Einfuehrung und Nutzung eines Programms zur Erstellung von E-Rechnungen als Software as a Service Kurzform: E-Rechnungen

Stadt Regensburg93047 Regensburg, BayernVeröffentlicht: 03. September 2026

Angebotsfrist: 24. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Regensburg sucht einen Anbieter für eine cloudbasierte Software (SaaS) zur Erstellung von E-Rechnungen.

Ab dem 1.1.2027 ist die Stadt gesetzlich verpflichtet, Ausgangsrechnungen elektronisch auszustellen. Mit der neuen Lösung soll die Rechnungserstellung stadtweit vereinheitlicht und automatisiert werden.

Der Auftrag umfasst:

Beratung, Einführung und Konfiguration des SystemsSchulung der MitarbeitendenLaufende Bereitstellung als Cloud-Lösung über mindestens 4 JahreLizenzen für 10 Mandanten, 50 Benutzer (max. 10 gleichzeitig)

Der Echtbetrieb muss spätestens am 1.1.2027 starten.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 24. September 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Bindefrist24. Sep. 2026

Angebotsfrist24. Sep. 2026

Angebotsfrist30. Nov. 2026

Vertragsbeginnca. 1. Okt. – 31. Dez. 2026

Probebetriebca. 1. Jan. – 30. Jan. 2027

Echtbetrieb1. Jan. 2027

SaaS-Nutzungsbeginnca. 1. Jan. 2027 – 1. Jan. 2031

Vertragslaufzeitca. 1. Jan. 2027 – 1. Jan. 2031

Kündigungsfristca. 1. Okt. 2030

Vertragsverlängerung 1ca. 1. Jan. 2031 – 1. Jan. 2032bis 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Zuschlagskriterium Preis: Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen. Es wird das wirtschaftlichste Angebot des Gesamtsystems nach der günstigsten Gesamtangebotssumme (brutto) festgestellt.

KI-Hinweis: Im Formblatt L 211 ist ausschließlich das Zuschlagskriterium 'Preis' (100%) angekreuzt; das Formblatt L 227 'Gewichtung der Zuschlagskriterien' ist nicht beigefügt. Die Leistungsbeschreibung bestätigt ebenfalls die Wertung nach der günstigsten Gesamtangebotssumme.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Titel 1 – Beratung, Einführung und Konfiguration

Bereitstellung und Einführung des E-Rechnungs-Systems für den Produktivbetrieb. Dazu gehören:

ProjektmanagementKonfiguration und ggf. CustomizingRealisierung der erforderlichen Schnittstellen30-tägiger Probebetrieb mit Echtdaten vor der Abnahme

Der Echtbetrieb muss spätestens am 01.01.2027 starten.

Titel 2 – Schulung

Multiplikatorenschulung (online)Digitale Schulungsunterlagen für Anwenderinnen/Anwender und Administratorinnen/Administratoren

Titel 3 – Laufende SaaS-Nutzung (48 Monate)

Jährliche Nutzungsgebühr für die SaaS-Lösung, inklusive:

aller Lizenzen und HostingPflege und Nutzung der SchnittstellenMandantenfähigkeit für 10 Mandanten, 50 Benutzer gesamt, max. 10 gleichzeitig

Titel 4 – Zeithonorar

Tagessätze (8 Std./Tag) für ggf. zusätzlich benötigte Leistungen:

BeratungProjektleitungSystemadministrationSoftware-Entwicklung / CustomizingSchulung (vor Ort oder remote)

Funktionale Anforderungen an das System

Das System muss u. a. können:

Ausgangsrechnungen, Rechnungskorrekturen, Gebührenbescheide (mit Rechtsbehelfsbelehrung) und Kostenbescheide erstellenZUGFeRD-Format gemäß EN 16931 verarbeitenEindeutige Rechnungsnummern in vorgegebenem Format vergebenIndividuelles Layout nach Stadt-Vorgaben abbildenQR-Codes für Sofortüberweisungen erzeugenSchnittstelle zu AKDB (OK.FIS/OK.FINN) für automatische Zahlungsanordnungen bietenGoBD-konform archivierenStandard-Berichte und Excel-Export für individuelle Auswertungen liefernEin Löschkonzept für Daten und Protokollierungsdaten vorsehen

Technische und infrastrukturelle Anforderungen

Betrieb als Cloud-Lösung; On-Premises-Komponenten nur bei technischer Notwendigkeit und kompatibel zum Rechenzentrum der StadtBrowser-Kompatibilität: Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox (jeweils aktuelle Version)Kompatibilität mit Virenscanner Trend Micro Apex OneE-Mail-Versand über das E-Mail-Gateway der Stadt RegensburgKompatibilität mit Microsoft Office 365Datenaustausch gemäß GAEB DA XML (nicht GAEB DA 90)

Datenschutz und Sicherheit

Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich in EU/EWRKein Drittlandtransfer ohne vorherige ZustimmungTechnische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVOUnverzügliche Benachrichtigung bei Datenpannen (Art. 33 DSGVO) und ausgenutzten SicherheitslückenVerschwiegenheitsverpflichtung der eingesetzten Mitarbeitenden

Laufzeit und Übergang

Vertragslaufzeit: 48 Monate ab VertragsbeginnAutomatische Verlängerung um 12 Monate, sofern nicht 3 Monate vor Laufzeitende gekündigt wirdUnterstützung bei Migration / Datenübergabe bei Vertragsende

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Eignung (L 124)

Eintragung im Handelsregister (soweit verpflichtend)Kein Insolvenzverfahren, keine LiquidationKeine Ausschlussgründe nach § 123 oder § 124 GWBOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft (soweit beitragspflichtig)Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter HöheAngabe des Umsatzes der letzten 3 Geschäftsjahre (vergleichbare Leistungen)Durchschnittliche Beschäftigtenzahl und Zahl der Führungskräfte der letzten 3 JahreEigenerklärung zur Eignung (L 124) oder EEE oder Eintrag im AVPQ

Eignungsanforderungen A-Kriterien (Anlage A)

Diese Kriterien sind Pflicht (Nichterfüllung = Ausschluss):

1.1 TOMs: Beschreibung der Technischen und Organisatorischen Maßnahmen als Anlage1.2 DSGVO: Nachweise zur Einhaltung Art. 28 DSGVO (z.B. Selbstaudit, ISO 27001, Testat)1.3 Serverstandorte: Benennung; nur EU/EWR oder Länder mit Angemessenheitsbeschluss, keine problematische Rechtslage (z.B. Cloud Act)1.4 Rechenzentrum: Nachweis zu sicherem Betrieb in zertifiziertem Rechenzentrum (ISO 27001, BSI IT-Grundschutz, C5-Testat oder vergleichbar)1.5 Generalunternehmerschaft: Garantie als Generalunternehmer für das gesamte System1.6 Autorisierung: Bieter ist autorisiert, alle Systemkomponenten einzusetzen1.7 Weiterentwicklung: Garantie zur Weiterentwicklung für mindestens 6 Jahre1.8 Datenpanne: Unverzügliche Benachrichtigung bei meldepflichtiger Datenpanne (Art. 33 DSGVO)1.9 Sicherheitslücke: Unverzügliche Benachrichtigung bei ausgenutzter Sicherheitslücke1.10 Referenzen: 3 Referenzkunden aus den letzten 3 Jahren mit Ansprechpartner; zusätzlich Nachweis von mind. 20 Kommunalkunden mit produktivem Systemeinsatz1.11 Penetrationstest: Nachweis durch sachverständigen Dritten gemäß OWASP Top Ten oder Erläuterung des geplanten Tests

Leistungs-A-Kriterien

Die in Anlage B aufgeführten Leistungsanforderungen (A-Kriterien, Nrn. 1.1.1 bis 2.11) sind Ausschlusskriterien – Nichterfüllung führt zum zwingenden Ausschluss.

Referenzen und Produkterfahrung

3 vergleichbare Referenzleistungen aus den letzten 3 Jahren (Ansprechpartner, Leistungsart, Auftragssumme, Ausführungszeitraum)Nachweis, dass die Systemkomponenten als Produkt vertrieben werdenMindestens 20 Kunden im Kommunalbereich mit produktivem Einsatz des Systems

Zuschlagskriterium

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt – Zuschlagskriterium ist der niedrigste Preis.

Referenzprojekte

3 Referenzen ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Vergleichbare Leistungen: Einführung und Betrieb einer E-Rechnungs-/Rechnungserstellungs-Lösung

Liste mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum; zusätzlich Nachweis von mind. 20 Kommunalkunden mit produktivem Einsatz des Systems

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.