Ausschreibungen Kinderbetreuung & Kita-Trägerschaft

Bereitstellung einer Verwaltungssoftware für Kindertagesstätten als SaaS inkl. Eltern-App

Stadt Sandersdorf-Brehna06792 Sandersdorf-Brehna, Sachsen-AnhaltVeröffentlicht: 05. Juli 2026

Angebotsfrist: 16. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Sandersdorf-Brehna schreibt eine cloudbasierte Kitaverwaltungssoftware (SaaS) aus. Die Lösung soll die Verwaltung von Kinderdaten, Beitragserhebung, Mitarbeiterverwaltung und Zeiterfassung abdecken sowie eine mobile App für Eltern enthalten.

Was zu beschaffen ist:

Eine webbasierte Komplettlösung als Software-as-a-Service (Cloud)Module für Kinderverwaltung, Beitragserhebung, Mitarbeiterverwaltung und ZeiterfassungEine mobile Eltern-App (iOS/Android) zur Kommunikation mit SorgeberechtigtenDatenmigration aus Bestandssystemen, Schulungen und SupportSchnittstelle zum bestehenden Finanzprogramm

Eckdaten:

Auftraggeber: Stadt Sandersdorf-Brehna (Träger von 6 Kitas und 3 Horten, ca. 1.000 Betreuungsplätze, ca. 130 Mitarbeitende)Vertragslaufzeit: 01.09.2026 bis 30.12.2030Go-Live Kinderverwaltung/Mitarbeiterverwaltung: 01.01.2027Go-Live Eltern-App: 01.08.2027 (Start mit 5 Einrichtungen)Angebotsfrist: 16.07.2026, 12:00 UhrAngebote ausschließlich elektronisch über evergabe.de

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 16. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ

Veröffentlichung23. Juni 2026

Maßgebliche Fassung Vergabeunterlagen23. Juni 2026

Aktualisiertes Leistungsverzeichnis24. Juni 2026

Angebotsfrist16. Juli 2026

Vertragsbeginn1. Sep. 2026

Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 30. Dez. 2030

Go-Live Kinderverwaltung / Kostenbeitragserhebung1. Jan. 2027

Go-Live Mitarbeiterverwaltung / Zeiterfassung1. Jan. 2027

Übergangsphase parallele Zeiterfassung1. Jan. – 30. Juni 2027

Go-Live Eltern-App1. Aug. 2027

Vertragsende30. Dez. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

Preis40%
Wertungssumme des Angebotes; Bewertung über Verhältnis zum niedrigsten Wertungspreis (P_MIN/P_IST × 100 Punkte).
Qualität60%
Qualitative Bewertung anhand einer Testumgebung (Testzugang) und eines System- und Umsetzungskonzeptes durch eine Anwenderjury nach Schulnotensystem (0-5 Punkte). Ausschluss bei DW < 2,50 in einem Unterkriterium.

Preis: PU_Preis = (P_MIN / P_IST) × 100 Punkte (Gewichtung 40%). Qualität: Bewertung der 4 Unterkriterien durch Anwenderjury (ca. 7-8 Personen) nach Schulnotensystem 0-5 Punkte; pro Unterkriterium Durchschnittswert (DW), gewichtete Punktzahl = DW × Gewichtung des Unterkriteriums; Endpunktzahl EP = Summe der gewichteten Punktzahlen; Gesamtpunktzahl Qualität = (erreichte EP / maximal erreichbare EP) × 100. Gesamtpunktzahl GPZ = gewichtete Addition von Preis- und Qualitätspunkten. Zuschlag auf erstplatziertes Angebot nach GPZ.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 40%, Qualität 60% mit 4 Unterkriterien), Gewichtungen, Bewertungsformeln und Bewertungsschemata sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Projektmanagement, Einführung und Inbetriebnahme

Benennung von verantwortlichen Ansprechpersonen und Stellvertretungen.Implementierung der Software mit Einrichtung und Konfiguration der Anwendung.Datenmigration aus bestehenden Datenbeständen inkl. Aufbereitung der Importdateien.Schnittstelle zum Finanzprogramm (Forderungsmanagement) programmieren und betriebsbereit einrichten, mit täglicher direkter Systemintegration für die Kostenbeitragserhebung und Übergabeprotokoll je Verarbeitungslauf.Einmalige Generierung von Kostenbeitragsbescheiden als PDF.Schulungen für alle Hauptnutzerrollen (Träger, Einrichtungsleitungen, Betreuungspersonal, Verwaltung), auch als Webkonferenz möglich.Protokollierte Abnahme.Regelungen zur Datenübergabe und -löschung bei Vertragsende.

Go-Live-Termine (zwingend):

01.01.2027: Kinderverwaltung inkl. Kostenbeitragserhebung (9 Einrichtungen, ca. 1.000 Betreuungsplätze) und Mitarbeiterverwaltung inkl. Zeiterfassung (ca. 130 Mitarbeitende).01.08.2027: Eltern-App, Start mit 5 Einrichtungen.Parallelphase Zeiterfassung: 01.01.2027 bis 30.06.2027.

Übergreifende Funktionen für alle Module

Integrierte Plattform mit gemeinsamer Datenbasis für Kinder-, Mitarbeiter- und Elterndaten.Interne Kommunikationsplattform für Nutzer.Datenexport in MS-Office-Formate.Automatische Berechnung des Mindestpersonalschlüssels nach KiFöG Sachsen-Anhalt, auch für Integrationskinder, mit unterjähriger Fortschreibung auf Basis aktueller Kinderzahlen, differenziert nach Betreuungsarten (Krippe, Kindergarten).Belegungsplanung: systemseitige Ausweisung der Einrichtungskapazitäten und Gegenüberstellung mit belegten Betreuungsplätzen.Auslastungsvorschau je Einrichtung und Träger.Mehrsprachigkeit, Chat-/Kommunikationsfunktionen.Such-, Filter- und Bearbeitungsmöglichkeiten, Workflows und Freigaben, Reduzierung manueller Doppelerfassungen, Protokollierung von Änderungen.

Sicherheit, Betrieb und Support

Bereitstellung als SaaS-Cloud-Anwendung, Hosting in einem EU/EWR-Rechenzentrum mit ISO 27001 oder gleichwertiger Zertifizierung; Datenverarbeitung außerhalb städtischer Server, DSGVO-konform.HTTPS-Verschlüsselung, passwortgeschützter Zugriff, Authentifizierungs- und Passwortanforderungen, rollenbasierte Benutzerverwaltung.Revisionssichere Protokollierung, Schadsoftwareschutz, technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM), geregelte Fernwartung.Lizenzmiete abhängig von Betreuungsplätzen, Mitarbeitenden oder Einrichtungen.Updates bei Gesetzesänderungen kostenfrei, inkl. Anpassung an KiFöG Sachsen-Anhalt.Ticketsystem mit Eskalationsoptionen, Supportorganisation in Deutschland und in deutscher Sprache (Erfassung per E-Mail/Telefon, nachvollziehbarer Bearbeitungsstand).Administrationsanweisung zum Umgang mit Systemmeldungen.Online-Hilfe in deutscher Sprache, Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 Konformitätsstufe AA (Webanwendung und Eltern-App).Schnittstelle für die März-Statistik (IDEV-Verfahren).

Optionale Erweiterungen

Ausweitung auf weitere Einrichtungen des Trägers.Zusätzliche Nutzerkonten.Zusätzliche Module.

→ Jeweils über gesonderte Einzelbeauftragung; im Preisblatt sind Preise je zusätzlicher Einrichtung und je zusätzlichem Nutzerkonto anzugeben.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlussgründe (Ausschluss bei Vorliegen)

Der Bieter darf keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB aufweisen. Dazu zählen insbesondere:

Verurteilungen wegen bestimmter Straftaten (z. B. Bildung krimineller oder terroristischer Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug gegenüber der EU, Bestechung, Menschenhandel/Zwangsarbeit).Offene Steuer- oder Sozialversicherungspflichten.Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht.Insolvenz.Schwere Verfehlung, Kartellrechtsverstöße, Interessenkonflikte, Wettbewerbsverzerrung durch Verfahrensbeteiligung, mangelhafte Auftragserfüllung, Täuschung oder unzulässige Einflussnahme.Verstöße nach § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG.

Fachliche Eignung

Fachkundigkeit und Leistungsfähigkeit müssen gegeben sein.Eigenerklärung zur Eignung ist einzureichen.Technisch-berufliche Leistungsfähigkeit ist über Referenznachweise zu erbringen (siehe Referenzprojekte).

Funktionale und technische Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien)

Alle funktionalen Anforderungen aus dem Kriterienkatalog/Leistungsverzeichnis sind Ausschlusskriterien. "Ja" ist nur zulässig, wenn die Funktion bereits in der Standardsoftware enthalten ist, keine zusätzlichen Kosten verursacht und keine individuelle Programmierung erfordert. Nicht ausgefüllte Ausschlusskriterien führen zum Ausschluss.

Schwerpunkte:

Bereitstellung als SaaS, Hosting in EU/EWR mit ISO 27001 oder gleichwertig.DSGVO-Konformität, Support in Deutschland/deutscher Sprache, Ticketsystem mit Eskalation.Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA, TOM, revisionssichere Protokollierung, Schadsoftwareschutz, geregelte Fernwartung.Sicherstellung der Go-Live-Termine 01.01.2027 und 01.08.2027, Schnittstelle zum Finanzprogramm, vollständige Datenmigration, PDF-Bescheide, Schulungen, protokollierte Abnahme, Datenübergabe/-löschung bei Vertragsende.

Tariftreue und Mindeststundenentgelt

Erklärung über die Einhaltung des einschlägigen Tarifvertrags sowie des vergabespezifischen Mindeststundenentgelts nach § 11 Abs. 1 Nr. 2 b TVergG LSA.Entgeltgleichheit für Leiharbeitnehmer nach AÜG.Weitergabe der Verpflichtungen an Nachunternehmer/Verleiher.Bereithaltung prüffähiger Unterlagen auf Verlangen.Konsequenzen bei Verstoß: Ausschluss, Vertragsstrafe, fristlose Kündigung, Auftragssperre bis 6 Monate.

Bietergemeinschaft, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften sind möglich (Formular VHB 234); Mitglieder haften gesamtschuldnerisch.Unterauftragnehmer und Eignungsleihe sind möglich (Formulare A8 und A9).Bei Eignungsleihe: gemeinsame Haftung von Bieter und Eignungsleihgeber; der Eignungsleihgeber muss die betreffende Leistung selbst erbringen.Bei finanzieller/wirtschaftlicher Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung (A8) und Angabe des Unternehmens erforderlich.

Hinweise zum Verfahren

Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform evergabe.de einzureichen; Schriftform oder Post/Fax/E-Mail ist ausgeschlossen.Textform nach § 126b BGB: Unterschrift nicht erforderlich; bei Textform genügen Name in Druckbuchstaben und Firmenname.Zuschlag nach wirtschaftlichstem Angebot: 40 % Preis, 60 % Qualität; bei weniger als 2,50 Durchschnittspunkten in einem Unterkriterium erfolgt Ausschluss.

Referenzprojekte

Mindestens die in den Vergabeunterlagen geforderte Anzahl vergleichbarer Referenzen ReferenzenZeitraum: 01.01.2020 bis 31.12.2025 (letzte 5 Jahre)Volumen: Angabe Anzahl Einrichtungen und Anzahl Nutzerkonten je Referenz

Referenzprojekte zur technisch-beruflichen Leistungsfähigkeit: Nachweis vergleichbarer Softwarelösungen für Kindertagesbetreuung mit kommunalen Anforderungen, landesrechtlichen Vorgaben, Bedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Gebührenabrechnung.

Pro Referenz separates Referenzblatt (Formular A11, Stand 23.06.2026) mit Bezeichnung, Auftraggeber, Ansprechpartner, Vertragsbeginn, Produktivsetzung, Vertragsende/laufender Betrieb, Art der Leistungen, Anzahl Einrichtungen und Nutzerkonten. Bei Eignungsleihe ist das Referenzblatt vom Eignungsleihgeber einzureichen. Vergabestelle kann Referenzbestätigungen zur Überprüfung anfordern.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.