Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Sandersdorf-Brehna schreibt die Bereitstellung einer cloudbasierten Kitaverwaltungssoftware (SaaS) inklusive Eltern-App öffentlich aus. Die Software soll Module für Kinder-, Beitrags- und Mitarbeiterverwaltung, Arbeitszeiterfassung sowie eine App für die Kommunikation mit Sorgeberechtigten umfassen.
Beschafft werden Bereitstellung, Implementierung, Betrieb, Pflege, Support sowie Schulungen. Die Lösung wird für 9 Einrichtungen mit rund 1.000 Betreuungsplätzen und etwa 130 Mitarbeitenden benötigt.
Angebote müssen elektronisch über die Vergabeplattform www.evergabe.de eingereicht werden. Neben den Eigenerklärungen sind ein System- und Umsetzungskonzept sowie ein Testzugang für eine Anwenderjury einzureichen. Die Bewertung erfolgt zu 40 % nach Preis und zu 60 % nach Qualität.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis40%
Bewertung anhand der Wertungssumme des Angebotes. Niedrigster angebotene Wertungspreis erhält 100 Punkte, weitere Angebote werden ins Verhältnis gesetzt (100 × P_MIN / P_IST).
- Qualität60%
Qualitative Bewertung durch eine Anwenderjury (ca. 7-8 Personen) auf Grundlage eines bereitgestellten Testzugangs und des System- und Umsetzungskonzeptes. Bewertet wird nach dem deutschen Schulnotensystem (0-5 Punkte). Ausschluss bei Durchschnittswert < 2,50 in einem Unterkriterium.
Preis: 100 × P_MIN / P_IST (niedrigster Wertungspreis ins Verhältnis zum Wertungspreis des Angebots). Qualität: Schulnotensystem 0-5 Punkte, Bewertung durch Anwenderjury (7-8 Personen), Durchschnittswert je Unterkriterium × Gewichtung. Gesamtpunktzahl = gewichtete Summe aus Preis und Qualität.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBereitstellung als Cloud-Dienst (SaaS)
Die Software ist als vollständig gemanagter Cloud-Dienst (SaaS) bereitzustellen – webbasiert, ohne lokale Installation. Nutzung erfolgt über marktgängige Browser (insb. Microsoft Edge), lauffähig auf Windows, macOS und Linux.
Hosting in einem Rechenzentrum innerhalb der EU/EWR mit Zertifizierung nach ISO 27001 oder gleichwertig. Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform ausschließlich außerhalb der städtischen Serverinfrastruktur. Fernwartung ist nur mit dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers und protokolliert zulässig.
Die Anwendung muss barrierearm gem. BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA sein. Support wird deutschsprachig in Deutschland erbracht und ist über ein Ticketsystem mit Statusabruf, E-Mail-Eröffnung und Eskalationsoptionen erreichbar. Eine webbasierte Online-Hilfe in deutscher Sprache gehört zum Lieferumfang.
Projektablauf und Einführung
Benennung eines Ansprechpartners und Stellvertreters. Einrichtung und Konfiguration der Software gemäß Anforderungen. Übernahme und Migration der Bestandsdaten aus Excel-Dateien des Auftraggebers sowie Erstellung einmaliger Kostenbeitragsbescheide als PDF.
Schulungen für die Hauptnutzerrollen sind zu erbringen (auch als Webkonferenz möglich). Eine Schnittstelle zum Finanzprogramm der Stadt (Forderungsmanagement) ist einzurichten – tägliche Sollstellungen per direkter Systemintegration mit Übergabeprotokoll je Verarbeitungslauf. Schnittstelle für die März-Statistik im IDEV-Verfahren ist vorzuhalten.
Die Abnahme erfolgt in Form eines Protokolls. Bei Vertragsende sind Datenübergabe, Zugriffsaufrechterhaltung bei außerordentlichem Ende und datenschutzkonforme Löschung nach Bestätigung durch den Auftraggeber zu regeln.
Sicherheit, Berechtigungen und Betrieb
Bereitstellung auf Basis einer Lizenzmiete (wahlweise nach Kindern, Mitarbeitenden oder Einrichtungen). Verwaltbares Rollen- und Berechtigungskonzept für Verwaltungsnutzer, Einrichtungsleitungen, Mitarbeitende und Sorgeberechtigte.
Revisionssichere Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, System- und Fehlerprotokolle für Administratoren. Schadsoftwareschutz mit Echtzeitprüfung und regelmäßiger Aktualisierung. Authentifizierungs- und Passwortanforderungen nach Stand der Technik.
Sicherheitsrelevante Defizite sind dem Auftraggeber unverzüglich zu melden.
Module der Anwendung
Die Software umfasst zusammengefasst die folgenden Funktionsbereiche: Kinderverwaltung mit Stammdaten, Belegungsplanung, Verträgen und Bescheiden; Beitrags- bzw. Kostenbeitragserhebung inkl. Geschwisterermäßigung, SGB-Kostenübernahmen und automatischer Berechnung des Mindestpersonalschlüssels nach KiFöG Sachsen-Anhalt; Mitarbeiterverwaltung und Arbeitszeiterfassung mit Dienst- und Abwesenheitsplanung; eine interne webbasierte Kommunikationsplattform; Export in MS-Office-Formate (Excel, Word); sowie eine mobile Eltern-App für iOS/Android mit Push-Benachrichtigungen, Dateiaustausch, persönlichem Login, elektronischer Bescheidzustellung, einrichtungsbezogenem Kalender und Urlaubsmeldung durch Sorgeberechtigte.
Die Eltern-App ist kostenfrei nutzbar, ohne Werbung, in deutscher Sprache und barrierearm gem. BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA. Daten werden mit der Webanwendung synchronisiert.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Angaben zu Identität und Existenz des Unternehmens: Name, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Zweigstellen, Unternehmensgröße, Rechtsform, Gewerbeanmeldung, Handelsregistereintragung und Kammermitgliedschaften.
Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen; bei Vorliegen sind nähere Angaben und ggf. Selbstreinigungsnachweis erforderlich.
Nachweis der Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft (Bezeichnung und Mitgliedsnummer) sowie der steuerlichen Ordnungsmäßigkeit (ggf. Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts, nicht älter als ein Kalenderjahr). Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zu benennen und Leistungsteile je Mitglied zuzuordnen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angabe des Gesamtumsatzes für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025).
Nachweis einer bestehenden Haftpflichtversicherung bei einem EU-zugelassenen Versicherer mit Deckung für Vermögensschäden aus Bereitstellung, Betrieb und Betreuung der Softwarelösung. Mindestdeckungssumme: 1.000.000 EUR je Versicherungsfall (spätestens zum Leistungsbeginn nachzuweisen).
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Nachweis vergleichbarer Referenzen aus den letzten fünf Jahren (2020–2025) zur Bereitstellung, Einführung oder Betreuung einer webbasierten Kita- oder Hortverwaltungssoftware für öffentliche oder freie Träger. Die Referenzen müssen folgende Bereiche abdecken:
Alternativ kann die Vergleichbarkeit an den handelnden Personen gemessen werden: einschlägige Berufserfahrung der benannten Projektleitung oder Führungskräfte (z.B. aus früheren Anstellungen oder durch Meisterbriefe) zu Projekten vergleichbarer Komplexität.
Erfahrungen mit den fachlichen und organisatorischen Anforderungen der Kindertagesbetreuung in Deutschland werden vorausgesetzt.
Technische und sicherheitsbezogene Ausschlusskriterien
Mit dem Angebot ist nachzuweisen, dass die angebotene Lösung die folgenden Anforderungen erfüllt (bei nicht erfüllten Ausschlusskriterien erfolgt ein Ausschluss des Angebots):
Tariftreue und Mindeststundenentgelt (TVergG LSA)
Abgabe der Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindeststundenentgelt und Entgeltgleichheit gem. § 5 Abs. 4 Satz 2 TTVer AVO sowie des Tarifdatenblatts vom Tariftreue-Portal Sachsen-Anhalt.
Einhaltung des einschlägigen Tarifvertrags (Arbeitnehmer-Entsendegesetz, allgemeinverbindlich erklärter TV oder für den Leistungsort geltender TV), Zahlung des vergabespezifischen Mindeststundenentgelts nach § 11 Abs. 1 Nr. 2 b TVergG LSA sowie gleiche Entlohnung von Leiharbeitnehmern gemäß AÜG.
Bei Einsatz von Nachunternehmern/Verleihern ist die Verpflichtung mittels separater Eigenerklärung (§ 14 Abs. 2 und Abs. 4 TVergG LSA) weiterzugeben. Vollständige, prüffähige Unterlagen über eingesetzte Beschäftigte sind bereitzuhalten; auf Verlangen sind Entgeltabrechnungen vorzulegen.
Bereitstellung, Einführung oder Betreuung einer webbasierten Kita- oder Hortverwaltungssoftware für öffentliche oder freie Träger
Eigenerklärung mit Auftraggeber, Leistungszeitraum, Art und Umfang; muss erkennbar abdecken: Verwaltung von Kinder- und Stammdaten, Beitragsverwaltung/Kostenbeitragserhebung, Mitarbeiter- und Personaleinsatzverwaltung, Elternkommunikation sowie landesrechtliche/kommunale Anforderungen (z.B. KiFöG, Personalschlüssel). Alternativ Nachweis der einschlägigen Berufserfahrung der Projektleitung/Führungskräfte (z.B. frühere Anstellungen, Meisterbrief) zu vergleichbar komplexen Projekten.