Externe Vergabemanagementleistung Erneuerung Dauerausstellung Rammelsberg Museum

Vorhandene Unterlagen sichten und übernehmen, sich in das Projekt und die Aufgabenstellung einarbeiten, einen Abstimmungsworkshop durchführen, den Beschaffungsbedarf analysieren und geeignete Vergabeverfahren empfehlen. Für Stufe I und II ist eine detaillierte Zeit- und Ablaufplanung zu entwickeln; außerdem ist zur Losbildung zu beraten.

Eignungskriterien, Bewerbungsbogen, Bekanntmachung einschließlich TED, Grundlagen der Leistungsbeschreibung und Teilnahmeantragsunterlagen erstellen. Die Unterlagen sind mit dem Auftraggeber bis zur Freigabe abzustimmen und bei der Veröffentlichung in TED und auf vergabe.Niedersachsen zu unterstützen.

Die Bieterkommunikation und Fragenbeantwortung übernehmen, Teilnahmeanträge prüfen und auswerten sowie Referenzen stichprobenartig prüfen. Anschließend sind ein Ranking und eine Shortlist mit dem Auftraggeber abzustimmen, ein Prüfbericht zu erstellen, Zu- und Absageschreiben zu versenden und Stufe I vollständig zu dokumentieren.

Wertungskriterien und Bewertungsmatrix, Vergütungsmodell, detaillierte Leistungsbeschreibung, Vertragsunterlagen und Vertragsbedingungen sowie den Ablauf der Bietergespräche erstellen und mit dem Auftraggeber abstimmen.

Fragenmanagement und Bieterkommunikation durchführen, gegebenenfalls Angebotsöffnungen organisieren oder teilnehmen sowie Angebote formal und inhaltlich prüfen. Bietergespräche sind einschließlich Protokollierung zu führen, die Angebote auszuwerten, die Bieter zur Abgabe finaler Angebote aufzufordern und die finalen Angebote zu bewerten.

Einen Vergabevorschlag und Vergabevermerk erstellen, Zuschlags- und Absageschreiben sowie die Ex-post-Bekanntmachung vorbereiten und die Vergabe vollständig dokumentieren.

Die Verträge erstellen und finalisieren, die Vertragsbedingungen mit dem Auftraggeber abstimmen und bei der Erstellung des Zuschlagsschreibens unterstützen.

Analog und digital mit dem Auftraggeber abstimmen, Termine protokollieren und die Projektarbeit fortlaufend steuern. Optional sind bis zu drei Vor-Ort-Reisen vorgesehen.

Bei Bedarf sind zusätzliche Verhandlungsrunden und stundenbasierte Beratungsleistungen als Abrufkontingent zu erbringen. Bei Nachprüfungsverfahren sind die erforderlichen Unterlagen zu erstellen und Zuarbeiten zur Wahrung der Interessen des Auftraggebers zu leisten.

Der Bieter muss nachweisbare Erfahrung mit EU-weiten Vergabeverfahren besitzen. Erfahrung mit Kultur-, Museums- oder Ausstellungsprojekten ist wünschenswert. Der Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ist für vergleichbare Leistungen anzugeben; bei gemeinsam mit anderen Unternehmen erbrachten Leistungen ist der eigene Anteil zu berücksichtigen.

Für die Projektleitung sind drei Referenzen aus den letzten fünf Jahren nachzuweisen. Die Auftragsbekanntmachung verlangt drei Referenzen aus dem öffentlichen Sektor und drei vergleichbare Projekte der letzten fünf Jahre. Erfahrung im Bereich Kultur, Museen oder Ausstellungen ist wünschenswert; für die höchste Punktzahl sollen alle drei Referenzen jeweils hinreichend vergleichbar sein.

Das Projektteam ist zu benennen. Die für die Leistungserbringung erforderlichen personellen und sonstigen Kapazitäten müssen im gesamten Leistungszeitraum vom 4. Quartal 2026 bis 1. Quartal 2027 ausreichend verfügbar sein. Bei einer Einladung in die engere Wahl sind die jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre und die für die Leitung vorgesehenen Personen zu benennen.

Es ist zu erklären, dass vergleichbare Leistungen in den geforderten Zeiträumen ausgeführt wurden, keine Ausschlussgründe bestehen und Insolvenz- oder vergleichbare Verfahren sowie eine Liquidation nicht vorliegen. Das Unternehmen muss gegebenenfalls im zuständigen Berufsregister eingetragen sein, die gesetzlichen Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen erfüllen und Mitglied der Berufsgenossenschaft sein.

Bei einer Einladung in die engere Wahl können Bescheinigungen zu Eignungserklärungen, Berufsregistereintragung sowie eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts beziehungsweise Bescheinigung in Steuersachen verlangt werden. Fremdsprachige Bescheinigungen sind mit deutscher Übersetzung vorzulegen. Nicht vollständig vorgelegte Nachweise können zum Ausschluss führen.

Der Angebotspreis wird mit 50 Prozent bewertet. Für Erfahrung mit EU-Vergaben und Erfahrung im Kultur- beziehungsweise Ausstellungsbereich werden jeweils 20 Prozent angesetzt. Methodik und Projektansatz werden mit 10 Prozent anhand von Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, projektspezifischer Ausarbeitung und Schlüssigkeit bewertet.