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Gespräch Führung und Zusammenarbeit - Erfassung und Auswertung der Fragebögen

Landschaftsverband Westfalen-Lippe, Zentrale Einkaufskoordination | Vergabekammer WestfalenMünster, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) sucht einen Dienstleister, der das Führungskräfte-Feedback „Gespräch Führung und Zusammenarbeit" (GFZ) durchführt: Fragebögen online und auf Papier erheben, auswerten und Ergebnisberichte für Führungskräfte, Dezernate und Einrichtungen erstellen. Die Befragung ist verpflichtend für alle Führungskräfte und Mitarbeitenden und wird in zwei Runden (2027 und 2029) in der LWL-Kernverwaltung/Maßregelvollzug und im LWL-PsychiatrieVerbund durchgeführt. Insgesamt ca. 17.700 Fremdeinschätzungen, 1.550 Selbsteinschätzungen und 1.550 Führungskräfte-Auswertungen pro Runde.

Was Bieter wissen müssen:

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (UVgO), bis zu 6 Bieter werden zur Angebotsabgabe eingeladen.Frist Teilnahmeantrag: 09.07.2026, 11:00 Uhr MESZ (elektronisch über LWL-Vergabeplattform).Vertragslaufzeit: ab Zuschlag bis 30.06.2028, mit einmaliger Verlängerungsoption um 24 Monate bis 30.06.2030.Zuschlagskriterium: Qualität (ergänzend Preis).Leistungsort: Münster.
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichungca. 9. Juni 2026
Teilnahmefrist9. Juli 2026
Einladungsfrist28. Juli 2026
Bieterpräsentation7. Okt. 2026
Vertragsbeginn1. Dez. 2026
Erstes Abstimmungstreffen2. Dez. 2026
Befragungszeitraum 2027ca. 22. März – 21. Mai 2027
Führungskräfte-Auswertungenca. 22. Mai – 3. Juli 2027
Feedbackgespräche LWL-KV/MRVca. 4. Juli – 29. Aug. 2027
Feedbackgespräche LWL-PVca. 4. Juli – 26. Sep. 2027
Vertragsende30. Juni 2028
Verlängerung 11. Juli 2028 – 30. Juni 2030bis 2030
Befragungszeitraum 2029ca. 1. März – 30. Apr. 2029
Aufbewahrung Datenmaterialca. 1. Juli 2029 – 31. Dez. 2032bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität4 Kriterien
Preis 35%Qualität 65%
  • Preis35%

    Angebotspreis (Bruttopreis einschließlich optionaler Leistungen). Niedrigster Preis erhält 100 Punkte, alle weiteren erhalten anteilig: Preispunkte = (niedrigstes Angebot × 100) / Angebotspreis des Bieters.

  • Umsetzungskonzept65%

    Bewertung des vom Bieter erstellten auftragsspezifischen Umsetzungskonzepts gem. Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung. Kriterien: Erkennbarkeit des Auftragsbezuges, Plausibilität/Realisierbarkeit, angemessene Ausführlichkeit, nachvollziehbare Struktur, sprachliche Korrektheit/Prägnanz. Max. 100 Punkte im Umsetzungskonzept möglich.

Preispunkte = (niedrigstes Angebot x 100) / Angebotspreis des Bieter; Gesamtbewertung im prozentualen Verhältnis 35% Preis / 65% Umsetzungskonzept. Bieter mit höchster Gesamtpunktzahl erhält Zuschlag.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien, Gewichtungen (Preis 35%, Umsetzungskonzept 65%), Unterkriterien-Punktverteilung (50/45/5) und Bewertungsformel sind vollständig in der Leistungsbeschreibung (Anlage A) angegeben. Hinweis: Die im Teilnahmeantrag genannten Auswahlkriterien (Kurzprofil 20%, Referenzen Öffentliche Verwaltung 40%, Referenzen Mitarbeiterbefragungen 40%) sind Eignungs-/Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb, nicht Zuschlagskriterien.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Befragung & Datenerhebung

Zwei Befragungsrunden: 2027 und 2029 (für 2029 sind Mengenabweichungen ±10 % möglich).Methodenmix: ca. 80 % Online-Befragung und ca. 20 % Papierbefragung.Verifizierungsphase vor jeder Runde: Zuordnung der Mitarbeitenden zu deren Führungskraft.Anonymität: Führungskräfte mit ≤ 3 Mitarbeitenden werden nicht befragt.Sicherheitsanforderungen Online-Befragung: Login-Verfahren, Schutz vor Doppelteilnahme; Bereitstellung und Betrieb der Befragungs-Software durch den Auftragnehmer.Sprache: Deutsch.

Auswertung & Berichtswesen

Erfassung der geschlossenen und offenen Antworten, Mindestverwertbarkeit: 50 % Aussagen + Name der Führungskraft; mindestens 3 verwertbare Fremdeinschätzungen je Führungskraft.Führungskräfte-Auswertung: persönlicher Report je Führungskraft mit Selbst- und Fremdeinschätzung; bei < 50 % Rücklauf nur Trendauswertung.Berichte LWL-Kernverwaltung/Maßregelvollzug: 1 Gesamtbericht + 8 Dezernatsberichte (9 Berichte).Berichte LWL-PsychiatrieVerbund: 1 Gesamtbericht + 5 Berichte je Einrichtungsart (6 Berichte).Zeitplan: Auswertungen 6 Wochen nach Befragungsende, Feedbackgespräche LWL-KV/MRV 8 Wochen nach Berichten, LWL-PV 12 Wochen nach Berichten.

Abstimmung, Kommunikation & Projektleitung

Erstes Abstimmungstreffen 02.12.2026, 10:00–14:00 Uhr in Münster.Ca. 8 weitere Abstimmungstreffen im 1. Jahr (jeweils ca. 4 h) sowie 3 Treffen mit dem LWL-PV; Protokollierung durch den Auftragnehmer; ggf. virtuell/telefonisch.Benennung einer Projektleitung und des weiteren Projektpersonals mit Qualifikationsprofilen.

Datenmanagement, IT & Datenschutz

Downloadplattform (passwortgeschützt) für Statuslisten (Teilnahmen, Feedbackeingang etc.).Barrierefreiheit: WCAG 2.1 ist umzusetzen.Datenschutz: technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Angaben zu Ort der Verarbeitung und Weisungsempfänger.Aufbewahrung: Datenmaterial bis Ende 2032 für Vergleichsauswertungen.Vernichtung der Fragebögen nach Abschluss gemäß DIN 66399-1, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 4.

Optionale Leistungen

Ergebnispräsentation vor LWL-Gremien (z. B. Dezernentenkonferenz, Personalausschuss) inkl. Vergleichsauswertungen.Preise für optionale Leistungen sind im Angebotspreis (brutto) zu berücksichtigen.

Mengengerüst 2027 (Richtwerte)

| Bereich | Fremdeinschätzungen | Selbsteinschätzungen | Führungskräfte-Auswertungen |

|---|---|---|---|

| LWL-KV/MRV | ca. 6.500 | ca. 700 | ca. 700 |

| LWL-PV | ca. 11.200 | ca. 850 | ca. 850 |

| Gesamt | ca. 17.700 | ca. 1.550 | ca. 1.550 |

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche Eignung (Kurzprofil)

Bewertet mit 20 % (max. 20 Punkte) auf Basis von:

Gesamtumsatz 2023–2025 (excl. USt.) – Punkteskala 0–5 (Schwellen 150.000 € bis ≥ 951.000 €).Fachumsatz Mitarbeiterbefragungen/Führungskräfte-Feedback 2023–2025 (excl. USt.) – Punkteskala 0–5 (Schwellen 55.000 € bis ≥ 550.000 €).Personelle Struktur des Unternehmens (nach Profession und Einsatzgebiet).

Fachliche Eignung – Erfahrung mit Öffentlicher Verwaltung

Bewertet mit 40 % (max. 40 Punkte).

Mindestens 2 Referenzen aus der Öffentlichen Verwaltung, nicht älter als 3 Jahre.Pro Referenz: Ansprechperson (Telefon/E-Mail), Projektlaufzeit, Teilnehmendenanzahl, Gesamtbudget, ggf. Subunternehmernennung.

Fachliche Eignung – Erfahrung mit Mitarbeiterbefragungen/Führungskräfte-Feedbacks

Bewertet mit 40 % (max. 40 Punkte).

Mindestens 2 Referenzen zur Durchführung von Mitarbeiterbefragungen oder Führungskräfte-Feedbacks, nicht älter als 3 Jahre.Inhalte: Ansprechperson, Projektlaufzeit, Teilnehmendenanzahl, Gesamtbudget, ggf. Subunternehmernennung.

Persönliche Eignung / Projektteam

Benennung einer Projektleitung sowie des weiteren Personals.Qualifikationsprofil mit Ausbildung, Berufserfahrung und personenbezogenen Referenzen mit Ansprechperson (vergleichbare Führungskräftefeedback-/Mitarbeitendenbefragungs-Aufträge).

Zwingende Ausschlusstatbestände & Pflicht-Eigenerklärungen

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB.Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLoG (keine rechtskräftige Bußgeldentscheidung ≥ 2.500 € wegen MiLoG-Verstößen).Eigenerklärung EU-Sanktionspaket 5 (EU-VO 833/2014 Art. 5k): weder Bieter noch Unterauftragnehmer (>10 % Auftragswert) mit russischem Bezug.Eigenerklärung zur KorruptionsbG NRW, zur Schwarzarbeitsbekämpfung und zur Insolvenzfreiheit.Gewerbeanmeldung, Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten.Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (bestehend oder bei Vertragsabschluss).Ab Auftragswert ≥ 30.000 € netto: Auszug aus Gewerbezentralregister und aus Wettbewerbsregister.

Technische Leistungsfähigkeit & Datenschutz

Bereitstellung einer eigenen Befragungs-Software (mit Login- und Doppelerfassungsschutz).Passwortgeschützte Downloadplattform für Berichte und Statuslisten.Barrierefreie Umsetzung nach WCAG 2.1.Technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Vernichtung der Fragebögen nach DIN 66399-1, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 4.Sprachlich korrekte und prägnante Ausführungen in Deutsch.

Auswahlverfahren

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (UVgO).Mindestens 3, höchstens 6 Bewerber werden zur Angebotsabgabe eingeladen (Reihenfolge nach Punktwert).Zuschlagskriterium: Qualität (ergänzend Preis).
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: max. 3 Jahre zurückVolumen: k.A. (Gesamtbudget ist anzugeben)

Mindestens 2 Referenzen aus dem Bereich Öffentliche Verwaltung (nicht älter als 3 Jahre).

Ansprechperson mit Telefon/E-Mail zur Verifizierung, Projektlaufzeit, Teilnehmendenanzahl, Gesamtbudget, ggf. Subunternehmernennung; max. 3 DIN-A4-Seiten je Referenzanlage.

2 ReferenzenZeitraum: max. 3 Jahre zurückVolumen: k.A. (Gesamtbudget ist anzugeben)

Mindestens 2 Referenzen im Bereich Mitarbeiterbefragungen oder Führungskräfte-Feedbacks (nicht älter als 3 Jahre).

Ansprechperson mit Telefon/E-Mail zur Verifizierung, Projektlaufzeit, Teilnehmendenanzahl, Gesamtbudget, ggf. Subunternehmernennung.

k.A. ReferenzenZeitraum: k.A.Volumen: k.A.

Personenbezogene Referenzen der vorgesehenen Projektleitung und des weiteren Personals (vergleichbare Führungskräftefeedback-/Mitarbeitendenbefragungs-Aufträge).

Lebenslauf/Profil mit Ausbildung und Erfahrung, im Umsetzungskonzept.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Hohe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 34%11+ · 39%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Teilnahmeantrag – Formales
Eigenerklärungen & Pflichtnachweise
Referenzen
Angebot (erst nach Aufforderung zur Angebotsabgabe)
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Landschaftsverband Westfalen-Lippe, Zentrale Einkaufskoordination | Vergabekammer Westfalen
Anschrift
48147 Münster
Ort
48147 Münster
Kategorie
Personaldienstleistung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—

Erfüllungsort

Ort der Leistung
48147 Münster
Nordrhein-Westfalen

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