkte ergeben sich aus Bewertungspunkte x Gewichtung.
- C - Konzepte3750%
Sechs einzureichende Konzepte, jeweils bewertet nach Notensystem (Sehr gut=10, Gut=8, Befriedigend=6, Ausreichend=4, Mangelhaft=2, Ungenügend=0 Punkte).
Z = L / P, wobei L = Leistungspunkte (B-Soll-Kriterien max. 300 + C-Konzepte max. 3.750 = max. 4.050 Punkte) und P = Angebotspreis (Gesamtbetrag). Mindestpunktzahl: 2.025 Punkte (50% von 4.050).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSoftware-Lieferung
Bereitstellung einer browserbasierten, deutschsprachigen SaaS-Lösung mit Endnutzer-Anwendung und Backend für Fachadministration. Lizensierung, Konfiguration, Installation, Updates und Funktionspflege über die Vertragslaufzeit.
Einführung und Pilotierung
Vorabstimmung der Integration, Unterstützung im initialen Einführungsprojekt, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, Schulungen und Schulungsunterlagen, Testbetrieb mit 5 Pilotkommunen unterschiedlicher Größenklassen in Schleswig-Holstein unter Live-Bedingungen. Produktivbetrieb spätestens 4 Wochen nach Abruf durch eine Kommune.
Funktionale Kernanforderungen (K.O.)
Sicherheit und Konfiguration
Support und Wartung
Abruf und Laufzeit
Rahmenvereinbarung EVB-IT mit Einzelabruf durch den Auftraggeber oder die bezugsberechtigten Kommunen. Mindestvorlauf je Abruf 5 Tage, Bestätigung durch den Auftragnehmer innerhalb einer Woche. Vertragslaufzeit bis 31.12.2028, optionale Verlängerung durch Kommunen maximal zweimal um je ein Jahr bis 31.12.2030.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Eignung
Technische und berufliche Eignung
Sprache, Datenschutz und sonstige Pflichten
Einführung und/oder Betrieb einer Softwarelösung für Gremienarbeit/Sitzungsmanagement oder Videokonferenz-/Hybridlösungen
mind. 1 Referenz mit öffentlichem Auftraggeber (Kommune/Land/Verband); mind. 1 Referenz mit ≥ 30 aktiven Nutzenden ODER ≥ 5 Organisationseinheiten