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Ausschreibungen Hessen

Wiesbaden Congress & Marketing GmbH

Wiesbaden Congress & Marketing GmbH | Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium DarmstadtWiesbaden, HessenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH sucht im offenen Verfahren ein Unternehmen für die Entwicklung, Produktion, Anbringung und Entfernung von kundenspezifischem Werbeflächen-Branding.

Was zu tun ist:

Werbeflächen in Gebäuden, im Außenbereich und an Messeständen gestalten, produzieren, anbringen und wieder entfernenHauptsächlich im RheinMain CongressCenter (RMCC), optional auch im Kurhaus mit Kolonnaden, im Jagdschloss Platte und im Stadtgebiet WiesbadenPlanung inkl. statischer Nachweise, Kommunikation mit Kunden, Dokumentation und Abrechnung

Was eingereicht werden muss:

Angebotsschreiben, Preisblatt mit Einzelpreisen und Rabatten, Eigenerklärungen zur Eignung, Referenzliste, Tariftreueerklärung, RUS-Sanktionserklärung, Fragenkatalog und Nachweis über die Teilnahme an der Ortsbesichtigung im RMCC

Vertragslaufzeit: 01.05.2027 bis 30.04.2029, mit Option auf Verlängerung um 2 Jahre (max. 4 Jahre Gesamtlaufzeit). Geschätztes Auftragsvolumen ca. 250.000 € pro Jahr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 02. November 2026
Termin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Referenzzeitraum1. Jan. 2022 – 31. Dez. 2025
Veröffentlichung1. Okt. 2026
Angebotsfrist2. Nov. 2026
Präqualifikationsnummer Tarif (optional)2. Nov. – 24. Dez. 2026
Bindefrist2. Nov. 2026 – 4. Jan. 2027
Präqualifikationsnummer Tarif (Pflicht)25. Dez. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Mai 2027
Vertragslaufzeitca. 1. Mai 2027 – 30. Apr. 2029
Verlängerung 1ca. 1. Mai 2029 – 30. Apr. 2030
Verlängerung 2ca. 1. Mai 2030 – 30. Apr. 2031
Vertragsendeca. 30. Apr. 2031
KündigungsfristDatum offen3 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit (bzw. Verlängerung).
Reaktionszeit bei ProblemenDatum offenMaximal 3 Stunden Vor-Ort-Reaktion bei Problemen.
Angebotsrückmeldung durch AuftragnehmerDatum offenInnerhalb von 2 Arbeitstagen nach Bestellung.
RechnungsstellungDatum offenSpätestens 2 Arbeitstage nach Veranstaltungsende.
ZahlungszielDatum offen30 Tage nach Eingang ordnungsgemäßer Rechnung.
PreisanpassungsmitteilungDatum offenSpätestens 6 Monate vor Ablauf der Preisbindungsfrist (erstmals nach 24 Monaten).
Vorankündigung EigenleistungDatum offen6 Wochen Vorlauf durch die Auftraggeberin.
Nachprüfungsfrist VergabekammerDatum offen15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Aufbewahrungsfrist DatenDatum offen10 Jahre ab Schluss des Jahres, in dem Teilnahmeantrag/Angebot eingereicht wurde.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität6 Kriterien
Preis 75%Qualität 25%
  • Angebotener Gesamtpreis45%

    Bewertet wird der vom Bieter angebotene Gesamtpreis pro Jahr (netto), ermittelt aus dem Preisblatt. Das günstigste Angebot erhält 100 Punkte, Angebote 100% über dem günstigsten 0 Punkte, lineare Interpolation.

  • Angebotene Rabattierung10%

    Mittelwert der prozentualen Rabatte auf Rechnungssummen ab EUR 2.500, EUR 5.000, EUR 10.000, EUR 20.000 und EUR 50.000. Höchster Mittelwert erhält 100 Punkte (nach Multiplikation mit Faktor 20), niedrigster 0 Punkte, lineare Interpolation.

  • Nacht- und Wochenendzuschlag5%

    Prozentsatz des Zuschlags für Leistungen an Wochenenden (Sa 20:00 bis Mo 06:00) und in Nachtstunden (22:00 bis 06:00 zwischen Werktagen). Geringster Prozentsatz erhält 100 Punkte (×20), höchster 0 Punkte, lineare Interpolation.

  • Verspätungszuschläge10%

    Mittelwert der prozentualen Zuschläge bei Bestellung weniger als 21, 14 oder 7 Kalendertage vor Veranstaltungsaufbau. Geringster Mittelwert erhält 100 Punkte (×20), höchster 0 Punkte, lineare Interpolation.

  • Stornierungsbedingungen5%

    Mittelwert der prozentualen Stornierungskosten bei Absage bis 21, 14, 7 oder weniger als 7 Kalendertage vor Veranstaltungsaufbau. Geringster Mittelwert erhält 100 Punkte (×20), höchster 0 Punkte, lineare Interpolation.

  • Konzeption/Herangehensweise (Fragenkatalog)25%

    Schriftliche Erläuterung anhand des Fragenkatalogs zu sechs gleich gewichteten Unterthemen: Kommunikation mit AG und Endkunden, englischsprachige Kommunikation, Datenaustausch und Datensicherheit, Erreichbarkeit, Organisation der Auf-/Abbauarbeiten und Beklebungen, Umgang mit kurzfristigen Bestellungen/Umbestellungen. Bewertet mit 0-5 Punkten (×20 = max. 100).

Für jedes Zuschlagskriterium werden max. 100 Punkte vergeben, die mit der prozentualen Gewichtung multipliziert werden. Beim Gesamtpreis erhält das günstigste Angebot 100 Punkte; Angebote 100% über dem günstigsten erhalten 0 Punkte (lineare Interpolation). Bei Rabattierung, Nacht-/Wochenendzuschlag, Verspätungszuschlägen und Stornierungsbedingungen werden Mittelwerte der angegebenen Prozentsätze gebildet und linear zwischen bestem und schlechtestem Angebot interpoliert. Bei Konzeption/Herangehensweise werden 0-5 Punkte vergeben (×20 = max. 100). Die Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Summe der gewichteten Einzelkriterien (max. 100 Punkte).

KI-Hinweis: Alle 6 Zuschlagskriterien mit Gewichtungen, Bewertungsformel und -methodik sind in den Vergabeunterlagen (Zuschlagskriterien.pdf) und der Bekanntmachung vollständig und übereinstimmend angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung: Werbeflächenbranding

Entwicklung, Produktion, Anbringung und Entfernung von kundenspezifischem Werbeflächen-Branding für Veranstaltungen und Kongresse.

Inhaltlich abgedeckt sind:

Planungsleistungen, inkl. statischer Nachweise, soweit erforderlichKommunikation und Abstimmung mit der Auftraggeberin und den EndkundenDokumentation gegenüber EndkundenLieferung, Anbringung, Entfernung und ggf. Entsorgung der WerbeprodukteAbrechnung der erbrachten LeistungenMitwirkung bei der Erstellung produktspezifischer KatalogeDamit zusammenhängende Dienstleistungen

Alle verwendeten Artikel müssen mindestens B1 schwer entflammbar nach DIN 4102 sein und über eine CE-Zertifizierung verfügen; entsprechende Nachweise sind vorzuhalten.

Leistungsorte

Hauptleistungsort: RheinMain CongressCenter (RMCC), Friedrich-Ebert-Allee 1, Wiesbaden.

Optionale Leistungsorte:

Kurhaus Wiesbaden mit KolonnadenJagdschloss PlatteWeitere Werbeflächen im Stadtgebiet Wiesbaden (Marketingmaßnahmen)

Werbeflächen im RMCC (Bereich A)

Glasfolierungen (vollflächig) in Foyer Zentral, Foyer Süd 1, Foyer Süd 2, Terrassensaal/Studio Terrasse, an Glasgeländern und am Steg; Treppenbeklebungen in unterschiedlichen Stufenformaten; Inhouse-Banner in Halle Nord, XXL-Banner und Geländer-Banner; Säulen-Banner in Foyer Zentral sowie Foyer Terrasse und Studio Terrasse; Counter-Branding für Rednerpult, mobile Steh-/Sitzcounter sowie feste Counter in Garderobe und Erdgeschoss; Aufzug-Branding inkl. Wände und Nummerntafeln; Bühnenbranding in Bauhöhen 20-120 cm und Längen 0,5 m bis > 20 m; Bühnenrückwände in Bauhöhen 200-600 cm und Längen 400-1200 cm.

Werbeflächen für Messebau (Bereich B)

Cut-Out-Digitaldrucke (Logos, Buchstaben und Ziffern ein- oder vierfarbig) sowie vollflächiger Digitaldruck: Textildruck für Messewände, Foliendruck und flächige Folien.

Werbeflächen in Gebäuden (Bereich C)

Teil-Folierungen (Glas- und Spiegelfolierungen, wiederverwendbare Folierungen); Bodengrafiken in Fuß-, Kreis- und Rechteckformaten; Schilder aus bedruckten Forex-Platten in DIN A3, A2, A1 sowie großflächige Drucke.

Werbeflächen im Outdoor-Bereich (Bereich D)

Selbststehende Werbemittel wie Roll-Ups, Beach-Flags, Drop-Flags und Square-Flags; Outdoor-Banner an Mannesmanngitter, Bauzäunen, Terrassen-Geländern, Bertonpollern sowie Banner über Straßen; Fahnen am Kurhaus und am RMCC.

Bedarfspositionen: Personal, Transporte, Geräte (Bereich E)

Stundensätze für Grafiker und Werbetechniker/Monteure; An- und Abfuhrpauschalen für PKW, Sprinter bis 3,5 t und Fahrzeuge bis 7,5 t; Geräte wie Leitern bis 4,50 m und Steiger (Stundensatz).

Kommunikation, Angebote und Organisation

Angebote sind in zwei Versionen zu erstellen: ein internes Angebot für die Auftraggeberin (Ausschreibungspreise) und ein externes Angebot im CI der Auftraggeberin (Endpreise für Kunden). Externe Angebote sind auf Anforderung auch in englischer Sprache zu liefern.Die Kostenaufstellung muss eine konzeptionelle Beschreibung (Fließtext) enthalten, die für den Kunden verständlich ist.Die Auftragnehmerin verpflichtet sich zur 'preferred partnership' und darf sich als 'Partner' bzw. 'Preferred Partner' des RMCC bezeichnen.Eigene AGB des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil.Die Mitarbeiter sind vor Leistungsbeginn auf eigene Kosten einzuarbeiten; die Hausordnungen der Auftraggeberin sowie die Technischen Richtlinien, Sicherheitsbestimmungen, Fremdfirmenordnung, Logistikrichtlinien und Hausordnung (jeweils aktuelle Fassung, abrufbar über www.wiesbaden.de/avb) sind zu beachten.

Reaktions- und Bearbeitungszeiten

Angebotsrückmeldung durch den Auftragnehmer: innerhalb von 2 Arbeitstagen nach BestellungVor-Ort-Reaktion bei Problemen: maximal 3 StundenVorankündigung für Eigenleistung der Auftraggeberin: 6 Wochen VorlaufRechnungsstellung: bis spätestens 2 Arbeitstage nach VeranstaltungsendeZahlungsziel der Auftraggeberin: 30 Tage nach Eingang einer ordnungsgemäßen Rechnung

Vertragliche Eckpunkte zur Leistungserbringung

Vertragslaufzeit: 01.05.2027 bis 30.04.2029 (24 Monate)Automatische Verlängerung um 2 Jahre, wenn nicht 3 Monate vor Ablauf schriftlich gekündigt wird; maximale Gesamtlaufzeit 4 Jahre (bis 30.04.2031)Kein Anspruch auf Abnahme einer bestimmten Mindestmenge; Anzahl, Art und Umfang der Veranstaltungen können stark schwankenGeschätztes mittleres Auftragsvolumen: ca. 250.000 € pro Jahr (2023 ca. 350.000 €, 2024 ca. 200.000 €, 2025 ca. 360.000 €)

Zuschlags- und Preisbestandteile

Die Angebotswertung erfolgt über Qualitätskriterien. Im Preisblatt sind zusätzlich zu den Einzelpositionen Rabattstaffeln, Nacht- und Wochenendzuschläge (22:00-06:00 Uhr sowie Sa 20:00 Uhr bis Mo 06:00 Uhr), Verspätungszuschläge bei Bestellungen < 21, < 14 und < 7 Kalendertage vor Veranstaltungsaufbau sowie Stornierungskosten bei Absagen bis 21, 14, 7 und < 7 Kalendertage vor Aufbau anzugeben.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB)

Der Bieter wird ausgeschlossen, wenn er rechtskräftig verurteilt wurde wegen:

Mitgliedschaft in einer terroristischen Vereinigung (§§ 129, 129a, 129b StGB)Terrorismusfinanzierung (§ 89c StGB)Geldwäsche (§ 261 StGB)Subventionsbetrug, EU-Betrug (§§ 263, 264 StGB)Bestechung/Bestechlichkeit (§§ 299, 299a, 299b, 108e, 108f, 333, 334 StGB)Menschenhandel und Zwangsarbeit (§§ 232-233a StGB)Nichtzahlung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen (durch Gericht oder zuständige Behörde festgestellt).

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB)

Ein Ausschluss kann erfolgen bei:

Verstößen gegen Arbeits-, Sozial- oder UmweltrechtInsolvenz oder Liquidationschwerer Verfehlung bzw. Integritätsverstoß (z.B. unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen)wettbewerbsverzerrenden Absprachenwesentlichen Mängeln bei früheren AufträgenTäuschung oder unzulässiger Einflussnahme auf das Vergabeverfahren.

Sanktionsrechtliche Anforderungen (RUS)

Der Bieter (inkl. Bietergemeinschaften) und - soweit auf sie mehr als 10 % des Auftragswerts entfallen - auch Unterauftragnehmer und Lieferanten müssen erklären, dass sie keinen Bezug zur Russland-Sanktionsverordnung (EU) Nr. 833/2014 haben:

Keine russische Staatsangehörigkeit oder Niederlassung in RusslandKeine Beteiligung über 50 % durch Personen/Unternehmen mit RusslandbezugKein Handeln im Namen oder auf Anweisung solcher Personen/UnternehmenZusage, dass dies auch während der gesamten Vertragslaufzeit eingehalten wird.

Tariftreue, Mindestlohn und Schwarzarbeit

Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG)Einhaltung des Mindestlohngesetzes (keine Bußgelder > 2.500 €)Erklärung zur Bekämpfung von SchwarzarbeitBei Einsatz von Nachunternehmen: Verpflichtungserklärung auch von diesen; ab 25.12.2026 ist zusätzlich die Präqualifikationsnummer Tarif zwingend anzugeben.

Fachliche Eignung über Referenzen

Mindestens 2 vergleichbare Referenzen aus dem Werbeflächenbranding der letzten 3 Jahre (2022-2025)Auftragswert je Referenz ≥ 30.000 €Über die Referenzen müssen mindestens 2 der folgenden 3 Leistungsmerkmale abgedeckt sein:Banner indoor oder outdoor mit ≥ 15 qm bedruckter FlächeTreppenstufenbeklebung mit ≥ 15 StufenGlasflächenbeklebung mit ≥ 40 qmJe Referenz sind Projektbezeichnung, Erbringungszeitraum, Leistungsgegenstand, Auftraggeber-Typ, Auftragswert und ein Ansprechpartner mit Telefonnummer anzugeben.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (auf gesondertes Verlangen vorzulegen)Für nicht präqualifizierte Unternehmen: Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124-EU); für präqualifizierte Unternehmen alternativ PQ-NachweisWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit kann ggf. über Kapazitäten anderer Unternehmen nachgewiesen werden; bei finanzieller Eignungsleihe ist eine gemeinsame Haftung erforderlich.

Ortsbesichtigung RMCC

Pflicht: Teilnahme an der Ortsbesichtigung im RMCC und Einreichung des unterschriebenen Nachweises mit dem AngebotWährend der Begehung können Fragen gesammelt werden; Antworten werden anonymisiert über die Vergabeplattform oder per E-Mail (vergabe@wibau-wiesbaden.de) allen Bietenden zur Verfügung gestellt.
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: 2022-2025 (letzte 3 Jahre)Volumen: jeweils ≥ 30.000 € Auftragswert

Vergleichbare Referenzen im Bereich Werbeflächenbranding; je Referenz mindestens eine der drei Anforderungen erfüllt

Mindestens 2 von 3 Leistungsmerkmalen müssen über alle Referenzen abgedeckt sein: (1) Banner indoor/outdoor mit ≥ 15 qm bedruckter Fläche, (2) Treppenstufenbeklebung mit ≥ 15 Stufen, (3) Glasflächenbeklebung mit ≥ 40 qm; Angabe von Projektbezeichnung, Erbringungszeitraum, Leistungsgegenstand, Auftraggeber-Typ, Auftragswert und Ansprechpartner mit Telefonnummer je Referenz

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 40%11+ · 8%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Angebotskern
Eignung & Referenzen
Formale Erklärungen & Nachweise
Bei Bietergemeinschaften / Unteraufträgen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Wiesbaden Congress & Marketing GmbH | Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Anschrift
65189 Wiesbaden
Ort
65185 Wiesbaden
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.wibau-wiesbaden.de ↗
Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung
65185 Wiesbaden
Hessen

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