Ausschreibungen Niedersachsen
Digitalisierung der Akten der Ausländerhörde
Landkreis Wolfenbüttel38300 Wolfenbüttel, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDienstleistung zur schrittweisen Digitalisierung von rund 9.450 Papierakten mit etwa 630.000 Blättern.
Leistungsumfang: Abholung und sicherer Transport, Aufbereitung, farbiges Duplex-Scanning mit mindestens 300 dpi, OCR-Volltexterkennung, digitale Aktenstrukturierung, Metadatenbereitstellung, Qualitätskontrolle sowie anschließende Rückführung oder datenschutzkonforme Vernichtung der Originalakten.
Das Angebot ist elektronisch bis zum 06.11.2026 um 10:00 Uhr einzureichen. Erforderlich sind unter anderem das ausgefüllte Angebotsschreiben, ein Projektplan, das Preisblatt, die unterschriebene Anforderungs- und Leistungscheckliste, die Eigenerklärung zur Eignung und drei Referenzen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPRMAI
Stand Leistungsbeschreibung13. Okt. 2026
Stand Preisblatt13. Okt. 2026
Veröffentlichung21. Okt. 2026
Versendung Aufforderung21. Okt. 2026
Datum Verpflichtungserklärung21. Okt. 2026
Veröffentlichung22. Okt. 2026
Angebotsfrist6. Nov. 2026
Vertragslaufzeitca. 31. Mai 2027
Vertragsende31. Mai 2027
Rücktransport Originalaktenca. 31. Mai 2027
ReferenzzeitraumDatum offenDrei abgeschlossene Geschäftsjahre für vergleichbare Referenzprojekte; kein Kalenderzeitraum angegeben.
Bieterfragen-FristDatum offenFragen sind während der Angebotsfrist unverzüglich über das Kommunikationsmodul zu stellen; kein gesondertes Kalenderdatum angegeben.
Testakte BereitstellungDatum offenInnerhalb von 5 Arbeitstagen nach Erhalt der Testakte bereitzustellen.
Testakte RückgabeDatum offenNach 5 Arbeitstagen physisch bei der Ausländerbehörde zurückzugeben.
ChargenbearbeitungDatum offenJede Charge ist innerhalb des vorgesehenen Zwei-Wochen-Zeitraums zu bearbeiten; konkreter Startzeitpunkt nicht angegeben.
Scan-on-DemandDatum offenDringliche Digitalisate sind innerhalb von 24 Stunden werktags nach Anforderung bereitzustellen.
ZwischenlagerungDatum offenGescannte Originalakten sind mindestens 12 Wochen nach Abschluss des Scanvorgangs zwischenzulagern.
StatusberichteDatum offenSchriftliche Statusberichte sind in vereinbarten Intervallen, beispielsweise monatlich, zu erstellen.
Jour fixeDatum offenRegelmäßige Abstimmungstermine werden zu Projektbeginn und anschließend in angepassten Intervallen durchgeführt.
Mindestentgelt-ErklärungenDatum offenVerpflichtungserklärungen der Nachunternehmer zum Mindestentgelt sind vor deren Einsatz vorzulegen.
Aufbewahrungsfrist UnterlagenDatum offenKontrollrelevante Unterlagen sind 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres der vollständigen Leistungserbringung aufzubewahren und vorzulegen.
Verjährungsfrist MängelansprücheDatum offenBeginnt mit Abnahme der Leistung; Dauer nicht angegeben.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität8 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Preis50%
Preis des Angebots und zugehörige Kalkulation, insbesondere Budgettreue, Angemessenheit, Wettbewerbsfähigkeit, Realismus der Ressourcen- und Aufwandsschätzung sowie Vollständigkeit und Kalkulationsgrundlage des Preisblatts.
- Qualität des Konzepts zur Aktendigitalisierung40%
Vollständigkeit, Detailtiefe, Schlüssigkeit und Plausibilität des Projekt- und Zeitplans, einschließlich Projektorganisation, Zeit- und Chargenplanung, Arbeitsabläufen, Kommunikationswegen, Datenschutz, IT-Sicherheit und dringlichen Fällen.
- Qualität der Testakte10%
Lesbarkeit der Digitalisate, Erfassung relevanter Metadaten, technische Qualität wie Bildauflösung und OCR-Qualität sowie Strukturierung und Umgang mit schwierigen oder untypischen Akteninhalten.
Preisbewertung: Wertung = niedrigster Preis * 500 Punkte / Bieterpreis; Qualität des Konzepts und Qualität der Testakte werden anhand der jeweils genannten Punktestufen bewertet.
KI-Hinweis: Preis, Konzeptqualität und Testaktenqualität sind mit Gewichtungen und Bewertungsmaßstäben vollständig angegeben; zusätzliche Anforderungen wie die Bonusregelung für Werkstätten für Behinderte sind eine Wertungsregel, jedoch kein eigenständiges Zuschlagskriterium.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAktenumfang und Bearbeitung
Rund 176 Aktenmeter mit ungefähr 9.450 Akten und 630.000 Papierblättern.Im Durchschnitt etwa 70 Blatt je Akte; ein Blatt wird standardmäßig duplex gescannt und kann bis zu zwei Seiten ergeben.Die Bestände werden in mehreren, nach alphabetischer Reihenfolge der Akten geordneten Chargen bearbeitet.Jede Charge wird innerhalb des dafür vorgesehenen Zwei-Wochen-Zeitraums einschließlich Abholung, Aufbereitung, Scan, Qualitätskontrolle und Datenbereitstellung bearbeitet.Beginn ist zeitnah nach Auftragserteilung; Abschluss der Digitalisierung und Bereitstellung der gescannten Akten erfolgt bis 31.05.2027.
Abholung, Transport und Zwischenlagerung
Chargenweise Abholung an abgestimmten Terminen in versiegelbaren Archivboxen mit eindeutiger Kennung.Übergabe durch Protokolle mit Datum, Anzahl der Behälter, Chargenzuordnung und Unterschriften.Schutz vor Verlust, Diebstahl, Beschädigung und unbefugtem Zugriff.Sichere Lagerung in Räumlichkeiten mit geeigneten Datenschutz-, Datensicherheits-, Brandschutz- und Zugriffskontrollmaßnahmen.Verarbeitung von Originalakten und Digitalisaten ausschließlich innerhalb Deutschlands; dies gilt auch für Unterauftragnehmer. Kein Remote-Zugriff aus dem Ausland.
Aufbereitung und Scannen
Entfernen von Heftklammern, Büroklammern, Heftstreifen, Gummibändern und ähnlichen Verbindungselementen sowie Glätten stark geknickter oder gefalteter Seiten.Sachgerechter Umgang mit Fotos, Karten, gefalteten Dokumenten, Sonderformaten und ausländischen Formaten.Beibehaltung der ursprünglichen Reihenfolge; Notizzettel, Einlagen und Beiblätter an ihrer ursprünglichen Position erfassen.In Akten enthaltene Datenträger wie CDs, DVDs oder USB-Sticks entnehmen, kennzeichnen, separat aufbewahren und zurücksenden; sie werden nicht digitalisiert.Professionelles, grundsätzlich farbiges Duplex-Scanning mit mindestens 300 dpi.Automatische Entfernung eindeutig erkennbarer Leerseiten sowie optimierte Einstellungen für schwache Durchschläge, verblassende Kopien und handschriftliche Notizen.
OCR, Aktenstruktur und Metadaten
Volltextfähige OCR-Texterkennung auf allen Seiten, soweit die Dokumentenqualität dies zulässt; OCR-Ergebnisse in die Dateien einbetten.Technische Abweichungen oder Einschränkungen, etwa bei TR-RESISCAN, transparent darstellen.Grundsätzlich eine digitale Akte je Fall- beziehungsweise Vorgangsakte bilden und alle Dokumente einer Papierakte in ihrer Reihenfolge zusammenführen.Benennung nach einem vorab abgestimmten Schema, insbesondere anhand von Aktenzeichen, Name, Vorname, Geburtsdatum und Herkunftsland.Metadaten wie Aktenzeichen, Name, Geburtsdatum, Herkunftsland und Aufenthaltsstatus in einem strukturierten Format bereitstellen, das die eindeutige Dateizuordnung erlaubt.Digitalisate und Metadaten für die Einbindung in das bestehende Dokumentenmanagementsystem enaio und das Fachverfahren ADVIS bereitstellen.
Datenbereitstellung und Qualitätsmanagement
Chargenweise Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten in komprimierter Form über die Cloud des Landkreises Wolfenbüttel.Nutzung einer gesicherten Online-Verbindung und Abstimmung des konkreten Verfahrens mit der IT-Abteilung des Auftraggebers.Dokumentation der Datenübergabe, insbesondere durch Chargen- und Übertragungsprotokolle.Eingesetztes Qualitätsmanagementsystem für Scanqualität, Vollständigkeit, OCR-Trefferqualität, Strukturierung, Benennung und Indexierung.Stichproben oder vollständige Prüfungen durch den Auftraggeber.Nachvollziehbare Korrektur fehlerhafter oder unvollständiger Chargen auf eigene Kosten, einschließlich Nachscan beziehungsweise Korrektur der Metadaten und erneuter Bereitstellung.
Rückführung und Vernichtung
Originalakten, die der Auftraggeber zurückhaben möchte, geordnet und eindeutig zuordenbar zurückführen.Bereits gescannte Originalakten mindestens zwölf Wochen zwischenlagern; die Mindestlagerung beginnt nach Abschluss des Scanvorgangs.Vernichtung ausschließlich nach schriftlicher Freigabe und erfolgreicher Prüfung der Digitalisate.Datenschutz- und sicherheitskonforme Vernichtung, gegebenenfalls nach DIN 66399, mit Vernichtungsprotokollen.Nachweis der Zertifizierung nach ISO/IEC 21964.Optionaler Rücktransport nicht zu vernichtender Dokumente.
Datenschutz, IT-Sicherheit und Notfallkonzept
Maßnahmen nach DSGVO, BDSG und TR-RESISCAN sowie Zugriffskontrollen, Benutzerverwaltung, Verschlüsselung und Protokollierung.Schutz vor Verlust, Diebstahl, Beschädigung und unbefugtem Zugriff sowie regelmäßige Datensicherung und redundante Speicherung bis zur vollständigen Übergabe.Notfallkonzept für Datenverlust oder Datenbeschädigung.Unverzügliche Information des Auftraggebers bei Sicherheitsvorfällen oder Datenpannen.Vertraulichkeitserklärungen mit den vom Auftraggeber beauftragten Personen.
Projektsteuerung und dringliche Fälle
Verantwortliche Projektleitung und stellvertretende Ansprechperson für die gesamte Projektdauer.Detaillierter Projekt- und Zeitplan, regelmäßige Jour-fixe-Termine und schriftliche Statusberichte, beispielsweise in monatlichen Intervallen.Unverzügliche Information und gemeinsame Festlegung von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen, Risiken oder Verzögerungen.Scan-on-Demand für dringliche Fälle mit digitaler Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden werktags, dokumentierten Meldewegen und definierter Bearbeitung.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Angebotsanforderungen
Vollständige Leistungserbringung einschließlich sämticher Unterauftragnehmer ausschließlich in Deutschland.Schriftliches Konzept beziehungsweise Projektplan mit allen in der Leistungsbeschreibung und Checkliste genannten Mindestinhalten.Vollständig ausgefülltes Preisblatt und nachvollziehbare Kalkulationsangaben zu jeder Position.Vollständig ausgefülltes und unterschriebenes Anforderungs- und Leistungsverzeichnis sowie Bestätigung aller zwingenden Anforderungen.
Technische und organisatorische Leistungsfähigkeit
Eignung und Einsatz professioneller Scansysteme.Eingesetztes Qualitätsmanagementsystem sowie geeignete Sicherungs-, Redundanz- und Notfallkonzepte.Nachweis der Zertifizierung nach ISO/IEC 21964.Benennung einer Projektleitung und einer stellvertretenden Ansprechperson.Eignung der Unterauftragnehmer hinsichtlich Standort, Datenschutz und IT-Sicherheit.Nachweise über die organisatorische und technische Leistungsfähigkeit, beispielsweise Zertifizierungen im Bereich Informationssicherheit und Nachweise zur Datenschutzorganisation.
Vergleichbare Projekte und personelle Angaben
Drei vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.Die Checkliste nennt als Vergleichsbereich die Aktendigitalisierung öffentlicher Verwaltungen.Eigenerklärung zu verfügbaren Beschäftigten und zur vorgesehenen Projektleitung.Erklärungen zu Insolvenz und Liquidation, Ausschlussgründen und gegebenenfalls Selbstreinigung sowie zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Erklärung zur Berufsregistereintragung und Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft.
Arbeitsgemeinschaften, Nachunternehmer und Verpflichtungserklärungen
Bei einer Bietergemeinschaft ist eine Erklärung aller Mitglieder in Textform mit dem Angebot einzureichen.Ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen; alle Mitglieder erklären ihre Haftung als Gesamtschuldner.Bei Nachunternehmern sind Art und Umfang der Teilleistungen sowie gegebenenfalls Namen und Standorte anzugeben.Erklärung nach NTVergG zur Zahlung der Mindestentgelte; für jedes Nachunternehmen und jeden Verleihunternehmen ist eine gesonderte Erklärung vorzusehen.Verpflichtungserklärung Formblatt 233 zur Einhaltung der Pflichten durch Nachunternehmer sowie Formblatt 236 zur Verpflichtung anderer Unternehmen auf gesondertes Verlangen bereithalten.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: Je Referenz ist die Auftragssumme anzugeben. Ein Mindestauftragswert ist nicht genannt.
Drei Referenzen über vergleichbare Projekte; die Anforderungscheckliste verlangt Referenzen aus dem Bereich Aktendigitalisierung öffentlicher Verwaltungen.
Je Referenz sind Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum anzugeben.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 3 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 36%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 21 erledigt
Grundlagen des Angebots
Fachliches Angebot
Preisblatt und Kalkulation
Eignung und Referenzen
Arbeitsgemeinschaften, Nachunternehmer und Dritte
Formale Vollständigkeit
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Landkreis Wolfenbüttel
Anschrift
38300 Wolfenbüttel
Ort
38300 38300 Wolfenbüttel
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.lk-wf.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
38300 38300 Wolfenbüttel
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