Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas CISPA – Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH schreibt die Beschaffung eines cloud-basierten Forschungsinformationssystems (CRIS) im offenen Verfahren aus. Der Auftragnehmer soll das System implementieren, Daten migrieren, Schnittstellen zu HR, Repository, Profilsystem und Website einbinden, Mehrsprachigkeit (DE/EN) sicherstellen und das System als SaaS in der EU betreiben, warten und betreuen. Das System muss spätestens am 10.08.2026 produktiv laufen. Angebote sind bis zum 18.06.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen.
- Konzeptionelle Idee zur Projektumsetzung
Schriftliches Konzept zur Projektumsetzung, das mit Angebotsabgabe als Zuschlagskriterium beizufügen ist. Bewertet wird die konzeptionelle Herangehensweise an die Bereitstellung des Forschungsinformationssystems.
- Wertende Präsentation
Fachlich inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung (remote per Zoom, 45-60 Min.). Dient der Evaluierung der Umsetzungskompetenz des Bieters im Hinblick auf die technischen und funktionalen Mindestanforderungen. Bewertet wird, wie die Lösung die Anforderungen erfüllt, wie gut die Bedarfe verstanden wurden und wie nachvollziehbar, effizient und nutzerfreundlich die Umsetzung gestaltet ist.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenSystem und Hosting
Bereitstellung eines webbasierten Forschungsinformationssystems (CRIS) als Software-as-a-Service (SaaS).
Hosting innerhalb der EU (zulässig in Deutschland oder einem anderen EU-Land), DSGVO-konform.
Technische Architektur ist bewusst technologieneutral – es wird kein bestimmtes Produkt vorgegeben, auch wissensgraphbasierte Ansätze oder KI-Funktionen sind zulässig, sofern alle Mindestanforderungen erfüllt sind.
Erwartet werden geeignete Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001.
Implementierung und Inbetriebnahme
Vollständige Implementierung und Konfiguration des Systems (Full-Service-Implementierung inkl. aller technischen Integrationsarbeiten).
System muss spätestens am 10.08.2026 produktiv und vertragsgemäß einsatzbereit sein.
Der Auftragnehmer legt einen Projektplan vor, der diesen Zielttermin sicherstellt; ein stufenweises Vorgehen ist möglich.
Datenmigration
Strukturierte und dokumentierte Migration der vorhandenen Bestandsdaten in das neue System.
Zu migrieren sind u. a.: Publikationen, Personen, Projekte, Organisationseinheiten, DOI-/Repository-Verknüpfungen, Versionierungen, Metadaten sowie systemübergreifende Datenflüsse zwischen CRIS, Repository, Profilsystem und Webdarstellung.
Die Migration muss unterbrechungsfrei erfolgen.
Schnittstellen
Anbindung von mindestens 5 produktiven Schnittstellen:
Mehrsprachigkeit
Vollständige Unterstützung der Sprachen Deutsch und Englisch in Benutzeroberfläche, Navigation und wesentlichen Funktionen.
Dies ist eine verpflichtende Mindestanforderung. Der Bieter muss darstellen, wie der Rollout der Mehrsprachigkeit umgesetzt wird.
Fachfunktionen
Publikationsmanagement: Verwaltung, Verschlagwortung (u. a. UN-Nachhaltigkeitsziele/SDGs), Aggregierung und Darstellung im öffentlichen Portal.
Dublettenerkennung: Funktion zur Erkennung und Zusammenführung von Dubletten (z. B. Merge-Assistant).
Reporting und Analyse: standardisierte Berichte, konfigurierbare Auswertungen, Filterfunktionen, Export in offenen und dokumentierten Datenformaten.
Mengengerüst (Kalkulationsgrundlage)
Betrieb, Wartung und Support
Ununterbrochene Fortführung des Systembetriebs während der gesamten Vertragslaufzeit.
Wartung, Pflege und Support sind Bestandteil der Leistung; Support wird „auf Abruf" über ein Ticketsystem des Auftragnehmers abgewickelt.
Vertragslaufzeit: 24 Monate ab produktivem Einsatz, mit optionaler Verlängerung um maximal 2 × 12 Monate (insgesamt bis zu 48 Monate).
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine Voraussetzungen
Einhaltung der Vorschriften der VgV (Vergabeverordnung).
Angebot und Antrag sind in deutscher Sprache einzureichen. Behördliche Bescheinigungen oder Zertifikate, die von Stellen außerhalb Deutschlands stammen, dürfen in der Originalsprache oder in Englisch eingereicht werden.
Eignungsnachweise (allgemein)
Eigenerklärung zur Eignung – alternativ kann die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwendet werden.
Bei Zuschlag in engerer Wahl können Bescheinigungen zur Bestätigung nachgefordert werden, ggf. mit deutscher Übersetzung.
Eignungsleihe und Unterauftragnehmer
Beabsichtigt ein Bieter, Kapazitäten anderer Unternehmen zum Nachweis seiner Eignung heranzuziehen (Eignungsleihe), muss er diese benennen und die Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers vorlegen.
Wird die wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens herangezogen, besteht gesamtschuldnerische Haftung gegenüber dem Auftraggeber.
Unterauftragnehmer und Lieferanten, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfallen, dürfen keinen Russland-Bezug im Sinne der Sanktionsverordnungen aufweisen.
Verpflichtungserklärung Russland-Sanktionen
Zwingend erforderlich: Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der Russland-Sanktionen (EU-Verordnung 2022/576 und Art. 5k der VO (EU) Nr. 833/2014).
Diese Erklärung muss von allen Bewerbern, Bietern und Mitgliedern von Bietergemeinschaften abgegeben werden und bestätigen, dass weder der Bieter noch beteiligte Unternehmen einen Russland-Bezug aufweisen. Dies gilt auch für die gesamte Vertragslaufzeit.
Datenschutz / Auftragsverarbeitung
Voraussetzung: Erfüllung der Anhänge 1 und 2 der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV). Dies ist ausdrücklich als Eignungskriterium gefordert.
Sicherheits- und Compliance-Anforderungen (Mindestanforderungen)
DSGVO-Konformität und Hosting innerhalb der EU.
SaaS-Hosting mit ISO-27001-konformer Sicherheit (bzw. vergleichbare geeignete Zertifizierungen).
Anbindung an das Identity Management über SSO/SAML.
Vollständige Mehrsprachigkeit Deutsch/Englisch in UI und wesentlichen Funktionen.