Beratung Digitalisierung Basisinfrastruktur und Reisekosten

Max-Planck-Institut für extraterrestrische Physik | Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern | Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Garching, BayernVeröffentlicht: 20. August 2026

Angebotsfrist: 21. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum es geht:

Die Max-Planck-Gesellschaft sucht für drei Forschungsinstitute am Standort Garching bei München (MPE, MPI Astrophysik, MPCDF) einen Berater, der die Digitalisierung der Verwaltung in drei Teilprojekten vorbereitet und begleitet:

1. Reisekostenmanagement – durchgängig digitaler Prozess von Antrag bis Archivierung

2. Dokumentenmanagementsystem (DMS) – zentrale, versionierte, revisionssichere Akten

3. Digitale Signatur (eSignatur) – einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen

Es geht nicht um den Kauf einer Software, sondern um Beratung auf Abruf über eine Rahmenvereinbarung (bis ca. 4 Jahre, geschätzt 920 Personentage). Der Berater soll u. a. Bestandsaufnahmen machen, Anforderungen analysieren, den Markt erkunden, eine Beschaffungsstrategie erarbeiten, das Vergabeverfahren begleiten und die Einführung der späteren Software steuern.

Wichtig zu wissen:

Herstellerneutrale Beratung; der Berater darf sich nicht an der späteren Softwareausschreibung beteiligen.Es findet eine Präsentation am 01.10.2026 in München-Garching statt – das gesamte Team muss anwesend sein.Angebote sind nur elektronisch über das Portal www.tender24.de einzureichen, **bis spätestens 21.09.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 21. September 2026

Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG

Veröffentlichung17. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist8. Sep. 2026

Angebotsfrist21. Sep. 2026

Angebotsöffnung21. Sep. 2026

Vorläufige Einladung Präsentation23. Sep. 2026

Bestätigung Präsentationstermin30. Sep. 2026

Präsentationstermin1. Okt. 2026

Zuschlag19. Okt. 2026

Bindefrist19. Okt. – 18. Nov. 2026

Vertragsbeginn19. Okt. 2026

Bestandsaufnahme Reisekosten19. Okt. 2026

Bestandsaufnahme (gesamt)ca. 19. Okt. 2026 – 19. Jan. 2027

Bewertung und Analyseca. 19. Okt. 2026 – 19. März 2027

Pilotphaseca. 19. Okt. 2026 – 19. Juli 2027

Implementierungca. 19. Okt. 2026 – 19. Okt. 2027

Vertragslaufzeit19. Okt. 2026 – 18. Okt. 2030

Kick-Off-Meetingca. 26. Okt. 2026

Preisanpassung möglichca. 19. Okt. 2028

Vertraulichkeitsverpflichtungca. 18. Okt. 2030 – 18. Okt. 2033bis 2033

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode2 Kriterien

Konzept75%
Bewertung des Konzepts des Bieters zur Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens (max. 8 DIN A4-Seiten). Es können 0-4 Punkte erreicht werden, die mit 75% gewichtet werden.
Präsentation25%
Bewertung der Bieterpräsentation (30 Min. Vorstellung + 15 Min. Fragerunde) hinsichtlich fachlicher Kompetenz, strategischer Denkweise, Kommunikations- und Umsetzungsfähigkeit. Es können 0-4 Punkte erreicht werden, die mit 25% gewichtet werden.

Z = L / (P × Skalierungsfaktor), wobei L = Leistungspunktzahl (0-4 Punkte), P = Wertungspreis, Skalierungsfaktor = einheitlicher Faktor zur Lesbarkeitsverbesserung. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit dem niedrigeren Preis den Zuschlag.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsformel sind vollständig dokumentiert. Die Formel Z=L/(P×Skalierungsfaktor) entspricht der Richtwertmethode, der Preis fließt ausschließlich über die Formel ein und wird daher nicht als eigenes Kriterium aufgeführt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übergeordnete Beratungsleistungen (für alle drei Teilprojekte)

Der Auftragnehmer erbringt – hersteller- und produktneutral – für jedes der drei Teilprojekte (Reisekostenmanagement, DMS, eSignatur) folgende Leistungen:

Analyse und Validierung des bestehenden DigitalisierungskonzeptsVertiefte Anforderungsanalyse unter Einbeziehung der relevanten StakeholderÜberprüfung und Optimierung der Soll-Prozesse (End-to-End-Betrachtung)Entwicklung eines fachlichen und technischen Zielbilds sowie Einordnung in die bestehende Systemlandschaft und IT-ArchitekturStrukturierte Marktanalyse und MarkterkundungBewertung der verfügbaren Lösungen (Funktionalität, Integration, Wirtschaftlichkeit, Zukunftsfähigkeit)Erarbeitung einer Beschaffungsstrategie inkl. Vergabe- und Vertragsmodell-EmpfehlungUnterstützung bei Erstellung der vollständigen Leistungsbeschreibung / des AnforderungskatalogsBegleitung des gesamten Software-Vergabeverfahrens (Bieterfragen, Angebotsbewertung, Präsentationen, Vergabevermerke)Fachliche Begleitung der Implementierung (Projektsteuerung, Qualitätssicherung, Koordination)Begleitung der Test-, Pilotierungs-, Einführungs- und StabilisierungsphaseProjekt- und Change Management (Organisationsentwicklung, Akzeptanzförderung)Entwicklung und Umsetzung eines Schulungs- und Qualifizierungskonzepts (Schulungsunterlagen, Workshops, Wissenstransfer)Ergebnisprotokollierung von Besprechungen

Wichtige Rahmenbedingungen:

Der Auftragnehmer darf sich nicht an der späteren Softwarebeschaffung beteiligen.Abruf erfolgt je Institut (MPE, MPI Astrophysik, MPCDF).Pflichtleistung bei Zuschlag: Bestandsaufnahme Reisekostenmanagement (sofortiger Beginn).Mengengerüst: ca. 920 Personentage (Schätzwert), max. 1.100 Personentage (Höchstmenge).Erreichbarkeit während Bürozeiten Mo–Fr 09:00–17:00.Vergütung nach Aufwand (Projektleiter / Teammitglieder) ohne Zuschläge für Nacht/Wochenende/Feiertag; Preisanpassung erstmals nach 24 Monaten.

Teilprojekt Reisekostenmanagement

Ziel: vollständig digitaler, durchgängiger Reisekostenprozess von Antrag bis Archivierung.

Fallakte mit eindeutiger Fall-ID und einheitlichem StatusmodellRollenbasierte Dashboards, Pflichtfeld- und VollständigkeitsprüfungKostenaufteilung auf mehrere Kostenstellen/ProjekteRegelbasiertes Genehmigungs-Routing, integrierte VorschussverwaltungBelegmanagement mit Upload und automatischem AuslesenDigitale Zahlungsfreigabe mit 4-Augen-PrinzipIntegration mit SAP S/4HANA (perspektivisch)Reporting-Funktionen, Konformität mit BundesreisekostengesetzGoBD-konforme revisionssichere Archivierung

Teilprojekt Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ziel: zentrale, versionierte, revisionssichere digitale Ablage.

Digitrale Aktenstrukturen (Vertragsakte, Vergabeakte, Gastakte)Pflicht-Metadaten, Klassifikation, leistungsfähige Suche (Volltext + Filter)Regelbasierte Aufbewahrung/ArchivierungE-Mail-Integration und standardisierte externe DokumentenannahmeGranulare Berechtigungen, Migration/Übernahme aus bestehenden Netzlaufwerken

Teilprojekt Digitale Signatur (eSignatur)

Ziel: durchgängig digitale Signaturprozesse für Forschungskooperationen.

Unterstützung einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur (QES)Auswahl eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (QTSP)Sequenzielle und parallele Signatur inkl. Delegation/StellvertretungEchtzeit-Status-Transparenz, automatische DMS-AblageExterne Unterzeichnende ohne interne Accounts nutzbarKollaborative Funktionen (Kommentare, Benachrichtigungen), Versionierung und DokumentensperrungKonformität mit eIDAS und DSGVO

Ablauf und Zeitplan

Kick-Off: spätestens 1 Woche nach AuftragsbeginnBestandsaufnahme (insgesamt): abgeschlossen ca. 3 Monate nach AuftragsbeginnBewertung & Analyse: abgeschlossen ca. 5 Monate nach AuftragsbeginnPilotphase: abgeschlossen ca. 9 Monate nach AuftragsbeginnImplementierung: abgeschlossen ca. 12 Monate nach AuftragsbeginnBestandsaufnahme Reisekosten: sofort nach Zuschlag (Pflichtleistung)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB)

Der Bieter darf nicht von der Teilnahme ausgeschlossen sein. Insbesondere:

Keine Verurteilungen nach § 123 Abs. 1 GWB (Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel u. a.)Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und SozialversicherungsbeiträgenKeine Insolvenz/LiquidationKeine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- und ArbeitsrechtKeine schweren Verfehlungen, die die Integrität infrage stellenKeine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen, keine InteressenkonflikteKeine schwerwiegende Täuschung oder zurückgehaltene AuskünfteEinhaltung von Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Mindestlohngesetz, Lieferkettengesetz (LkSG), Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

Haftpflichtversicherung (Mindestanforderung)

Personen-/Sachschäden: mind. 3.000.000 EUR, 2-fach maximiert p. a.Vermögensschäden: mind. 1.000.000 EUR, 2-fach maximiert p. a.Alternativ: spezifische Projektdeckung (1-fache Maximierung ausreichend)Kein Policennachweis im Angebot erforderlich

Unternehmensanforderungen

Eintragung im Handelsregister oder gleichwertige ErlaubnisAngaben zu Unternehmensgröße (Kleinst/Klein/Mittel/Groß), Leistungsspektrum, NiederlassungenErklärung zu Russland-/Weißrussland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) 833/2014, VO (EU) 269/2014)Erklärung zum Lieferkettengesetz (Mitarbeiterzahl-Schwellen 2023 ≥3.000 / 2024 ≥1.000 bzw. Befreiung)Bei Eisen-/Stahlerzeugnissen russischen Ursprungs: gesonderte Erklärung (falls relevant)

Anforderungen an das Projektteam (Mindestanforderungen)

Mindestens 3 Teammitglieder, davon 1 Projektleitung + mind. 2 weitere MitgliederBerufserfahrung jedes Teammitglieds: mind. 4 Jahre in Digitalisierung (inkl. Transformations-/Changemanagement), Projektmanagement/Programmsteuerung oder ProzessmanagementIT-Kenntnisse: grundlegende, für die ausgeschriebene Leistung relevante IT-Kenntnisse (jedes Teammitglied)Coaching-Ausbildung: mind. 1 Teammitglied mit abgeschlossener Coachingausbildung im Bereich Change und TransformationSprachen: Deutsch und Englisch in Wort und SchriftCV: für jedes Teammitglied (inkl. Projektleitung) gemäß Muster (Anlage E.2)

Anforderungen an die Projektleitung (technische Fachkraft)

Senior-Level, während gesamter Projektdauer dieselbe Person; Austausch nur nach vertraglich geregeltem ProcedereGesamtberufserfahrung: mind. 8 Jahre, davon mind. 4 Jahre als Führungskraft und mind. 3 Jahre Beratung in Transformation/VerwaltungsdigitalisierungStudienabschluss (Diplom/Master) in Wirtschaft, Informationsmanagement, Wirtschaftsingenieurwesen, BWL, VWL, sonstige Wirtschaftswissenschaften, E-Government, Public Management, Rechtswissenschaft oder Informationstechnologie (Informatik, Wirtschaftsinformatik, Mathematik, Elektrotechnik mit Nebenfach Informatik/Wirtschaft)Bereitschaft zur Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz

Referenzen (Mindestanforderungen)

Beide Anforderungen sind zwingend zu erfüllen:

1. Beratung öffentlicher Sektor: mind. 36 Monate (kumuliert) Beratungsleistungen für Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor / EU-Einrichtungen in den letzten 8 Jahren; jede Einzelleistung mind. 3 Monate.

2. Transformation & Verwaltungsdigitalisierung Forschung: mind. 18 Monate Beratung in Transformation/Verwaltungsdigitalisierung von Hochschulen, Universitäten oder außeruniversitären Forschungseinrichtungen in den letzten 8 Jahren; nur eine Referenz zulässig (keine Aufteilung).

Eine Referenz kann beide Anforderungen gleichzeitig abdecken.Darstellung auf Referenzblatt (Anhang zu D.1), max. 2 DIN-A4-Seiten pro Referenz (Schriftgröße 11pt).

Nachforderung & Verfahrenshinweise

Eignungsnachweise können gemäß § 56 Abs. 2/3 VgV nachgefordert werden.Ausnahme: Leistungsbezogene Unterlagen (Konzept, Preisblatt, Präsentation) sind von der Nachforderung ausgeschlossen.Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und Unterauftragnehmer sind zugelassen – mit den in Anlage D.2 dokumentierten Erklärungen.Keine Nebenangebote zulässig.

Referenzprojekte

Mehrere Referenzen möglich, kumuliert ≥36 Monate; jede Einzelleistung mind. 3 Monate ReferenzenZeitraum: Letzte 8 Jahre ab AuftragsbekanntmachungVolumen: Nicht spezifiziert

Beratungsleistungen für Auftraggeber aus dem öffentlichen Sektor oder EU-Einrichtungen

Darstellung auf Referenzblatt (Anhang zu D.1), max. 2 DIN-A4-Seiten pro Referenz (11pt). Auf Anforderung Kontaktdaten eines Ansprechpartners beim Referenzgeber.

Genau 1 Referenz (nicht stückelbar); Dauer mind. 18 Monate ReferenzenZeitraum: Letzte 8 Jahre ab AuftragsbekanntmachungVolumen: Nicht spezifiziert

Transformation und Verwaltungsdigitalisierung von Hochschulen, Universitäten oder außeruniversitären Forschungseinrichtungen

Eine Referenz kann beide Anforderungen zugleich erfüllen. Darstellung auf Referenzblatt.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.