Website und Unternehmenskommunikation

Nutzerzentrierte Entwicklung mit User Research, Personas, User Journeys, Prototyping und Testing.

Agile Projektsteuerung mit iterativen Entwicklungszyklen, regelmäßigen Abstimmungen (Jour-fixes, Sprint-Reviews, Steuerungsrunden, strategische Reviews).

Barrierefreiheit durchgängig nach WCAG 2.2 AA – sowohl digital als auch für analoge Kommunikationsmittel.

Mehrsprachigkeit in Deutsch, Englisch, Leichter Sprache sowie Gebärdensprache-Videos, mit Fallback-Logik und unabhängiger Veröffentlichbarkeit pro Sprache.

Konsistente Integration von Website und Kommunikation als eine Marken- und Nutzungserfahrung über alle Kanäle.

Proaktive, beratende Partnerschaft auf Augenhöhe, Wissenstransfer und Schulungen für UPD-Mitarbeitende.

Übergreifende Dokumentation (technisch und redaktionell) sowie ein interdisziplinäres Projektteam mit verhandlungssicherer Deutschbeherrschung.

Weiterentwicklung und ganzheitliche Realisierung der UPD-Website als zentrale Informations- und Anlaufstelle für Ratsuchende, Multiplikatoren, Fachöffentlichkeit und Presse.

Strukturiertes Onboarding mit Analyse, Anforderungsdefinition, Content-Konzept und UX/UI-Konzeption inkl. Designsystem.

Open-Source-Architektur (u.a. WordPress als CMS), modular, mit konfigurierbaren Rollen/Rechten, Versionierung, Rollback und terminierbarer Veröffentlichung.

Mehrstufiger redaktioneller Workflow: Entwurf → fachliche Prüfung → formale Prüfung → Freigegeben → Veröffentlicht → Archiviert.

Multi-Channel-Beratungszugang: Telefon, Video, schriftlich, persönlich – mit integrierten Kontaktformularen, Online-Terminbuchung und intelligenter Weiterleitungslogik.

Hauptnavigation mit ca. 7 Bereichen, zielgruppenspezifische Einstiege, Umkreissuche, globale Volltextsuche mit Gewichtungsmöglichkeiten.

Content-Funktionen: Aktuelles-Bereich, Veranstaltungskalender, Multimedia, interaktive Inhalte, Social-Media-Integration, Newsletter-API, Cross-Referenzierung, Zeitsteuerung, Content-Templates, Druckfunktion, "Zuletzt aktualisiert"-Kennzeichnung, Review-Zyklen.

CI/CD-Pipeline, Git-basierte Versionskontrolle, Skalierbarkeit für 1.000.000+ Besucher/Jahr.

Sicherheit & DSGVO: SSL, granulares Berechtigungskonzept, revisionssichere Protokollierung, Cookie-Consent-Management.

Performance: Ladezeit < 3 Sekunden, Lazy Loading, WebP, Core Web Vitals-Optimierung, SEO-Funktionen.

Reporting & Analytics: Tracking, Stakeholder-Reports, Filter- und Reportingfunktionen.

Zugänglichkeit: Screenreader-tauglich, Tastaturnavigation, Alt-Texte, Überschriftenvalidierung, responsive Design für Desktop und Tablet.

Monatliche Updates und Sicherheitspatches mit Change-Log.

24/7-Monitoring mit 99,9 % Uptime, Performance-Metriken, quartalsweisen Reports, Datenbank-Optimierung.

Redaktioneller Support mit Reaktionszeiten: P1 in 24h, P2 in 48h, P3 in 72h; Troubleshooting, neue Content-Typen, Update-Schulungen.

Schnittstellenpflege: API-Wartung, Fehlerbehandlung, Testing.

Monatliche Service-Reports, halbjährliche Reviews, proaktive Empfehlungen und Capacity Planning.

Konzeption, Redaktion, Layout und Reinzeichnung von Info-Materialien, Foldern/Flyern (DINlang, A4, A5, A6, Sonderformate), Broschüren (4–60 Seiten), Veranstaltungsprogrammen, Factsheets, Positionspapieren, Schulungsunterlagen, Plakaten (A4 bis Großflächen), Roll-Ups, Messeprodukten, Beschilderung, Folierung und Werbemitteln.

Projektsteuerung der Fremdleistungen (Druck, Lieferung durch Dritte).

Erwartetes Volumen projektabhängig, im ersten Jahr deutlich erhöht.

Social-Media-Templates und -Grafiken (v.a. LinkedIn, ggf. weitere Kanäle), Key Visuals für Kampagnen, Newsletter-Templates, digitale Broschüren/PDFs, Web-Banner und Anzeigenformate.

Motion Design: Erklär-Animationen (30–60 Sekunden), animierte Social-Media-Assets, Visualisierungen für Events/Präsentationen, animierte Infografiken, Titel-/Intro-/Insert-/Outro-Sequenzen – ca. 6 Produktionen pro Jahr.

Infografiken & Visualisierungen: schematische Darstellungen, Beratungsweg-Visualisierungen, Strukturdarstellungen, datenbasierte Visualisierungen – ca. 12 Visualisierungen pro Jahr.

Pflege und Weiterentwicklung des Corporate Designs über alle Kanäle (digital wie analog), Key Visuals für Submarken, Kampagnen und Veranstaltungen, Design-System-Anpassungen, Illustrationsentwicklung.

Konzeptionelle und redaktionelle Leistungen: Beratung zur visuellen Strukturierung, Mini-Kampagnen-Entwicklung, Claim-Varianten, Überschriftenlogiken.

Erhöhte Auftragsphase in den ersten 3 Monaten nach Zuschlag mit bis zu 10 parallelen Aufträgen.

Planungs- und Konzeptionsphase Website: 3 Monate ab Zuschlag.

Entwicklungsphase Website: 4 Monate ab Zuschlag.

Onboarding Unternehmenskommunikation: 2 Wochen ab Zuschlag.

Eintragung im Handelsregister (Auszug nicht älter als 3 Monate) oder vergleichbarer Nachweis der erlaubten Berufsausübung.

Gesamtumsatz (netto) mind. 1.500.000 € pro Jahr im Durchschnitt der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Spezifischer Jahresumsatz mit Leistungen im Bereich Website-Gestaltung/Betreuung und Unternehmenskommunikation der letzten 3 Jahre.

Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen: Personen-, Sach- und Vermögensschäden jew. 3.000.000 €; Nachweis nicht älter als 6 Monate, vorläufige Deckung oder verbindliche Erklärung des Versicherers ausreichend.

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren, die alle Pflichtmerkmale vollständig erfüllen (Website mit CMS/Open-Source/Web-Kommunikation, mind. 6 von 7 Projektphasen, Unternehmenskommunikation inkl. Print/Präsentationen/Social-Media/Veranstaltungen). Davon mind. 2 aus Public Sector/Non-Profit und mind. 1 mit testierter Barrierefreiheit.

Mindestens 10 fest angestellte Mitarbeiter im Durchschnitt der Jahre 2023–2025.

Eignungsleihe für Referenzen und/oder Mitarbeiterzahl zulässig (mit Formblatt 2.3); Bietergemeinschaften zulässig (mit Formblatt 2.2).

Namentliche Benennung von mindestens 4 Schlüsselpersonen, die seit mindestens 5 Jahren zusammenarbeiten:

• Projektleitung / Product Owner: mind. 10 Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement (Online/Offline), Erfahrung in integrierten Kommunikations- und Digitalprojekten, 3 persönliche Referenzen für vergleichbar komplexe Projekte.
• Designer UX/UI und Grafik: mind. 10 Jahre Berufserfahrung (IA, Grafik-/Webdesign, UX), davon mind. 3 Jahre UI/Web-Design, 1 persönliche Referenz.
• Designer Grafik und Print: mind. 10 Jahre Berufserfahrung im Grafikdesign (Print/Markenkommunikation), Erfahrung in konsistenten Gestaltungssystemen, 1 persönliche Referenz.
• Website Operations Manager: mind. 5 Jahre Berufserfahrung in Betrieb, Monitoring und Weiterentwicklung von Open-Source-Webplattformen (Wartung, Performance, Bugfixes, Security).

Nachweis, dass keine Ausschlussgründe vorliegen – u.a. nach §§ 123, 124 GWB, § 19 MiLoG, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG sowie Art. 5k EU-VO 833/2014 (Russland-Sanktionen, auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten >10 % Auftragswert).

Verfahrenssprache ist Deutsch; alle Angebote in Textform gem. § 126b BGB. Einreichung ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform. Keine Nebenangebote zugelassen.