Was ausgeschrieben werden soll
Leistungen laut Beschlussvorlage
- Digitaler Posteingang
- Das Dokumentenmanagementsystem Regisafe soll um ein Modul für workflowgestützten digitalen Posteingang erweitert werden. Post und zentrale E-Mails werden digital erfasst, klassifiziert und automatisiert weitergeleitet.
- Rechnungseingangsworkflow
- KommOne stellt einen digitalen E-Rechnungsworkflow mit automatisiertem Einlesen, digitaler Prüfung und Freigabe sowie Buchung in SAP bereit.
- Einrichtung und Schulungen
- Für die Einführung der Module sind Schnittstellenprogrammierung und erforderliche Schulungen vorgesehen.
Zeitplan
Schritte und Termine laut Beschlussvorlage
- Sitzung des Gremiums GR (erledigt)27.10.2026
- Umstellungenals Nächstes1. Quartal 2027
Vergabeverfahren
Die Beschlussvorlage schlägt Auftragsvergaben an Regisafe und KommOne vor. Eine konkrete Zuschlagserteilung ist nicht belegt.
Hintergrund
Anlass und Ausgangslage
Der Posteingang in der Stadtverwaltung erfolgt bislang überwiegend papiergebunden. Physische Post und E-Mails werden dezentral gesichtet und manuell erfasst, was Verzögerungen und zusätzlichen Aufwand verursacht. Gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Rechnungsverarbeitung begründen den Umstellungsbedarf.
Stand der Entscheidung
Beschluss und offene Punkte
Der Gemeinderat soll den Auftragsvergaben zur Einführung eines digitalen Posteingangs mit Regisafe und des Rechnungseingangsworkflows Kompakt mit KommOne sowie der Einstellung von Haushaltsmitteln in den Haushalt 2027 zustimmen.
Noch offen
- Der Gemeinderat soll über die Auftragsvergaben und die Einstellung der Haushaltsmittel in den Haushalt 2027 entscheiden.
- Die Workflows sind nach dem Grundsatzbeschluss mit den Fachämtern abzustimmen.
- Die Haushaltsmittel sind im kommenden Haushaltsjahr einzuplanen.
Kosten und Finanzierung
Alle Beträge laut Beschlussvorlage
| Einrichtung Regisafeeinmalig | 9.300 € |
|---|---|
| Einrichtung KommOneeinmalig | 17.500 € |
| Regisafe, digitaler Posteingangca. je Jahr | 2.200 € |
| KommOne, digitaler Rechnungseingangsworkflowca. je Jahr, abhängig vom Belegvolumen | 8.200 € |
- Finanzierung
- Im Haushalt 2027 werden investive Ansätze von 26.800 Euro benötigt. Die Haushaltsmittel sind im kommenden Haushaltsjahr einzuplanen.
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Frühsignal, keine Ausschreibung. Die Angaben stammen aus einer Sitzungsunterlage, nicht aus einer Bekanntmachung. Ob, wann und in welchem Umfang ausgeschrieben wird, entscheidet der Auftraggeber. TendiGo fasst das Dokument zusammen, maßgeblich ist das Original.