Erstellung einer Kommunikationsstrategie inklusive Planung und Moderation der Beteiligungsprozesse im Rahmen der vorbereitenden Untersuchungen für städtebauliche Entwicklungsmaßnahmen gemäß §165 BauG
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Landeshauptstadt Mainz sucht ein Fachbüro (sog. Kommunikationsbüro) für die Erstellung einer Kommunikationsstrategie sowie die Planung und Moderation von Beteiligungsprozessen im Rahmen vorbereitender Untersuchungen für städtebauliche Entwicklungsmaßnahmen gemäß §165 BauGB.
Zwei Untersuchungsräume sind betroffen: Ebersheim-Nord/Süd und Hechtsheim-Süd (ca. 85 ha Gesamtfläche).
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-Vergabe)
Geplanter Leistungszeitraum: März 2027 – Dezember 2030
Wichtige Frist: Teilnahmefrist endet am 11.11.2026, 23:59 Uhr – Einreichung ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform.
Zunächst müssen sich Bewerber für die Teilnahme qualifizieren (3 Referenzen aus den letzten 10 Jahren mit kommunalen städtebaulichen Beteiligungsprozessen). Nur die besten 3 Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Qualifikation und Zusammensetzung des Teams15%
Bewertung der angemessenen Teamgröße, Qualifikation und Erfahrung der Mitglieder, kompetenzbasiert ausgewogener Zusammensetzung und Sicherstellung der Verfügbarkeit aller Mitglieder während des gesamten Projekts.
- Strategisches Verständnis und Konzeptqualität35%
Bewertung, ob sich der Anbieter mit den lokalen Gegebenheiten auseinandergesetzt hat und mit dem Ablauf eines komplexen städtebaulichen Prozesses vertraut ist. Die Konzeptqualität wird an einem nachvollziehbaren und umsetzbaren Konzept mit klarem Umgang mit Herausforderungen und klaren Strukturen gemessen.
- Kompetenz in der Präsentation20%
Bewertung einer klar strukturierten, inhaltlich prägnanten und adressatengerechten Präsentation mit souveränem und professionellem Auftreten, visuellem Anspruch und zielgerichtetem Medieneinsatz.
- Honorar30%
Bewertung des angebotenen Honorars: niedrigstes Honorarangebot erhält 5 Punkte, Honorar >= 1,5-faches des niedrigsten Honorars erhält 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation 0-5 Punkte.
Preis/Honorar: Niedrigstes Honorar = 5 Punkte; Honorar >= 1,5-faches des niedrigsten Honorars = 0 Punkte; dazwischen lineare Interpolation 0-5 Punkte. Qualitätskriterien: Bewertung mit Noten 1 (mangelhaft) bis 5 (sehr gut), maximal 5 ungewichtete Punkte je Kriterium. Gewichtete Punkte = ungewichtete Punkte × Gewichtungsfaktor.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKommunikationsstrategie & Prozessbegleitung
Entwicklung einer übergeordneten Kommunikationsstrategie mit Definition von Zielgruppen, Kanälen und Formaten.
Beteiligungsformate für die Öffentlichkeit
6 Präsenzveranstaltungen in den beiden Stadtteilen (3 je Stadtteil), davon jeweils 1 pro Stadtteil speziell für Kinder und Jugendliche.
Zusätzlich: 4 Veranstaltungen zur Vorstellung und Diskussion der Rahmenpläne.
Pro Leistung:
Infoveranstaltungen für Eigentümer:innen und Betroffene
2 nicht öffentliche Präsenzveranstaltungen (1 pro Stadtteil).
Öffentlichkeitsarbeit
Dokumentation und Endbericht
Abschlussveranstaltung
Projektkoordination und Jour-Fixe
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZulassung und Ausschlussgründe
Fachliche Eignung – Referenzen
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 10 Jahren.
Voraussetzungen:
Bewertet werden:
Erfüllt keine Referenz die Mindestanforderungen, wird das Unternehmen ausgeschlossen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestanforderungen an das Team
Verfahrensschritte und Wertung
Phase 1 – Teilnahmewettbewerb:
Phase 2 – Angebotswertung (nur für 3 ausgewählte Bewerber):
| Kriterium | Gewichtung |
|---|---|
| Qualifikation und Zusammensetzung des Teams | 15 % |
| Strategisches Verständnis und Konzeptqualität | 35 % |
| Kompetenz in der Präsentation | 20 % |
| Honorar | 30 % |
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 10 Jahren: Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen für die Öffentlichkeit im Zusammenhang mit komplexen städtebaulichen Planungsprozessen, durchgeführt in Zusammenarbeit mit einem öffentlichen Auftraggeber. Projekte ohne Bezug zu einem kommunalen städtebaulichen Prozess werden nicht gewertet.
Pro Referenz anzugeben: Auftraggeber mit Ansprechperson (Telefon, E-Mail), Art der Leistung, Kurzbeschreibung (Aufgabe, Rolle, Verantwortungsumfang, Projektbeteiligung), Zeitraum, Auftragssumme. Höchste Punktzahl für Kommunikationsprozesse mit Bezug zu längerfristig angelegtem kommunalen städtebaulichen Prozess und etablierte, innovative Beteiligungsformate.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenAuf einen Blick
Erfüllungsort
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