Benachrichtigungssystem Feuerwehr

Bereitstellung als cloudbasierter SaaS-Dienst, der unabhängig von der örtlichen IT-Infrastruktur betrieben wird. Vom Beginn an sind 2.000 Lizenzen beziehungsweise Teilnehmerdatensätze vorgesehen. Die bestehenden etwa 2.000 Datensätze sollen aus Excel- oder CSV-Dateien importiert werden; bei fehlender direkter Übernahme ist ein Mapping erforderlich. Eine Aufstockung auf bis zu 8.000 Teilnehmende in Schritten von 500 muss auch unterjährig möglich sein.

Alarmierung von Personen und Funktionsgruppen über Telefon, Smartphone-App, SMS, E-Mail und webbasierte Schnittstelle sowie weitere unterstützte Endgeräte wie Tablet und PC. Mindestens 150 Personen müssen gleichzeitig automatisch alarmierbar sein; 150 zeitgleich aufgebaute Sprachkanäle sind erforderlich. Alarmierungen sind einzeln, gruppenbezogen oder anhand von Qualifikationen möglich. Die Alarmauslösung muss gegen Missbrauch geschützt sein.

Teilnehmer verwalten ihre Verfügbarkeit aktiv und laufend selbst, unter anderem über App, Geofencing sowie hinterlegte Kalender oder Dienstpläne. Das System muss Kommens, Eintreffzeit am Einsatzort, Verfügbarkeitsabfragen und Statusberichte ermöglichen. Rückmeldungen erfolgen per Spracheingabe, Tonwahl, App oder E-Mail-Link mit Quittungsfunktion. Nach Alarmierung ist eine Konferenzfunktion als Telefonkonferenz, Videokonferenz oder Chatgruppe erforderlich; eine externe Videokonferenzlösung kann über einen Link eingebunden werden.

Alarmmeldungen sind als Text, Sprache, Text-to-Speech oder Sprachaufzeichnung hinterlegbar. Ansagetexte müssen vor der Alarmauslösung probehörbar sein. Bereits definierte Alarme müssen unmittelbar vor der Auslösung noch angepasst werden können. Mikrofonaufnahmen sowie der Upload von Audiodateien, insbesondere WAV oder MP3, sind vorzusehen.

Webbasierte Datenpflege sowie Import und Export von Teilnehmerdatensätzen und Alarmvorlagen in Excel- oder CSV-Format. Je Teilnehmer sind mindestens 10 definierbare Eigenschaften vorzusehen. Dienstliche und private Festnetz-, Mobil- und E-Mail-Erreichbarkeiten sowie zeitabhängige Erreichbarkeiten und Zeitpläne sind zu hinterlegen. Teilnehmer können ihre Erreichbarkeiten selbst prüfen und pflegen. Gruppierung nach Qualifikationen und weiteren Merkmalen sowie dienstplanbasierte Verfügbarkeitsadministration werden unterstützt. Eine automatische oder manuelle E-Mail-Aufforderung zur Kontrolle der Teilnehmerdaten ist vorzusehen.

Browserbasierte Bedienung und webbasierte Schnittstellen zur Alarmauslösung und Datenpflege. Gesicherte Authentifizierung und steuerbare Rechteprofile sowie mindestens die Rollen Administrator, Teilnehmer, Datenpfleger und Alarmauslöser sind erforderlich. Alarmierung und Rückmeldung sind über Apps für iOS und Android möglich. Das System muss mit Windows 11, Microsoft Edge, Office 2019 oder neuer sowie Outlook 2019 oder neuer zusammenarbeiten und berücksichtigt die erwartete Migration zu Microsoft Office 365.

HTTP- beziehungsweise HTTPS-Zugriff muss durch Firewall und Internet-Proxy des Firewall-Umfelds möglich sein; gefordert sind 128-Bit-SSL-Verschlüsselung und Statusübermittlung über eine gesicherte Webverbindung. Bei Ausfall von Netzknoten müssen mindestens 50 Prozent der Kapazität, aber 100 Prozent der Alarmierungsmöglichkeiten erhalten bleiben. Alle technischen Komponenten sind redundant aufzubauen. Alarmmeldungen und Ansagetexte sind vor der Auslösung probehörbar.

Bei elektronischer Nichterreichbarkeit sind Zustellversuche über mindestens 30 Minuten vorzusehen. Bei telefonischer Nichterreichbarkeit sind mindestens zwei weitere Versuche nach definierbarer Zeit erforderlich. Verspätete Zustellungen sind zu kennzeichnen. Die telephone Alarmierung erfolgt mit derselben deutschen Absender-ID. Die Zahl der innerhalb einer Alarmgruppe alarmierten Personen kann begrenzt werden; während einer laufenden Alarmierung können Personen, Gruppen und Qualifikationen sowie deren Umfang angepasst werden.

Technische Defekte sind zu beheben und die vereinbarte Alarmierungsleistung spätestens nach 24 Stunden wiederherzustellen. Eine benannte Ansprechstelle mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie eine Service-Hotline während der üblichen Büroarbeitszeit sind bereitzustellen. Die Bewertungsmatrix nennt für den 24/7-Betrieb zusätzlich eine Reaktionszeit von weniger als einer Stunde.

Der Bieter muss über die erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Kapazitäten sowie Mittel und Erfahrungen verfügen. Er muss die nötigen personellen und technischen Mittel bereitstellen und die Anforderungen an die Referenzprojekte erfüllen. Ein quantifizierter Mindestumsatz ist nicht festgelegt; der Auftraggeber kann jederzeit weitere Informationen oder Nachweise verlangen.

Erforderlich sind Handelsregisternummer, Registergericht sowie mindestens eine der Angaben Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Wirtschafts-Identifikationsnummer. Die KMU-Größenklasse ist anzugeben; die Start-up-Eigenschaft ist freiwillig. Eigenerklärungen 1 bis 10 sind zu bestätigen, unter anderem zur Kenntnisnahme der Vergabeunterlagen, unabhängigen Angebotserstellung, Gesetzestreue, deutschen Sprachkenntnissen der Mitarbeitenden, Vertraulichkeit, fehlenden Interessenkonflikten, Sanktionsvorgaben, DSGVO und Auftragsverarbeitung. Das Verbot der Technologie von L. Ron Hubbard ist zu bestätigen. Bei Anwendbarkeit sind auch die Angaben zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz abzugeben.

Der Bieter muss die Einhaltung der DSGVO und der datenschutzrechtlichen Vertraulichkeit erklären, angeben, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und Angaben zu Datenübermittlungen in Drittländer machen. Soweit anwendbar, sind die einschlägigen Standardvertragsklauseln und ausgefüllten Anhänge vorzulegen. Der dokumentierte Standort der Verarbeitung oder die fehlende Angabe dazu wird in den Unterlagen als Nachweisproblem bzw. offene Position ausdrücklich benannt.

Bei einer Bietergemeinschaft sind alle Mitglieder und das federführende Mitglied zu benennen. Das Formblatt ist auszufüllen, die Vertretung zu bevollmächtigen, die gesamtschuldnerische Haftung zu erklären und die Bildung der Gemeinschaft zu begründen. Sämtliche Eigenerklärungen gelten auch für jedes Mitglied. Eine separate Anmeldung sowie gegebenenfalls eigene Eignungsformulare und Eigenerklärungen je Mitglied sind erforderlich.

Bei Unterauftragnehmereinsatz sind die betroffenen Leistungsanteile anzugeben und die Erklärung des Unterauftragnehmers vorzulegen. Bei Eignungsleihe sind die vollständigen Eignungsnachweise und eine rechtsverbindliche Zusage des privilegierten Unterauftragnehmers einzureichen. Für Unterauftragnehmer gelten besondere Anforderungen unter anderem zu Sozialversicherung, Mindestentgelten und Kontrolle.

Mit dem Angebot sind verbindliche Verpflichtungserklärungen abzugeben, dass bei der Auftragsausführung insbesondere die deutsche Sprache, das Verbot der Technologie von L. Ron Hubbard, kein Daten-transfer auf Grundlage des US Privacy Shield, Tariftreue und Mindestlohn nach HmbVgG, Vertraulichkeit, das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, EU-Sanktionsvorgaben sowie DSGVO und Auftragsverarbeitung eingehalten werden.