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Ausschreibungen Niedersachsen

Dokumentenmanagementsystem für die Stadtverwaltung

Landkreis Schaumburg - Vergabestelle | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Stadthagen, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Stadthagen schreibt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Stadtverwaltung EU-weit aus.

Gesucht wird ein Gesamtsystem inklusive Lizenzen (Kauf, keine Miete), Installation im eigenen Rechenzentrum (keine Cloud), Integration in die bestehende IT-Landschaft sowie alle nötigen Dienstleistungen (Konzeption, Einrichtung, Schulung, Dokumentation, Wartung, Support).

Die Einführung erfolgt schrittweise über drei Projekte:

Erprobungsprojekt im Fachbereich Zentrale Dienste / Orga-IT (ca. 3 Monate)Elektronische Personalakte mit Anbindung an P&I Loga3Vertragsmanagement für verschiedene Verwaltungsabteilungen

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (VgV). Angebote werden über die Vergabeplattform vergabe.Niedersachsen eingereicht. Geplanter Einführungsbeginn: frühestens Ende 1. Quartal 2027.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Aktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB
Veröffentlichung24. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist16. Sep. 2026
Beantwortung Bieterfragen17. Sep. 2026
Teilnahmefrist24. Sep. 2026
Einladungsfrist6. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist29. Okt. 2026
Beantwortung Bieterfragen30. Okt. 2026
Angebotsfrist6. Nov. 2026
Bindefrist6. Nov. 2026 – 26. Feb. 2027
Verhandlungsrunde7. Dez. – 18. Dez. 2026
Ausführungsbeginnca. 31. März 2027
Erprobungsprojektca. 31. März – 30. Juni 2027
Vertragslaufzeitca. 31. März 2027 – 31. März 2031
Gewährleistungca. 31. März 2027 – 31. März 2030
Verlängerung 1ca. 31. März 2031 – 31. März 2032
Verlängerung 2ca. 31. März 2032 – 31. März 2033
Verlängerung 3ca. 31. März 2033 – 31. März 2034
Verlängerung 4ca. 31. März 2034 – 31. März 2035bis 2035
Kündigungsfrist Systemservice31. März 2034
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität13 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
  • Anforderungskatalog20%

    Technischer Anforderungskatalog mit 10 Unterkategorien (Systemverwaltung, Dokumentverwaltung, Standard DMS-Client, Mobiler/Offline Client, PC-Anwendungen/Filesystem, Postkorb/Workflow, Dokumenterfassung, Aktenverwaltung, Integration Fachverfahren, Vertragsmanagement). Max. 9850 ungewichtete Punkte, davon 1477,5 für Standard DMS-Client, Postkorb/Workflow und Integration Fachverfahren (je 15%).

  • Lösungskonzept inkl. Projektvorgehensweise25%

    Bewertung des vom Bieter gelieferten Lösungskonzepts hinsichtlich Vollständigkeit, Verständlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Wirtschaftlichkeit der geplanten Umsetzung. Inhalt: Zusammenfassung Angebotsinhalt, geplante Systemarchitektur, Kommentierung fachlich funktionaler Anforderungen, Lösungsansatz Umsetzungsprojekte, Projektorganigramm und Ressourcen, Projektplan. Bewertung durch mind. 3 Personen, Mittelwertbildung.

  • Verhandlungsrunde/Präsentation25%

    Persönliche Projektteam- und Produktpräsentation vor Ort in Stadthagen mit Live-System-Demo wesentlicher DMS-Funktionen. Bewertet werden Ergonomie, Bedienbarkeit der Lösung sowie Administrierbarkeit. Bewertung durch mehrere Personen, Mittelwertbildung.

  • Preisangebot30%

    Gesamtpreis aus Lizenzpreisen (20 Lizenzen + Ausbau 80 weitere), Wartungsgebühren (20 Lizenzen x 4 Jahre + 80 weitere x 3 Jahre) sowie alle Dienstleistungen (Installation, Umsetzungsprojekte, Schulungen etc.). Bewertung: günstigster Preis = 100 Leistungspunkte, >3-facher Preis = 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation.

Preis-Leistungspunkte: Leistungspunkte = 100 – (Angebotspreis – Pmin) / (3*Pmin – Pmin) * 100, wobei Pmin = Angebotspreis des günstigsten Bieters. Bei >3-fachem Angebotspreis des günstigsten: 0 Punkte. Lineare Interpolation zwischen 100 und 0 Punkten. Anschließend Normierung: Gewichtete Punkte = ungewichtete Gesamtpunktzahl (14270) × Wertigkeitsfaktor der jeweiligen Kategorie.

KI-Hinweis: Alle vier Hauptkriterien mit Gewichtungen sowie die 10 Unterkriterien des Anforderungskatalogs mit prozentualen Gewichtungen sind vollständig dokumentiert. Bewertungsformel für das Preisangebot und das Normierungsverfahren sind ebenfalls angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Systemlösung und Plattform

Standardsoftware (DMS): Kauf der Lizenzen auf Dauer (kein Mietmodell), Überlassung an die Stadt Stadthagen.Installation und Betrieb: im eigenen Rechenzentrum der Stadt Stadthagen (keine Cloud-Lösung).Datenhaltung: Trennung von Metadaten (MS-SQL-Datenbank) und Objektdaten (Speichersystem).Zielplattform (zu unterstützen): Windows Server 2025, MS SQL 2025, Terminal-Server (Windows Server Datacenter 2025), Inuvika OVD (Virtual Desktop), Proxmox VE (Hochverfügbarkeit), Synology DSM, Windows 11 Pro 64 Bit, GDATA Virenscanner.Integrationen: Active Directory (Synchronisation), Single-Sign-On, MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint), MS Outlook classic 2024, Open-Source-Office-/Mail-Programme (Integrationsnachweis erforderlich), Fachverfahrens-Schnittstellen (u.a. Loga3/P&I, beBPo/EGVP, Infoma/Axians, PROSOZ BAU/Prosoz Herten, Infoma, OK Verkehr, ProBauG, ALLRIS, NOLIS, SFirm, SIB-Bauwerke, CMIS, REST, XDOMEA).

Kernfunktionen des DMS

Elektronische Aktenverwaltung (E-Akte) und Schriftgutverwaltung, vordefinierte Aktenmodelle und -pläne.Elektronische Vorgangsbearbeitung (Postkorb, Ad-hoc-Workflows, Verfügungs-/Mitzeichnungsworkflows, Gruppenpostkörbe, wiederkehrende Prozesse, Vertretung, Protokollierung).Revisionssichere elektronische Langzeitarchivierung (GoBD- und DS-GVO-konform).Scannen/Digitalisierung (dezentral und zentral geplant), OCR/Volltexterkennung, Barcode-Erkennung.Versionierung und Historisierung, Rendition (PDF/PDF/A), Metadaten/Dokumentattribute, Volltextsuche (mit logischen Operatoren UND/ODER).Zugriffsschutz/Rechteverwaltung (4-Augen-Prinzip), Wiedervorlage, Co-Authoring.Elektronische Signatur (qualifizierte Signatur QES), Barrierefreiheit.KI-Funktionalitäten (mittelfristig geplant).

Lizenzen und Mengengerüst

Initiallizenzen: 20 Stück (nach erfolgreichem Erprobungsprojekt).Lizenzausbau: bis zu 80 weitere Lizenzen, Abruf über 4 Jahre ohne Abnahmeverpflichtung (nicht vor 2028).Endzustand: ca. 100 parallel arbeitende DMS-Nutzer.Test-/Schulungssystem: 10 Benutzer, 1 Administrator, 1 Scanner-Arbeitsplatz.Beispiele Lizenzpositionen: DMS-/Archivserver Basislizenz, LDAP-Synchronisationsmodul (AD mit ca. 200 Usern), Storage-Adapter für Synology NAS (bis 2 TB), Mitzeichnungs-/Verfügungsworkflow, Postkorb-/Rechercheclient, Offline-DMS-Client, Mobiler DMS-Aktenclient iOS, Administratorarbeitsplatz, Import-/Export-Werkzeuge, Entwicklerarbeitsplatz, Scan-Arbeitsplatz inkl. OCR/Barcode/TR-Resiscan, Schriftgutverwaltung, Benachrichtigungen, Vorlagenmanagement, MFG-Anschluss, Konfigurationstransport, XDOMEA, Posteingang, Vertragsmanagement, Schnittstellen, beBPo.

Dienstleistungen (Konzeption, Einrichtung, Betrieb)

Konzeption und Einrichtung: Projektmanagement, Installation, Konfiguration, Altdaten-Übernahme/Migration.Erstellung Gesamtsystem und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (gemäß Lösungskonzept).Schulung: Einarbeitungs- und Schulungsmaßnahmen für Anwender, Administratoren, Projektteam (Umfang im Angebot zu beschreiben).Dokumentation: System- und Anwenderdokumentation.Wartung/Pflege: vorbeugende Maßnahmen, Programmstandlieferungen, Weiterentwicklung/Anpassung.Support: deutschsprachiger Support Niveaustufe C2 während der gesamten Vertragslaufzeit, Ticketsystem, Servicezeiten Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr.Reaktions-/Wiederherstellungszeiten (während Servicezeiten):Betriebsverhindernder Mangel: Reaktion 2 Std., Wiederherstellung 8 Std.Betriebsbehindernder Mangel: Reaktion 4 Std., Wiederherstellung 16 Std.Leichter Mangel: in angemessener Frist.Systemservice-Laufzeit: mindestens 48 Monate ab Produktivsetzung, automatische Verlängerung um je 1 Jahr (max. 8 Jahre), Kündigungsfrist 12 Monate zum Jahresende.Preisanpassung Systemservice: erstmalig 24 Monate nach Abnahme, danach alle 24 Monate, max. 2,5 % Erhöhung.Gewährleistung: 36 Monate ab Abnahme (bzw. Teilabnahme).

Allgemeine Beistellleistungen des Auftraggebers (vom Bieter zu planen)

Bereitstellung der IT-Infrastruktur (Rechenzentrum, Server, Netzwerk, AD, Synology-Speicher, Terminal-Server, Inuvika OVD, Proxmox-Cluster, Clients).Benennung von Ansprechpartnern und Projektbeteiligten in den Fachbereichen.Zugang zu Bestandsdaten (z.B. Personalakten ca. 350–400 Hängeregister zur Migration in das DMS; Digitalisierung der Bestandsakten ist NICHT Teil der Leistung).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien (Nichterfüllung = Ausschluss)

Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB: keine Insolvenz/Liquidation, keine schweren Verfehlungen, keine Verurteilung in den letzten zwei Jahren (Freiheitsstrafe > 3 Monate / Geldstrafe > 90 Tagessätze / Geldbuße > 2.500 €), ordnungsgemäße Zahlung von Steuern/Abgaben/Sozialversicherung, Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.Russland-Sanktionen (EU-VO 2022/576): keine russische Staatsangehörigkeit/Niederlassung, keine mittelbaren/unmittelbaren Anteile > 50 % durch russische Personen/Unternehmen, kein Handeln im Namen russischer Personen. Gilt auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten/Kapazitätsunternehmen > 10 % Auftragswert.Mindestanforderungen MA.1 (Support): deutschsprachiger Support C2, Ticketsystem.Mindestanforderungen MA.2 (Allgemeine Fachanforderungen): DMS in deutscher Sprache, elektronische Langzeitarchivierung, elektronische Aktenverwaltung, vordefinierte Aktenmodelle/-pläne, Versionierung/Historisierung, Workflow-/Postkorbfunktion (Einzel- und Gruppenpostkörbe, ad hoc und wiederkehrend, Protokollierung), GoBD- und DS-GVO-Konformität, Renditionfunktion (PDF/PDF/A), Metadaten/Dokumentattribute, Volltextsuche.Mindestanforderungen MA.3 (Technische Plattform): MS-SQL-DB mit Trennung Metadaten/Objektdaten, Windows Server 2025, MS SQL 2025, Terminal-Server, Inuvika OVD, Proxmox HA, Synology, AD-Synchronisation, Windows 11 Pro 64 Bit, SSO, GDATA, MS Office 365/Outlook-Integration, Open-Source-Office/Mail-Programme-Integration.Pflicht-Referenz: mindestens 1 DMS-Einführungs-Referenz in einer Kommunalverwaltung ab 01.01.2023 mit ≥ 100 aktiven DMS-Anwendern, produktive Nutzung, vollständige Kontaktangaben (sonst Ausschluss).Sprachkenntnisse: Deutsch C2 (GER) für alle benannten und zur Vertragserfüllung eingesetzten Mitarbeiter.Tariftreue: Verpflichtung zur Einhaltung von Mindestentgelten und tariflichen Vorgaben gemäß § 4 NTVergG (Erklärung mit dem Angebot).

Bewertungskriterien Teilnahmewettbewerb (Auswahl 3–5 Bewerber)

Maximal ca. 8.000 Punkte insgesamt. Kriterien u.a.:

Umsatzentwicklung DMS-Leistungen letzte 3 Jahre (max. 200 Punkte).Anzahl DMS-Mitarbeiter (max. 100 Punkte; Klassen > 100, 51–100, 31–50, 10–30, < 10).Projekterfahrung mit dem angebotenen DMS-Produkt (max. 100 Punkte; > 7 J. = 100 %, 5–< 7 J. = 75 %, 1–< 5 J. = 50 %, < 1 J. = 0 %).Qualifikation Projektleiter + Stellvertreter (max. 100 Punkte).Qualifikation DMS-Anwendungsexperten (≥ 2) (max. 100 Punkte).Fortlaufende Qualifizierungsmaßnahmen (max. 100 Punkte).Mitarbeiteraustausch-Verfahren (max. 100 Punkte).Bewertungsrelevante Referenzen (bis zu 3): Verwaltungsart (Stadt = 100 %, andere = 25 %), Verwaltungsgröße (≥ 250 MA = 100 %, ≥ 150 MA = 75 %, ≥ 100 MA = 50 %, < 100 MA = 25 %), Vertragsabschlussjahr (≥ 2023 = 100 %, ≥ 2021 = 50 %), Anzahl aktiver Benutzer (> 200 = 100 %, 101–200 = 75 %, 51–100 = 50 %, ≤ 50 = 25 %), kommunaler Aktenplan (vollständig = 100 %, teilweise = 25 %, nein = 0 %), Technologie Inuvika OVD (+50 %) und Proxmox-Cluster (+50 %), Integrationen Loga3 / beBPo+EGVP / Infoma / PROSOZ BAU (je +25 %), MS Office (+50 %) und MS Outlook (+50 %), Open-Source-Office/Mail (je +50 %), weitere Fachverfahren (bis zu 4, je +25 %).

Auswahl der Bewerber und Hinweise zum Verfahren

Referenzprojekte
Mindestens 1 (maximal 3 werden gewertet) ReferenzenZeitraum: ab 01.01.2023 (Referenzbeginn)Volumen: Mindestens 100 aktive DMS-Anwender in der benannten Verwaltung

Pflicht-Referenz: DMS-Einführung in einer Kommunalverwaltung (Stadt-, Gemeinde-, Kreisverwaltung, kreisfreie Stadt oder Zweckverband; im Ausland vergleichbare Ebene) mit anschließender produktiver Nutzung. Kommunale Rechenzentren zählen NICHT als Referenz.

Vollständige Angaben zwingend (sonst Ausschluss): Name der Referenz, Ansprechpartner (Name, Telefon/E-Mail), Referenzbeginn (Jahr), Anzahl aktiver Benutzer, Kurzbeschreibung (≤1.000 Zeichen), Verwaltungsanschrift. Für Bewertung zusätzlich relevant: Verwaltungsart, Verwaltungsgröße (MA), Vertragsjahr, Benutzeranzahl, kommunaler Aktenplan, Technologie (Inuvika OVD, Proxmox), Integrationen (Loga3, beBPo/EGVP, Infoma, PROSOZ BAU, MS Office, MS Outlook, Open-Source-Office/Mail).

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 35%4–10 · 39%11+ · 26%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Teilnahmewettbewerb (bis 24.09.2026, 09:00 Uhr)
Angebot (Einreichung nach Aufforderung, voraussichtl. bis 06.11.2026, 09:00 Uhr)
Allgemeine formale Anforderungen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Landkreis Schaumburg - Vergabestelle | Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
31655 Stadthagen
Ort
31655 Stadthagen
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.schaumburg.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
31655 Stadthagen
Niedersachsen

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