Empfang und Bewachung 2027

Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und VölkerrechtMax-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht Im Neuenheimer Feld 535 69120 Heidelberg Deutschland, Baden-WürttembergVeröffentlicht: 17. September 2026

Angebotsfrist: 23. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung der Max-Planck-Gesellschaft für Empfangs-, Sicherheits- und Revierdienstleistungen am Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht in Heidelberg.

Was zu leisten ist:

Empfang von Besuchern, Telefon- und Postbearbeitung, MaterialausgabeInstitutsbewachung inkl. Kontrollgängen und nächtlichen RevierfahrtenNotfallmanagement (Einbruch, Brand, Wasser, technische Störungen)

Was Sie dafür brauchen:

Bewachungserlaubnis nach § 34a GewOQualifiziertes Personal (Sachkundeprüfung § 34 GewO, Deutsch fließend, Englisch A2)Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 JahrenHaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen

Wichtigste Termine:

Objektbesichtigung bis 09.10.2026 anmeldenAngebotsfrist: 23.10.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 23. Oktober 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Angebotsaufforderung16. Sep. 2026

Veröffentlichung17. Sep. 2026

Objektbesichtigung21. Sep. – 14. Okt. 2026

Anmeldeschluss Besichtigung9. Okt. 2026

Angebotsfrist23. Okt. 2026

Bindefrist23. Okt. – 4. Dez. 2026

Vertragsbeginn1. März 2027

Probezeit1. März – 31. Aug. 2027

Vertragslaufzeit1. März 2027 – 28. Feb. 2029

Erste Preisanpassung möglich1. März 2029

Verlängerung 11. März 2029 – 28. Feb. 2030

Verlängerung 21. März 2030 – 28. Feb. 2031

Vertragsende28. Feb. 2031

AuftragsbestätigungDatum offenLt. ZVB der MPG: Auftragsbestätigung binnen 7 Kalendertagen nach schriftlicher Auftragserteilung.

Antrag PreisanpassungDatum offenLt. Vertrag: Antrag auf Preisanpassung jeweils bis zum 30.09. eines Jahres für das Folgejahr.

Mindestlohn-/TariflohnnachweiseDatum offenSechs Wochen nach Leistungsbeginn vom Auftragnehmer vorzulegen.

GeheimhaltungspflichtDatum offen5 Jahre über das Vertragsende hinaus (voraussichtlich bis 28.02.2036).

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode3 Kriterien

Leistungspunktzahl (L)
Gesamtleistungspunktzahl L ergibt sich aus der Summe der gewichteten Punkte der drei Leistungskriterien. Mindestleistungspunktzahl L > 2 erforderlich, sonst Ausschluss. Maximale Gesamtpunktzahl: 4.

Z = (L / P) * Skalierungsfaktor; Z = Wirtschaftlichkeitskennzahl, L = Leistungspunktzahl (0-4), P = Wertungspreis; Skalierungsfaktor = einheitlicher Faktor zur Verbesserung der Lesbarkeit. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit dem niedrigeren Preis den Zuschlag.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen, Punkteverteilung und die Bewertungsformel (Richtwertmethode Z=L/P) sind vollständig in der Anlage E.1 angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Erfüllungsort und Geltungsbereich

Alle Leistungen werden am Standort Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht, Im Neuenheimer Feld 535, 69120 Heidelberg erbracht. Der Auftrag umfasst sowohl die Innen- als auch die Außenbereiche des Institutsareals. Eine Aufteilung in Lose erfolgt nicht; alle genannten Leistungen sind als Gesamtauftrag zu erbringen.

Empfangs- und Telefondienst

Empfang von Mitarbeitenden und Gästen inkl. ZugangsgewährungAnnahme, Weiterleitung und Bearbeitung eingehender AnrufeBeantwortung von Fragen, Aufnahme und Weiterleitung von BeschwerdenE-Mail-Prüfung, Bearbeitung und ggf. WeiterleitungAnnahme und Verteilung von Briefen und Paketen an interne PostfächerAusgabe und Annahme interner SchlüsselAusgabe von Büromaterial (Stifte, Papier etc.) und Überwachung des BestandsSauberkeitskontrolle bei Veranstaltungen mit externem Catering

Sicherheits- und Revierdienst

Kontrollgang Montag–Freitag 19:30–21:00 Uhr durch das gesamte Gebäude (alle Ebenen) und den Außenbereich; inkl. Aufzugsprüfung beim ersten Rundgang (Erdgeschoss)Revierfahrt Montag–Sonntag 02:00–03:00 Uhr auf dem AußengeländeKontrolle auf Einbruch, Vandalismus, Sturm-/Wasser-/BrandschädenSchließen gekippter Fenster, offener Notausgangs- und Brandschutztüren; Ausschalten der BeleuchtungIdentitätskontrolle verdächtiger PersonenBei Auffälligkeiten: Betreten des Gebäudes, Beseitigung oder Eskalation gemäß Notfallplan

Servicezeiten und Wachzentrale

Bewachung/Empfangsdienst: Mo–Do 16:00–19:30 Uhr; Fr 15:00–19:30 UhrBewachung Kontrollgang: Mo–Fr 19:30–21:00 UhrRevierfahrt: täglich 02:00–03:00 UhrDer Auftragnehmer unterhält eine 24/7 besetzte Wachzentrale und kann jederzeit innerhalb von 10 Minuten Verstärkung durch einen Einsatzfahrer entsenden. Bei Urlaub oder Krankheit muss qualifiziertes Ersatzpersonal innerhalb 1 Stunde gestellt werden.

Notfallmanagement und Schnittstellen

Umsetzung des institutseigenen Notrufplans: Feuer 112, Einbruch 110Koordination mit der Einsatzleitung des SicherheitsdienstesInformation des Instituts-Notfalldienstes bzw. des Wochenend-Bereitschaftsdienstes (Fr 18:00 bis Mo 07:00)Sicherstellung der Gebäudesicherung bis zum Eintreffen von Polizei oder Notdienst

Personal und Ausstattung

Bereitstellung aller erforderlichen Geräte und Hilfsmittel durch den AuftragnehmerEinheitliche Dienstkleidung (Jacke, Hose, Hemd, Krawatte, Weste) mit sichtbarem Dienstausweis und NamenMobiltelefon für Wachpersonal wird vom Institut gestellt (bei Kontrollgängen mitzuführen)Einweisung aller Mitarbeitenden mindestens 1 Woche vor Einsatzbeginn auf Kosten des AuftragnehmersWöchentliche Übergabe des Wachbuchs (webbasiert oder PDF); bei Vorfällen am nächsten ArbeitstagJederzeit mindestens ein ausgebildeter betrieblicher Ersthelfer vor OrtVerpflichtung zur Einhaltung der DSGVO: kein Einblick in Akten oder Schriften

Vertragliche Eckpunkte (Laufzeit)

Vertragsbeginn: 01.03.2027Basisvertragslaufzeit: 24 Monate (bis 28.02.2029)Zwei Verlängerungsoptionen von je 12 Monaten bis maximal 28.02.2031Probezeit: 01.03.2027 bis 31.08.2027 (wird auf die Laufzeit angerechnet)Bindefrist des Angebots: 6 Monate ab Angebotsdatum

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB)

Es dürfen keine Verurteilungen wegen in § 123 Abs. 1 GWB genannter Straftaten vorliegen (u. a. §§ 129, 261, 263, 264, 299, 333/334 StGB). Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge müssen ordnungsgemäß gezahlt worden sein.

Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB)

Keine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- und Arbeitsrecht, keine Insolvenz, keine schweren Verfehlungen, kein Verstoß gegen Wettbewerbsrecht, kein Interessenkonflikt, keine Täuschung. Je nach Unternehmensgröße sind Lieferkettenpflichten (LkSG) zu beachten. Keine Verstöße nach AEntG, MiLoG, SchwarzArbG, BTTG.

Berufsrechtliche Voraussetzungen

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Gesamtumsatz und Umsatz im Bereich Sicherheitsdienste für die Geschäftsjahre 2023, 2024 und 2025Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen (jeweils 2-fach maximiert):

• 5 Mio. EUR für Personen-/Sachschäden

• 250.000 EUR für Vermögensschäden

• 250.000 EUR für Obhut-/Bearbeitungs-/Tätigkeitsschäden

• 200.000 EUR für Abhandenkommen von Gegenständen

Bei Auftragswert ≥ 50.000 EUR netto wird vor Zuschlag ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister eingeholt (§ 6 WRegG)

Technische und personelle Leistungsfähigkeit

Alle eingesetzten Mitarbeitenden müssen im Bewacherregister (BAFA) geführt und als zuverlässig freigegeben seinQualifikation jedes Mitarbeitenden:

• Sachkundeprüfung nach § 34 GewO

• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Sicherheits- oder Empfangsdienst

• Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift

• Englisch mindestens Niveau A2 (GER)

• MS-Office-Grundkenntnisse (oder vergleichbar)

• Verständnis für einfache technische Zusammenhänge (Steuerung Lichttableau)

24/7 besetzte Wachzentrale; Reaktionszeit 10 Minuten für Verstärkung; 1 Stunde für ErsatzpersonalBefähigungsnachweise jährlich vorzulegen; polizeiliche Führungszeugnisse auf VerlangenSchriftliche Arbeitsverträge für alle Mitarbeitenden; keine Arbeitnehmerüberlassung

Referenzen

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren mit einer Mindestdauer von 2 Jahren, in denen jeweils Empfangsdienst und Bewachung erbracht wurden. Darstellung je Referenz max. 3 DIN A4-Seiten auf dem Anhang zu Anlage D.1.

Rechtliche und tarifliche Verpflichtungen

Tariftreueversprechen nach § 5 BTTG (Bundestariftreuegesetz)Nachweise zur Einhaltung von Tarif- und Mindestlohn sechs Wochen nach LeistungsbeginnSchriftliche Erklärungen des Bieters (z. B. Angebotsschreiben, Sammelerklärung) in Textform gem. § 126b BGB

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: Prägender Teil der Leistungserbringung in den letzten 3 Jahren vor Bekanntmachung; Leistung mindestens 2 Jahre erbracht

Mindestens 3 Referenzen über Empfangsdienst und/oder Bewachung, vergleichbar in Art und Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung. Pflichtaufgaben je Referenz: Empfangsdienst und Bewachung.

Vergleichbar mit ausgeschriebener Leistung (Empfang, Bewachung); Darstellung je Referenz max. 3 DIN A4-Seiten auf Anhang zu Anlage D.1, Pflichtfelder: Unternehmen/Referenznehmer, Referenznummer, Name Auftraggeber, Zeitraum, Auftragsvolumen, Beschreibung der selbst erbrachten Leistung; Kontaktdaten Ansprechpartner beim Referenzgeber auf gesondertes Anfordern.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 10%4–10 · 48%11+ · 42%

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht

Ort

Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht Im Neuenheimer Feld 535 69120 Heidelberg Deutschland, Baden-Württemberg

Kategorie

Baden-Wuerttemberg

Veröffentlicht

17. September 2026

Angebotsfrist

23. Oktober 2026

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

Max-Planck-Institut für ausländisches öffentliches Recht und Völkerrecht Im Neuenheimer Feld 535 69120 Heidelberg Deutschland

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