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Ausschreibungen Hamburg

Kreativagentur maritime Veranstaltungen

Hamburg Messe und Congress GmbH | Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Hamburg, HamburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Hamburg Messe und Congress GmbH (HMC) sucht eine Kreativagentur, die ihre maritimen Veranstaltungen umfassend betreut.

Was ist zu tun?

Die Agentur übernimmt die strategische Beratung, Markenführung, Kreation, Textarbeit, Umsetzung und Projektsteuerung für die Kommunikation der Veranstaltungsmarken SMM, MS&D Conference und Expo sowie ALL ABOUT PORTS. Bei Bedarf sollen auch Leistungen für die Seatrade Europe erbracht werden.

Was wird konkret geliefert?

Von der Entwicklung von Kommunikationskonzepten und Key Visuals über Print-, Digital- und Veranstaltungsmedien bis hin zu Newslettern, Pressetexten und PR-Leistungen. Arbeitssprache ist Deutsch, Umsetzungen erfolgen je nach Anforderung auch auf Englisch.

Rahmenbedingungen:

Vertragslaufzeit: 01.04.2027 bis 31.12.2030 (mit einmaliger Verlängerungsoption bis 31.12.2032)Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach VgVTeilnahmefrist: 09.11.2026, 12:00 Uhr
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Zeitplan & Fristen

Die wichtigsten Termine im Überblick
Aktive Ausschreibung
  1. Veröffentlicht07. Oktober 2026

    Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen.

  2. Angebotsfrist—

    Letzter Termin für die elektronische Angebotsabgabe.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Strategische Beratung und Konzeption (Bereich A)

Strategische Kommunikationsberatung für die maritimen Veranstaltungen der HMC.

Empfehlungen zur Weiterentwicklung der Marken- und KommunikationsauftritteEntwicklung von Kommunikationskonzepten für KampagnenTrend- und Innovationsbeobachtung im Bereich B2B-Kommunikation

Kreation und Gestaltung (Bereich B)

Visuelle und gestalterische Umsetzung der Markenkommunikation.

Weiterentwicklung und Adaption bestehender Key VisualsKonzeption und Gestaltung von Print-, Digital- und VeranstaltungsmedienEntwicklung neuer Werbemittel und Sicherstellung eines konsistenten visuellen Auftritts über alle Veranstaltungsmarken

Textarbeiten (Bereich C)

Erstellung und redaktionelle Betreuung von Textinhalten.

Werbe- und KommunikationstexteKonzeption, Erstellung und redaktionelle Betreuung von NewsletternRedaktionelle Prüfung, Qualitätssicherung und Abstimmung von Inhalten

Umsetzung, Projektsteuerung und Produktionsbegleitung (Bereich D)

Operative Umsetzung und Steuerung der Kommunikationsmaßnahmen.

Adaption, Reinzeichnung und DruckdatenerstellungSteuerung und Begleitung von ProduktionsprozessenAbstimmung mit Fachbereichen und externen PartnernWöchentliches Projektstatus-Meeting mit dem AuftraggeberQualitätssicherung über alle Kanäle

PR-Leistungen (Bereich E)

Pressearbeit und Medienkommunikation.

Erstellung von Pressemitteilungen und anlassbezogenen PressetextenFachliche Abstimmung bei Presse- und Medienanfragen

Kommunikationsmittel und Sprachen

Regelmäßig benötigte Medien:

Key Visuals und KampagnenmotiveAussteller- und VeranstaltungsbroschürenNewsletterWebbanner und Digital SignagePlakate, Mega-Light-Poster, Printanzeigen (OOH und Print)Geländepläne, Präsentationsunterlagen, Bühnen- und Rückwand-GestaltungenPressetexte

Arbeitssprache: Deutsch; Umsetzung je nach Anforderung in Englisch.

Veranstaltungsmarken

Zu betreuende Marken:

SMM (Leitmesse)MS&D Conference und ExpoALL ABOUT PORTSBei Bedarf zusätzlich: Seatrade Europe

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Nachweis der beruflichen Befähigung.

Handelsregisterauszug (bei KG inkl. Komplementärgesellschaft)Gewerbeanmeldung oder vergleichbarer Nachweis, falls kein Handelsregisterauszug

Ausschlussgründe

Keine Ausschlussgründe dürfen vorliegen.

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen nach § 48 VgV i.V.m. §§ 123 und 124 GWBEigenerklärung zu Russland-Sanktionen (5. RUS-Sanktionspaket)Eigenerklärung zum Mindestlohn gem. § 7 HmbVgG

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Bonität und finanzielle Stabilität.

Aktuelle Bankauskunft, nicht älter als 6 MonateEigenerklärungen zum Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (insgesamt und für vergleichbare Leistungen)Betriebshaftpflichtversicherung: mind. 5.000.000 € für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (Betriebs-/Produkthaftpflicht und Umwelthaftpflicht), 100.000 € für reine Vermögensschäden, je Schadensfall und 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr. Alternativ: Erklärung zum Nachverschluss.

Technische Leistungsfähigkeit – Referenzen

Nachweis vergleichbarer Projekterfahrung.

Mindestens 2, maximal 3 ReferenzenErbracht innerhalb der letzten 3 Jahre vor Teilnahmefrist (ab ca. 09.11.2023)Vergleichbar: strategische Kommunikations-, Marken-, Kampagnen- oder Kreativberatung sowie UmsetzungGesamtheit muss Leistungen aus mindestens 3 der 5 Bereiche A–E abdeckenMindestens 1 Referenz mit strategischer/kreativer Betreuung eines international ausgerichteten B2B-KommunikationsprojektsMindestens 1 Referenz mit Entwicklung und Umsetzung englischsprachiger KommunikationsmaßnahmenBeide Anforderungen können durch dieselbe Referenz erfüllt werdenEinreichung über Formblatt Referenzliste mit Auftragsgegenstand, Leistungsumfang, Laufzeit, Auftragswert, Auftraggeber inkl. Ansprechpartner

Technische Leistungsfähigkeit – Kernteam und Personalkapazität

Qualifikation und Kapazität des vorgesehenen Teams.

Namentliche Benennung von Projektleitung und StellvertretungProjektleiter: mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in strategischer und operativer Betreuung von Kommunikations-, Marken-, Marketing- oder KreativprojektenNachweisbare B2B-Erfahrung mit mehreren LeistungsbereichenKernteam insgesamt: ausreichende deutsche und englische Sprachkenntnisse für eigenständige Erstellung und redaktionelle Bearbeitung professioneller InhalteJahresdurchschnitt der beschäftigten Arbeitskräfte der letzten 3 Jahre (nach Berufsgruppen)Eigenerklärung zu organisatorischer Leistungsfähigkeit, Vertretungsregelungen und Kapazitäten für ArbeitsspitzenEigenerklärung zur Einarbeitungsfähigkeit in die maritime Branche

Eignungsleihe

Bei Bedarf können andere Unternehmen eingebunden werden.

Zulässig gemäß § 47 VgVVerpflichtungserklärung des anderen Unternehmens erforderlichGemeinsame Haftung

Auswahl bei mehr Bewerbern

Da das Verfahren als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird:

Mindestens 3, maximal 5 Bewerber werden zur Angebotsphase zugelassenBei mehr als 5 geeigneten Bewerbern erfolgt eine Auswahl nach Punktesystem:Referenzen: 75 %Organisatorische und personelle Ressourcen: 25 %
Referenzprojekte
2 bis 3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre vor Teilnahmefrist (ab ca. 09.11.2023)Volumen: nicht spezifiziert

Vergleichbare Referenzen aus strategischer Kommunikations-, Marken-, Kampagnen- oder Kreativberatung sowie Umsetzung

Gesamtheit muss mind. 3 der 5 Leistungsbereiche abdecken; mind. 1× internationale B2B-Kommunikation; mind. 1× englischsprachige Maßnahmen; Formblatt Referenzliste mit Auftragsgegenstand, Leistungsumfang, Laufzeit, Auftragswert, Auftraggeber inkl. Ansprechpartner

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 45%11+ · 3%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 27 erledigt
Formulare und Vordrucke
Identifikation und Befähigung
Finanzielle und wirtschaftliche Eignung
Technische und berufliche Eignung
Compliance-Erklärungen
Formale Anforderungen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Hamburg Messe und Congress GmbH | Vergabekammer bei der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
20357 Hamburg
Ort
20357 Hamburg
Kategorie
Hamburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.hamburg-messe.de ↗
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
20357 Hamburg
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