Vergabe- und Vertragsmanagementsystem (VMS)

Heinrich Böll Stiftung e.V. | Vergabekammer des Bundes beim BundeskartellamtBerlin, BerlinVeröffentlicht: 09. Juni 2026

Angebotsfrist: 15. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Heinrich-Böll-Stiftung schreibt die Einführung eines cloudbasierten SaaS-Vergabe-, Bedarfs- und Vertragsmanagementsystems (VMS) im offenen Verfahren aus.

Was wird beschafft?

Ein digitales System, das die jährlich rund 1.000 Beschaffungsvorgänge der Stiftung von der Bedarfserfassung über die Vergabe bis zur Vertragsverwaltung medienbruchfrei, rechtssicher und nachvollziehbar abbildet. Das VMS wird über REST-APIs an das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central angebunden.

Umfang (5 Leistungsbereiche):

LB1: Bereitstellung & Betrieb der SaaS-Lösung (Lizenzen für 90 Bearbeitungs- und 15 Freigabe-Nutzende)LB2: Implementierung & Integration (inkl. BC-Schnittstelle)LB3: Schulungen (Administrator:innen, Train-the-Trainer, Anwender:innen)LB4: Wartung & Support (2nd/3rd-Level, Helpdesk)LB5: Sonstige Leistungen nach Aufwand

Wichtige Fristen: Angebotsabgabe bis 15.07.2026, 12:00 Uhr, elektronisch über die eVergabe-Plattform des Bundes. Einführungsprojekt läuft max. 8 Monate ab Zuschlag.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 15. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN

Veröffentlichungca. 9. Juni 2026

Bieterfragen-Frist8. Juli 2026

Frist Beantwortung Bieterfragen10. Juli 2026

Angebotsfrist15. Juli 2026

Angebotsöffnungca. 15. Juli 2026

Bindefrist15. Juli – 26. Aug. 2026

Angebotsgültigkeitca. 15. Juli – 26. Aug. 2026

Zuschlagca. 27. Aug. 2026

Vertragsbeginnca. 27. Aug. 2026

Einführungsprojekt Laufzeitca. 27. Aug. 2026 – 18. März 2027

M2 – Testsystem bereitstellenca. 10. Sep. 2026

M3 – Initiale Systemkonfigurationca. 8. Okt. 2026

M4 – Testkonzept bereitstellenca. 8. Okt. 2026

M5 – Testphaseca. 8. Okt. – 17. Dez. 2026

M6 – Key-User-Schulungca. 3. Dez. 2026 – 14. Jan. 2027

M7 – Go-Liveca. 21. Jan. 2027

M8 – Stabilisierungsphaseca. 21. Jan. – 18. März 2027

M9 – Rollout- und Anwenderschulungenca. 21. Jan. – 18. März 2027

M11 – Beginn SLA-Support/Wartungca. 21. Jan. 2027

Vertragslaufzeitca. 21. Jan. 2027

Kalkulationszeitraum Lizenzkostenca. 21. Jan. 2027 – 21. Jan. 2035bis 2035

Wartungsfensterca. 21. Jan. 2027

Reaktion P1 Störungca. 21. Jan. 2027

Wiederherstellung P2ca. 21. Jan. 2027

Wiederherstellung P3ca. 21. Jan. 2027

Wiederherstellung P4ca. 21. Jan. 2027

Datenexport-Fristca. 21. Jan. 2027

Ankündigungsfrist Sub-Providerca. 21. Jan. 2027

M10 – Übergabe Regelbetriebca. 18. März 2027

Erste Preisanpassungca. 21. Jan. 2028

Wirksamwerden Preiserhöhungca. 21. Jan. 2028

Geschätztes Vertragsendeca. 10. Juni 2028

Exit-Plan-Fristca. 10. Juni 2028

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode0 Kriterien

Wertungskennzahl = Qualitätspunktzahl des Angebots / Preis des Angebots. Das Angebot mit der höchsten Wertungskennzahl erhält den Zuschlag. Bei gleicher Wertungskennzahl: 1. höhere Qualitätspunktzahl, 2. Losentscheid.

KI-Hinweis: Die konkreten Qualitätskriterien mit Gewichtungen und Punkteskalen sind in der Wertungsmatrix/Leistungsbeschreibung definiert, die in den vorliegenden Bewerbungsbedingungen nicht enthalten ist.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Geltungsbereich und Sprache

Alle Lose zusammen bilden das Gesamtprojekt VMS. Das System, die Dokumentation, die Schulungsunterlagen und der Support sind in deutscher Sprache zu erbringen. Alle Preise sind als All-in-Preise (inkl. Nebenkosten, Reisespesen, Dokumentation) anzugeben. Nachforderungen außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs sind ausgeschlossen. Es gibt keine stillschweigende Abnahme.

Bereitstellung & Betrieb (LB1)

Bereitstellung des cloudbasierten VMS als SaaS-Lösung mit Hosting in EU/EWR.

Lizenzpaket: 90 benannte Nutzende im Bereich Bearbeitung, 15 benannte Nutzende im Bereich Freigabe; weitere Lizenzen für zusätzliche Nutzende (Bearbeitung und/oder Freigabe) sind skalierbar hinzufügbar.Sicherheit & Architektur: Mandantentrennung, Least-Privilege-Prinzip, revisionssicheres Logging, Verschlüsselung im Ruhezustand und bei Übertragung, Anbindung an zentrales Identitätsmanagement (SAML 2.0 / OpenID Connect, Mehr-Faktor-Authentifizierung).Verfügbarkeit: maximal 3 Serviceunterbrechungen pro Monat, je max. 60 Minuten, insgesamt max. 120 Minuten pro Monat außerhalb des Wartungsfensters. Wartungsfenster wöchentlich sonntags 00:00–06:00 Uhr, geplante Einschränkungen mind. 5 Werktage im Voraus angekündigt.Einschränkung: kein Einsatz nicht abgestimmter Zusatzprodukte oder Middleware.

Implementierung & Integration (LB2)

Einführung und Parametrisierung des VMS inkl. Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC).

Schnittstelle: VMS agiert als passiver Endpunkt über REST-API mit mindestens 18 Endpunkten; keine Middleware zwischen VMS und BC.Konfiguration (kein Customizing): Rollen- und Rechtekonzept, Vorlagenmanagement, Masken/Plausibilisierungen, Workflows, Schnittstellen zu bund.de und TED sowie E-Mail.Testmanagement: Funktions-, End-to-End-, Integrations-/Schnittstellen-, Sicherheits-, Penetration-, Datenschutz-, Performance-/Last- (≤ 2 Sek. bei ≥ 30 Sessions) und Barrierefreiheitstests (BITV).Go-Live: mit Cut-Over-Plan, Fallback/Rollback, Hypercare-Phase (4–8 Wochen).Dokumentation: der Geschäftsprozesse in BPMN 2.0.

Schulungen (LB3)

Rollenbasiertes Schulungskonzept mit folgenden Zielgruppen: Key User, Fachanwendende, Entscheidende, Administrator:innen, Service/Helpdesk.

Schulungsumgebung: separater, produktionsähnlicher Testbereich mit anonymisierten Testdaten.Unterlagen: Anwenderhandbuch, Administrator:innenhandbuch, Quick Guides – in deutscher Sprache, barrierefrei nach BITV 2.0.Formate: Präsenz oder Live-Online; Administrator:innen-Schulung, Train-the-Trainer und sonstige Schulungsformate.Qualitätssicherung: Teilnahmenachweise und Erfolgskontrollen je Rolle.Wichtig: Schulungsleistungen dürfen nicht an Nachunternehmer vergeben werden – Bieter muss diese zwingend selbst erbringen.

Wartung & Support (LB4)

Laufender Betriebssupport, Fehlerbehebung, regelmäßige Updates und Patches (CVSS-gestützt: kritisch ≤ 24–72 Std., hoch ≤ 7 Tage, mittel ≤ 30 Tage).

Backup: täglich inkrementell, wöchentlich Full, mindestens 30 Tage Aufbewahrung (empfohlen 90 Tage), geographisch separater Standort.Restore-Tests: halbjährlich (RTO max. 8 Std., RPO max. 1 Std.).Helpdesk: deutschsprachig, werktags 08:00–18:00 Uhr, Ticketsystem, strukturiertes Incident-/Problem-/Eskalationsmanagement.Reaktions-/Wiederherstellungszeiten: P1 (Produktionsausfall) Reaktion ≤ 1 Std.; P2 (kritische Einschränkung) Reaktion ≤ 4 Std., Wiederherstellung 1–2 Arbeitstage; P3 (Funktion beeinträchtigt) Reaktion ≤ 1 Arbeitstag, Wiederherstellung 5 Arbeitstage; P4 (geringfügig) Reaktion ≤ 2–3 Arbeitstage, Wiederherstellung 10 Arbeitstage.SLA-Reporting: quartalsweise.Exit-Management: vollständiger Datenexport in offenen Formaten (CSV, XML, PDF/A), Übergabe von Konfigurationen und Dokumentationen, datenschutzkonforme Löschung. Datenexport auf Anforderung innerhalb von 10 Werktagen.

Sonstige Leistungen nach Aufwand (LB5)

Zusatzleistungen außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs, z. B. avisierter Aufwand für künftige DocuWare-Anbindung.

Verfahren: schriftliches Antragsverfahren mit Impact-Analyse; Umsetzung nur nach schriftlicher Änderungsvereinbarung.Abrechnung: nach Aufwand oder zum Festpreis gemäß Change-Request-Beschreibung.Personenprofile für Tagessätze:Senior: mind. 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung + besondere Expertise (z. B. Product/Service Owner, Architekt:in, Senior-Entwickler:innen)Standard: mind. 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung (z. B. Projektleitung, Entwickler:innen, Tester:innen, Change-Manager)Junior/Support: einschlägiges Studium oder Ausbildung (z. B. Junior-Entwickler:innen)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe und Selbstreinigung

Bieter darf nicht unter die zwingenden Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB fallen. Alternativ können selbstreinigende Maßnahmen gemäß § 125 GWB nachgewiesen werden. Für Unternehmen mit Sitz in Deutschland zusätzlich: keine Geldbuße ≥ 2.500 € nach § 21 MiLoG (Mindestlohngesetz). Während des Vergabeverfahrens neu eintretende Ausschlussgründe sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Mindestumsatz: Gesamtumsatz von mindestens 1.000.000 € in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (Nachweis über Eigenerklärung).Beschäftigtenzahl: Angabe der Mitarbeitendenzahl (Stichtag 31.12. des jeweiligen Geschäftsjahres).Haftpflichtversicherung: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mind. 1 Mio. € Deckungssumme für Sach- und Vermögensschäden je Schadensfall, oder verbindliche Erklärung eines Versicherers.

Fachliche und technische Leistungsfähigkeit

Referenzen: Nachweis von 3 vergleichbaren Projekten der letzten 5 Jahre (Details siehe Referenzprojekte).Hosting-Architektur: Beschreibung der Cloud-Region (EU/EWR) und Nachweise zu ISO 27001 und/oder BSI C5.Datenschutz/IT-Sicherheit/BCM: Dokumentation der Verfahren und Verantwortlichkeiten.Entwicklungsmethodik: Agile/DevOps.Support-/Ticketsystem: ITIL-basiert.Qualitätsmanagement: ISO 9001 oder gleichwertig; alternativ ausführliche Beschreibung mit Prozessdarstellung, Verantwortlichkeiten und regelmäßiger Auditierung.AVV: Bereitschaft zum Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO auf Basis EU-Standardvertragsklauseln; Angaben gemäß Anhang II und III des AVV-Dokuments (15_AVV) bereits mit Angebotsabgabe.

Besondere Anforderungen für einzelne Leistungsbereiche

Schulungen (LB3): Nachunternehmereinsatz ist ausgeschlossen – Bieter muss Schulungsleistungen zwingend selbst erbringen (Eignungsvoraussetzung).Datenschutz: TOMs nach Art. 32 DSGVO sowie Beschreibung der Datenverarbeitung gemäß Anhang II AVV.Bietergemeinschaften: alle Mitglieder müssen Eignungsnachweise erbringen, sofern nicht abweichend geregelt; Federführer ist zu benennen; geplante Arbeitsteilung ist darzustellen.Unterauftragnehmer: Erklärung zum Einsatz erforderlich (vollständige Firma, Sitz, Umfang der Leistungen); Eignungsnachweise sind auch von Nachunternehmern vorzulegen.

Formale Anforderungen an die Angebotsabgabe

Sprache: Deutsch; fremdsprachige Nachweise mit Übersetzung beifügen.Vollständigkeit: alle geforderten Anlagen als Bestandteil des Angebots kennzeichnen; unvollständige Angebote können nachgefordert werden.Änderungen: durchstreichen, richtig daneben ergänzen, mit Paraphe kennzeichnen.Nebenangebote: nicht zugelassen.Verhandlungen: finden nicht statt.Zuschlag: wirtschaftlichstes Angebot (Wertungskennzahl = Qualitätspunktzahl / Preis); bei Gleichstand entscheidet die höhere Qualitätspunktzahl, dann Losentscheid.

Referenzprojekte

3 Referenzprojekte ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (bezogen auf Tag des Angebotsfrist-Endes)

SaaS-/Cloud-Lösung für Bedarfs-, Vergabe- und Vertragsmanagement; Leistungen: Bereitstellung SaaS, Einführung, Integration, Schulung, Wartung; erfolgreich in Regelbetrieb übergegangen; mind. 1 Referenzgeber ist juristische Person des Privatrechts als Zuwendungsempfänger

Vergleichbare Aufgaben aus dem Bereich Bedarfs-/Vergabe-/Vertragsmanagement als Cloud-Lösung; Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber (Name, Branche, öffentlich/privat), Beschreibung der Lösung (Module, Nutzerzahl, Architektur), Projektlaufzeit, Betriebsstatus, Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail; bei Bietergemeinschaften genügt es, wenn mind. ein Mitglied die Anforderungen erfüllt; Referenzen von Unterauftragnehmern sind zulässig

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.