DATENSCHUTZ DOKUMENTE und AKTENVERNICHTUNG

Technische Universität München85354 Freising, BayernVeröffentlicht: 25. August 2026

Angebotsfrist: 14. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Technische Universität München (TUM) schreibt die Bereitstellung, den Austausch und die Abholung verschließbarer Sicherheitsbehälter für die datenschutzkonforme Entsorgung von Akten und Dokumenten am TUM Campus Weihenstephan und dessen Außenstellen aus. Der Auftrag umfasst die komplette Logistik – von der Gestellung der Sicherheitsbehälter mit elektronischem Schloss über den Transport bis zur zertifizierten Vernichtung nach DSGVO (Sicherheitsstufe 3, optional 4) und DIN 66399 – inklusive Verwertungszertifikaten und monatlicher Berichterstattung.

Kernpunkte für Bieter:

Vertragsbeginn: 01.02.2027, maximale Laufzeit bis 31.01.2032Angebotsfrist: 14.09.2026, 10:00 Uhr (elektronisch über Deutsche E-Vergabe)Keine Losaufteilung – ein Los für den gesamten Campus WeihenstephanFahrzeuganforderungen: Bis 31.01.2028 mind. Euro 6, ab 01.02.2028 zwingend alternativer Antrieb (E, Wasserstoff, eFuel/HVO100)Mindestens 2 Referenzen erforderlich, davon mind. 1 mit > 200 Mitarbeitern und Datenschutzentsorgung über mind. 2 JahreEs gelten bestimmte Mindestversicherungssummen (u.a. 5 Mio. € Personen- und Sachschäden)

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 14. September 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Bieterfragen-Frist3. Sep. 2026

Infoveranstaltung 14. Sep. 2026

Infoveranstaltung 27. Sep. 2026

Angebotsfrist14. Sep. 2026

Bindefrist14. Sep. 2026 – 15. Jan. 2027

Auftragsverarbeitungsvertrag bis31. Jan. 2027

Vertragsbeginn1. Feb. 2027

Vertragslaufzeit Phase 11. Feb. 2027 – 31. Jan. 2028

Mengenbilanz Q130. Apr. 2027

Fahrzeugnachweise bis31. Juli 2027

Verlängerung 11. Feb. 2028 – 31. Jan. 2030

Phase 2 (alternativer Antrieb)1. Feb. 2028 – 31. Jan. 2032

Verlängerung 21. Feb. 2030 – 31. Jan. 2032

Vertragsende31. Jan. 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis4 Kriterien

Preis (Gesamtpreis über 5 Jahre brutto)100%
Wertungssumme gemäß Ziffer 17 (brutto) abzüglich Vermarktungserlöse (Ziffer 20), Rabatt (Ziffer 23) und Skonto (Ziffer 25); maßgeblich ist der Gesamtpreis für 5 Jahre (Ziffer 30). Der niedrigste Wertungspreis erhält den Zuschlag.

Wertungspreis = Wertungssumme brutto (Ziffer 17) abzüglich Vermarktungserlöse (Ziffer 20) abzüglich Rabatt (Ziffer 23) abzüglich Skonto (Ziffer 25), berechnet für 5 Jahre brutto (Ziffer 30)

KI-Hinweis: Die Entgeltliste definiert als einziges Zuschlagskriterium den Preis (Wertungspreis nach Ziffer 30 für 5 Jahre brutto); Eignungsnachweise (Anlage 4) sind keine Zuschlagskriterien.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Bereitstellung und Logistik der Sicherheitsbehälter

Bereitstellung verschließbarer Sicherheitsbehälter mit elektrischem Schließsystem und Schlüssel an allen Anfallstellen (Verwaltung bis Lehrstühle):

240-Liter-Behälter (elektr. Schließsystem + Schlüssel): 22 feste Standorte, Ø 27 Behälter im Einsatz500-Liter-Behälter (elektr. Schließsystem + Schlüssel): 4 feste Standorte, Ø 4 Behälter im EinsatzAbsetzcontainer 7–10 m³ mit Deckel

Leistungsbestandteile:

Regelmäßiger Austausch und Abholung der Behälter (Reaktionszeit 48 Stunden werktäglich nach Auftragsbestätigung)Aufstellung/Gestellung leerer Behälter wird nicht gesondert vergütetBehälter werden auf geeichter Waage verwogen (Erfahrungswerte: 240 l = 80 kg, 500 l = 210 kg)Auftragsvolumen Ø 2022–2025: ca. 73,5 Einsätze/Jahr (240 l) und 4,8 Einsätze/Jahr (500 l)Kein Anspruch auf Kostenerstattung bei unzureichender Kenntnis der örtlichen VerhältnisseKeine Zuschläge für Witterung, Feiertage oder fehlende Ortskenntnis

Vernichtung und Verwertung

Datenschutzkonforme Vernichtung der Akten und Daten nach DSGVO und DIN 66399:

Standard: Sicherheitsstufe 3Optional auf TUM-Anweisung: Sicherheitsstufe 4 (mit Zuschlag)Vernichtung in genehmigter/zertifizierter VernichtungsanlageErstellung von Vernichtungszertifikaten mit der MonatsrechnungVermarktung PPK (Papier, Pappe, Kartonagen) zum bestmöglichen Vergütungswert; Preisanpassung ab Februar 2027 auf Basis EUWID-VormonatswertNicht im Umfang: Elektronische Datenträger (Festplatten, Magnetbänder, DVDs, USB-Sticks etc.) sind ausgeschlossenNicht im Umfang: Vergütung/Preisanpassungsmodalitäten, Rechnungs- und Zahlungsfristen, Vertragsmodalitäten (diese sind Vertrags-/Konditionenthemen)

Fahrzeugeinsatz und Transport

Transport der Behälter mit geeigneten Fahrzeugen:

Phase 1 (Vertragsbeginn bis 31.01.2028): Mindestens Euro-Norm-6 und/oder alternative Antriebe (E, Wasserstoff, eFuel, HVO100)Phase 2 (ab 01.02.2028): Zwingend nur alternative Antriebe (E, Wasserstoff, eFuel/HVO100)Fahrzeugtypen: Transporter-LKW 3,5–7,49 t mit Hebebühne sowie LKW mit gefordertem Aufbau inkl. aller Genehmigungen/ZertifikateSchriftlicher Nachweis über die Fahrzeuge ist bis spätestens 31.07.2027 zu erbringenBei fehlendem Nachweis endet der Vertrag automatisch am 31.01.2028

Berichtswesen und Dokumentation

Regelmäßige Berichte an die TUM:

Quartalsberichte (jeweils zum 30.04., 31.07., 31.10., 31.01.) mit Mengen, Kosten und VorjahresvergleichenMonatliche Rechnungsstellung mit vollständigen Belegen (Wiegescheine, Vernichtungszertifikate)Täglicher/wöchentlicher Zugriff auf Behälterbestand, Einsatzstellen und AuftragsstatusAnsprechpartner für Logistik/Disposition/Fahrer benennen

Abstimmung und Zusammenarbeit

Abstimmung der Abfuhrzeiten (Montag bis Freitag) mit der TUMBeachtung des Entsorgungsleitfadens der TUM in jeweils gültiger FassungAbstimmung der AVV-Nummern vor VertragsbeginnGeschultes Personal mit Deutschkenntnissen für Sammlung und TransportEinsatz von Personal auf Grundlage der jeweiligen arbeitsrechtlichen Vorschriften

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Handelsrechtliche und gewerberechtliche Eignung

Handelsregisterauszug (oder gleichwertiger Nachweis nach Herkunftsland)Gewerbeanmeldung/-erlaubnis und Auszug aus dem Gewerbezentralregister (nicht älter als 3 Monate bei Ablauf der Angebotsfrist; oder Eigenerklärung gemäß Anlage 4)Eintragung im Berufs-/Handelsregister oder gleichwertiger NachweisErklärung zur Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft

Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Bescheinigung des Finanzamtes über Steuern und Abgaben (oder eigenhändige Erklärung)Umsatznachweise der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Gesamtumsatz und Umsatz in den ausgeschriebenen Leistungen)Erklärung zu Insolvenzverfahren und Liquidation – keine offenen VerfahrenErklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenNachweis über Bezahlung des gesetzlichen Mindestlohns (auch für Subunternehmer)

Versicherungsschutz

Nachweis folgender Mindestversicherungen:

Betriebs-/Umwelthaftpflichtversicherung:Personenschäden: mind. 5.000.000 € je SchadenereignisSach- und Vermögensschäden: mind. 5.000.000 € je SchadenereignisKraftfahrzeugversicherung:Je Schadenereignis: mind. 100.000.000 €Personenschäden je Person: mind. 12.000.000 €

Fachliche Eignung / Referenzen

Mindestens 2 Referenzen vergleichbarer LeistungenDavon mindestens 1 Referenzkunde mit > 200 Mitarbeitern, der eine Datenschutzentsorgung über mindestens 2 Jahre durchgeführt hatNachweis einer genehmigten/zertifizierten Vernichtungsanlage für alle geforderten BehältergrößenAngabe von Ansprechpartnern und Kontaktdaten der ReferenzkundenDie genau erforderliche Mindestanzahl der Referenzen ist im Formular Anlage 4 vom Auftraggeber noch festzulegen

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Fahrzeuge: Tabellarische Listung und KFZ-Scheine aller eingesetzten Fahrzeuge mit Schadstoffklasse (mind. Euro 6 in Phase 1, alternativer Antrieb ab Phase 2)Zertifizierungsnachweise: Entsorgungsfachbetrieb oder Fachbetrieb für Akten- und DatenvernichtungBehälter mit elektronischem Schließsystem vorhandenTransporter-LKW 3,5–7,49 t mit Hebebühne und LKW mit gefordertem Aufbau inkl. Genehmigungen/ZertifikateTechnische Fachkräfte und Führungspersonal – geschultes Personal mit DeutschkenntnissenTechnische Ausrüstung und QualitätssicherungsmaßnahmenNachweis über Umweltmanagementmaßnahmen

Persönliche Zuverlässigkeit / Ausschlussgründe

Keine Ausschlussgründe gemäß §123, §124 GWB (ggf. Selbstreinigungsmaßnahmen)Erklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl der letzten 3 JahreTUM holt Auszug aus dem Wettbewerbsregister vor Auftragserteilung ein

Subunternehmer und Bietergemeinschaften

Subunternehmer: Gleiche Zulassungen/Zertifikate wie Hauptunternehmer; Einsatz 6 Wochen vorher schriftlich anmelden; bei Vertragsbeginn geplante SUB mit Angebot vorlegenBietergemeinschaften: Zulässig; ein vertretungsberechtigtes Mitglied benennen; Vertretungsbefugnisse ggf. durch Vollmacht nachweisen

Referenzprojekte

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre

Davon mindestens 1 Referenzkunde mit > 200 Mitarbeitern, der eine Datenschutzentsorgung über mindestens 2 Jahre durchgeführt hat. Angabe von Ansprechpartnern und Kontaktdaten. Nachweis einer genehmigten Vernichtungsanlage für alle geforderten Behältergrößen.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.