Bezirk Schwaben: Beratungs-/ Kommunikationssoftware

Browserbasierte SaaS-Anwendung für unbegrenzt viele Klienten (Betroffene und Angehörige) der 93 SpDi in Bayern. Jeder SpDi erhält 3 Beraterzugänge (named-User-Lizenzen), insgesamt 279 Beraterzugänge (optional +20).

Kernfunktionen (Mindestanforderungen, Nichterfüllung führt zum Ausschluss):

• Fallakte je Beratungsprozess
• Schriftlicher Chat begleitend zur Video-Beratung (mit Bildern/Dokumenten)
• Video-Beratung per WebRTC inkl. Gruppenvideo-Chat
• Dokumenten-Upload und gemeinsame Dokumentenbearbeitung (Bildschirm-teilen / Teilen-Berechtigungen)
• Terminbuchungssystem mit automatischen Erinnerungen (SMS/E-Mail) und Outlook-Synchronisation
• Registrierungspflicht für die Nutzung von Beratungsleistungen
• Landingpage und Registrierung rund um die Uhr verfügbar (24/7)
• Verfügbarkeitsklasse 2 (mind. 99,9 %)
• Optional: App oder progressive Web-App
• Optional (auf Abruf): psychoedukative Module, strukturierte Tagebücher
• Spätere Schnittstellen zu Dokumentationsprogrammen der SpDi

• 3-stufiges Rollenkonzept: externe Nutzende, Beratende, Projektverantwortliche/Admin, Programmierer/Auftragnehmer
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (für Beratende verpflichtend, für Nutzende optional)
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, AES-256, TLS 1.3
• Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR/Schweiz
• Kein KI-Training mit personenbezogenen Daten
• Einhaltung DSGVO, Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue C5 (Basiskriterien)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO; für kirchliche Träger zusätzlich KDG bzw. DSG-EKD
• Benennung eines Datenschutz- und eines IT-Sicherheitsbeauftragten mit erforderlicher Fachkunde
• Barrierefreiheit: BITV 2.0, WCAG 2.1 Stufe AA (POUR-Prinzipien), Leichte Sprache

• Testbetrieb: Bereitstellung einer Betaversion unmittelbar nach Vertragsbeginn (01.09.2026), Erprobung mit Projektverantwortlichem und 10–15 ausgewählten SpDi, Abschluss bis 31.12.2026
• Landingpage (Basis-Version): Erstellung in Zusammenarbeit mit der Projektverantwortlichen, Fertigstellung und Freischaltung bis 01.01.2027. Mehrsprachig in Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch und Leichter Sprache. Anpassbar an das Corporate Design des Auftraggebers. Bietet niedrigschwellige Registrierung und digitale Zuweisung an den zuständigen SpDi anhand PLZ, Alter, Geschlecht und Betroffenenstatus. Erweiterungsmöglichkeit bis 31.12.2028.
• Schulungen: Schulungskonzept bis 01.12.2026, erste Schulung im Dezember 2026, insgesamt 15 Präsenz-Schulungseinheiten (je 1 Tag, max. 20 Teilnehmende) bis 31.12.2028. Optional E-Learning ab 01.01.2029 bei Vertragsverlängerung.

• Pflege und Support ab 01.01.2027 bis Vertragsende: Überlassung neuer Programmstände (Patch, Update, Upgrade, Release), Störungsbeseitigung, Installation und Integration zur Erfüllung rechtlicher und technischer Vorschriften
• Servicezeiten: Montag 00:00 bis Sonntag 24:00 (durchgehend)
• Störungsbeseitigungsfristen:
• Schwerwiegend: Reaktion 60 Min., Wiederherstellung 4 Std.
• Erheblich: Reaktion 2 Std., Wiederherstellung 8 Std.
• Leicht: Reaktion 24 Std., Wiederherstellung 72 Std.
• Mitwirkungspflichten: Benennung einer festen Ansprechperson und Stellvertretung (mind. B2-Niveau Deutsch) für die gesamte Vertragslaufzeit; Teilnahme an 4 Lenkungsgruppensitzungen pro Jahr (je 2–3 Std., Präsenz in Bayern)
• Dokumentation: digitales Benutzerhandbuch ab 01.01.2027 bereitstellen; schriftliches Umsetzungskonzept nach Abschluss des Testbetriebs

• Eigenerklärungen gemäß Abschnitt 4.2 (4.2.1–4.2.9)
• Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (u.a. rechtskräftige Verurteilungen, schwere berufliche Verfehlung, Insolvenz, Steuer-/Sozialversicherungsschulden, Verstöße gegen AEntG/AufenthG/MiLoG/LkSG, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen)
• Erklärung zur EU-Russland-Sanktionslage

• Durchschnittlicher Jahresnetto-Umsatz der letzten 3 Geschäftsjahre: mindestens 250.000 € (vergleichbare Leistungen)
• Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 2.000.000 € pro Schadensfall (Personen-, Sach- und Vermögensschäden) – alternativ Erklärung zum fristgerechten Abschluss; Nachweis darf nicht älter als 6 Monate sein
• Zusätzlich gefordert: Haftpflichtversicherung mit je 1.000.000 € Deckung für Personen-, Sach- und IT-Vermögensschäden, mindestens zweifache Maximierung, jährlicher Nachweis, während gesamter Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten
• Fremdsprachige Nachweise in deutscher Übersetzung

• Mindestens 2 erfolgreiche Referenzprojekte aus den letzten 36 Monaten zur Bereitstellung einer Kommunikations-/Beratungssoftware für Beratungsleistungen im Gesundheits- und Sozialbereich bei öffentlichen/kirchlichen Auftraggebern, mit jeweils mindestens 150 Lizenzen/Beratungszugängen
• Software muss etabliertes, auf Usability getestetes Produkt sein und bereits im gemeinnützlichen Sektor (insbesondere Gesundheits- und Sozialbereich) für digitale Beratungsleistungen im Einsatz sein
• ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement) oder gleichwertige Zertifizierung, aufrechtzuerhalten während der Vertragslaufzeit
• Einhaltung Cloud-Computing-Compliance-C5 (Basiskriterien) und DSGVO Art. 32
• Fähigkeit zur Unterzeichnung der AVV ab 01.01.2027; für kirchliche Träger zusätzlich KDG bzw. DSG-EKD

• Benennung einer festen Ansprechperson und Stellvertretung (mindestens B2-Niveau Deutsch) für die gesamte Vertragslaufzeit
• Benennung eines Datenschutzbeauftragten und eines IT-Sicherheitsbeauftragten mit erforderlicher Fachkunde (Kontaktdaten nach Zuschlag)
• Namentliche Benennung aller Unterauftragnehmer bei Angebotsabgabe
• Beschäftigung eines Sicherheitsbeauftragten und eines Datenschutzbeauftragten (wertungsrelevante Angabe)