Managed Print Services

Die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) sucht einen Dienstleister für Managed Print Services: Lieferung, Installation, Betrieb und Wartung von rund 81 neuen digitalen Multifunktionsdruckern (verschiedene Größenklassen plus Fax) an vier Standorten über 72 Monate (ab 01.10.2026) im Full-Service-Mietmodell.

Gefordert sind ein zentraler Help-Desk, Pull-Printing mit sicherer Authentifizierung, automatische Tonerlieferung, Vor-Ort-Service sowie die zugehörige Management- und Sicherheitssoftware.

**Angebote sind bis spätestens 09.07.2026

• Preis50%

  Bruttopreis aus dem Leistungsverzeichnis. Das niedrigste Angebot erhält 50 Punkte, alle weiteren werden relativ dazu berechnet.

• Konzept zur Auftragsausführung45%

  Max. 10 DIN-A4-Seiten. Bewertet werden: zentrales Management/Software inkl. Monitoring, Konfigurationsmöglichkeiten der Drucker (Sicherheitseinstellungen), Integrationsfähigkeit in vorhandene Infrastruktur, Usability und Aufbau der Anwender-Software, Displayanzeige, Projektorganisation und -management, geplante Projektmitarbeiter und Ressourcen, Lieferzeiten, Zeitplanung (Lieferung, Montage/Roll-out, Grundkonfiguration, Schulung, Einweisung, Abnahme) sowie Projektsteuerung und Kontrollmechanismen. Bewertung nach Plausibilität und Nachvollziehbarkeit.

• Konzept zur Supportorganisation und -prozessen15%

  Max. 6 DIN-A4-Seiten. Bewertet werden: Darstellung der Supportorganisation (intern/extern), Standorte der Servicestellen in Baden-Württemberg, Unterstützung/Eskalation zum Hersteller, Abwicklung von Störungsmeldungen (Gewährleistung/Garantie), Prozess von Störungsmeldung bis Fehlerbehebung, Anzahl Personal, Qualitätssicherung (z.B. DIN EN ISO 9001, ITIL). Bewertung nach Plausibilität und Nachvollziehbarkeit.

• Bewertungskriterium OCR-Erkennung10%

  Erfüllt der Drucker die Anforderungen an die OCR-Erkennung (Punkt 4.4.3 der Leistungsbeschreibung)? Ja = 10 Punkte, Nein = 0 Punkte.

• Bewertungskriterium Regelbasiertes Drucken5%

  Kann im Rahmen des regelbasierten Druckens dem Benutzer ein Hinweis/Vorschlag hinsichtlich des kostengünstigsten Ausdrucks angezeigt werden? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.

• Bewertungskriterium Einstellbare/Aktivierbare Vertreterfunktion durch den Benutzer5%

  Ist es möglich, die Vertreterfunktion pro Dokument (Einzeldruck) zu steuern bzw. für einzelne Drucke abzuschalten? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.

• Bewertungskriterium Kompressions-Stufe5%

  Werden die von der Pull-Printing-Managementsoftware verwalteten Druckaufträge komprimiert über die Datenleitungen zum Drucker übertragen? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.

• Bewertungskriterium Kompressions-Stufe Client-Druckserver5%

  Werden die Druckaufträge vom Client zum Druckserver komprimiert? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.

• Bewertungskriterium Signierung bei Scan to mail Funktion5%

  Besteht die Möglichkeit, bei der Funktion 'scan to mail' die E-Mail mit einer Signierung zu versehen, damit der Empfänger die tatsächliche Zulieferung vom Drucker erkennen kann? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.

• Bewertungskriterium Aktivierung schwarz-weiß Druck5%

  Ist es möglich, die Farbdrucker hard- oder softwaretechnisch so zu konfigurieren, dass der Druck nur noch in schwarz-weiß erfolgen kann? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.

Wertungskennzahl = Preiskennzahl + Kriterienkennzahl. Preiskennzahl = Gewicht Preis × (Niedrigster Angebotspreis / Preis des Angebots), max. 50 Punkte. Kriterienkennzahl = Gewicht Kriterien × (Summe der einzelnen Kriterienpunkte / 100), max. 50 Punkte. Bewertung der qualitativen Kriterien nach Stufen: 100%/80%/60%/40%/20%/0% der maximalen Punkte (absoluter Maßstab).