26-0390 Personalbedarfsplanung für das Klinikum Wolfsburg - Beratungsleistungen

Auftraggeber ist die Stadt Wolfsburg. Das Klinikum Wolfsburg ist ein Haus der Schwerpunktversorgung in Niedersachsen mit 20 Kliniken/Instituten, 547 Planbetten und rund 2.300 Mitarbeitenden. Ziel der Beratung ist eine belastbare, methodisch nachvollziehbare Personalbedarfsermittlung als Grundlage für Personal-, Organisations- und Konsolidierungssteuerung.

Die Leistung umfasst eine leistungsorientierte und eine anhaltszahlenbasierte Personalbedarfsermittlung, eine refinanzierungsorientierte Betrachtung (u.a. InEK), ein Produktivitäts- und Kostenbenchmarking sowie eine ergänzende Aufbau- und Ablauforganisationsanalyse (Schnittstellen, Schichtmodelle, Führungsspannen). Es ist mindestens ein Basisszenario zu erstellen, ggf. weitere Szenarien.

Zu analysieren sind u.a.: Ärztlicher Dienst, pflegerische/pflegenahe Bereiche, Medizin-Technischer Dienst, Funktionsdienst, klinisches Hauspersonal, Wirtschafts- und Versorgungsdienst, Technischer Dienst sowie Verwaltungs- und Unterstützungsbereiche.

Die aktuelle Stellenbesetzung wird mit Leistungsentwicklung, Aufgabenumfang, Prozessorganisation und strukturellen Rahmenbedingungen abgeglichen. Es sollen organisatorische Optimierungsansätze identifiziert werden, z.B. Skill-Mix-Optimierung, Aufgabenverlagerung, Zentralisierung und Standardisierung.

Gefordert ist ein mehrstufiger, nachvollziehbarer Prozess mit Einbindung relevanter Stakeholder (Geschäftsführung, ärztliche Leitung, Pflegedirektion, Bereichsleitungen). Daten- und Informationslücken sind zu schließen, Ergebnisse sind plausibilitätsgeprüft darzustellen; spezifische organisatorische Besonderheiten des Hauses sind zu berücksichtigen. Hohe Akzeptanz und Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse sind sicherzustellen.

Zu liefern sind u.a.: abgestimmter Projektstruktur- und Terminplan, Betrachtungs- und Datenmatrix, dokumentierte Erhebungs- und Berechnungsmodelle, regelmäßige Statusberichte, bereichsbezogene Zwischenergebnisse, konsolidierte Ergebnisdarstellung, priorisierte Handlungsempfehlungen mit Umsetzungsplanung, Abschlussbericht sowie mindestens ein Wissenstransfer-Termin. Sämtliche Dateien sind in marktüblichen, bearbeitbaren Formaten ohne proprietäre Zugangsbeschränkung zu übergeben.

Gefordert ist ein interdisziplinäres Projektteam mit Kompetenzen in Personalbedarfsermittlung, Krankenhausorganisation, Medizin- und Pflegecontrolling, Finanz- und Leistungsdatenanalyse sowie Organisations- und Prozessanalyse. Verantwortliche Projektleitung und Stellvertretung müssen während der gesamten Projektlaufzeit zur Verfügung stehen.

Projektbeginn maximal 2–3 Wochen nach Zuschlagserteilung; Projektabschluss 6–7 Monate nach Zuschlagserteilung.

Durchschnittliche Umsatzerlöse von mindestens 514.000 EUR pro Jahr in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023, 2024, 2025). Nachweis durch geeignete Unterlagen.

Mindestens 2,0 Mio. EUR für Personenschäden und 1,0 Mio. EUR für Sachschäden pro Schadensfall, dreifach maximiert im Versicherungsjahr; Nachweis bei Auftragserteilung; Aufrechterhaltung über die gesamte Vertragsdauer.

Mindestens 25 festangestellte Mitarbeitende (Vollzeitäquivalent) zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe, überwiegend tätig in Krankenhausprüfung und Krankenhausberatung. Angabe in Tabellenform für 2023–2025, aufgeteilt nach Berufserfahrung ≥10 Jahre / <10 Jahre.

Nachweis durch 5 Referenzprojekte (max. 200 Punkte). Pro Referenz bis zu 40 Punkte nach Krankenhausart, Versorgungsstufe, Bettenzahl und Anzahl betrachteter Organisationseinheiten/Dienstarten. Mindestens 3 Referenzen mit öffentlichem Auftraggeber (i.S.d. § 99 GWB), mindestens 3 kontaktierbare Referenzen.

Projektleitung: 15 Jahre Erfahrung in der Beratung von Krankenhäusern; mindestens 10 Personalbedarfsermittlungen in Krankenhäusern innerhalb der letzten 10 Jahre.

Stellv. Projektleitung: 10 Jahre Erfahrung in der Beratung von Krankenhäusern; mindestens 5 Personalbedarfsermittlungen in persönlicher Verantwortung als Projektleiter oder stellv. Projektleiter.

Projektmitarbeitende (2 Personen): Mitwirkung in Personalbedarfsermittlungen in Krankenhäusern; insbesondere nicht-leistungsbezogene Bereiche (Verwaltung, Personalwesen, IT, Einkauf, Technik etc.).

Methodische Kompetenzen in leistungsorientierter und anhaltszahlenbasierter Personalbedarfsermittlung, in refinanzierungsorientierten Betrachtungen (InEK) sowie in Produktivitäts- und Kostenbenchmarking. Verantwortliche Projektleitung und Stellvertretung sind während der gesamten Projektlaufzeit zu stellen.

Neben den Eignungsanforderungen führen u.a. zum Ausschluss: unzulässige Änderungen an den Vergabeunterlagen, nicht eindeutige Eintragungen, fehlende Preise, verspätete oder nicht zugelassene Angebotsform (z.B. per E-Mail/Fax/schriftlich), unzulässige Nebenangebote und nicht fristgerecht nachgereichte Unterlagen. Ebenfalls auszuschließen sind Bewerber/Bieter (sowie beteiligte Mitglieder, Unterauftragnehmer und Lieferanten), die unter die Russland-Sanktionen gem. EU-VO 833/2014 i.d.F. 2022/576 fallen.

30 % Preis, 70 % Qualität. Innerhalb Qualität: 60 % Konzeptqualität und 40 % Projekterfahrung. Qualitative Mindestpunktzahl: 3 Punkte pro Unterkriterium. Max. 35 Punkte (Qualität gesamt) und 20 Punkte (Personalerfahrung). Max. eine Bieterpräsentation (ca. 1 Stunde, voraussichtlich online), maximal zwei Verhandlungsrunden.