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ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen | Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt | Kommunale Informationsverarbeitung Thüringen GmbH | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Gießen, HessenVeröffentlicht: 19. Oktober 2026

Angebotsfrist: 30. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum es geht:

Die ekom21 (IT-Dienstleister für hessische Kommunen) beschafft im Rahmen einer EU-weiten offenen Ausschreibung neue IT-Hardware und schließt dazu Rahmenvereinbarungen mit bis zu 3 Herstellern je Los – in 5 Losen.

Was bestellt wird:

Los 1: NotebooksLos 2: Windows 2in1 DetachableLos 3: Windows 2in1 ConvertibleLos 4: MonitoreLos 5: MacOS-Geräte

Pro Los ist ein Hersteller verbindlich. Die Rahmenvereinbarung läuft 48 Monate und enthält auch Zubehör, Garantieerweiterungen, Built-to-Order-Konfiguration sowie Service- und Rollout-Leistungen.

Was Bieter tun müssen:

Elektronische Angebotsabgabe über das HAD-Portal bis 30.10.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZ

Angebotsabgabe30. Sep. – 30. Okt. 2026

Bindefristca. 30. Okt. – 31. Dez. 2026

Wartepflicht § 134 GWBDatum offen10 Kalendertage nach Absendung der Zuschlagsinformation an nichtberücksichtigte Bieter.

FestpreiszeitraumDatum offenErste 3 Monate ab Beginn der Rahmenvereinbarung gelten die Preise als Festpreise.

Rahmenvertrag LaufzeitDatum offen48 Monate ab Vertragsbeginn (Beginn wird nach Zuschlag festgelegt).

Verlängerung max.Datum offenEinmalige Verlängerungsoption um bis zu 12 Monate.

Bestätigung EinzelauftragDatum offenAuftragnehmer muss Einzelauftrag innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Zugang bestätigen.

LieferfristDatum offen21 Tage ab Zugang des Einzelauftrags (gilt für alle 5 Lose).

Kündigungsfrist EinzelauftragDatum offenAuftraggeber kann Einzelauftrag jederzeit mit Frist von 2 Monaten zum Monatsende kündigen.

AbnahmeprüfungDatum offen30 Werktage ab Zugang der Betriebsbereitschaftsmeldung zur Prüfung der Funktionsfähigkeit.

GewährleistungDatum offen24 Monate ab Lieferung/Abnahme.

Preislisten-GültigkeitDatum offenPreislisten müssen mindestens 4 Wochen ab Übermittlung gültig sein.

Aufbewahrungsfrist VergabeverfahrenDatum offen10 Jahre ab Abschluss des Vergabeverfahrens (personenbezogene Daten).

Aufbewahrungsfrist VertragDatum offen10 Jahre ab Beendigung des Vertrages.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Rahmenvereinbarung und Verfahren

Rahmenvereinbarungen mit bis zu 3 Wirtschaftsteilnehmern je Los über 48 Monate Laufzeit.EU-weites offenes Verfahren nach GWB/VgV; Vergabegegenstand ist eine Lieferleistung.Zuschlagskriterium: Preis.Pro Los ist die Festlegung auf genau einen Hersteller über alle Produktkategorien zwingend.Keine Abnahmeverpflichtung – Abrufe erfolgen bedarfsgerecht über Einzelaufträge.Einzelaufträge werden über das günstigste Angebot (Preisliste) oder per Mini-Wettbewerb vergeben.

Lieferung und Hardware-Standards (alle Lose)

Lieferung fabrikneuer Ware in betriebsbereitem Zustand, aktuelle Serienproduktion, Originalverpackung.Lieferung frei Haus an vom Auftraggeber benannte Verwendungsstellen, innerhalb der Geschäftszeiten (Mo–Do 8:00–17:00 Uhr, Fr 8:00–12:00 Uhr).Lieferfrist: 21 Tage ab Zugang des Einzelauftrags.Lieferung inklusive deutschsprachiger Bedienungsanleitung, Netz- und Signalkabeln sowie ggf. USB-Kabel.Built-to-Order-Konfigurationen und kundenspezifische Geräteausprägungen sind vorgesehen (u.a. BIOS-Vorkonfiguration, Image-Betankung ab Werk, ab 50 Stück je identische Konfiguration).

Service, Support und Gewährleistung

Vor-Ort-Reparatur-Service an Standorten des Auftraggebers/Endkunden.Deutschsprachiger telefonischer Support (Mo–Fr 8:00–17:00 Uhr, Hess./Thüringer Feiertage).Kostenloser Online-Support für die Dauer der Garantielaufzeit.24 Monate Gewährleistung.Dead-on-Arrival/Erstdefekt innerhalb 3 Monaten: Austausch gegen Neuware.Abnahmeprüfung innerhalb von 30 Werktagen nach Zugang der Betriebsbereitschaftsmeldung.Produkt-Roadmaps jährlich oder nach Bedarf.Proaktive Meldung von Produktabkündigungen, Lieferengpässen, EOL und EOS.Mindestens eine Produktschulung pro Kalenderjahr (vor Ort oder per Webex).

Digitale Schnittstellen und Werkzeuge

EDI-Schnittstelle (EDIFACT) inkl. kostenlosem EDI-Konverter.Online-Tool zur Auftragsverfolgung: Auftragsbestätigung, Liefertermin, Sendungsverfolgung, Lieferschein-/Rechnungsnachdruck, Abliefernachweis.Energieverbrauchskosten je Produkt sind in das Preisblatt einzutragen und werden über die Energiewertetabelle (Anlage 2) nach standardisierter ETEC-Formel berechnet (Betrachtungszeitraum 4 Jahre, Strompreis 0,3877 €/kWh).

Hinweise zu Nachhaltigkeit und Lieferkette

Verzicht auf halogenartige Polymere (z.B. PVC) in Verpackungskunststoffen.Keine Gefahrstoffe (karzinogen, mutagen, reproduktionstoxisch Kat. 1A/1B) in Gehäusekunststoffen >25 g.Keine chlor-/bromhaltigen Flammschutzmittel in Gehäusekunststoffen >25 g.Kennzeichnung von Kunststoffteilen >25 g gemäß ISO 11469:2000.Einhaltung von Arbeits- und Sozialstandards auf erster Stufe der Lieferkette (Endmontage IT-Hardware), Nachweis z.B. über EICC-Initiative.Lieferkettensorgfaltspflichten (LkSG) zu beachten.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe

Keine rechtskräftigen Verurteilungen nach § 123 Abs. 1 Nr. 1–10 GWB in den letzten 5 Jahren.Keine Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 Nr. 1–9 GWB in den letzten 3 Jahren.Keine schweren Verfehlungen; keine laufenden Anhörungsverfahren; kein Ausschluss durch eine öffentliche Stelle.Keine Steuerschulden in den letzten 5 Jahren.Keine Geldbuße ≥ 2.500 € wegen Verstößen nach § 21 MiLoG in den letzten 3 Jahren.Nicht außerhalb Hessens vom Wettbewerb ausgeschlossen; keine Aufforderung zur Stellungnahme wegen falscher Erklärungen.Ausschluss wegen Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) bzw. Bestätigung der LkSG-Konformität.Registereintragung im Berufs- oder Handelsregister (oder vergleichbar) nach EU/EWR-Recht.Sprache: Projektleitung und kundenkontaktierende Personen müssen ausreichende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift nachweisen.Verbotene Methoden: keine Anwendung/Verbreitung der 'Technologie von L. Ron Hubbard' bei Schulungsleistungen.Nachweis über Auszug aus dem Wettbewerbsregister.

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (bzw. Gewerbean/-ummeldung, falls keine Eintragungspflicht besteht).Formular 'Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung' inkl. Kopie der Registereintragung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Aussagekräftige Unternehmensdarstellung.Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen laut Anlage 3.Gesamtumsatz und branchenspezifischer Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je Los einzureichen).Bei Eignungsleihe: Der Dritte muss ebenfalls die Erklärung über den Umsatz einreichen.Präqualifizierungssysteme werden anerkannt (HPQR, PQ-VOL) – Registrierungsnummer und Umfang der abgedeckten Nachweise sind anzugeben.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (letzte 3 Jahre, in Vollzeitkräften) je Los.Mindestens 3 geeignete Referenzen je Los aus den letzten 3 Jahren, im Wesentlichen vergleichbar (Art, Umfang, technisches Umfeld, Vertragsdauer, Gesamtvolumen, vergleichbarer Auftraggeber, ähnlicher Schwierigkeitsgrad); planmäßig und ohne vorzeitige Beendigung durchgeführt.Nachweis von Datenschutz- und IT-Sicherheitsmaßnahmen je Los.Zertifizierung als autorisierter Partner des Herstellers je Angebot.Qualitätssicherungsmaßnahmen.Umweltmanagementmaßnahmen (Nachhaltigkeit).Verpflichtende Zertifizierungen (oder vergleichbar): DIN EN ISO 9001, ISO/IEC 20000-1, ISO/IEC 27001, ISO 45001.

Verpflichtungserklärungen

HVTG: Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt (Hessisches Vergabe- und Tariftreuegesetz) in Textform nach § 126b BGB.ThürVgG: Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz gemäß § 8 Abs. 1 S. 1 (Tariftreue, Leiharbeitseinsatz, Entgeltgleichheit, Nachunternehmerregelungen, Dokumentationspflichten).EU-Verordnung 833/2014 Art. 5k: Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen.Bei Nachunternehmen/Verleihunternehmen: entsprechende Verpflichtungserklärungen spätestens vor Ausführungsbeginn.

Bietergemeinschaft und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch; jedes Mitglied reicht eigene EEE-/Präqualifizierungsnachweise und Ausschlussgründe-Erklärungen ein.Eignungsleihe (§ 47 VgV) ist zulässig mit Verpflichtungserklärung des Dritten und Verfügbarkeitsnachweis; der Dritte muss eigene Eignungs- und Ausschlussgründe-Erklärungen einreichen.

Referenzprojekte