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Ausschreibungen IT-Dienstleistungen

ITV.SH Software für hybride Sitzungen (Software-as-a-Service)

IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) AöR | Vergabekammer Schleswig-HolsteinSchleswig-Holstein, Schleswig-HolsteinFrist: (in 12 Tagen)

Zusammenfassung

Worum geht's?

Der IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) beschafft eine cloudbasierte Software (SaaS), mit der Kommunen ihre Gremiensitzungen hybrid durchführen können – also mit Teilnehmenden vor Ort und per Video zugeschaltet. Die Lösung muss rechtskonforme digitale Abstimmungen, Protokollierung und Anbindung an kommunale Fachverfahren ermöglichen.

Was ist zu tun?

Bieter liefern ein vollständiges Angebot inklusive Preisblatt, sechs Fachkonzepten (Sicherheit, Datenverfügbarkeit, Test, Rollout, Betrieb, Schulungen), mindestens zwei vergleichbaren Referenzen sowie Eignungsnachweisen (Umsatz, Haftpflicht, Personal). Das Angebot wird elektronisch über das Dataport-Vergabeportal eingereicht.

Vertrag:

EVB-IT Rahmenvereinbarung mit bis zu 31.12.2028, Verlängerungsoption bis 31.12.2030. Zuschlag nach Preis und Konzeptqualität.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 12 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
20262027202820292030
MAINOVMAINOVMAINOVMAINOV
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Veröffentlichung Fragen & Antworten
Korrektur Ausschreibung
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Angebotsgültigkeit
Bindefrist
Vergabeentscheidung
Test- und Abnahmephase
Nachweis Betriebshaftpflicht
Zuschlag
Vertragsbeginn
Rahmenvertrag Laufzeit
Abrechnungszeitraum
Zahlungsfrist
Abruf durch Kommunen
Produktivbetrieb nach Abruf
Verlängerung 1
Verlängerung 2
bis 2030
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode7 Kriterien
  • B - Soll-Kriterien300%

    Soll-Anforderungen an die Softwarelösung, bewertet mit 0, 5 oder 10 Punkten je Kriterium (max. 30 Kriterien möglich, 3 im Auszug enthalten). Die Leistungspunkte ergeben sich aus Bewertungspunkte x Gewichtung.

  • C - Konzepte3750%

    Sechs einzureichende Konzepte, jeweils bewertet nach Notensystem (Sehr gut=10, Gut=8, Befriedigend=6, Ausreichend=4, Mangelhaft=2, Ungenügend=0 Punkte).

Bewertungsformel

Z = L / P, wobei L = Leistungspunkte (B-Soll-Kriterien max. 300 + C-Konzepte max. 3.750 = max. 4.050 Punkte) und P = Angebotspreis (Gesamtbetrag). Mindestpunktzahl: 2.025 Punkte (50% von 4.050).

Im Tabellenblatt B - Soll-Kriterien sind im Auszug nur 3 von maximal 30 möglichen Soll-Kriterien sichtbar; die übrigen 27 Kriterien (insgesamt max. 300 Punkte) fehlen im Kontext.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software-Lieferung

Bereitstellung einer browserbasierten, deutschsprachigen SaaS-Lösung mit Endnutzer-Anwendung und Backend für Fachadministration. Lizensierung, Konfiguration, Installation, Updates und Funktionspflege über die Vertragslaufzeit.

Einführung und Pilotierung

Vorabstimmung der Integration, Unterstützung im initialen Einführungsprojekt, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, Schulungen und Schulungsunterlagen, Testbetrieb mit 5 Pilotkommunen unterschiedlicher Größenklassen in Schleswig-Holstein unter Live-Bedingungen. Produktivbetrieb spätestens 4 Wochen nach Abruf durch eine Kommune.

Funktionale Kernanforderungen (K.O.)

  • Teilnahmeoptionen: Präsenz, Video, Audio
  • Gleichzeitige Videoübertragung aller Gremiumsmitglieder
  • Moderationswerkzeuge: Mute, Raise Hand, Rechtesteuerung, Screen Sharing
  • Rednerlisten, Chat
  • Nichtöffentlichkeit und Ausschluss befangener Teilnehmender
  • Digitale Antragsstellung und rechtskonforme Abstimmungen (offen/namentlich) nach Gemeindeordnung/Amtsordnung/Kreisordnung
  • Digitale Protokollführung mit XML-Export, revisionssicher
  • REST-API zu Ratsinformationssystemen (ALLRIS, More-Rubin, Regisafe, Session) und DMS (ENAIO, VIS)
  • Mehr-Mandanten-Fähigkeit, browserunabhängig (Chrome, Safari, Firefox)
  • Barrierefreiheit nach EN 301 549 Kapitel 11
  • Hosting ausschließlich innerhalb der EU, Verfügbarkeit ≥ 99,9 %, Skalierbarkeit bis 60 Teilnehmende

Sicherheit und Konfiguration

  • Rechte- und Rollenkonzept, mandantenfähig, versioniert, revisionssicher
  • Konfiguration über grafische/deklarative Tools, durch Fachanwender, ohne Systemneustart
  • Sicherheitskonzept nach ISO 27001 / BSI IT-Grundschutz, Notfall-Management nach BSI 100-4/200-4
  • Sicherheitspatches nach CVSS-Schweregrad, Datenflussplan

Support und Wartung

  • Deutschsprachiger Support Mo–Fr 08:00–23:00 Uhr, E-Mail-Reaktion im Störfall innerhalb 1 Stunde
  • First-Level-Notdienst per Telefon ab 17:00 Uhr, Ticketsystem, Wissensbasis (FAQs), regelmäßiges Reporting
  • Wartung werktags 00:00–24:00 Uhr oder am Wochenende, mindestens 24 Stunden Vorlauf

Abruf und Laufzeit

Rahmenvereinbarung EVB-IT mit Einzelabruf durch den Auftraggeber oder die bezugsberechtigten Kommunen. Mindestvorlauf je Abruf 5 Tage, Bestätigung durch den Auftragnehmer innerhalb einer Woche. Vertragslaufzeit bis 31.12.2028, optionale Verlängerung durch Kommunen maximal zweimal um je ein Jahr bis 31.12.2030.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

  • Mindestjahresumsatz: ≥ 1.500.000 € in IT-/SaaS-Lösungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Bei Bietergemeinschaften werden die Umsätze addiert.
  • Betriebshaftpflichtversicherung: Personen 3 Mio. € (doppelte Jahreshöchstleistung), Sachschäden 2 Mio. € (doppelte Jahreshöchstleistung), Vermögensschäden/Datenschutz 1 Mio. € (doppelte Jahreshöchstleistung). Nachweis innerhalb 14 Tagen nach Zuschlag.

Technische und berufliche Eignung

  • Referenzen: mindestens 2 vergleichbare Projekte der letzten 3 Jahre mit produktiver Nutzung von ≥ 3 Monaten; davon mind. 1 für einen öffentlichen Auftraggeber und mind. 1 mit ≥ 30 aktiven Nutzenden oder ≥ 5 Organisationseinheiten.
  • Qualifikation Personal: Projektleitung mit ≥ 3 Jahren Erfahrung in IT-Einführungsprojekten, technische Verantwortlichkeit mit Erfahrung im SaaS-Betrieb, Support-Verantwortlichkeit mit Erfahrung im Anwendersupport. Eine Person darf nicht mehrere Rollen parallel abdecken.

Sprache, Datenschutz und sonstige Pflichten

  • Auftragsdurchführung in deutscher Sprache
  • Eingesetztes Personal darf die 'Technologie von L. Ron Hubbard' weder anwenden, lehren noch verbreiten
  • Keine Übertragung personenbezogener Daten in die USA auf Basis des Privacy Shield (gilt auch für Unterauftragnehmer)
  • Einhaltung DSGVO und ggf. Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung
  • Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (ab/bis Angebotsfrist), produktive Nutzung ≥ 3 Monate

Einführung und/oder Betrieb einer Softwarelösung für Gremienarbeit/Sitzungsmanagement oder Videokonferenz-/Hybridlösungen

mind. 1 Referenz mit öffentlichem Auftraggeber (Kommune/Land/Verband); mind. 1 Referenz mit ≥ 30 aktiven Nutzenden ODER ≥ 5 Organisationseinheiten

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Pflicht-Konzepte (max. 10 Seiten, Schrift 11)6
  • Konzept 1: Sicherheit (Datenflussplan, Zertifizierungen)Pflicht
    Inkl. IT-Architektur, Transportverschlüsselung, Drittkommunikation; BSI IT-Grundschutz oder ISO 27000 nachweisen
  • Konzept 2: DatenverfügbarkeitPflicht
    Redundanz, Backup, Wiederherstellung beschreiben
  • Konzept 3: TestbetriebPflicht
    Teststrategie, Testfälle, Abnahmekriterien, Defect-Management
  • Konzept 4: RolloutPflicht
    Zeit-, Meilenstein- und Ressourcenplanung, Go-Live, Stabilisierung
  • Konzept 5: BetriebPflicht
    Service-/Wartungskonzept, Verfügbarkeit ≥ 99,9 %, Monitoring, Incident-Management
  • Konzept 6: SchulungenPflicht
    Drei Zielgruppen: Gremienmitglieder, Verwaltung, Fachadministratoren
Preis & Bewertung2
  • Teil C – Preisblatt (Excel) ausfüllen und hochladenPflicht
    Lokal herunterladen, ausfüllen, dann hochladen – nicht in der Web-App bearbeiten
  • Teil C – Bewertungsmatrix (Excel) ausfüllen und hochladenPflicht
    Tabellenblatt A: Ausschlusskriterien mit Ja/Nein beantworten; Tabellenblatt B: Soll-Kriterien
Eignungsnachweise3
  • ANLAGE Referenzbeschreibung (mind. 2 vergleichbare Projekte)Pflicht
    Je Referenz eigene Anlage; mind. 1 mit öffentlichem Auftraggeber, mind. 1 mit 30 Nutzenden oder 5 Organisationseinheiten
  • Angabe Mindestjahresumsatz in eVergabePflicht
    ≥ 1,5 Mio. € in IT-/SaaS-Lösungen der letzten 3 Geschäftsjahre
  • Erklärung BetriebshaftpflichtversicherungPflicht
    Personen 3 Mio. €, Sachschäden 2 Mio. €, Vermögen/DS 1 Mio. € (jeweils doppelte Jahreshöchstleistung)
Erklärungen & Formulare5
  • Eigenerklärungen in eVergabe vollständig ausfüllenPflicht
    u.a. Vertraulichkeit, Fremdfirmenordnung, LkSG, EU-VO 2022/576, DSGVO/AVV, § 56 VgV, deutschsprachige Durchführung, kein L. Ron Hubbard, keine US-Privacy-Shield-Datenübertragung
  • ANLAGE Angabe Unterauftragnehmereinsatzoptional
    Nur falls Unterauftragnehmer eingesetzt werden
  • ANLAGE Erklärung Unterauftragnehmeroptional
    Für jeden eingesetzten Unterauftragnehmer zwingend; in Textform signiert
  • ANLAGE Erklärung Bewerber-/Bietergemeinschaftoptional
    Nur bei Bietergemeinschaften
  • Standardvertragsklauseln V.1 (EU) und Anhänge I–IVoptional
    Falls Daten in Drittländer übermittelt werden, ggf. V.2 + Anhänge I–III

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