Ausschreibungen Niedersachsen
Beschaffung einer Softwarelösung zur automatisierten E-Mail-Archivierung
Städtisches Klinikum Braunschweig gGmbHBraunschweig, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Städtische Klinikum Braunschweig gGmbH beschafft eine zentrale Softwarelösung zur automatisierten, revisionsfähigen Archivierung geschäftlicher E-Mails einschließlich Anhängen und Ordnerstruktur sowie zur strukturierten Ablage und Volltextsuche.
Die Lösung ist für 5.500 aktive Benutzer und mehr als 400.000 externe E-Mails pro Monat auszulegen. Sie muss GoBD- und DSGVO-konform arbeiten, mindestens zehn Jahre archivieren und zunächst lokal beziehungsweise hybrid an Exchange On-Premises angebunden werden. Anschließend ist der verlustfreie Wechsel in einen SaaS-/Cloud-Betrieb auf Microsoft 365 und Exchange Online vorgesehen.
Das Angebot ist ausschließlich elektronisch über die Deutsche eVergabe bis zum 26.11.2026 einzureichen. Nebenangebote und weitere Hauptangebote sind ausgeschlossen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 DEZ FEB APR JUN AUG OKT DEZ
Veröffentlichung23. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist16. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist20. Nov. 2026
Angebotsfrist26. Nov. 2026
Bindefrist31. Jan. 2027
Phase 1ca. 31. Dez. 2027
VertragslaufzeitDatum offenInitiale Vertragslaufzeit von 48 Monaten ab Zuschlagserteilung.
Verlängerung 1Datum offenAutomatische Verlängerung um jeweils 12 Monate ab Ende der vorherigen Vertragslaufzeit.
KündigungsfristDatum offenKündigung zur Nichtverlängerung sechs Monate vor Vertragsende.
AusführungsbeginnDatum offenDirekt nach Auftragsvergabe.
AusführungsfristDatum offenUmsetzung des Projekts innerhalb von höchstens sechs Monaten nach Auftragsvergabe.
DokumentationsfristDatum offenEinreichung der technischen und betrieblichen Dokumentation innerhalb von vier Wochen nach vollständiger Implementierung, spätestens sieben Monate nach Auftragsvergabe.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Zuschlagskriterium ist ausschließlich der Angebotspreis; bewertet werden die vollständig ausgefüllten Preise gemäß Anlage 1 Preisblatt einschließlich der laufenden Kosten der 48-monatigen initialen Vertragslaufzeit.
KI-Hinweis: Die Leistungsbeschreibung legt den Preis ausdrücklich mit 100 % als einziges Zuschlagskriterium fest; die übrigen dargestellten Anforderungen sind als KO-Mindestanforderungen gekennzeichnet und daher keine Zuschlagskriterien.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenArchivierung und Ablage
Automatisierte Verarbeitung und revisionsfähige Archivierung ein- und ausgehender E-Mails einschließlich Anhängen und Ordnerstruktur.Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren mit konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen.Regelbasierte und ereignisgesteuerte Verarbeitung mit intelligenten Klassifikations- und Metadatenfunktionen.Volltextindexierung von E-Mails und indizierbaren Anhängen sowie strukturierte, schnell durchsuchbare Ablage.Deduplizierung, Speicherreduzierung und Freigabe archivierter Daten für berechtigte Personen.Klärungs- und Nachbearbeitungsprozesse für nicht eindeutig zuordenbare E-Mails.
Plattformen und Integration
Integration in Microsoft Exchange Server On-Premises und Exchange Online sowie Nutzung aus Outlook und Outlook Web App beziehungsweise Outlook im Web.Unterstützung der bei Leistungsbeginn aktuellen Versionen der genannten Microsoft-Produkte und von Microsoft Authenticator bei direkter Anmeldung am Microsoft-Konto.Plattformunabhängige Archiv-Engine ohne Speicherung archivierter Daten in den primären Mailbox-Datenbanken.Nachweisbare Mandantentrennung bei SaaS- oder Multi-Tenant-Betrieb.Funktionsumfang für Suche, Anzeige, Zugriff, Rollen- und Benutzerrechte sowie die Abbildung der ursprünglichen Outlook-/OWA-Ordnerhierarchie.
Betriebsmodell und Migration
Phase 1: lokale beziehungsweise hybride Installation im Eigenbetrieb des Auftraggebers mit Anbindung an die vorhandene Exchange-Infrastruktur; voraussichtlicher Abschluss bis 31.12.2027.Phase 2: vollständig vom Auftragnehmer betriebenes SaaS-Modell auf Basis von Microsoft 365 und Exchange Online.Verlustfreier Wechsel ohne Endnutzerwechsel oder erneute Migration auf Archivebene sowie portabile Lizenzen ohne Wertverlust.Wiederverwendbares Subskriptionsmodell je aktivem Named User mit enthaltenen Pflege-, Update- und Supportleistungen.Lizenzreduzierte oder lizenzfreie Archivierung inaktiver Postfächer bei vollständiger Suche und Abrufbarkeit.
Sicherheit, Datenschutz und Compliance
Security by Design und Security by Default, rollenbasierte Berechtigungen und Trennung administrativer und operativer Rollen.Starke administrative Authentifizierung, Verschlüsselung der Kommunikation und sichere Speicherung schutzbedürftiger Informationen.GoBD-konforme Aufbewahrung und Löschung, Unterstützung von ISO/IEC 27001, NIS-2 und DSGVO sowie dokumentierte Lösch- und Freigabeprozesse.Revisionssichere Protokollierung von Zugriffen, Änderungen, Löschungen, Fehlern und Exporten.Vollständige Sicherung und Wiederherstellung von Daten, Konfigurationen und Protokollen.Fernzugriffe ausschließlich über das bereitgestellte Privileged-Access-Management-System mit Microsoft-Authentifizierung; administrative, technische und supportbezogene Fernzugriffe aus EU-Mitgliedstaaten, nicht aus Drittstaaten.
Einführung, Betrieb und Übergabe
Installation beziehungsweise Bereitstellung, Konfiguration, Inbetriebnahme, Integration, Test, Pilotierung und produktive Einführung innerhalb von maximal sechs Monaten nach Auftragsvergabe.Kontrolliert trennbare Pilot- und Produktivumgebung sowie getestete Änderungen, Updates, Rollback- und Wiederherstellungsverfahren.Deutsche technische, betriebliche und elektronisch bereitgestellte Anwenderdokumentation sowie Einweisung der zuständigen Mitarbeitenden.Support- und Eskalationskonzept, Wartung, Updates, Patches sowie Mitwirkung bei Abnahme und Übergabe in den Regelbetrieb.Backup- und Wiederherstellungskonzept sowie Exit- und Übergabekonzept mit Entzug von Berechtigungen, Datenexport, Übergabe von Konfigurationen und Dokumentationen sowie sicherer Löschung oder datenschutzkonformer Rückgabe.
Support und Verfügbarkeit
Verbindliches SLA mit zentralem Ticketsystem sowie telefonischen und elektronischen Störungsmeldewegen und Eskalationsverfahren.Servicezeit für Priorität 1 und 2 von Montag bis Freitag, 08:00 bis 18:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Niedersachsen.Maximale Reaktionszeit für Priorität 1 und 2 von vier Stunden; für Priorität 3 von einem Arbeitstag. Eine automatisierte Eingangsbestätigung zählt nicht als qualifizierte Reaktion.Bei cloudbasierten Diensten mindestens 99,9 Prozent monatliche Verfügbarkeit der archivierten und zugänglichen Funktionen.Vorankündigung geplanter Wartungsfenster und risikobasierte Umsetzung sicherheitskritischer Patches und Hotfixes.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFormale und wirtschaftliche Eignung
Vollständig ausgefüllter Nachweiskatalog Eignung Bieter; fehlende oder unzureichende Eintragungen gelten als nicht vorhanden.Allgemeine Unternehmensangaben, Rechtsform, Geschäftssitz, Eigentümer, Gründungsjahr, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung und KMU-Status.Handelsregisterauszug mit Angabe des Registergerichts und der HRB-Nummer.Bei entsprechender Anwendbarkeit Eintragung in der Handwerksrolle.Angabe des Gesamtumsatzes und des Umsatzes der besonderen Leistungsart für die jeweils letzten drei Jahre; ein Mindestumsatz ist nicht festgelegt.Betriebshaftpflichtversicherung mit marktüblichen Deckungssummen.Erfüllung der Pflichten zu Steuern, Abgaben und Sozialversicherung sowie Mitgliedschaft bei einer Berufsgenossenschaft.
Technische und fachliche Mindestanforderungen
Vollständige Erfassung und Archivierung ein- und ausgehender E-Mails einschließlich Anhängen und Ordnerstruktur, automatisierte Verarbeitung, Klassifikation, Metadatenübernahme und Volltextindexierung.Strukturierte Ablage, Kundenakten- und Referenznummernerkennung, Volltextsuche mit kombinierbaren Filtern sowie rollen- und benutzerbezogene Zugriffsprüfung.Monitoring, Fehlerbehandlung, Alarmierung, Eskalation, exportierbare Berichte und revisionsfähige Protokollierung.Zwei sequenzielle Betriebsphasen mit verlustfreiem Wechsel von On-Premises/Hybrid zu SaaS/Cloud sowie portablen Lizenzen.Auslegung für 5.500 aktive Benutzer und mehr als 400.000 externe E-Mails pro Monat, geeignete Skalierung und Lastverteilung sowie nachweisbare Mandantentrennung.Sicherstellung der Suche und Abrufbarkeit auch für inaktive Postfächer ohne aktive Benutzerlizenz.
Informationssicherheit und Datenschutz
Umsetzung der Informationssicherheitsanforderungen des skbs sowie geeigneter technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen.Security by Design, Security by Default, rollenbasierte Berechtigungen, starke administrative Authentifizierung, Schwachstellen-, Patch-, Update-, Notfall- und Wiederherstellungsmanagement.Unterstützung eines ISMS nach ISO/IEC 27001 und relevanter NIS-2-Maßnahmen sowie GoBD-konforme Aufbewahrung und Löschung.Eindeutig definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, Schulung und Verpflichtung eingesetzter Mitarbeitender sowie sicherheitskonforme Einbindung von Unterauftragnehmern.Abgesicherte Fernwartung, geeignete kryptografische Verfahren, Exit-Management und sichere Datenlöschung.Nachweisbarkeit der Angemessenheit und Wirksamkeit der Maßnahmen sowie Duldung risikobasierter Audits und Prüfungen.
Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer
Bei Bietergemeinschaften ist Vordruck 234 einzureichen; der bevollmächtigte Vertreter muss Mitglied der Gemeinschaft sein und die Mitglieder vertreten.Bei Unterauftragnehmern sind Vordruck 235 und, soweit eine Verpflichtungserklärung benötigt wird, Vordruck 236 einzureichen.Unterauftragnehmer müssen mindestens dieselben Sicherheitsanforderungen wie der Hauptauftragnehmer erfüllen; deren Einbindung ist vorab vom skbs zu genehmigen, soweit vertraglich vorgesehen oder aus Schutzbedarf erforderlich.
Weitere Erklärungen
Unterzeichnete Tariftreueerklärung; Nachunternehmen und Verleihunternehmen müssen diese gegebenenfalls gesondert vorlegen.Unterzeichneter Code of Supplier des skbs.Erklärung, dass das Unternehmen nicht in Insolvenz oder Liquidation befindet und die gewerblichen Voraussetzungen zur Leistungserbringung erfüllt sind.Verpflichtung zu fairem Wettbewerb, Anti-Korruption, ordnungsgemäßer Buchführung, Datenschutz und den weiteren im Code of Supplier genannten Lieferantenanforderungen.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: Für jede Referenz ist das Auftragsvolumen in Euro anzugeben; ein Mindestauftragsvolumen je Referenz ist nicht festgelegt.
Mindestens drei geeignete Referenzen aus den letzten drei Jahren; dies gilt nur, wenn das Klinikum in diesem Zeitraum nicht mit der ausgeschriebenen Leistungsart beliefert wurde.
Je Referenz sind Auftraggeber, Ansprechpartner mit Telefonnummer, Auftragsvolumen und Dauer der Zusammenarbeit anzugeben.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 85%4–10 · 14%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Kernunterlagen
Erklärungen und formale Nachweise
Bietergemeinschaft und Unterauftragnehmer
Preis- und Vertragsunterlagen
Portalleiste und Erklärungen
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Städtisches Klinikum Braunschweig gGmbH
Anschrift
38114 Braunschweig
Ort
38118 Braunschweig
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
38118 Braunschweig
Niedersachsen
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