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Ausschreibungen IT-Dienstleistungen

Telekommunikationslösung für die Wirtschaftsbetriebe der Stadt Norden GmbH

Wirtschaftsbetriebe der Stadt Norden GmbH | Vergabekammer Niedersachsen beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Norden, NiedersachsenFrist:

Zusammenfassung

Die Wirtschaftsbetriebe der Stadt Norden GmbH (WBN) suchen einen Dienstleister, der ihre bestehende Informations- und Telekommunikationstechnik (TK-Anlage, DECT, Unified Communications, ACD/Contact Center, Alarmserver) vollständig ablöst und durch eine moderne, zukunftsfähige Lösung ersetzt. Gefordert sind redundante, hochverfügbare Systeme mit intuitiver Bedienung, Microsoft-Teams-Anbindung, omnichannel-fähigem Contact Center (bis 200 Agenten) sowie Wartung, Service und Betrieb aus einer Hand (Single-Point-of-Contact). Der Auftrag umfasst Lieferung, Installation, Migration, Schulung, Dokumentation und einen 48-monatigen Servicevertrag ab Gesamtabnahme. Die Ausschreibung erfolgt als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in zwei Phasen; max. 3 Bieter werden zur Angebotsabgabe zugelassen.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
20262027202820292030
JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUN
Ende Mietverhältnis Bestand (TK/DECT/Alarmserver)
Veröffentlichung
Teilnahmefrist
Einladungsfrist
Ende Mietverhältnis ACD/Contact Center
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Preisgarantie
Servicegespräch Verlängerung
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Summe aus Kauf und Einrichtung sowie Service/Instandhaltung hochgerechnet auf die Vertragslaufzeit. Lineare Interpolation: niedrigster Preis erhält 1000 Punkte, doppelter Preis erhält 0 Punkte.

  • Fragen- und Kriterienkatalog Technik10%

    Bewertung anhand des Fragen- und Kriterienkatalogs Technik mit maximal 5488 erreichbaren Punkten (nicht normiert), normiert auf 1000 Bewertungspunkte.

  • Fragen- und Kriterienkatalog Service und Betrieb15%

    Bewertung anhand des Fragen- und Kriterienkatalogs Service und Betrieb mit maximal 1575 erreichbaren Punkten (nicht normiert), normiert auf 1000 Bewertungspunkte.

  • Transitionskonzept10%

    Bewertung des schriftlich dargestellten Konzepts der Transitionsphase hinsichtlich Auswirkungen auf down time, Überwachungslücken, Personalaufwand des AG und Dauer der Transitionsphase. Bewertung in Stufen (sehr gut bis ungenügend).

  • Redundanzkonzept5%

    Bewertung des schriftlich dargestellten Redundanzkonzepts hinsichtlich Auswirkungen auf down times (geplant und ungeplant), Verfügbarkeit und Personalaufwand des AG. Bewertung in Stufen (sehr gut bis ungenügend).

Bewertungsformel

Gesamtpunktzahl = (Gewichtung Preis * normierte Punkte) + (Gewichtung Fragen-/Kriterienkatalog Technik * normierte Punkte) + (Gewichtung Fragen-/Kriterienkatalog Service * normierte Punkte) + (Gewichtung Transitionskonzept * normierte Punkte) + (Gewichtung Redundanzkonzept * normierte Punkte). Preis-Bewertung: Lineare Interpolation, niedrigster Preis = 1000 Punkte, doppelter Preis = 0 Punkte. Qualitätskriterien: normierte Bewertung auf 1000 Punkte, Bewertung in Stufen (sehr gut=100%, gut=80%, befriedigend=60%, ausreichend=40%, mangelhaft=20%, ungenügend=0%).

Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethoden sind vollständig im Verfahrensleitfaden beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Lösungsumfang und Zielsetzung

  • Vollständige Ablösung der vorhandenen IT- und TK-Systeme (Avaya IPO, Alarmserver Novalink, Contact-Center Voxtron, UC Avaya Workplace/Spaces/Equinox, DECT)
  • Moderne, zukunftsfähige, standardisierte Gesamtlösung
  • Reduzierung des Wartungsaufwands durch effizient betreibbare Technologien
  • Hohe Verfügbarkeit, insbesondere für unternehmenskritische Prozesse
  • Intuitive Benutzeroberflächen und nutzerfreundliche Prozesse für Endanwender
  • Betrieb in einem gemeinsamen Servicevertrag (Single-Point-of-Contact, Generalunternehmer)

Standorte und Infrastruktur

  • Mehrere Standorte der WBN: Norden (Hauptsitz), Norddeich, OceanWave/HW03, Wasserwerk Hage, Touristeninfo, Haus des Gastes sowie weitere Außenlokationen
  • Zentrale Komponenten in der Virtualisierungsumgebung des AG (vmware vSphere 8, HPE/Aruba-Netzwerk, NUTANIX, baramundi MDM, MS SQL 2019, AD, MS Teams)
  • UC/UCC wahlweise als SaaS in deutschem Rechenzentrum (DSGVO)
  • Anbindung an SIP-Trunk-Carrier (EWE Tel, ggf. Deutsche Telekom)
  • Integration in AG-seitiges SNMP-Monitoring

Redundanz, Sicherheit und Verfügbarkeit

  • Redundante Auslegung kritischer Komponenten (HA-Cluster, Echtzeitreplikation, mind. 99,9 % Verfügbarkeit)
  • Notrufkonzept gemäß TR-Notruf
  • Survivability/Backup-Funktionalität an allen Lokationen
  • Sicherheit nach BSI-Grundschutz, ISO 27001 und NIS2 (Fernwartung)
  • Datenschutz-/Security-Konzept für alle Komponenten

Communication Server, Netzwerk und Applikationen

  • Redundanter Communication Server als Software-Cluster
  • Mediagateways und IP-Gateways für SIP-Trunk
  • Software Session Border Controller (SBC), hochverfügbar
  • Lizenzen für IP-Systemendgeräte, analoge Gateways, Sprechanlagen
  • Systemmanagement/Administration für CS, DECT, UC, ACD, Alarmserver
  • Systemmonitoring mit automatisierten Störungsmeldungen und SIEM-Export
  • Zentrales Elektronisches Telefonbuch (ETB) mit LDAP-Kopplung
  • Ansagen, Wartefelder und Wartemusik in Tonstudioqualität

DECT, Alarmierung und Endgeräte

  • DECT-Mehrzellen-/Mehrbenutzersystem mit Roaming, Handover, Messaging, Twinning und zentralem Device-Management
  • DECT-Handsets Typ D2 (Verwaltung, Bluetooth) und Typ D4 (robust, mit Alarmknopf)
  • Alarm- und Kommunikationsserver (lokal + zentral/cloudbasiert, geo-redundant)
  • Schnittstellen zu Communication Server, Notkonferenzmodul, Alarm-Dashboard
  • IP-Systemendgeräte Komfort, Vermittlungsplätze (PC + Tischendgerät), Besetztlampenfelder
  • Analoge Telefone/Fax, Türsprechstellen, Wandhalterungen, Reserve-Geräte

Unified Communication & Collaboration (UCC)

  • Zentraler UCC-Server (virtuell oder SaaS)
  • UC-Funktionen: CTI, Audiokonferenz, Collaboration, IP-Softphone, One Number Service, Instant Messaging, Präsenzmanagement
  • Unified Messaging/Voicemail mit MS-Outlook-Integration
  • WebRTC redundant
  • Microsoft Teams Connector (zertifiziert, bidirektionaler Präsenz-Abgleich)

ACD / Omnichannel Contact Center

  • ACD-Grundsystem redundant, skalierbar auf mind. 200 Agenten
  • Skill-Based-Routing, Prioritäts-Routing, Last-Agent-Routing, Multi-Skill-Agenten, automatischer Rückruf
  • IVR, Datenbankkopplung, grafischer Callflow-Editor
  • Kanäle: Telefon, E-Mail, Chat, SMS, WhatsApp, Social Media (Open Media)
  • Supervisor-/Agent-Lizenzen, Webagent, Softphone, Mail, Chat
  • Reporting mit 5 Jahren Datenspeicherung, Notfall-Routing (mind. 5 Callflows), rollenbasierte Web-Administration

Service, Betrieb und Wartung

  • ITIL-basiertes IT-Servicemanagement
  • Service Desk 7×24 (Telefon, E-Mail, Web-Portal mit Ticket-System)
  • 1st–3rd-Level-Support, definierte SLA-Klassen (Komfort/Recovery) mit Reaktions- und Wiederherstellzeiten
  • Patch-, Change-, Release- und Eskalationsmanagement (3-stufig)
  • Softwareassurance, Hardwareersatz, Vor-Ort/Remote-Service inkl. Reisekosten
  • Service- und Betriebshandbuch, 2× jährliche Aktualisierung, monatlicher Service Delivery Manager (SDM)
  • Servicegespräche 4×/Jahr, Technologie-/Innovationsmeeting 1×/Jahr, jährlicher Servicebericht

Projektleistungen: Transition, Migration, Schulung, Dokumentation

  • Transitions-/Umsetzungsphase vom Kick-off bis zur mängelfreien Gesamtabnahme
  • Migration ohne Datenverlust inkl. Migrationskonzept mit Prioritäten- und Umzugsplan je Standort/Fachbereich
  • Bestandserkundung, Gesamtprojektleitung (pauschal)
  • Design-Workshops: Projektinitialisierung, Carrieranschaltung, Rufnummernkonzept, VoIP-Consulting, Alarmierung, UCC, ACD, Wartefelder/Corporate Sound
  • VoIP-Readiness-Messung LAN/WAN, DECT-Messung (Verifizierung + Wiederholung), PoC/Teststellung
  • Schulungen für Service Desk, Administratoren, Anwender (Endgeräte, Vermittlungsplatz, Alarmserver)
  • Standort- und Gesamtdokumentation mind. 10 Werktage vor Abnahme, deutsch, Papier + elektronisch
  • Test- und Abnahmekonzept inkl. Fall-Back-Szenario auf Altanlage während Pilot

Übergreifende Angebotsbestandteile

  • Projektzeitenplan (Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten)
  • Redundanzkonzept, Testkonzept/Funktionskatalog, Migrations- und Berechtigungskonzept (rollenbasiert)
  • Wärmelastnachweis und PoE-Last-Aufstellung je Switch
  • Assetliste/Teilnehmerdaten-Erfassung mit Icing-Konzept
  • Datenschutz- und Security-Konzept, Sicherheitskonzept Fernwartung mit Freigabeverfahren AG

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Unternehmensangaben (Information)

  • Anzahl Standorte in Deutschland
  • Anzahl Mitarbeiter in Deutschland
  • Davon Mitarbeiter Vertrieb
  • Davon Mitarbeiter Service und Technik (TK und Applikationen)
  • Anzahl Servicestellen in Deutschland

Zertifizierungen (Bewertung)

  • DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – 100 Punkte
  • DIN EN ISO 27001 (Informationssicherheit) – 100 Punkte
  • ISO 27001 Zertifizierung ist für den Auftragnehmer zwingend nachzuweisen

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Bewertung)

  • Jahresumsatz mind. 2.000.000 € im Bereich IT/TK – 300 Punkte

Technische Installationskapazität (Bewertung)

  • Eigenleistung Installation TK-System, DECT-System, UC-System, ACD-System und Alarmserver – je 50 Punkte
  • Bei Fremdleistung: Nachweis Partner-Vertragsverhältnis – je 10 Punkte zusätzlich

Referenzen (Ausschlusskriterium)

  • Mindestens 2 Referenzen im vergleichbaren System-Umfang (Ausschlusskriterium – sonst Ausschluss aus dem Verfahren)
  • Je Referenz: Projektbeschreibung und Ansprechpartner
  • Omnichannel-Contact-Center-Lösung nachgewiesen (je 50 Punkte)
  • VoWLAN-Integration nachgewiesen (je 50 Punkte)

Persönliche/fachliche Anforderungen

  • Projektleitung mit Erfahrungen im Projektmanagement vergleichbarer Projektgrößen
  • Sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (Kommunikation und alle Unterlagen)
  • Bereitschaft zu schneller, flexibler Reaktionsfähigkeit und gemeinsamen Projekten
  • Kontinuität und Professionalität in der Kundenbetreuung (Key Account)

Sicherheits- und Compliance-Anforderungen

  • Erfüllung BSI-Grundschutz (Basis-Schutz) zum Zeitpunkt PoC/Abnahme
  • NIS2-Konformität der Fernwartungslösung
  • DSGVO-Konformität (Hosting in deutschem Rechenzentrum bei Cloud)
  • Kompatibilität mit bestehender IT-Infrastruktur des AG (vmware vSphere 8, HPE/Aruba, NUTANIX, Novastor, baramundi, MS SQL 2019, AD, MS Teams)
  • ITIL-basiertes IT-Servicemanagement, Service Desk 7×24, sicheres Fernwartungskonzept, Mitarbeiterschulungen Informationssicherheit/Datenschutz mind. alle 2 Jahre
  • Allgemeine Nachweispflicht: Auf Verlangen sind Nachweise (z. B. Mitarbeiterqualifikation) vorzulegen
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 2 Referenzen im vergleichbaren System-Umfang (Ausschlusskriterium)

Je Referenz: Projektbeschreibung + Ansprechpartner + Nachweis Omnichannel-Contact-Center-Lösung (50 Pkt.) + Nachweis VoWLAN-Integration (50 Pkt.)

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet
Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 42%4–10 · 33%11+ · 25%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Teilnahmewettbewerb (Phase 1)8
  • Interessensbestätigung/Teilnahmeantrag fristgerecht einreichenPflicht
    Frist 16.07.2026, 24:00 Uhr
  • L006.0 Fragen-Kriterienkatalog Unternehmensqualifikation (Excel) vollständig ausfüllenPflicht
    Unternehmensdaten, Zertifikate, Umsatz, Installation, Referenzen eintragen und mit Bietername ergänzen
  • Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE/ESPD) ausfüllen und einreichenPflicht
    Teile II–V vollständig, inkl. Unterschrift; ggf. separate EEE für Unterauftragnehmer/Kapazitätsgeber
  • Angaben zu Standorten, Mitarbeitern, Servicestellen in Deutschland machenPflicht
    Informative Pflichtangaben im L006.0
  • ISO 9001 und ISO 27001 Zertifizierungen nachweisen (Zertifikate beilegen)Pflicht
    Bewertungskriterium, je 100 Punkte
  • Jahresumsatz mind. 2 Mio. € im Bereich IT/TK nachweisenPflicht
    Bewertungskriterium mit 300 Punkten
  • Mindestens 2 vergleichbare Referenzprojekte darstellenPflicht
    Ausschlusskriterium – je Referenz Projektbeschreibung, Ansprechpartner, Nachweis Omnichannel-Contact-Center und VoWLAN
  • Eigenleistung oder Partnervertragsverhältnis je System (TK, DECT, UC, ACD, Alarmserver) angebenPflicht
    Bewertungskriterien, je 50 + ggf. 10 Punkte pro System
Angebotsphase (Phase 2 – nur für ausgewählte Bieter)9
  • L005 Preismatrix/Warenkorb-Leistungsschein (Excel) vollständig ausfüllenPflicht
    Mit Bietername; inkl. Hardware, Einrichtung, Wartung, Softwareassurance, optionale Positionen
  • L006.1 Fragen-Kriterienkatalog Technikkonzept (Excel) einreichenPflicht
    10 % Gewichtung
  • L006.2 Fragen-Kriterienkatalog Servicekonzept (Excel) einreichenPflicht
    15 % Gewichtung
  • Transitionskonzept erstellen und einreichenPflicht
    10 % Gewichtung
  • Redundanzkonzept erstellen und einreichenPflicht
    5 % Gewichtung; mind. Carrier, SBC, Communication Server, Mediagateways, Alarmserver
  • Detaillierten Projektzeitenplan beifügenPflicht
    Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten, standortbezogen
  • Proof of Concept (PoC) Konzept/Teststellung vorbereitenPflicht
    Repräsentative Testumgebung vor Produktionsfreigabe
  • Migrations-, Datenschutz- und Schulungskonzept beifügenPflicht
    Inkl. BSI-Grundschutz-Bezug, DSGVO, NIS2-Fernwartung
  • Nebenangebote (falls gewünscht) in L005 kennzeichnenoptional
    Müssen in L005 abgegeben und als Nebenangebot markiert sein
Vertragliche Unterlagen3
  • L001 EVB-IT Systemvertrag – Anlagen 1–8 ausfüllen und einreichenPflicht
    Anlage 1: Verhandlungsrunde, 2: Aufklärungsfragen, 3: L006.2, 4: L006.1, 5: L002, 6: L003, 7: L004, 8: L005
  • Haftpflichtversicherungsnachweis gem. Ziffer 19.1 EVB-IT System-AGB vorlegenPflicht
  • Ggf. Sicherheiten (Vorauszahlungsbürgschaft, Vertragserfüllungs-, Mängelhaftungssicherheit) stellenoptional
    Nur bei Anforderung gemäß Anlage
Formale Anforderungen2
  • Alle Unterlagen in deutscher Sprache einreichenPflicht
    Fremdsprachige Bescheinigungen mit beglaubigter deutscher Übersetzung
  • Angebot ausschließlich elektronisch über xvergabe.de einreichenPflicht

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