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Ausschreibungen IT-Dienstleistungen

Supplier Management Cloudlösung

Bundesdruckerei GmbH | Vergabekammern des Bundes beim BundeskartellamtBerlin, BerlinFrist:

Zusammenfassung

Die Bundesdruckerei GmbH beschafft eine cloudbasierte Software für das Lieferantenmanagement (Supplier Management) inklusive Lizenzen und Implementierung. Die Lösung soll strategische Einkaufsprozesse wie Lieferantenqualifizierung, Onboarding, Ausschreibungs- und Vertragsmanagement digital abbilden, mit starkem Fokus auf ESG- und LkSG-Compliance sowie Anbindung an SAP S/4HANA.

Das Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Interessierte Unternehmen müssen bis spätestens 14.07.2026 um 10:00 Uhr einen Teilnahmeantrag elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) einreichen. Fragen können bis 03.07.2026 gestellt werden.

Im Teilnahmewettbewerb sind u.a. mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren nachzuweisen, ein Mindestjahresumsatz von 3,5 Mio. Euro mit vergleichbaren Leistungen zu belegen sowie Zertifizierungen (ISO 9001, ISO 27001) vorzulegen. Zuschlagsentscheidung: 50 % Preis, 50 % Qualität.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
2026202720282029203020312032203320342035
JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUN
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Zuschlag
Projektplan Erstellung
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Ausführungsbeginn
Go-Live
After-Go-Live Support
Verlängerung 1
Vertragsende
Exit-Leistungen
bis 2036
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis50%

    Angebotswertungspreis (Gesamtwertungssumme) aus dem Preisblatt (Module inkl. Support & Wartung über 8 Jahre, KANN-Leistungen, Hosting, Professional Services). Bewertung über einfache Interpolationsmethode: 835 Punkte für niedrigsten Preis, übrige Angebote nach Formel P = 835 × (Niedrigster Preis / eigener Preis).

  • Qualität der angebotenen Leistung50%

    Qualitativ-fachliche Bewertung der angebotenen Leistung. Insgesamt max. 835 Qualitätspunkte (125 aus Konzeptbewertung + 710 aus Funktionalitätenbewertung). Qualitative Mindestpunktzahl: 40 Leistungspunkte bei Konzepten und 150 Leistungspunkte bei Funktionalitäten.

Bewertungsformel

Z(Angebot) = 0,5 * L(Angebot) + 0,5 * P(Angebot). P(Angebot) = 835 x (Niedrigster Angebotswertungspreis / Angebotswertungspreis des zu wertenden Angebots). L(Angebot) ergibt sich aus Qualitätsbewertung (Konzepte + Funktionalitäten, max. 835 Leistungspunkte). Maximalpunktzahl jeweils 835 Punkte für Leistung und Preis.

Die prozentualen Gewichtungen der Oberkriterien (Preis 50%, Qualität 50%) sind angegeben, die internen Gewichtungsfaktoren der Unterkriterien (Konzepte und Funktionalitäten) sind in der Bewertungsmatrix (Anlage 7) im Detail definiert, die hier nicht vollständig vorliegt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Cloud-Lösung und Lizenzen

Bereitstellung einer cloudbasierten Supplier-Management-Suite (SaaS) als Enterprise-Lizenz mit unlimitierter Nutzeranzahl (ca. 1.000 Anwender über mehrere verbundene Unternehmen).

  • Hosting ausschließlich im EU-Zollgebiet (idealerweise in deutschen Rechenzentren).
  • Lizenzen für: Bundesdruckerei Gruppe GmbH, Bundesdruckerei GmbH, D-Trust GmbH, Xecuro GmbH, Maurer Electronics GmbH. Für die genua GmbH nur Lizenzen, keine Implementierung/kein Hosting.
  • Serverstandorte müssen Länder-/Regions-Zugriffsbeschränkungen technisch ermöglichen.
  • Sicherheitsrelevante Updates spätestens 72 Stunden nach Verfügbarkeit.

Lieferanten-Lifecycle-Management

  • Lieferantenportal: globales Lieferantennetzwerk (Open-Procurement-Plattform), Self-Service-Portal für Lieferanten, strukturierter Datenaustausch über alle Einkaufsprozesse.
  • Onboarding: zentrale Stammdatenverwaltung, Synchronisation mit SAP-Business-Partner, Freigabeworkflows.
  • Qualifizierung: compliance-relevante Prüfungen, Schwellenwerte, automatisierte Wiederholungsprüfungen, Integration in SAP-Sperre/Freigabe.
  • Bewertung: KPIs mit Gewichtung, Integration mit SAP und IntegrityNext.
  • Audits: Planung, Durchführung und Dokumentation von Lieferantenaudits.
  • Reklamationen: Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Lieferantenreklamationen.
  • ESG/Nachhaltigkeit: ESG-Kennzahlen, LkSG- und CSRD-Compliance, Fristenüberwachung von Zertifikaten, Integration mit IntegrityNext.

Ausschreibungsmanagement

  • RfX-Erstellung, elektronische Angebotsabgabe, Bieterportal.
  • Bewertungs- und Scoring-Modelle, Versionierung, Revisionssicherheit, Dashboards.
  • EU-konforme e-Vergabe-Plattform für Oberschwelligen Vergaben (optional, gemäß Bewertungsmatrix).
  • Unterstützung unterschwelliger Ausschreibungen.

Vertrags- und Warengruppenmanagement

  • Vertragsmanagement: zentrale Vertragsdatenbank, Dokumentenmanagement, Fristen-/Meilensteinüberwachung, Freigabeworkflows, digitale Signaturen, Klauselbibliothek, Integration mit Bestellungen und Lieferanten.
  • Warengruppenmanagement (optional): Warengruppenanalyse, Ausgabenanalyse, strategische Maßnahmenplanung, KPI-Überwachung, Lieferanten-/Risikoübersicht.

Implementierung und Inbetriebnahme

  • Projektmanagement, Anforderungsworkshops, Erstellung und Umsetzung von Spezifikationen.
  • Systemkonfiguration, Stammdatensynchronisation, Lösungs- und Prozessberatung.
  • Schulung von Key-Usern und Administratoren (in Deutsch).
  • Testfälle und Testpläne je Modul.
  • Datenmigration: SAP-Business-Partner-Stammdaten in die Cloudlösung, Mapping zum Lieferantennetzwerk.
  • Implementierungsbeginn spätestens 6 Wochen nach Zuschlag; Go-Live spätestens 12 Monate nach Zuschlag.
  • After-Go-Live-Support für 2 Monate.

Technische Integration und Sicherheit

  • Bidirektionale Schnittstelle zu SAP S/4HANA (On-Premise-Release 2023 SP01) über SAP BTP und Cloud Connector; der Auftragnehmer muss SAP-zertifiziert und im SAP Certified Solutions Directory gelistet sein.
  • Integration mit dem ESG-/Risk-Tool IntegrityNext.
  • Benutzeranmeldung über SAP IAS oder OKTA; Zwei-Faktor-Authentifizierung.
  • REST-API für Anbindungen.
  • Benutzer- und Rollenmanagement (RBAC), Mandantenfähigkeit, Audit-Trail, Delegationsfunktionen.

Reporting, Usability und KI

  • Standardberichte, 360°-Lieferanten-Dashboard, individuelle Dashboards, Echtzeitdaten, Drill-Down, KPI-Verfolgung, Export (PDF/Excel/CSV).
  • KI-Einkaufsassistent als Chatbot in natürlicher Sprache (Einsatz nur mit Zustimmung des Auftraggebers).
  • Responsive Design, Sprachen Deutsch und Englisch, Self-Service-Funktionen.

Verfügbarkeit, Service und Exit

  • Geschuldete Verfügbarkeit mindestens 95 % im Kalendermonat während der Betriebszeit (Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr MEZ/MESZ, außer bundeseinheitliche Feiertage).
  • Service-Support ebenfalls Mo–Fr 09:00–17:00 Uhr; zusätzliche Anforderung gemäß Bewertungsmatrix: 07:00–18:00 Uhr mit Supportstandort in Deutschland.
  • Wartungsarbeiten mindestens 5 Werktage vorher in Textform ankündigen; geringstmögliche Ausfallzeiten.
  • Exit- und Übergangsszenario: Bereitstellung aller Daten in strukturiertem, maschinenlesbarem Format; Löschbestätigung gemäß DSGVO; Unterstützung bis 6 Monate nach Vertragsende.
  • Nachforderung ISO 42001 sowie BSI C5 als KANN-Kriterien möglich.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

  • Vollständig ausgefüllte Bewerberselbstauskunft mit Unternehmensdaten (Sitz, Steuernummer, USt-IdNr., gesetzliche Vertreter, Gesellschafter, wirtschaftlich Berechtigte, Konzernzugehörigkeit).
  • Handelsregisterauszug, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist nicht älter als 3 Monate ist.
  • Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

  • Netto-Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
  • Netto-Umsatz mit vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
  • Mindestanforderung: Der jährliche Umsatz mit vergleichbaren Leistungen muss in den letzten 3 Jahren jeweils mindestens 3.500.000 Euro netto betragen haben.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

  • Gesamtanzahl der Arbeitnehmer in den Jahren 2023, 2024 und 2025.
  • Anzahl der Arbeitnehmer, die mit vergleichbaren Leistungen befasst sind, in den Jahren 2023, 2024 und 2025.
  • Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (Abschluss der Implementierungsphase maßgeblich), eingereicht auf Formblatt 'Referenzerklärung'.

Zertifizierungen und Nachweise

  • DIN EN ISO 9001 für das eigene Qualitätsmanagement (oder gleichwertige Maßnahmen als Eigenerklärung).
  • ISO 27001 für das Software-Betreiber-Unternehmen (oder gleichwertig).
  • ISO 27001 für den Cloud-Plattform-Host/Rechenzentrumsbetreiber (oder gleichwertig). Sind Betreiber und Host identisch, genügt ein Nachweis.
  • Bewerbergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch; jedes Mitglied muss separate Eignungsnachweise einreichen.
  • Eignungsleihe ist möglich, erfordert aber Verpflichtungserklärung und ggf. gemeinsame Haftungserklärung.

Qualitative Mindestanforderungen Angebotsphase

  • Erreichen von mindestens 150 Leistungspunkten in der Bewertungsmatrix (Funktionalitäten) – sonst Ausschluss.
  • Erreichen von mindestens 40 Leistungspunkten bei den Konzepten (Zeit-/Meilensteinplanung und Datenmigration) – sonst Ausschluss.
  • Konzepte: Zeit- und Meilensteinplanung (max. 5 DIN A4-Seiten), Datenmigration (max. 6 DIN A4-Seiten).
  • Wünschenswert / höherwertig (relevant für Wertung): BSI C5, ISO 42001, Supportstandort in Deutschland, Supportzeiten 07:00–18:00 Uhr, Verfügbarkeit > 98 %.

Vertragliche Pflichten und Ausschlüsse

  • Keine Listung auf EU/UN-Sanktionslisten; kein Russland-Bezug gemäß Sanktionsregelungen.
  • Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-Bezugs (Formblatt).
  • Haftpflichtversicherung gemäß EVB-IT Cloud AGB.
  • AVV gemäß DSGVO (Art. 28) inkl. TOM.
  • Erklärung zu Exportkontrollen/Zoll (Anlage 6); bei Bezug zu VR China zusätzlich PRC-Fragebogen.
  • Einhaltung des Verhaltenskodex für Geschäftspartner (LkSG).
Referenzprojekte
mindestens 3 Projekte ReferenzenZeitraum: Abschluss der Implementierungsphase innerhalb der letzten 3 Jahre vor Ablauf der Teilnahmefrist (14.07.2026)Volumen: nicht beziffert; ungefähres Auftragsvolumen je Referenz anzugeben

Bereitstellung und Implementierung einer Supplier Management Software (Cloud/SaaS), vergleichbar in Umfang, Art und Schwierigkeitsgrad mit der ausgeschriebenen Leistung (Lieferanten-Lifecycle-Management, Ausschreibungs- und/oder Vertragsmanagement, idealerweise mit SAP-Integration)

je Projekt: Bezeichnung & Beschreibung der Leistung, Auftraggeber (Name, Anschrift, Branche, Ansprechpartner), ungefähres Auftragsvolumen, User-Anzahl, Leistungszeitraum, Leistungserbringer; einzureichen auf Formblatt 'Referenzerklärung'

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet
Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 32%11+ · 14%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Teilnahmeantrag & Formulare7
  • Teilnahmeantrag (Vordruck) vollständig ausfüllen und einreichenPflicht
    elektronisch über DTVP; Angabe Einzelbieter oder Bewerbergemeinschaft
  • Bewerberselbstauskunft (I.3) vollständig ausfüllenPflicht
    inkl. Unternehmensstammdaten, Umsätze letzte 3 Jahre, Mitarbeiterzahlen 2023–2025, Gesellschafterstruktur
  • Handelsregisterauszug beifügenPflicht
    nicht älter als 3 Monate bezogen auf die Teilnahmefrist
  • Eigenerklärung zu Ausschlussgründen ( §§ 123, 124 GWB) abgebenPflicht
    gemäß beigefügtem Formblatt
  • Erreichbare E-Mail-Adresse (Mo–Fr, Geschäftszeiten) benennenPflicht
    für Rückfragen während des Verfahrens
  • Erklärung Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend)optional
    gesamtschuldnerische Haftung; je Mitglied separate Eignungsnachweise
  • Erklärung Unterauftragnehmer / Eignungsleihe (falls zutreffend)optional
    Verpflichtungserklärung Drittunternehmen beifügen
Eignungsnachweise6
  • Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte nachweisenPflicht
    Implementierungsphase muss innerhalb der letzten 3 Jahre abgeschlossen sein
  • Umsatznachweis: mind. 3,5 Mio. Euro netto Jahresumsatz mit vergleichbaren LeistungenPflicht
    für jedes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
  • Nachweis DIN EN ISO 9001 (oder gleichwertig) für eigenes QM-SystemPflicht
    Zertifikat oder Eigenerklärung gleichwertiger Maßnahmen
  • Nachweis ISO 27001 für Software-BetreiberPflicht
    Zertifikat oder Eigenerklärung; bei Gleichheit mit Host genügt 1 Nachweis
  • Nachweis ISO 27001 für Cloud-Plattform-Host / RechenzentrumPflicht
    Zertifikat oder Eigenerklärung
  • Eigenerklärung zum Nichtvorliegen eines Russland-BezugsPflicht
    Formblatt; kann ggf. nachgereicht werden
Leistungs- und Qualitätsbewertung (für Angebotsphase)5
  • Bewertungsmatrix Funktionalitäten (Anlage 7) vollständig ausfüllenPflicht
    Ja/Nein je Funktion; mind. 150 Leistungspunkte erforderlich (sonst Ausschluss)
  • Konzept zur Zeit- und Meilensteinplanung erstellenPflicht
    max. 5 DIN A4 Seiten; mind. 40 Leistungspunkte insgesamt
  • Konzept zur Datenmigration erstellenPflicht
    max. 6 DIN A4 Seiten; mind. 40 Leistungspunkte insgesamt
  • Angebotsschreiben (Anlage 8) unterzeichnenPflicht
    inkl. Name, Funktion, Datum, Unterschrift
  • Preisblatt (Anlage 9) ausfüllenPflicht
    orange Felder: Modulpreise/Jahr, Hosting, Stundensätze, KANN-Leistungen
Vertragliche Anlagen & Compliance4
  • AVV (Anlage 5) inkl. TOM (Anhang C) und ggf. Subunternehmerliste (Anhang B)Pflicht
    Mit Teilnahmeantrag als vollumfänglich akzeptiert
  • Fragebogen für Zulieferer zu Exportkontrolle/Zoll (Anlage 6)Pflicht
    EU, DE, US, ggf. China (PRC)
  • Nachweis Haftpflichtversicherung gem. EVB-IT Cloud AGBPflicht
    Ziffer 21 EVB-IT Cloud-AGB
  • Erklärung KI-Einsatz (falls zutreffend)optional
    Nutzung nur mit Zustimmung des Auftraggebers; Dokumentation erforderlich

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